IVU Traffic Technologies AG – Einladung zur Hauptversammlung 2024 ( am 29. Mai 2024 um 11:00 Uhr)

IVU Traffic Technologies AG

Berlin

WKN 744850
ISIN DE0007448508

Einladung zur Hauptversammlung 2024 am 29. Mai 2024

Wir laden unsere Aktionäre hiermit zur ordentlichen Hauptversammlung der IVU Traffic Technologies AG ein, die
am Mittwoch, den 29. Mai 2024
um 11:00 Uhr (MESZ)
in den Räumen der IVU Traffic Technologies AG in der Bundesallee 88 in Berlin stattfindet.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des § 121 Abs. 3 Satz 1 AktG ist der Sitz der Gesellschaft in der Bundesallee 88, 12161 Berlin.

TAGESORDNUNG

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der IVU Traffic Technologies AG für das Geschäftsjahr 2023 und des gebilligten Konzernabschlusses, des Lageberichts des Vorstands für die IVU Traffic Technologies AG und des Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 und des erläuternden Berichts zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4, 315 Abs. 4 HGB

Die genannten Unterlagen sind von der Einberufung an über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.ivu.de/​investoren/​hauptversammlung

zugänglich. Alle vorzulegenden Unterlagen werden dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein und in der Hauptversammlung näher erläutert werden. Auf der genannten Internetseite finden sich auch die Erklärung zur Unternehmensführung mit der Berichterstattung zur Corporate Governance sowie der Vergütungsbericht zum Geschäftsjahr 2023. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und Konzernabschluss gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist daher zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns der IVU Traffic Technologies AG

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der Gesellschaft des am 31.12.2023 abgelaufenen Geschäftsjahrs 2023 in Höhe von 10.753.063,93 € wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung einer Dividende von 0,26 € je dividendenberechtigter Stückaktie: 4.538.804,92 €
Gewinnvortrag: 6.214.259,01 €

Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf Auszahlung der Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig, mithin am 3. Juni 2024.

Zum Zeitpunkt der Einberufung besitzt die Gesellschaft 262.218 Stück eigene Aktien. Diese sind gemäß § 71b AktG nicht dividendenberechtigt. Sollte sich die Zahl der dividendenberechtigten Stückaktien bis zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns ändern, wird der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag unterbreitet, der unverändert eine Dividende von 0,26 € je dividendenberechtigte Stückaktie vorsieht. Die Beträge für die Ausschüttungssumme und den Gewinnvortrag werden entsprechend angepasst.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers, des Konzernabschlussprüfers sowie des Prüfers für die Nachhaltigkeitsberichterstattung für das Geschäftsjahr 2024

Der Aufsichtsrat schlägt – gestützt auf die Empfehlung seines Prüfungsausschusses – vor, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 sowie zum Prüfer für die gegebenenfalls prüferische Durchsicht von Zwischenberichten bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung zu bestellen.

Der Aufsichtsrat schlägt – gestützt auf die Empfehlung seines Prüfungsausschusses – des Weiteren vor, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin zum Prüfer für die Nachhaltigkeitsberichterstattung mit Wirkung zum Inkrafttreten des CSRD-Umsetzungsgesetzes vorsorglich zu bestellen. Die Durchführung der Bestellung wird nur für den Fall angeordnet, dass ein für das Geschäftsjahr 2024 aufzustellender Nachhaltigkeitsbericht extern durch einen von der Hauptversammlung zu bestellenden Prüfer inhaltlich zu prüfen ist.

6.

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts nach § 162 AktG

Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 AktG über die im Geschäftsjahr 2023 den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats gewährte und geschuldete Vergütung erstellt. Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Abs. 3 AktG durch den Abschlussprüfer daraufhin geprüft, ob die gesetzlich geforderten Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht wurden. Der Vermerk über die formelle Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht beigefügt. Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023 zu billigen. Der Vergütungsbericht ist im Anschluss an die Tagesordnung unter „Vergütungsbericht nach § 162 AktG“ in der Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung vollständig abgedruckt.

7.

Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands zum Erwerb eigener Aktien gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG mit der Möglichkeit des Bezugsrechtsausschlusses bei der Veräußerung der eigenen Aktien sowie Aufhebung der Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien vom 29. Mai 2019

Die Hauptversammlung der IVU Traffic Technologies AG vom 29. Mai 2019 hat den Vorstand ermächtigt, bis zum Ablauf des 28. Mai 2024 Aktien der Gesellschaft zu jedem nach § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG zulässigen Zweck im Rahmen der gesetzlichen Beschränkungen zu erwerben. Diese Ermächtigung soll erneuert werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den folgenden Beschluss zu fassen:

