a.a.a. aktiengesellschaft allgemeine anlageverwaltung
Frankfurt am Main
Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung 2023
Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre hiermit zu der am
Montag, dem 28. August 2023, ab 10:00 Uhr
im Hilton Frankfurt City Centre, Hochstraße 4, 60313 Frankfurt am Main, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2022 ein.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des gebilligten Konzernabschlusses und des zusammengefassten Lageberichts der a.a.a. aktiengesellschaft allgemeine anlageverwaltung und des Konzerns sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2022 Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gemäß § 172 AktG gebilligt und damit den Jahresabschluss festgestellt. Deshalb ist eine Feststellung des Jahresabschlusses oder eine Billigung des Konzernabschlusses durch die Hauptversammlung nach § 173 AktG nicht erforderlich. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat der Gesellschaft schlagen vor, den Bilanzgewinn für das am 31. Dezember 2022 beendete Geschäftsjahr in Höhe von EUR 10.713.304,48 wie folgt zu verwenden:
Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 5.833 eigene Aktien, die gemäß § 71b AktG nicht dividendenberechtigt sind. Sollte sich die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien im Zeitraum zwischen der Einberufung und dem Tag der ordentlichen Hauptversammlung verändern, werden Vorstand und Aufsichtsrat einen angepassten Beschlussvorschlag zur Gewinnverwendung unterbreiten, der unverändert eine Ausschüttung von EUR 0,54 je dividendenberechtigter Stückaktie sowie entsprechend angepasste Beträge für die Ausschüttungssumme und den Gewinnvortrag vorsieht. Da die Dividende für das Geschäftsjahr 2022 in vollem Umfang aus dem steuerlichen Einlagekonto im Sinne des § 27 des Körperschaftsteuergesetzes geleistet wird, erfolgt die Auszahlung ohne Abzug von Kapitalertragsteuer und Solidaritätszuschlag. Bei inländischen Aktionären unterliegt die Dividende nicht der Besteuerung. Eine Steuererstattungs- oder Steueranrechnungsmöglichkeit ist mit der Dividende nicht verbunden. Die Ausschüttung mindert nach Auffassung der deutschen Finanzverwaltung die steuerlichen Anschaffungskosten der Aktien. Gemäß § 58 Absatz 4 Satz 2 AktG wird die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, mithin am Donnerstag, dem 31. August 2023, fällig. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitglied des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. Der satzungsgemäß vorgesehene Versammlungsleiter beabsichtigt, über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats im Wege der Einzelentlastung beschließen zu lassen. |
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| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, Niederlassung Frankfurt am Main, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu bestellen. |
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| 6. |
Beschlussfassung über die Änderung der Satzung und Ergänzung von § 13a der Satzung betreffend die Ermächtigung des Vorstands zur Abhaltung virtueller Hauptversammlungen Mit Ablauf des 31. August 2022 sind die anlässlich der COVID-19-Pandemie eingeführten Sonderregelungen zur Durchführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften außer Kraft getreten. Durch das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderung genossenschafts- sowie insolvenz- und restrukturierungsrechtlicher Vorschriften vom 20. Juli 2022 (BGBl. I, S. 1166ff.) wurde mit § 118a AktG die Möglichkeit, virtuelle Hauptversammlungen durchzuführen, dauerhaft im AktG verankert. Gemäß § 118a Absatz 1 AktG kann die Satzung vorsehen oder den Vorstand dazu ermächtigen, vorzusehen, dass die Versammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Gemäß § 118a Absatz 4 AktG muss eine Ermächtigung des Vorstands, die Abhaltung virtueller Hauptversammlungen vorzusehen, befristet werden. Wird die Ermächtigung durch Satzungsänderung geschaffen, kann sie gemäß § 118a Absatz 5 Nr. 2 AktG für einen Zeitraum von längstens fünf Jahren nach Eintragung der Satzungsänderung erteilt werden. Aufgrund der positiven Erfahrungen der Gesellschaft mit der Durchführung virtueller Hauptversammlungen in den letzten drei Jahren, soll die Satzung der Gesellschaft den Vorstand ermächtigen, auch künftig virtuelle Hauptversammlungen vorzusehen. Beschlussvorschläge von Vorstand und Aufsichtsrat: Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:
