|
|
| 1. |
Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung |
|
|
| 1.1 |
Stimmberechtigtes Grundkapital |
|
| Zum Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung hat die FiNet AG nach § 4 Abs. 1 der Satzung ein Grundkapital in Höhe von EUR 784.692,00. Es ist eingeteilt in 784.692 Namensaktien zum Nennbetrag von je EUR 1,00. Davon werden derzeit 1.000 Aktien im Nennbetrag von je EUR 1,00 als eigene Aktien von der FiNet AG gehalten, die in der Hauptversammlung nicht stimmberechtigt sind (§ 71b AktG). Das stimm- und dividendenberechtigte Grundkapital beträgt somit EUR 783.692,00. |
|
| Zur Ausübung des Stimmrechts und damit teilnahmeberechtigt sind alle am Tag der Hauptversammlung im Aktienbuch eingetragenen Aktionäre der Gesellschaft oder deren schriftlich bevollmächtigte Vertreter berechtigt. Umschreibungen im Aktienbuch finden in den letzten acht Tagen vor der Hauptversammlung nicht mehr statt. |
|
|
| 1.2 |
Virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre |
|
| Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („MaßnG“) in Verbindung mit § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten, mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters, als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird und die Aktionäre an der Hauptversammlung insbesondere auch im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen und ihre Stimmen abgeben. Die Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats und des Vorstands sowie der weiteren Mitglieder des Aufsichtsrats unter Hinzuschaltung durch Videokonferenz, in den Geschäftsräumen der FiNet AG, Neue Kasseler Straße 62 C-E, 30539 Marburg, statt. |
|
| Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des MaßnG führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Hauptversammlung wird vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre insbesondere auch über elektronische Kommunikation (Briefwahl oder elektronische Teilnahme) sowie Vollmachtserteilung wird ermöglicht, den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. |
|
| Wir bitten unsere Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung des Verfahrens zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten. |
|
|
| 1.2.1 |
Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung |
|
| Unbeschadet der nachstehend im Einzelnen beschriebenen weiteren Möglichkeiten zur Verfolgung der Hauptversammlung und der Ausübung ihrer Stimmrechte können Aktionäre am Tag der Hauptversammlung über das internetbasierte Hauptversammlungs- und Abstimmungssystem („FiNet-Aktionärsportal“) an der Hauptversammlung virtuell teilnehmen. Sie können über die dort vorgesehenen Auswahlfelder auch ihre Stimmrechte ausüben und Bevollmächtigungen zur Ausübung des Stimmrechts erteilen. Das FiNet-Aktionärsportal ist unter |
|
| https://ag.finet.de |
|
| zugänglich. Die Login-Daten für das FiNet-Aktionärsportal sowie weitere Einzelheiten werden den Aktionären mit der auch auf dem Postweg versandten Einladung übermittelt. |
|
|
| 1.2.2 |
Stimmabgabe über das FiNet-Aktionärsportal bei Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung |
|
| Die nach Maßgabe der vorstehenden Erläuterungen teilnahmeberechtigten Aktionäre können an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen und ihre Stimmen während der Hauptversammlung unmittelbar über das FiNet-Aktionärsportal abgeben. |
|
| Die Stimmabgabe von teilnehmenden Aktionären durch das FiNet-Aktionärsportal erfolgt in dem vom Versammlungsleiter bestimmten Zeitraum nach der Freigabe der Abstimmung. Bis zum Ende dieses Zeitraums ist auch ein Widerruf oder eine Änderung der über das Internet erfolgten Stimmabgabe möglich. Um die Stimmabgabe mit dem FiNet-Aktionärsportal vornehmen zu können, bedarf es individueller Login-Daten. Der Zugang zum FiNet-Aktionärsportal erfolgt über die Internetseite der Gesellschaft unter |
|
| https://ag.finet.de |
|
| Informationen zu diesem Verfahren erhalten die Aktionäre mit der schriftlichen Einladung. |
|
|
| 1.2.3 |
Stimmabgabe durch Briefwahl |
|
| Die nach Maßgabe der vorstehenden Erläuterungen teilnahmeberechtigten Aktionäre können ihr Stimmrecht alternativ im Wege der Briefwahl ausüben, d.h. ohne an der virtuellen Hauptversammlung teilzunehmen. Die Briefwahl schließt eine Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung nicht aus. |
|
| Per Briefwahl abzugebende Stimmen können über das Internet |
|
| https://ag.finet.de |
|
| oder unter Verwendung des hierfür der Einladung beigefügten bzw. auf der Internetseite der Gesellschaft unter |
|
| https://ag.finet.de |
|
| zur Verfügung gestellten Briefwahlformulars abgegeben werden. |
|