Die Gesellschaft wird mit Wirkung vom Ablauf des Tages der Hauptversammlung vom 29. Mai 2024 an dazu ermächtigt, eigene Aktien zu jedem nach § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG zulässigen Zweck im Rahmen der gesetzlichen Beschränkungen und nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen zu erwerben. Die Ermächtigung ist auf den Erwerb von Aktien mit einem auf diese Aktien entfallenden anteiligen Betrag des Grundkapitals von 1.771.916,00 € beschränkt, das sind 10 % des Grundkapitals am Tag der Hauptversammlung in Höhe von 17.719.160,00 €.

a)

Die Ermächtigung kann ganz oder in Teilbeträgen, einmal oder mehrmals, in Verfolgung eines oder mehrerer Zwecke im Rahmen der vorgenannten Beschränkung von der Gesellschaft, aber auch von zur Ausübung der Ermächtigung von der Gesellschaft beauftragten abhängigen oder im Mehrheitsbesitz der Gesellschaft stehenden Unternehmen oder von für ihre oder deren Rechnung handelnden Dritten ausgeübt werden.

b)

Die erworbenen Aktien dürfen zusammen mit anderen eigenen Aktien, die sich im Besitz der Gesellschaft befinden oder ihr nach den §§ 71a ff. AktG zuzurechnen sind, zu keinem Zeitpunkt 10 % des Grundkapitals übersteigen. Die Ermächtigung darf nicht zum Zwecke des Handels in eigenen Aktien genutzt werden.

c)

Die Erwerbsermächtigung gilt bis zum 28. Mai 2029. Die derzeit bestehende, durch die ordentliche Hauptversammlung am 29. Mai 2019 zu Tagesordnungspunkt 9 erteilte und bis zum 28. Mai 2024 befristete Ermächtigung zum Erwerb und zur Verwendung eigener Aktien zu sonstigen Zwecken wird mit Wirksamwerden der neuen Ermächtigung aufgehoben, soweit davon kein Gebrauch gemacht wurde.

d)

Der Erwerb der Aktien erfolgt unter Wahrung des Gleichbehandlungsgrundsatzes gemäß § 53a AktG über die Börse. Der von der Gesellschaft gezahlte Kaufpreis je Aktie (ohne Erwerbsnebenkosten) darf den Schlusskurs, der für Aktien der Gesellschaft gleicher Ausstattung an dem Erwerbstag vorangegangenen Börsenhandelstag im Xetra-Handel (oder einem entsprechenden Nachfolgesystem) an der Wertpapierbörse Frankfurt am Main ermittelt wird, um nicht mehr als 10 % überschreiten oder um nicht mehr als 20 % unterschreiten.

e)

Der Vorstand wird ermächtigt, Aktien der Gesellschaft, die aufgrund dieser Ermächtigung erworben wurden, zu allen gesetzlichen Zwecken zu verwenden und diese insbesondere neben einer Veräußerung über die Börse oder über ein Angebot an alle Aktionäre ganz oder teilweise auch

(1)

in anderer Weise als über die Börse oder über ein Angebot an alle Aktionäre gegen Barzahlung zu veräußern, wenn der Preis, zu dem Aktien der Gesellschaft an Dritte abgegeben werden, den Börsenpreis der bereits an der Börse gehandelten Aktien der Gesellschaft am Tag der verbindlichen Vereinbarung mit dem Dritten (ohne Nebenkosten) nicht wesentlich unterschreitet,

(2)

Arbeitnehmern der Gesellschaft und der mit der Gesellschaft im Sinne der §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen als Belegschaftsaktien anzubieten oder sie zur Erfüllung der Verpflichtungen zu verwenden, die sich aus den zum Erwerb solcher anzubietender Belegschaftsaktien eingegangenen Wertpapierdarlehen/​Wertpapierleihen ergeben,

(3)

Dritten im Rahmen des Erwerbs von Unternehmen, Unternehmensteilen oder von Beteiligungen an Unternehmen bzw. im Rahmen von Unternehmenszusammenschlüssen oder im Rahmen des Erwerbs von Immaterialgüterrechten bzw. gewerblichen Schutzrechten, von urheberrechtlichen Nutzungsrechten, von hierauf gerichteten Lizenzen, sowie von sonstigen Wirtschaftsgütern als (Teil-)Gegenleistung anzubieten und auf diese Dritten zu übertragen, oder

(4)

einzuziehen, ohne dass die Einziehung oder die Durchführung der Einziehung eines weiteren Hauptversammlungsbeschlusses bedarf, wobei die Einziehung sowohl unter Herabsetzung des Grundkapitals als auch unter Erhöhung des Anteils der übrigen Aktien am Grundkapital, § 237 Abs. 2 und Abs. 3 Nr. 3 i.V.m. § 8 Abs. 3 AktG, erfolgen kann.

f)

Der Aufsichtsrat wird ermächtigt, die aufgrund dieser oder einer früheren Ermächtigung erworbenen eigenen Aktien den Mitgliedern des Vorstands der Gesellschaft in Erfüllung der jeweils geltenden Vergütungsvereinbarungen zu übertragen.

g)

Die Ermächtigungen unter d), e) Abs. (1) bis (4) und f) können ganz oder in Teilbeträgen, einmal oder mehrmals, einzeln oder gemeinsam ausgenutzt werden.