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| 7. |
Beschlussfassung über die Änderung von § 16 Absatz 1 der Satzung betreffend die Teilnahme von Aufsichtsratsmitgliedern an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung Grundsätzlich sollen die Mitglieder des Aufsichtsrats gemäß § 118 Absatz 3 Satz 1 AktG persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen. Nach § 118 Absatz 3 Satz 2 AktG kann die Satzung jedoch bestimmte Fälle vorsehen, in denen eine Teilnahme von Mitgliedern des Aufsichtsrats an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen darf. § 16 Absatz 1 der Satzung der Gesellschaft sieht gegenwärtig vor, dass Mitgliedern des Aufsichtsrats in Abstimmung mit dem Versammlungsleiter die Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege der Ton- und Bildübertragung nur in den Fällen ausnahmsweise gestattet ist, in denen sie aufgrund ihres Wohnsitzes im Ausland erhebliche Reisen zum Ort der Hauptversammlung in Kauf nehmen müssten. Die Möglichkeit, dass Aufsichtsratsmitglieder an einer Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragungen teilnehmen können, soll um weitere Fälle erweitert werden, in denen den Aufsichtsratsmitgliedern eine Anreise zum Hauptversammlungsort nur unter erheblichem Aufwand möglich wäre. Die Neuregelung soll sowohl bei Präsenz- als auch bei virtuellen Hauptversammlungen gemäß § 118a AktG anwendbar sein. Beschlussvorschläge von Vorstand und Aufsichtsrat: Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen: § 16 Absatz 1 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt geändert:
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| 8. |
Beschlussfassung über die Umstellung von Inhaberaktien auf Namensaktien und entsprechende Änderungen der Satzung Nach dem Aktiengesetz lauten die Aktien einer Aktiengesellschaft entweder auf den Inhaber oder auf den Namen. Beide Formen sind in Deutschland verbreitet. Die Aktien der Gesellschaft lauten bislang auf den Inhaber. Bei Namensaktien gilt im Verhältnis zur Gesellschaft als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Vorstand und Aufsichtsrat sind der Auffassung, dass Namensaktien im Vergleich zu Inhaberaktien eine bessere und effektivere Kommunikation der Gesellschaft mit ihren Aktionären ermöglichen und zu einer verbesserten Transparenz des Kreises der Aktionäre führen. Aus diesen Gründen sollen die derzeit auf den Inhaber lautenden Aktien der Gesellschaft in Namensaktien umgewandelt werden. Beschlussvorschläge von Vorstand und Aufsichtsrat: Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:
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Weitere Angaben und Hinweise zur Hauptversammlung
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Teilnahme an der Hauptversammlung; Ausübung des Stimmrechts |
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionärinnen und Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis Montag, den 21. August 2023, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft mindestens in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache angemeldet und ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben.
Der Nachweis des Aktienbesitzes hat gemäß § 14 Absatz 2 der Satzung der Gesellschaft durch einen durch das depotführende Institut in Textform (§ 126b BGB) erstellten besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes zu erfolgen. Ein Nachweis gemäß § 67c Absatz 3 AktG genügt dem. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also auf Montag, den 7. August 2023, 0:00 Uhr („Record Date„), beziehen und in deutscher oder englischer Sprache erfolgen.
Hinsichtlich solcher Aktien, die zum maßgeblichen Zeitpunkt nicht bei einem depotführenden Institut verwahrt werden, kann der besondere Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß § 14 Absatz 2 der Satzung auch von der Gesellschaft, von einem deutschen Notar sowie von einem Kreditinstitut (§ 1 Absatz 1 KWG) oder Finanzdienstleistungsinstitut (§ 1 Absatz 1a KWG) ausgestellt werden; in diesem Fall muss der besondere Nachweis bestätigen, dass die Aktienurkunden dem Aussteller zu Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also am Montag, den 7. August 2023, 0:00 Uhr, vorgelegen haben.
Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft unter der nachstehenden Adresse zugehen:
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Nach frist- und formgerechter Anmeldung und Eingang eines der vorstehend beschriebenen Nachweise des Anteilsbesitzes werden den Aktionärinnen und Aktionären Eintrittskarten für die Teilnahme an der Hauptversammlung ausgestellt und übermittelt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen. Der Erhalt einer Eintrittskarte ist keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts, sondern dient lediglich der leichteren organisatorischen Abwicklung.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionärin oder als Aktionär nur, wer den jeweiligen Nachweis erbracht hat. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird der Nachweis nicht oder nicht in gehöriger Form erbracht, kann die Gesellschaft die Aktionärin oder den Aktionär zurückweisen.
Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts richten sich ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag haben hierfür keine Bedeutung. Mit dem Verstreichen des Nachweisstichtags oder der Anmeldung zur Hauptversammlung geht keine Sperre für die Veräußerung des Anteilsbesitzes einher. Auch im Falle der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionärin oder Aktionär werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien daher nicht teilnahme- und stimmberechtigt, sofern sie sich vom Veräußerer hierfür nicht bevollmächtigen lassen. Der Nachweisstichtag hat dagegen keine Bedeutung für eine etwaige Dividendenbezugsberechtigung.
| 2) |
Stimmrechtsvertretung |
Nach § 17 Absatz 1 der Satzung gewährt jede Aktie in der Hauptversammlung eine Stimme.
Aktionärinnen und Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihre Stimmrechte durch Bevollmächtigte, insbesondere die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, Intermediäre oder gleichgestellte Personen sowie sog. Dritte, ausüben lassen.
Auch im Fall der Bevollmächtigung ist eine ordnungsgemäße und rechtzeitige Anmeldung der Aktionäre zur Teilnahme an der Hauptversammlung und der rechtzeitige Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Bevollmächtigt eine Aktionärin oder ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
| a) |
Vollmachten an Dritte, die nicht in den Anwendungsbereich von § 135 AktG fallen |
Vollmachten, die nicht an Intermediäre, insbesondere Kreditinstitute, bzw. gemäß § 135 Absatz 8 insoweit gleichgestellte Personen oder Vereinigungen, insbesondere Aktionärsvereinigungen, sondern sog. Dritten erteilt werden, bedürfen ebenso wie ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB).
Ein Formular für die Vollmachtserteilung erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte. Die Verwendung dieses Vollmachtformulars ist nicht zwingend. Aktionärinnen und Aktionäre können auch anderweitig eine Vollmacht ausstellen, solange diese die erforderlichen Erklärungen mindestens in Textform enthält.
Die Vollmacht und ihr Widerruf sind entweder (i) an die Gesellschaft zu übermitteln oder (ii) gegenüber dem Bevollmächtigten zu erklären und ein Nachweis hierüber der Gesellschaft zu erbringen. Vollmachterteilungen, ihr Widerruf oder die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber dem Bevollmächtigten erklärten Vollmacht bzw. ihres Widerrufs können im Vorfeld der Hauptversammlung per Post, Fax oder E-Mail spätestens bis Sonntag, den 27. August 2023, 24:00 Uhr, an die folgende Adresse übermittelt werden:
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Die entsprechenden Erklärungen können auch noch während der Hauptversammlung am Ort der Hauptversammlung abgegeben bzw. entsprechende Nachweise erbracht werden.
| b) |
Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft |
Wir bieten unseren Aktionärinnen und Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter („Stimmrechtsvertreter„) mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen. Soweit die Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen ihnen zu Abstimmungen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu den einzelnen Beschlusspunkten der Tagesordnung erteilt werden. Ohne entsprechende Weisung werden die Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt abweichend von den Angaben in dieser Einberufung in der Hauptversammlung eine Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung entsprechend für jeden einzelnen Unterpunkt. Bitte beachten Sie, dass die Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegennehmen.