| Die Stimmabgabe mittels Briefwahl über das Internet muss spätestens bis zum Ende der Abstimmung auf der Hauptversammlung vollständig erfolgt sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf oder eine Änderung der über das Internet erfolgten Stimmabgabe möglich. Um die Briefwahl per Internet vornehmen zu können, bedarf es der erforderlichen Login-Daten, die in der schriftlichen Einladung enthalten sind. Der Zugang zu dem FiNet-Aktionärsportal erfolgt über die Internetseite der Gesellschaft unter |
|
| https://ag.finet.de |
|
| Die mittels des Briefwahlformulars und somit nicht über das Internet abgegebenen Stimmen müssen aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des 24. August 2020 (24.00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft unter folgender Adresse eingegangen sein: |
|
FiNet AG c/o Hauptversammlung
Neue Kasseler Str. 62 C-E, 35039 Marburg
Telefax: 06421 1683-221
E-Mail: HV2020@finet.de |
|
| Sollte der Aktionär sein Stimmrecht durch Briefwahl fristgemäß sowohl mittels des Briefwahlformulars als auch über das Internet ausüben, wird unabhängig von den Eingangsdaten ausschließlich die mittels des Briefwahlformulars erfolgte Stimmabgabe als verbindlich betrachtet. Sofern sich der Aktionär allerdings für die virtuelle Teilnahme an der Hauptversammlung über das FiNet-Aktionärsportal entscheidet, werden alle zuvor abgegebenen Briefwahlstimmen, sei es per Brief oder Internet, widerrufen. |
|
| Auch Aktionärsvertreter können sich der Briefwahl bedienen. Insoweit gelten die Vorschriften für die Stimmrechtsvertretung und Vollmachtserteilung (wie nachstehend jeweils beschrieben, vgl. Abschnitt „Vollmachtserteilung und Stimmrechtsvertretung“) entsprechend, insbesondere auch hinsichtlich des Nachweises der Bevollmächtigung. |
|
| Informationen zu dem Verfahren der Briefwahl erhalten die Aktionäre zusammen mit der schriftlichen Einladung. |
|
|
| 1.2.4 |
Vollmachtserteilung und Stimmrechtsvertretung |
|
| Die Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung von einem Bevollmächtigten ausüben lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich der Textform (§ 126b BGB). |
|
| a) |
Vollmachtserteilung |
|
| Für die Bevollmächtigung bitten wir unsere Aktionäre, das auf der Internetseite der Gesellschaft unter |
|
| https://ag.finet.de |
|
| abrufbare Vollmachtsformular („Formular für die Vollmachtserteilung an einen Dritten“) zu verwenden. Ein Vollmachtsformular wird den Aktionären auf Verlangen auch von der Gesellschaft übersandt. |
|
| Um die Login-Daten noch rechtzeitig vor der Hauptversammlung auf dem Postweg an den Bevollmächtigten versenden zu können, müssen Bevollmächtigungen unter Verwendung des Vollmachtformulars der Gesellschaft, eingehend spätestens bis zum Ablauf des 20. August 2020 (24.00 Uhr MESZ), an folgende Adresse übermittelt werden: |
|
FiNet AG c/o Hauptversammlung
Neue Kasseler Str. 62 C-E, 35039 Marburg
Telefax: 06421 1683-221
E-Mail: HV2020@finet.de |
|
| Erfolgt die Bevollmächtigung nicht unter fristgerechter Übermittlung wie vorstehend beschrieben über das Vollmachtsformular, gilt mit Blick auf eine gegenüber dem Bevollmächtigten erteilte Bevollmächtigung das Folgende: Durch Verwendung des FiNet-Aktionärsportals erklärt der Bevollmächtigte, dass er ordnungsgemäß bevollmächtigt wurde. In diesem Fall ist der Gesellschaft ein Nachweis der Bevollmächtigung bis zum 27. August 2020 um 16:00 Uhr MESZ (Eingang bei der Gesellschaft) zu übermitteln. Für die Übermittlung dieses Nachweises bitten wir darum, die vorstehend genannte Telefaxnummer bzw. E-Mail-Adresse zu verwenden. |
|
|
| b) |
Stimmrechtsvertretung |
|
| Zusätzlich bieten wir unseren Aktionären in diesem Jahr an, sich durch einen von der Gesellschaft bestellten Stimmrechtsvertreter nach Maßgabe ihrer Weisungen bei den Abstimmungen vertreten zu lassen. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen; er wird die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Der von der Gesellschaft bestellte Stimmrechtsvertreter wird das Stimmrecht nur zu solchen Punkten der Tagesordnung ausüben, zu denen ihm ausdrückliche und eindeutige Weisungen vorliegen. Soweit eine solche ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. |
|
| Vollmacht und Stimmrechtsweisungen an den von der Gesellschaft bestellten Stimmrechtsvertreter können über das Internet |
|
| https://ag.finet.de |
|
| oder in Textform unter Verwendung der hierfür in der schriftlichen Einladung vorgesehenen bzw. auf der Internetseite der Gesellschaft unter |
|
| https://ag.finet.de |
|
| zur Verfügung gestellten Vollmachts- und Weisungsformulare erteilt werden. |
|
| Über das Internet erteilte Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft bestellten Stimmrechtsvertreter müssen spätestens bis zum Ende der Abstimmung auf der Hauptversammlung vollständig erteilt sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf der über das Internet erteilten Vollmachten oder eine Änderung über das Internet erteilter Weisungen möglich. Um das FiNet-Aktionärsportal zu nutzen, werden Login-Daten benötigt, die den Aktionären mit der schriftlichen Einladung mitgeteilt werden. Den Zugang erhalten die Aktionäre über die Internetseite der Gesellschaft unter |
