DiaMonTech AG
Berlin
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2023
Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft zur ordentlichen Hauptversammlung ein, die am Donnerstag, den 31. August 2023, 15:00 Uhr (MESZ), in Form einer Hybrid-Veranstaltung im Sinne des § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG in den Räumlichkeiten der Kanzlei Pfenning, Meinig & Partner mbB Patentanwälte in der Joachimsthaler Straße 10 in 10719 Berlin stattfindet.
Die gesamte Hauptversammlung wird für die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten auch auf der Internetseite der Gesellschaft über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter
www.diamontech.de/hauptversammlung
in Bild und Ton übertragen. Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten können die Aktionärsrechte teilweise über das Aktionärsportal ausüben.
Einzelheiten zu den Rechten der Aktionäre sowie ihrer Bevollmächtigten entnehmen Sie bitte den weiteren Angaben und Hinweisen, die im Anschluss an die Tagesordnung abgedruckt sind.
Tagesordnung
| 1. |
Anzeige des Vorstands über den Verlust der Hälfte des Grundkapitals gemäß § 92 Abs. 1 AktG Der Hauptversammlung wird angezeigt, dass bei der Gesellschaft ein Verlust in Höhe der Hälfte des Grundkapitals eingetreten ist. Zu diesem Punkt der Tagesordnung ist keine Beschlussfassung der Hauptversammlung vorgesehen, da er sich entsprechend der gesetzlichen Regelungen auf die Anzeige des Vorstands über den Verlust der Hälfte des Grundkapitals gemäß § 92 Abs. 1 AktG beschränkt. |
| 2. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2022, des Lageberichts und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Die unter dem Tagesordnungspunkt 2 genannten Unterlagen können ab der Einberufung in den Geschäftsräumen der DiaMonTech AG, Boxhagener Str. 82 A, 10245 Berlin, sowie ab dessen Freischaltung im Aktionärsportal eingesehen werden. Ferner werden die Unterlagen in der Hauptversammlung näher erläutert werden. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss bereits gebilligt und damit festgestellt hat, sodass eine Feststellung durch die Hauptversammlung entfällt. |
| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, zu beschließen: Die Mazars GmbH & Co. KG wird zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 bestellt. |
Weitere Angaben und Hinweise:
Teilnahmebedingungen
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur die Aktionäre der Gesellschaft berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister als Aktionäre der Gesellschaft eingetragen sind und sich bei der Gesellschaft zur Hauptversammlung anmelden. Die Anmeldung muss der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis Donnerstag, den24. August 2023, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen.
Die Anmeldung kann über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.diamontech.de/hauptversammlung
gemäß des dafür vorgesehenen Verfahrens erfolgen. Die notwendigen Angaben für den Zugang zum passwortgeschützten Aktionärsportal (Aktionärsnummer und individuelles Zugangspasswort) werden den Aktionären, die im Aktienregister eingetragen sind, mit den Einladungsunterlagen übersandt.
Die Anmeldung kann neben der Anmeldung über das passwortgeschützte Aktionärsportal auch unter folgender Anschrift in deutscher oder englischer Sprache erfolgen:
DiaMonTech AG
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring, Deutschland
oder per E-Mail: diamontech2023@itteb.de
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister als Aktionär der Gesellschaft eingetragen ist.
Umschreibung im Aktienregister
Für das Recht zur Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts ist – wie vorstehend dargestellt – neben der ordnungsgemäßen und rechtzeitigen Anmeldung die Eintragung als Aktionär im Aktienregister erforderlich. Maßgeblicher Zeitpunkt ist insofern die Eintragung im Aktienregister im Zeitpunkt der Hauptversammlung. Um eine ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung sicherzustellen, nimmt die Gesellschaft Umschreibungen im Aktienregister, d. h. Löschungen und Neueintragungen, nicht mehr vor, wenn der Antrag auf Umschreibung der Gesellschaft nach Ablauf des 24. August 2023, d. h. nach dem 24. August 2023, 24.00 Uhr (MESZ), zugeht. Geht ein Umschreibungsantrag der Gesellschaft erst nach dem 24. August 2023 zu, erfolgt die Umschreibung im Aktienregister erst nach Ablauf der Hauptversammlung; Teilnahme- und Stimmrechte aus den von der Umschreibung betroffenen Aktien verbleiben bei der Person, die aufgrund eines solchen Umschreibungsantrags im Aktienregister gelöscht werden soll. Wir empfehlen daher, Umschreibungsanträge möglichst rechtzeitig vor der Hauptversammlung zu stellen.