Die Ermächtigungen unter e) Abs. (1) bis (3) können auch von zur Ausübung der Ermächtigung von der Gesellschaft beauftragten abhängigen oder im Mehrheitsbesitz der Gesellschaft stehenden Unternehmen oder von für ihre oder deren Rechnung handelnden Dritten ausgenutzt werden.

Das Bezugsrecht der Aktionäre auf die eigenen Aktien der Gesellschaft wird ausgeschlossen, soweit diese Aktien gemäß den vorstehenden Ermächtigungen in e) Abs. (1) bis (3) und f) verwendet werden.

h)

Für eine Veräußerung der Aktien gemäß der Ermächtigung in e) Abs. (1) gilt weiter Folgendes: Der anteilige Betrag des Grundkapitals, der auf die zu veräußernden Aktien entfällt, darf die Grenze von insgesamt 10 % des im Zeitpunkt der Beschlussfassung über diese Ermächtigung oder – falls dieser Wert geringer ist – des im Zeitpunkt der Veräußerung der Aktien bestehenden Grundkapitals nicht überschreiten. Auf diese Begrenzung ist der anteilige Betrag des Grundkapitals anzurechnen, der auf Aktien entfällt, die während der Laufzeit dieser Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien bis zum Zeitpunkt der Veräußerung eigener Aktien gemäß dieser e) Abs. (1) aufgrund einer anderen entsprechenden Ermächtigung unter Ausschluss des Bezugsrechts in unmittelbarer oder entsprechender Anwendung des § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG ausgegeben oder veräußert wurden, soweit eine derartige Anrechnung gesetzlich geboten ist. Ferner ist auf diese Begrenzung die Ausgabe neuer Aktien anzurechnen, sofern sie während der Laufzeit dieser Ermächtigung unter Ausschluss des Bezugsrechts aus einem von der Hauptversammlung genehmigten Kapital gemäß §§ 203 i.V.m. 186 Abs. 3 Satz 4 AktG erfolgt.

i)

Im Fall der Einziehung der Aktien gemäß der Ermächtigung in e) Abs. (4) ohne Kapitalherabsetzung wird der Vorstand gemäß § 237 Abs. 3 Nr. 3, 2. Halbsatz AktG ermächtigt, die Angabe der Zahl der Aktien in der Satzung entsprechend anzupassen. Im Fall der Einziehung der Aktien gemäß der Ermächtigung in e) Abs. (4) bei gleichzeitiger Kapitalherabsetzung wird der Vorstand ermächtigt, das Grundkapital um den auf die eingezogenen Aktien entfallenden anteiligen Betrag des Grundkapitals herabzusetzen und die Angabe der Zahl der Aktien und des Grundkapitals in der Satzung entsprechend anzupassen.

Der Aufsichtsrat kann beschließen, dass von dieser Ermächtigung generell oder in durch den Aufsichtsrat bestimmten Fällen nur mit seiner Zustimmung Gebrauch gemacht werden darf.

8.

Beschlussfassung über die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern

Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 95 Abs. 1, 96 Abs. 1 Unterabsatz 4, 101 Abs. 1 AktG i.V.m. §§ 1 Abs. 1 Nr. 1, 4 Abs. 1 Drittelbeteiligungsgesetz i.V.m. § 9 Abs. 1 und 2 der Satzung der Gesellschaft aus vier von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern der Aktionäre und zwei von den Arbeitnehmern nach den Bestimmungen des Drittelbeteiligungsgesetzes zu wählenden Mitgliedern zusammen. Mindestens 30 Prozent der Aufsichtsratsmitglieder müssen Frauen und mindestens ebenso viele Aufsichtsratsmitglieder müssen Männer sein. Der Mindestanteil ist grundsätzlich vom Aufsichtsrat insgesamt zu erfüllen.

Das Amt der bisherigen Aufsichtsratsmitglieder der Gesellschaft endet mit Ablauf der für den 29. Mai 2024 einberufenen Hauptversammlung. Daher ist die Neuwahl der von den Anteilseignern zu wählenden Aufsichtsratsmitgliedern erforderlich.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die nachfolgend unter Ziffer (1) bis (4) genannten Personen mit Wirkung ab Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung 2024 als Vertreter der Aktionäre in den Aufsichtsrat zu wählen. Die Bestellung der unter Ziffer (1) bis (2) genannten Personen erfolgt für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, welche über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit (also voraussichtlich die Hauptversammlung 2029) beschließt. Die Bestellung der unter Ziffer (3) genannten Person erfolgt für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, welche über die Entlastung für das dritte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit (also voraussichtlich die Hauptversammlung 2028) beschließt. Die Bestellung der unter Ziffer (4) genannten Person erfolgt für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, welche über die Entlastung für das zweite Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit (also voraussichtlich die Hauptversammlung 2027) beschließt. Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird jeweils nicht mitgerechnet.