|
| https://ag.finet.de |
|
| In Textform mittels der Formulare erteilte Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft bestellten Stimmrechtsvertreter können der Gesellschaft schon vor der Hauptversammlung an folgende Adresse übermittelt werden: |
|
FiNet AG c/o Hauptversammlung
Neue Kasseler Str. 62 C-E, 35039 Marburg
Telefax: 06421 1683-221
E-Mail: HV2020@finet.de |
|
| In diesem Fall muss das vollständig ausgefüllte Formular aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 26. August 2020 (24.00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft eingegangen sein. Unberührt bleibt die Möglichkeit, den von der Gesellschaft bestellten Stimmrechtsvertreter auch noch während der laufenden Hauptversammlung zu bevollmächtigen. |
|
| Sollte der Aktionär dem von der Gesellschaft bestellten Stimmrechtsvertreter sowohl in Textform mittels der Formulare als auch über das Internet Vollmacht und Weisungen erteilen, werden unabhängig von den Eingangsdaten ausschließlich die in Textform erteilten Vollmachten und Weisungen als verbindlich betrachtet. Sofern sich der Aktionär allerdings für die virtuelle Teilnahme an der Hauptversammlung über das Aktionärsportal entscheidet, werden alle zuvor abgegebenen Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft bestellten Stimmrechtsvertreter widerrufen. |
|
| Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere dieser Personen zurückweisen. |
|
| Informationen zur Erteilung von Vollmacht und Weisungen, auch an den von der Gesellschaft bestellten Stimmrechtsvertreter, erhalten die Aktionäre zusammen mit der schriftlichen Einladung. |
|
|
|
| 1.2.5 |
Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation |
|
|
|
Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz besteht für die Aktionäre eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation. Der Vorstand hat vorgegeben, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind. Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, welche Fragen er wie beantwortet. Ausweislich der Gesetzesbegründung zum MaßnG kann der Vorstand Fragen zusammenfassen und auch im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. |
|
|
|
An der Hauptversammlung teilnahmeberechtigte Aktionäre können ihre Fragen bis Montag, 24. August 2020 (24.00 Uhr MESZ), der Gesellschaft über das FiNet-Aktionärsportal unter Nutzung des dort enthaltenen (Online-)Formulars übermitteln. |
|
|
| 2. |
Übertragung der Hauptversammlung im Internet |
|
|
|
Alle Aktionäre können die gesamte Hauptversammlung am 27. August 2020 in unserem FiNet-Aktionärsportal unter |
|
|
|
https://ag.finet.de |
|
|
|
verfolgen. Für den Zugang bedarf es der erforderlichen Login-Daten, die in der schriftlichen Einladung enthalten sind. Die PDF-Version des Berichts des Vorstands steht nach der Hauptversammlung auch für die interessierte Öffentlichkeit unter der genannten Webadresse zur Verfügung. |
|
|
| 3. |
Informationen zum Datenschutz |
|
| Die Gesellschaft verarbeitet zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten ihrer Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter. Diese Daten umfassen insbesondere den Namen, den Wohnort bzw. die Anschrift, eine etwaige E-Mail-Adresse, den jeweiligen Aktienbestand, die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten, die Stimmabgabe sowie im Vorfeld der Hauptversammlung eingereichte Fragen. Je nach Lage des Falls kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht. Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Der Zweck der Datenverarbeitung ist, den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) DSGVO. Die Gesellschaft beauftragt anlässlich ihrer Hauptversammlung verschiedene Dienstleister und Berater. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister und Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis. Die personenbezogenen Daten werden gespeichert. solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat. Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht mit Blick auf Ihre personenbezogenen Daten bzw. deren Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Kap. III DSGVO. Diese Rechte können Sie gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse |
|
| datenschutz@finet.de |
|
| oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen: |
|
FiNet AG c/o Datenschutz
Neue Kasseler Str. 62 C-E, 35039 Marburg
Telefax: 06421 1683-221 |
|
| Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu. Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: |
|
FiNet AG
z. Hd. Datenschutzbeauftragter
Neue Kasseler Str. 62 C-E, 35039 Marburg
E-Mail: datenschutz@finet.de |