Die Dividende ist gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 Aktiengesetz (AktG) am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, somit am Donnerstag, 2. Mai 2024, zur Auszahlung fällig.

Teilnahme- und Stimmrechtsvoraussetzungen

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig angemeldet haben und die im Zeitpunkt der Hauptversammlung für die angemeldeten Aktien im Aktienregister eingetragen sind. Die Anmeldung muss spätestens bis

Freitag, 19. April 2024, 24:00 Uhr MESZ,

bei der Gesellschaft in Textform (§ 126b Bürgerliches Gesetzbuch) in deutscher oder englischer Sprache eingegangen sein, und zwar unter der Anschrift

PAUL HARTMANN AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären weiterhin die Möglichkeit an, sich innerhalb der vorgenannten Frist online über das Aktionärsportal anzumelden, das sie unter dem Link

erreichen. Die hierfür benötigten Zugangsdaten werden den Aktionären mit der Mitteilung der Einberufung zugesandt. Aktionäre, die sich bereits für unseren Online-Service registriert und der elektronischen Übermittlung von Informationen zur Hauptversammlung zugestimmt haben, können sich direkt über das Aktionärsportal anmelden.

Weitere Hinweise zum Anmeldeverfahren finden sich auf dem zusammen mit der Mitteilung der Einberufung übersandten Anmeldeformular, das auch für die Vollmachtserteilung und die Erteilung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter genutzt werden kann, sowie online im Aktionärsportal.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und andere gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen, Institute oder Unternehmen können das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben.

Die zur Teilnahme berechtigten Aktionäre beziehungsweise ihre Bevollmächtigten erhalten Eintrittskarten zur Hauptversammlung. Aktionäre, die sich über das Aktionärsportal anmelden, haben die Möglichkeit, sich ihre Eintrittskarte unmittelbar selbst auszudrucken. Anders als die Anmeldung zur Hauptversammlung ist die Eintrittskarte nicht Teilnahmevoraussetzung, sondern dient lediglich der Vereinfachung des Ablaufs an den Einlasskontrollen für den Zugang zur Hauptversammlung.

Aktionäre, die sich per E-Mail anmelden wollen, werden gebeten, ihren vollständigen Namen, ihre Adresse und ihren in das Aktienregister eingetragenen Bestand an Aktien der PAUL HARTMANN AG anzugeben.

Das Teilnahme- und Stimmrecht setzt voraus, dass eine Eintragung als Aktionär im Aktienregister am Tag der Hauptversammlung besteht. Auch hinsichtlich der Anzahl der Stimmrechte ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden allerdings in der Zeit von Samstag, 20. April 2024, 0:00 Uhr MESZ, bis einschließlich zum Tag der Hauptversammlung am Freitag, 26. April 2024, 24:00 Uhr MESZ, keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen. Der für Ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung maßgebliche Aktienbestand entspricht somit Ihrem am Freitag, 19. April 2024, 24:00 Uhr MESZ, im Aktienregister eingetragenen Aktienbestand.

Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall der Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich.

Die Nutzung des Aktionärsportals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die Zugangsdaten zum Aktionärsportal erhält, sofern die Zugangsdaten nicht direkt an den Bevollmächtigten versandt wurden.

Aktionäre, die von der Möglichkeit der Bevollmächtigung Gebrauch machen wollen, werden gebeten, dies frühzeitig zu tun, um einen rechtzeitigen Zugang der Zugangsdaten bei dem Bevollmächtigten zu ermöglichen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können schriftlich oder in Textform (auch elektronisch, per E-Mail) erfolgen; § 135 AktG bleibt unberührt. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft müssen – sofern dies nicht am Tag der Hauptversammlung an der Einlasskontrolle erfolgt – der Gesellschaft spätestens bis Donnerstag, 25. April 2024, 12:00 Uhr MESZ, unter der nachstehend bestimmten Adresse zugehen:

PAUL HARTMANN AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Aktionäre können für die Vollmachtserteilung den entsprechenden Abschnitt des ihnen mit der Mitteilung der Einberufung übersandten Anmeldebogens verwenden oder eine gesonderte formgerechte Vollmacht ausstellen. Eine Vollmacht kann auch online über das Aktionärsportal erteilt und dadurch nachgewiesen werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung über das Aktionärsportal ist ebenfalls bis Donnerstag, 25. April 2024, 12:00 Uhr MESZ, möglich. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann auch dadurch erbracht werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorzeigt.

Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Die Vollmachtserklärung muss vollständig sein und darf ausschließlich mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen.

Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Als kostenlosen Service bieten wir unseren Aktionären an, sich nach Maßgabe ihrer Weisungen durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Auch in diesem Fall ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Aktionäre können für die Vollmachts- und Weisungserteilung den entsprechenden Abschnitt des ihnen mit der Mitteilung der Einberufung übersandten Anmeldebogens oder das Aktionärsportal verwenden oder eine gesonderte formgerechte Vollmacht ausstellen. Die Erteilung der Vollmacht (mit Weisungen) und ihr Widerruf können schriftlich oder in Textform (auch elektronisch per E-Mail) erfolgen. Vollmachten für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen erteilt werden und der Gesellschaft spätestens bis Donnerstag, 25. April 2024, 12:00 Uhr MESZ, unter der nachstehend bestimmten Adresse zugehen:

PAUL HARTMANN AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über das Aktionärsportal ist ebenfalls bis Donnerstag, 25. April 2024, 12:00 Uhr MESZ, möglich. Erhalten die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft für denselben Aktienbestand bis Donnerstag, 25. April 2024, 12:00 Uhr MESZ, sowohl mittels des Vollmachts- und Weisungsformulars als auch über das Internet (Aktionärsportal) Vollmacht und Weisungen, werden unabhängig von den Eingangsdaten ausschließlich die über das Internet erteilte Vollmacht und erteilten Weisungen als verbindlich angesehen. Davon unberührt bleibt die Möglichkeit, die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch noch vor Ort während der Hauptversammlung zu bevollmächtigen.

Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen keine Aufträge zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 und § 127 AktG müssen der Gesellschaft spätestens bis Donnerstag, 11. April 2024, 24:00 Uhr MESZ, zugehen. Sie sind ausschließlich zu richten an:

PAUL HARTMANN AG
Investor Relations
Paul-Hartmann-Str. 12
89522 Heidenheim
bzw.
Postfach 13 60
89504 Heidenheim
oder per E-Mail: hauptversammlung@hartmann.info

Anderweitig adressierte oder verspätet zugegangene Anträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge und Wahlvorschläge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt. Wir weisen darauf hin, dass auch Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, in der Hauptversammlung nur Beachtung finden, wenn sie dort erneut gestellt werden.

Hinweise zum Datenschutz

Die PAUL HARTMANN AG, Paul-Hartmann-Straße 12, 89522 Heidenheim, verarbeitet im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), als Verantwortlicher personenbezogene Daten der Aktionäre und, im Falle der Stimmrechtsvertretung, auch der Aktionärsvertreter (z.B. Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Aktionärsnummer und Zugangsdaten).

Die Aktien der PAUL HARTMANN AG sind Namensaktien, die unter Angabe personenbezogener Daten in das Aktienregister einzutragen sind. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Führung des Aktienregisters, die Versendung der Mitteilung über die Einberufung, die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung und um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an und die Ausübung von Rechten im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen, rechtlich zwingend erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i. V. m. §§ 67, 118 ff. AktG). Wenn Aktionäre ihre Einwilligung zur Kontaktaufnahme im Wege der digitalen Kommunikation erteilt haben, um zukünftig Informationen digital zu erhalten (insbesondere die Mitteilung über die Einberufung der Hauptversammlung), verarbeiten wir ihre personenbezogenen Daten auch auf Grundlage der jeweils erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO). Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die für die Organisation der Hauptversammlung und den störungsfreien und sicheren Betrieb des Aktionärsportals erforderlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Soweit die Aktionäre ihre personenbezogenen Daten nicht selbst zur Verfügung stellen, erhält die PAUL HARTMANN AG diese in der Regel von dem Kreditinstitut, das die Aktionäre mit der Verwahrung ihrer Aktien beauftragt haben (Depotbank bzw. Letztintermediär).

Die von der PAUL HARTMANN AG zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die Daten der Aktionäre ausschließlich nach Weisung der PAUL HARTMANN AG und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der PAUL HARTMANN AG und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter haben, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG). Entsprechendes gilt im Zusammenhang mit der Beantwortung von Fragen. Die Gesellschaft behält sich vor, Fragesteller im Rahmen der Fragenbeantwortung namentlich zu nennen.

Die PAUL HARTMANN AG löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen besteht ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs-, Verarbeitungseinschränkungs- sowie im Falle der Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Basis der überwiegenden berechtigten Interessen ein Widerspruchs- und im Falle der Verarbeitung auf Basis einer Einwilligung ein Widerrufsrecht auf Seiten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter. Zudem besteht das Recht auf Datenübertragbarkeit und auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Die Rechteausübung kann unter

wahrgenommen werden. Der Datenschutzbeauftragte der PAUL HARTMANN AG ist für Anmerkungen und Rückfragen unter:

zu erreichen.

Weitere Informationen zum Datenschutz sind unter

einsehbar.