(1)

Bert Meerstadt, Bussum (Niederlande), Unternehmer

(2)

Ute Witt, Potsdam, Wirtschaftsprüferin/​Steuerberaterin

(3)

Prof. Dr. Barbara Lenz, Berlin, Verkehrsforscherin und Mobilitätsexpertin

(4)

Dr. Heiner Bente, Hamburg, Unternehmer

Mandate:

Die zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten sind bei den nachfolgend unter (i) aufgeführten Gesellschaften Mitglied eines gesetzlich zu bildenden Aufsichtsrats bzw. bei den unter (ii) aufgeführten Gesellschaften Mitglied eines vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremiums eines Wirtschaftsunternehmens.

(1)

Bert Meerstadt

(i) Centraal Boekhuis B.V., Aufsichtsratsvorsitzender
(ii) keine
(2)

Ute Witt

(i) Sellutions AG, Aufsichtsratsvorsitzende
Schöler Fördertechnik AG
Charité Research Organisation GmbH
(ii) keine
(3)

Prof. Dr. Barbara Lenz

(i) Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) AöR
(ii) keine
(4)

Dr. Heiner Bente

(i) keine
(ii) keine

Weitere Angaben sind den Lebensläufen, die im Anhang zu dieser Einladung abgedruckt sind, zu entnehmen.

Der Wahlvorschlag des Aufsichtsrats strebt die Ausfüllung der vom Aufsichtsrat beschlossenen Ziele für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats sowie des von ihm erarbeiteten Kompetenzprofils für das Gesamtgremium entsprechend dem Grundsatz 11 des Deutschen Corporate Governance Kodex an. Frau Witt verfügt über Sachverstand auf dem Gebiet der Rechnungslegung und Abschlussprüfung; Herr Bente verfügt über Sachverstand auf dem Gebiet der Abschlussprüfung im Sinne von § 100 Abs. 5 AktG.

Gemäß dem Deutschen Corporate Governance Kodex werden die vorgeschlagenen Kandidaten darauf achten, dass ihnen für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben genügend Zeit zur Verfügung steht; außerdem hat sich der Aufsichtsrat bei den vorgeschlagenen Kandidaten versichert, dass sie den für das Amt zu erwartenden Zeitaufwand aufbringen können.

Nach Einschätzung des Aufsichtsrats stehen die Kandidaten in keiner nach dem Deutschen Corporate Governance Kodex offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur Gesellschaft oder zu deren Konzernunternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär.

Die Wahlen zum Mitglied des Aufsichtsrats sollen als Einzelwahlen erfolgen.

9.

Beschlussfassung über die Änderung von § 18 Abs. 1 der Satzungsregelung

Durch das Gesetz zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen (Zukunftsfinanzierungsgesetz – ZuFinG) wurde § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG dahingehend geändert, dass sich bei börsennotierten Gesellschaften der Nachweis des Anteilsbesitzes für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung nicht wie bisher auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung beziehen muss, sondern auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung. Die Gesetzesänderung erfolgte ausschließlich zum Zweck der Angleichung an die Definition des Nachweisstichtags in der zugrundeliegenden EU-Durchführungsverordnung (vgl. Artikel 1 Nummer 7 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/​1212 der Kommission vom 3. September 2018 zur Festlegung von Mindestanforderungen zur Umsetzung der Bestimmungen der Richtlinie 2007/​36/​EG des Europäischen Parlaments und des Rates in Bezug auf die Identifizierung der Aktionäre, die Informationsübermittlung und die Erleichterung der Ausübung der Aktionärsrechte). Eine materielle Änderung der Frist ist hiermit nicht verbunden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, § 18 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft wie folgt neu zu fassen:

„1.

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die der Gesellschaft ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nach Maßgabe der folgenden Sätze dieses Abs. 1 nachgewiesen haben. Dafür reicht ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit der Echtheit des Berechtigungsnachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Der Nachweis muss sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Versammlung beziehen und der Gesellschaft, unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Versammlung nicht mitzurechnen sind. Im Übrigen gilt § 121 Absatz 7 Aktiengesetz.“

10.

Bestätigungsbeschluss gemäß § 244 AktG betreffend die Beschlussfassung zu Tagesordnungspunkt 2 (Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns der IVU Traffic Technologies AG) der Hauptversammlung vom 25. Mai 2023

Die Hauptversammlung der IVU Traffic Technologies AG hat am 25. Mai 2023 zu Tagesordnungsordnungspunkt 2 über die Verwendung des Bilanzgewinns der Gesellschaft beschlossen. Danach ist der Bilanzgewinn der Gesellschaft des am 31.12.2022 abgelaufenen Geschäftsjahres 2022 in Höhe von 14.285.658,33 € wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung einer Dividende von 0,24 € je dividendenberechtigter Stückaktie: 4.227.739,20 €
Gewinnvortrag: 10.057.919,13 €

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den zu Tagesordnungspunkt 2 gefassten Beschluss der Hauptversammlung vom 25. Mai 2023 über die Verwendung des Bilanzgewinns der IVU Traffic Technologies AG des am 31.12.2022 abgelaufenen Geschäftsjahres gemäß § 244 AktG zu bestätigen.