Teilnahme an der Hauptversammlung
Die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit zur physischen Teilnahme an der Hauptversammlung oder zur Online-Teilnahme über das passwortgeschützte Aktionärsportal. In jedem Fall ist eine fristgerechte Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich (siehe oben unter „Teilnahmebedingungen“). Für Aktien, die bereits durch den am Ort der Hauptversammlung anwesenden Aktionär oder seinen Bevollmächtigten vertreten werden, ist die gleichzeitige Online-Teilnahme ausgeschlossen.
Über die Internetseite der Gesellschaft unter
www.diamontech.de/hauptversammlung
wird ab dem 10. August 2023 ein passwortgeschütztes Aktionärsportal zur Verfügung gestellt. Die Hauptversammlung wird am 31. August 2023 ab 15:00 Uhr (MESZ) für unsere Aktionäre oder deren Bevollmächtigte live in Bild und Ton über das passwortgeschützte Aktionärsportal übertragen.
Im Rahmen der Online-Teilnahme können die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton verfolgen, Vollmachten erteilen, ihr Stimmrecht ausüben, sowie Widerspruch zu Protokoll erklären. Die Ausübung des Auskunfts-, Rede- und Antragsrechts ist im Wege der Online-Teilnahme nicht möglich.
Informationen zur Ausübung des Stimmrechts
Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte
Die Aktionäre können sich in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut, oder Intermediäre, einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person vertreten lassen. Auch im Fall einer Bevollmächtigung ist eine fristgerechte Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich (siehe oben unter „Teilnahmebedingungen“). Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (E-Mail ist ausreichend), wenn keine Vollmacht nach § 135 Aktiengesetz erteilt wird. Im Falle der Bevollmächtigung nach § 135 Aktiengesetz (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) sind in der Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.
Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Ein Vollmachtsformular und weitere Informationen zur Bevollmächtigung werden den Aktionären gemeinsam mit den Einladungsunterlagen zur Hauptversammlung übersandt. Die Aktionäre werden gebeten, Vollmachten vorzugsweise über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter
www.diamontech.de/hauptversammlung
oder mittels des von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Vollmachtsformulars zu erteilen.
Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung, ihre Änderung oder ihr Widerruf können entweder am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten an der Einlasskontrolle vorgelegt werden, oder der Gesellschaft bis spätestens Dienstag, den 29. August 2023, 18:00 Uhr (MESZ), unter der Adresse
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c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring, Deutschland
oder per E-Mail: diamontech2023@itteb.de
übermittelt werden.
Darüber hinaus kann der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung, ihre Änderung oder ihr Widerruf der Gesellschaft über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.diamontech.de/hauptversammlung
gemäß des dafür vorgesehenen Verfahrens bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung übermittelt werden.
Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.
Die Nutzung des passwortgeschützten Aktionärsportals setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die für den Zugang zum passwortgeschützten Aktionärsportal notwendigen Zugangsdaten erhält.
Stimmrechtsausübung über schriftliche oder elektronische Kommunikation (Briefwahl)
Die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, ihre Stimmen, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, im Wege der Briefwahl (auch mittels elektronischer Kommunikation) abzugeben. Auch in diesem Fall ist eine fristgerechte Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich (siehe oben unter „Teilnahmebedingungen“).
Schriftliche Briefwahlstimmen können bis spätestens Dienstag, den 29. August 2023, 18:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postanschrift sowie E-Mail-Adresse abgegeben, geändert oder widerrufen werden:
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c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring, Deutschland
oder per E-Mail: diamontech2023@itteb.de
Elektronische Briefwahlstimmen können bis zum Ende der Abstimmung in der Hauptversammlung auch über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.diamontech.de/hauptversammlung
abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Die Zugangsdaten werden den Aktionären zusammen mit den Einladungsunterlagen übersandt.
Diejenigen Aktionäre, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl ausüben möchten, werden gebeten, hierzu das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
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zu nutzen oder das ihnen übersandte Briefwahlformular zu verwenden.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Rangfolge berücksichtigt: (1) per passwortgeschütztem Aktionärsportal, (2) per E-Mail, (3) auf dem Postweg übersandte Erklärungen.