Die Erteilung der Vollmacht an von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter, ihr Widerruf und die Erteilung von Weisungen bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Ein Formular für die Vollmachts- und Weisungserteilung erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte.
Die Erteilung der Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, der Nachweis der Bevollmächtigung und die Erteilung von Weisungen bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Vollmachts- und Weisungserteilungen an die Stimmrechtsvertreter sind im Vorfeld der Hauptversammlung bis spätestens Sonntag, den 27. August 2023, 24:00 Uhr, per Post, Telefax oder E-Mail an die nachfolgende Adresse zu senden:
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Unabhängig hiervon können die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch noch in der Hauptversammlung bevollmächtigt werden.
Möchte eine Aktionärin oder ein Aktionär trotz bereits erfolgter Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter an der Hauptversammlung selbst oder durch einen anderen Vertreter teilnehmen und die betreffenden Aktien vertreten, so ist dies bei Erscheinen in der Hauptversammlung möglich. Im Falle eines persönlichen Erscheinens des Aktionärs oder seines Vertreters zur Hauptversammlung werden die Stimmrechtsvertreter von ihnen erteilten Vollmachten auch ohne formgerechten Widerruf keinen Gebrauch machen.
| c) |
Vollmachten an Intermediäre oder an gleichgestellte Personen oder Vereinigungen |
Werden Intermediäre, insbesondere Kreditinstitute, bzw. diesen gemäß § 135 Absatz 8 insoweit gleichgestellte Personen oder Vereinigungen, insbesondere Aktionärsvereinigungen, bevollmächtigt, haben diese die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten (§ 135 AktG). Wir empfehlen unseren Aktionärinnen und Aktionären, sich bezüglich der Form der Vollmachten mit den Genannten abzustimmen.
| 3) |
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionärinnen und Aktionären |
Nach § 126 Absatz 1 AktG sind Anträge von Aktionärinnen und Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung den in § 125 Absatz 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten unter den dortigen Voraussetzungen zugänglich zu machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung der Gesellschaft einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an die in der Einberufung hierfür mitgeteilte Adresse übersandt hat. Ein Gegenantrag braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Absatz 2 AktG vorliegt. Die Begründung braucht auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Nach § 127 AktG gilt für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern § 126 AktG sinngemäß. Der Wahlvorschlag braucht allerdings nicht begründet zu werden. Wahlvorschläge brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person enthalten (vgl. § 127 Satz 3 AktG i.V.m. § 124 Absatz 3 Satz 4 AktG).
Wenn Gegenanträge und Wahlvorschläge im Vorfeld übermittelt werden, sind sie ausschließlich zu richten an:
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Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.
Bis spätestens Sonntag, den 13. August 2023, 24:00 Uhr, unter der vorstehenden Adresse eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nebst einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen unverzüglich zugänglich gemacht. Eine Abstimmung über einen Gegenantrag oder einen Wahlvorschlag in der Hauptversammlung setzt voraus, dass der Gegenantrag bzw. der Wahlvorschlag während der Hauptversammlung mündlich gestellt wird; dies gilt auch, wenn er vor der Hauptversammlung wie beschrieben zugänglich gemacht wurde.
Rechtzeitig vor der Hauptversammlung übermittelte Gegenanträge und Wahlvorschläge, werden in der Hauptversammlung nur dann berücksichtigt, wenn sie dort mündlich gestellt bzw. unterbreitet werden. Das Recht der Aktionäre, auf der Hauptversammlung Gegenanträge oder Wahlvorschläge auch ohne vorherige Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen bzw. zu unterbreiten, bleibt unberührt.