ANHANG

Vergütungsbericht nach § 162 AktG für das Geschäftsjahr 2023
(Tagesordnungspunkt 6)

Präambel

Der Vergütungsbericht wurde entsprechend den Anforderungen des §162 Aktiengesetz (AktG) von Aufsichtsrat und Vorstand der IVU Traffic Technologies AG gemeinsam für das Geschäftsjahr 2023 erstellt und erläutert gemäß den anwendbaren gesetzlichen Vorgaben und den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) in der Fassung vom 28. April 2022 die Grundzüge des Vergütungssystems für Vorstand und Aufsichtsrat sowie die gewährte und geschuldete Vergütung der einzelnen Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder für den Zeitraum vom 01. Januar 2023 bis 31.Dezember 2023.

Vergütung des Vorstands

Billigung des Vergütungssystems durch die Aktionäre

Gemäß § 120a Abs. 1 AktG beschließt die Hauptversammlung der IVU Traffic Technologies AG bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems, mindestens jedoch alle vier Jahre, über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder. Die Beschlussfassung des im Vergütungsbericht 2023 anzuwendenden Vergütungssystems ist in der Hauptversammlung am 25.Mai 2022 erfolgt.

Vergütungssystem

Grundlagen

Das Vergütungssystem leistet einen wesentlichen Beitrag zur Förderung der Geschäftsstrategie der IVU Traffic Technologies AG und zur langfristigen und nachhaltigen Entwicklung der Gesellschaft. In Umsetzung des Unternehmenszwecks, öffentliche Mobilität für Personen und Güter auf hohem Niveau zu stärken und zu optimieren, will die IVU Traffic Technologies AG in ihrem Kerngeschäft wachsen und die Digitalisierung ihrer Kunden vorantreiben. Das Vergütungssystem incentiviert die Erreichung der vorgenannten strategischen Ziele, unterstützt deren Verknüpfung und setzt wirksame Anreize für die langfristige wertschaffende Entwicklung des Unternehmens unter Berücksichtigung der Interessen von Aktionären, Kunden, Mitarbeitenden und weiteren Stakeholdern.

Die Festsetzung des Vergütungssystems erfolgt gemäß § 87 Abs. 1 AktG durch den Aufsichtsrat. Das Gesamtgremium des Aufsichtsrats berät und beschließt dabei über Empfehlungen des Präsidialausschusses. Der Präsidialausschuss entwickelt Empfehlungen zum System der Vorstandsvergütung. Er orientiert sich dabei an der Geschäftsstrategie und an der langfristigen und nachhaltigen Entwicklung der Gesellschaft sowie an den Empfehlungen des DCGK. Präsidialausschuss und Aufsichtsrat können bei Bedarf die Beratung durch externe Vergütungsexperten in Anspruch nehmen. Dabei wird auf deren Unabhängigkeit vom Vorstand und vom Unternehmen geachtet. Für die Behandlung von Interessenkonflikten der Mitglieder des Aufsichtsrats werden die Empfehlungen des DCGK und die Regelungen der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse auch bei Festlegung, Prüfung und Umsetzung des Vergütungssystems eingehalten. Interessenkonflikte sind gegenüber dem Aufsichtsrat offenzulegen und von diesem nebst ihrer Behandlung der Hauptversammlung zu berichten. Im Falle eines Interessenkonflikts nimmt das betroffene Aufsichtsrats- bzw. Ausschussmitglied nicht an der diesbezüglichen Diskussion und Abstimmung im Aufsichtsrat beziehungsweise im Präsidialausschuss teil. Das vom Aufsichtsrat beschlossene Vergütungssystem wird der Hauptversammlung zur Billigung vorgelegt. Die regelmäßige Prüfung des Vergütungssystems erfolgt durch den Aufsichtsrat. Er wird dabei vom Präsidialausschuss unterstützt, der die Prüfung vorbereitet und Empfehlungen ausspricht. Bei Bedarf beschließt der Aufsichtsrat Änderungen.