Stimmrechtsausübung durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Auch in diesem Fall ist eine fristgerechte Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich (siehe oben unter „Teilnahmebedingungen“). Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen; sie können die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Wird zu einem Tagesordnungspunkt keine eindeutige Weisung erteilt, werden die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sich zum jeweiligen Beschlussgegenstand enthalten.
Die Stimmrechtsvertreter nehmen weder im Vorfeld noch während der Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegen. Ebenso wenig können die Stimmrechtsvertreter Aufträge zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegennehmen.
Falls die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung bevollmächtigt werden sollen, bitten wir, die Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bis spätestens Dienstag, den 29. August 2023, 18:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postanschrift sowie E-Mail-Adresse abzugeben, zu ändern oder zu widerrufen:
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c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring, Deutschland
oder per E-Mail: diamontech2023@itteb.de
Auch während der Hauptversammlung besteht die Möglichkeit, den Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft vor Ort Vollmacht und Weisungen zu erteilen.
Die Abgabe, die Änderung oder der Widerruf von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.diamontech.de/hauptversammlung
bis zum Ende der Abstimmung in der Hauptversammlung möglich. Die Zugangsdaten zum passwortgeschützten Aktionärsportal werden den Aktionären zusammen mit den Einladungsunterlagen übersandt.
Diejenigen Aktionäre, die eine Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen möchten, werden gebeten, hierzu das passwortgeschützte Aktionärsportal unter
www.diamontech.de/hauptversammlung
oder das ihnen übersandte Vollmachtsformular zu verwenden.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Vollmacht/Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Vollmacht/Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Rangfolge berücksichtigt: (1) per passwortgeschütztem Aktionärsportal, (2) per E-Mail, (3) auf dem Postweg übersandte Erklärungen.
Wenn Briefwahlstimmen und Bevollmächtigungen/Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden Briefwahlstimmen vorrangig berücksichtigt.
Angaben zu den Rechten der Aktionäre
Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Absatz 2 Aktiengesetz
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000,00 Euro erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Ein solches Verlangen ist schriftlich oder in elektronischer Form nach § 126a BGB an den Vorstand der Gesellschaft
DiaMonTech AG
Vorstand
Boxhagener Str. 82a
10245 Berlin
oder per E-Mail: thorsten.lubinski@diamontech.de
zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung zugehen; der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist somit Sonntag, der 6. August 2023, 24.00 Uhr (MESZ).
Wir werden rechtzeitig eingehende Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung einschließlich etwaiger Stellungnahmen der Verwaltung im Bundesanzeiger veröffentlichen sowie über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter
www.diamontech.de/hauptversammlung
zugänglich machen, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen genügen.
Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Absatz 1, 127 Aktiengesetz
Gemäß § 126 Absatz 1 Aktiengesetz kann jeder Aktionär einen Gegenantrag zu einem Vorschlag des Vorstands und/oder Aufsichtsrats zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung übersenden. Ein Gegenantrag ist einschließlich des Namens des Aktionärs und einer Begründung von der Gesellschaft zugänglich zu machen, wenn er der Gesellschaft unter der nachfolgend wiedergegebenen Adresse spätestens am Mittwoch, den 16. August 2023, 24:00 Uhr (MESZ), zugeht. Ein Gegenantrag und dessen Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände nach § 126 Absatz 2 Aktiengesetz vorliegt; die Begründung braucht außerdem nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Stellen mehrere Aktionäre Gegenanträge zu demselben Gegenstand der Beschlussfassung, so können Gegenanträge sowie ihre Begründungen zusammengefasst werden.
Jeder Aktionär kann außerdem nach näherer Maßgabe von § 127 Aktiengesetz der Gesellschaft einen Wahlvorschlag zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern übermitteln. Ein Wahlvorschlag ist einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung von der Gesellschaft zugänglich zu machen, wenn er der Gesellschaft unter der nachfolgend wiedergegebenen Adresse spätestens am Mittwoch, den 16. August 2023, 24:00 Uhr (MESZ), zugeht.