Auf die Rechte der Aktionäre aus § 122 Absatz 2 und aus § 131 Absatz 1 AktG wird hingewiesen.
| 4) |
Unterlagen zur Hauptversammlung |
Ab Einberufung liegen die Unterlagen zu den Tagesordnungspunkten 1 und 2, also der Jahresabschluss, einschließlich Gewinnverwendungsvorschlag des Vorstands, der Konzernabschluss, der zusammengefasste Lagebericht und der Bericht des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2022, in den Geschäftsräumen der Gesellschaft (Friedrich-Ebert-Anlage 3, 60327 Frankfurt am Main) zur Einsicht für die Aktionärinnen und Aktionäre aus und werden den Aktionärinnen und Aktionären auf ein entsprechendes Verlangen hin unverzüglich zugesandt. Die vorgenannten Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung ausliegen.
| 5) |
Datenschutzhinweise für Aktionärinnen und Aktionäre |
Die Gesellschaft erhebt bei der Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten ihrer Aktionärinnen und Aktionäre sowie etwaiger Bevollmächtigter. Hierzu gehören insbesondere Name, Adresse und weitere Kontaktdaten des Aktionärs, wie etwa eine E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktie, gegebenenfalls Name und Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Vertreters sowie seine E-Mail-Adresse. Unter bestimmten Umständen kommen auch weitere personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. der Bevollmächtigten in Betracht. Die Gesellschaft verarbeitet hierbei Daten, die von den Aktionärinnen und Aktionären angegeben oder von den depotführenden Banken übermittelt werden.
| a) |
Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung |
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfolgt zu dem Zweck, die Teilnahme der Aktionärinnen und Aktionäre bzw. der Aktionärsvertreter an der Hauptversammlung – z.B. im Rahmen der Prüfung ihrer Teilnahmeberechtigung – abzuwickeln und den Aktionärinnen und Aktionären die Ausübung ihrer Rechte vor, während und nach der Hauptversammlung – insbesondere zur Erteilung und dem Widerruf von Vollmachten, der Ausübung von Stimmrechten sowie der Aktionärsrechte gemäß den §§ 122, 126 und 127 AktG – zu ermöglichen.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG, „DSGVO„) in Verbindung mit den jeweiligen aktienrechtlichen Bestimmungen.
Daneben werden personenbezogene Daten auch zu organisatorischen Zwecken verarbeitet. Die Verarbeitung zu organisatorischen Zwecken erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 S. 1 lit. f) DSGVO und dient den berechtigten Interessen der Gesellschaft an der geordneten Durchführung der Hauptversammlung.
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Empfänger |
Bei der Ausrichtung der Hauptversammlung wird die Gesellschaft von externen Dienstleistern unterstützt. Die Dienstleister, die im Zuge der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Dienstleister, die im Auftrag der Gesellschaft Daten verarbeiten, sind gemäß den Vorschriften der DSGVO vertraglich verpflichtet, ihre Daten ausschließlich nach Weisungen der Gesellschaft zu verarbeiten.
Die Gesellschaft beauftragt anlässlich ihrer Hauptversammlung zudem Berater, namentlich die Rechtsanwaltskanzlei Fieldfisher Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB, und ein Notariat mit der Beurkundung der Niederschrift der Hauptversammlung. Die betreffenden Personen erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die betreffenden Personen unterliegen berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten und verarbeiten diese Daten entweder nach Weisung der Gesellschaft oder in Erfüllung eines öffentlichen Amtes. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionärinnen und Aktionären sowie Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis, sowie Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungs- und Veröffentlichungspflichten, insbesondere dem Handelsregister gemäß § 130 Absatz 5 AktG.
| c) |
Dauer der Speicherung |
Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle von Rechtsstreitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.
| d) |
Betroffenenrechte |
Betroffene haben unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht hinsichtlich ihrer personenbezogenen Daten bzw. deren Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Kap. III DSGVO. Außerdem steht ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu.
| e) |
Zuständige Aufsichtsbehörde |
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
| f) |
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Kontaktdaten |
a.a.a. aktiengesellschaft allgemeine anlageverwaltung
Friedrich-Ebert-Anlage 3
60327 Frankfurt am Main
E-Mail: info@aaa-ffm.de.
Zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz erreichen Sie uns unter folgender Adresse:
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Kennwort „Datenschutz“
Friedrich-Ebert-Anlage 3,
60327 Frankfurt am Main
E-Mail: info@aaa-ffm.de
Frankfurt am Main, im Juli 2023
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Der Vorstand