Bei der Festsetzung der Gesamtbezüge des einzelnen Vorstandsmitglieds sorgt der Aufsichtsrat dafür, dass diese in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des Vorstandsmitglieds sowie zur Lage der Gesellschaft stehen und die übliche Vergütung nicht ohne besondere Gründe übersteigen. Der Aufsichtsrat berücksichtigt dabei die Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmenden der Gesellschaft. Im externen Vergleich der Gesamtbezüge wird eine im Hinblick auf die Marktstellung der Gesellschaft (insbesondere Branche, Größe, Land) geeignete Gruppe von Unternehmen aus Deutschland herangezogen. Im internen Vergleich berücksichtigt der Aufsichtsrat die Vergütung des oberen Führungskreises und der Gesamtbelegschaft in Deutschland. Dies erfolgt über einen Vergleich der Relation der Vorstandsvergütung zu den Vergütungen der definierten Personengruppen. Der obere Führungskreis besteht aus der Geschäftsleitung, mithin aus der Führungsebene unterhalb des Vorstands. Im Falle von wesentlichen Verschiebungen der Relationen zwischen der Vergütung des Vorstands und der Vergleichsgruppen prüft der Aufsichtsrat die Ursachen und nimmt bei Fehlen sachlicher Gründe eine Anpassung der Vorstandsvergütung vor. Das Vergütungssystem belässt dem Aufsichtsrat die Flexibilität, bei der Höhe der Gesamtvergütung die Funktion und den Verantwortungsbereich des einzelnen Vorstandsmitglieds zu berücksichtigen.

Übersicht

Das Vergütungssystem des Vorstands der IVU Traffic Technologies AG setzt sich aus festen/​erfolgsunabhängigen und variablen/​erfolgsabhängigen Bestandteilen zusammen:

Feste
Vergütung
Grundgehalt wird monatlich ausgezahlt
Nebenleistungen insbesondere ÖPNV-Zuschuss, Überlassung eines Dienstwagens
Variable
Vergütung
kurzfristig Typ Tantieme
Begrenzung /​ Cap maximal 150 % des Grundgehalts
Leistungskriterien Profitabilität (EBIT/​RE) und Betriebsergebnis (EBIT) des IVU-Konzerns
Auszahlung jährlich nach Feststellung des Jahresabschlusses; 50 % als Zahlung und 50 % als Aktien mit dreijähriger Sperrfrist
Typ zielorientierte Sondervergütung
Begrenzung /​ Cap maximal 50 % des Grundgehalts
Leistungskriterien individuelle Ziele
Auszahlung bei Zielerreichung als Zahlung
langfristig Typ Long Term Incentive, Laufzeit 4 Jahre
Begrenzung /​ Cap maximal 400 % eines jährlichen Grundgehalts für die gesamte Laufzeit
Leistungskriterien Entwicklung der IVU-Marktkapitalisierung relativ zu einem Vergleichsindex und Erreichung von drei ESG-Kriterien
Auszahlung nach der vierjährigen Performanceperiode in Aktien mit zweijähriger Sperrfrist
Malus /​ Clawback teilweise oder vollständige Rückforderung der variablen Vergütung möglich

Feste Vergütung

Die feste Vergütung setzt sich aus einem Grundgehalt und Nebenleistungen zusammen. Das Grundgehalt wird monatlich ausgezahlt. Mit dem Grundgehalt ist eine etwaige Übernahme von Mandaten bei Konzerngesellschaften abgegolten. Sofern ein Vorstandsmitglied konzernfremde Aufsichtsratsmandate übernimmt, wird eine daraus erzielte Vergütung nicht auf die hiesige Vergütung angerechnet. Die Nebenleistungen beinhalten insbesondere einen ÖPNV-Zuschuss, die Überlassung eines Dienstwagens bzw. alternativ eine Kfz-Kompensation, sowie die Übernahme von allgemeinen Sicherheitsleistungen. Es gibt keine über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehenden Ruhegehalts- oder Vorruhestandsregelungen.

Variable Vergütung

Die Gewährung dieser Komponenten ist abhängig von finanziellen und nichtfinanziellen Leistungskriterien. Die Leistungskriterien werden aus wirtschaftlichen Kennzahlen des Unternehmens abgeleitet. Die variable Vergütung unterteilt sich in kurzfristige und langfristige Vergütungsbestandteile.

Die kurzfristige variable Vergütung („Short Term Incentive“) setzt sich aus einer Tantieme und einer zielorientierten Sondervergütung zusammen.

Die Tantieme honoriert den operativen Erfolg des Unternehmens, sie setzt sich wie folgt zusammen:

Die erste Komponente der Tantieme orientiert sich an der Erreichung der Zielmarge aus dem Verhältnis des Betriebsergebnis (EBIT – „Earnings Before Interest and Taxes“ – „Gewinn vor Zinsen und Steuern“) zum Rohergebnis (RE) der Gesellschaft. Als Zielmarge für das Geschäftsjahr, auf das sich die variable Vergütung bezieht, wird der Durchschnittswert der letzten drei Geschäftsjahre herangezogen. Dabei wird das letzte Geschäftsjahr gegenüber den beiden vorangehenden Geschäftsjahren doppelt gewichtet. Bei Erreichung der Zielmarge erhält der Vorstand eine definierte Tantieme, bei Erreichung der halben Zielmarge (untere Schranke) halbiert sich die Tantieme und bei Erreichung der anderthalbfachen Zielmarge veranderthalbfacht sich die Tantieme (obere Schranke). Zwischen den Schranken wird die Tantieme linear interpoliert, darüber ist die Tantieme konstant und darunter null.