Wahlvorschläge von Aktionären müssen nur zugänglich gemacht werden, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person, bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften die Firma und den Sitz, enthalten und keiner der Ausschlusstatbestände nach § 126 Absatz 2 Satz 1 Aktiengesetz vorliegt; soweit der Wahlvorschlag begründet ist, braucht die Begründung nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.
Stellen mehrere Aktionäre Wahlvorschläge zu derselben Wahl, so können Wahlvorschläge sowie etwaige Begründungen zusammengefasst werden.
Wir werden rechtzeitig eingehende Gegenanträge und/oder Wahlvorschläge einschließlich etwaiger Stellungnahmen der Verwaltung im passwortgeschützten Aktionärsportal unter
www.diamontech.de/hauptversammlung
machen, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen genügen.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind ausschließlich zu richten an:
DiaMonTech AG
Vorstand
Boxhagener Str. 82a
10245 Berlin
oder per E-Mail: thorsten.lubinski@diamontech.de
Gegenanträge und Wahlvorschläge sind nur dann gestellt, wenn sie während der Hauptversammlung gestellt werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge und Wahlvorschläge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.
Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG
Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.
Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung mündlich im Rahmen der Aussprache am Ort der Hauptversammlung zu stellen. Über das Aktionärsportal können weder Auskunftsverlangen gestellt noch Redebeiträge geleistet werden.
Um die Hauptversammlung in einem zeitlich angemessenen Rahmen durchzuführen, ist der Vorsitzende der Versammlung beim Vorliegen einer Vielzahl von Wortmeldungen nach § 131 Abs. 2 Satz 2 AktG in Verbindung mit § 24 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft ermächtigt, das Frage- und Rederecht des Aktionärs zeitlich angemessen zu beschränken.
Widerspruchsmöglichkeit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
Angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben das Recht, vom Beginn der Hauptversammlung am 31. August 2023 an bis zu ihrem Ende Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift des Notars zu erklären. Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, können dies über das passwortgeschützte Aktionärsportal, welches unter
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zugänglich ist, auf elektronischem Wege tun. Die Gesellschaft weist nochmals darauf hin, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Weisungen zum Einlegen von Widersprüchen entgegennehmen.
Vorlage von Unterlagen
Die aufgrund der Tagesordnung vorzulegenden Unterlagen stehen im passwortgeschützten Aktionärsportal, welches auf der Homepage der Gesellschaft unter
www.diamontech.de/hauptversammlung
ab 10. August 2023 zugänglich ist, zur Verfügung. Sie werden dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein und in der Hauptversammlung näher erläutert werden.
Etwaige im Sinne der vorgenannten Fristen rechtzeitig bei der Gesellschaft eingehende und veröffentlichungspflichtige Gegenanträge, Wahlvorschläge und Ergänzungsverlangen von Aktionären werden ebenfalls über das oben genannte Aktionärsportal zugänglich gemacht werden.
Informationen zum Datenschutz für Aktionäre
Die DiaMonTech AG verarbeitet als Verantwortlicher personenbezogene Daten der Aktionäre (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Zugangskarte) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Aktionärsvertreter auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze. Die Aktien der DiaMonTech AG sind Namensaktien. Die Gesellschaft ist zur Führung eines Aktienregisters verpflichtet. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft, für die Stimmrechtsausübung sowie für die Verfolgung im Wege elektronischer Zuschaltung und die Führung des Aktienregisters rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 118 ff. Aktiengesetz. Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die der Organisation der virtuellen Hauptversammlung dienlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO).
Die von der Gesellschaft für die Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter ausschließlich nach Weisung der DiaMonTech AG und nur, soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der Gesellschaft und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die ihr Stimmrecht ausüben, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 Aktiengesetz, soweit die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter darin aufgeführt werden) für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar. Dies gilt auch im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen.
Die Gesellschaft löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre und Aktionärsvertreter das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertreter ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu.
Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet, steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch ein Widerspruchsrecht zu.
Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre und Aktionärsvertreter den Datenschutzbeauftragten der DiaMonTech AG unter:
DiaMonTech AG
Datenschutzbeauftragter
Boxhagener Str. 82a
10245 Berlin
E-Mail: datenschutz@diamontech.de
Berlin, im Juli 2023
DiaMonTech AG
Berlin
| DER VORSTAND | |||
| Thorsten Lubinski | Sergius Janik | ||