Die zweite Komponente der Tantieme orientiert sich am durchschnittlichen EBIT der Gesellschaft der letzten drei Geschäftsjahre, wobei das Geschäftsjahr, auf welches sich die variable Vergütung bezieht, gegenüber den beiden vorangehenden Geschäftsjahren doppelt gewichtet wird. Zusätzlich führt ein EBIT, welches in dem Geschäftsjahr, auf das sich die variable Vergütung bezieht, signifikant niedriger ist als in einem der beiden Vorjahre, zu einer weiteren Reduzierung der Tantieme.

Beide Komponenten der Tantieme werden addiert. Keine Komponente kann negativ werden. Die Tantieme ist auf 150 % des Grundgehalts begrenzt.

Die Tantieme wird jährlich auf Basis des Konzernabschlusses für das jeweilige Geschäftsjahr ermittelt und zur Hälfte ausgezahlt und zur Hälfte in Aktien gewährt. Hierzu wird der auf die Hälfte der Tantieme entfallende Nettobetrag durch den durchschnittlichen XETRA-Schlusskurs der IVU-Aktie der letzten 30 Handelstage vor der Feststellung des Jahresabschlusses dividiert und die Zahl der Aktien ermittelt. Aktien, die im Rahmen der Tantieme übertragen werden, unterliegen einer dreijährigen Sperrfrist. Während der Sperrfrist sind die den Vorstandsmitgliedern übertragenen Aktien stimm- und dividendenberechtigt.

Berechnungsgrundlage für das EBIT und RE ist die Konzern-Gewinn- und -Verlustrechnung der Gesellschaft für das jeweilige Geschäftsjahr nach IFRS.

Die zielorientierte Sondervergütung wird fakultativ und individuell vereinbart. Sie ist abhängig von der Erreichung konkreter strategischer, nachhaltiger und operativer Herausforderungen des jeweiligen Vorstandsmitglieds. Die Methode zur Feststellung der Zielerreichung folgt aus den jeweiligen Zielen. Sie wird bei Zielerreichung jährlich ausgezahlt. Die zielorientierte Sondervergütung ist auf 50 % des Grundgehalts begrenzt.

Langfristige variable Vergütung

Die langfristige variable Vergütung („Long Term Incentive“) ist auf die langfristige Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet. Maßgebliches Erfolgsziel für die Berechnung des Long Term Incentives ist die Steigerung der Marktkapitalisierung der Gesellschaft während der Performanceperiode unter Berücksichtigung der Wertentwicklung des Vergleichsindexes und unter Berücksichtigung der Erreichung der Nachhaltigkeitsziele (ESG-Kriterien).

Das Long Term Incentive hat eine Laufzeit von vier Jahren, es beginnt am 01. Januar 2023 und endet am 31. Dezember 2026 (Performanceperiode). Die gesamten Ansprüche aus dem Long Term Incentive werden den Vorstandsmitgliedern erst nach Ablauf der Performanceperiode in Form von Aktien der Gesellschaft vergütet, die einer Sperrfrist von zwei Jahren unterliegen. Aufgrund der vorherigen vierjährigen Performanceperiode ist die Verfügungsmöglichkeit für diesen Vergütungsbestandteil somit für die Dauer von sechs Jahren nicht gegeben. Während der zweijährigen Sperrfrist sind die den Vorstandsmitgliedern übertragenen Aktien stimm- und dividendenberechtigt. Die dem Vorstand zu übertragenden Aktien hat/​wird die IVU Traffic Technologies AG im Rahmen eines Aktienrückkaufprogramms unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben als eigene Aktien zunächst erwerben oder sonst in der von der Hauptversammlung beschlossenen Weise unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben an den Vorstand ausgeben.

Die Steigerung der Marktkapitalisierung wird wie folgt ermittelt:

Zunächst wird die absolute Steigerung der Marktkapitalisierung der Gesellschaft ermittelt. Hierzu wird die Differenz der Marktkapitalisierung der Gesellschaft mit einem Mittelkurs der letzten 30 Handelstage des Jahres 2026 und der ersten 30 Handelstage des Jahres 2023 gebildet.

Die absolute Steigerung der Marktkapitalisierung wird mit der Entwicklung des Börsenindex „DAXsector Software“ im gleichen Zeitraum gewichtet.

Alle Kursbetrachtungen basieren auf den Kursdaten im XETRA Handel an der Frankfurter Wertpapierbörse oder einem Nachfolgesystem.

Die Erfolgsziele für die Erreichung der ESG-Kriterien (Environment, Social, Governance) für nachhaltiges unternehmerisches Wirken orientieren sich an der Mitarbeiterzufriedenheit abgeleitet aus der Umfrage „Great Place To Work“ (GPTW) und am Frauenanteil im Führungskreis der Gesellschaft. Die ESG-Kriterien sind wie folgt definiert:

Als Kennzahlen der Mitarbeiterzufriedenheit werden die GPTW-Gesamtbewertung sowie der GPTW-Trustindex herangezogen. Für beide Kennzahlen wird das Verhältnis zwischen definiertem Ziel und tatsächlichem Befragungsergebnis am Ende der Performanceperiode ermittelt.

Der Anteil an weiblichen Führungskräften soll in der Performanceperiode sowohl absolut als auch insbesondere auf den höheren Führungsebenen gesteigert werden. Der Führungskreis der IVU besteht aus den Führungskräften der drei Ebenen unterhalb des Vorstands: Geschäftsleitung, Bereichsleitung und Teamleitung. Um die Steigerung des weiblichen Anteils an Führungskräften zu messen, wird das Verhältnis zwischen definiertem Ziel und tatsächlichem gewichteten Frauenanteil am Ende der Performanceperiode ermittelt.

Der ESG-Faktor ist der arithmetische Mittelwert der drei ESG-Kriterien. Er kann minimal 0,9 und maximal 1,1 betragen.

Zur Berechnung der Anzahl der am Ende der Performanceperiode zu übertragenden Aktien wird nun die indexgewichtete Steigerung der Marktkapitalisierung der Gesellschaft mit dem ESG-Faktor und einem definierten Anteil für jedes Vorstandsmitglied multipliziert. Die langfristige variable Vergütung ist dabei für die Summe der vierjährigen Performanceperiode auf 400 % eines jährlichen Grundgehalts begrenzt.

Die Übertragung der Aktien findet so bald als möglich nach dem Ablauf der Performanceperiode statt. Für die Übertragung der Aktien wird der durchschnittliche XETRA-Schlusskurs der IVU-Aktie der letzten 30 Handelstage herangezogen

Maximalvergütung

Die Maximalvergütung ist die Gesamtvergütung, die einem Vorstandsmitglied bei optimalem Geschäftsverlauf insgesamt für ein Geschäftsjahr maximal zufließt. Im Falle einer Maximalvergütung sollen Grundgehalt und Nebenleistungen rund 25 % der Vergütung, Tantieme und zielorientierte Sondervergütung rund 50 % und das Long Term Incentive rund 25 % betragen. Die Maximalvergütung pro Jahr beträgt für den gesamten Vorstand höchstens 3.700 T€. Die Maximalvergütung schließt die anteilige Wertzuteilung des Long Term Incentives während der Performanceperiode ein.

Malus /​ Clawback

Die IVU Traffic Technologies AG kann bei schwerwiegenden und vorsätzlich oder grob fahrlässig begangenen Verstößen eines Vorstandsmitglieds gegen seine gesetzlichen Pflichten oder gegen unternehmensinterne Verhaltensrichtlinien zum Zwecke der Kompensation eines durch die Pflichtverletzung eingetretenen Schadens von dem Vorstandsmitglied für einen Zeitraum von bis zu sechsunddreißig Monaten, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Verstoßes, die für diesen Zeitraum ausgezahlten bzw. übertragenen variablen Vergütungsbestandteile ganz oder teilweise zurückfordern.

Ferner kann die Gesellschaft Leistungen variabler Vergütungsbestandteile zurückfordern, wenn die Höhe der Leistungen auf der Grundlage von falschen Informationen berechnet wurden. Die Gesellschaft ist berechtigt, den sich aus der Neuberechnung der Höhe im Vergleich zur erfolgten Auszahlung bzw. Übertragung ergebenden Unterschiedsbetrag zurückzufordern. Die Gesellschaft hat darzulegen, dass die zur Vergütungsberechnung zugrunde gelegten Informationen falsch waren und dass die variable Vergütung des Vorstandsmitglieds aus diesem Grund zu hoch war. Die Rückforderung setzt voraus, dass der Konzernabschluss, der die falsche Information enthält, oder dem die falsche Information zugrunde liegt, von dem Wirtschaftsprüfer oder der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, der oder die den Konzernabschluss geprüft hat, nachträglich als fehlerhaft beurteilt wird.

Der Anspruch eines Vorstandsmitglieds auf Übertragung von Aktien auf Basis des Long Term Incentive Plans kann in bestimmten Beendigungskonstellationen abhängig vom Beendigungsgrund teilweise oder vollständig entfallen. Entlassungsentschädigungen werden nicht zugesagt. Bei einer Beendigung des Vorstandsamtes vor Ablauf der regulären Bestelldauer betragen eine mögliche an den Vorstand im Zusammenhang mit der Beendigung des Dienstvertrages zu gewährender Abfindung oder sonstige Leistungen einschließlich aller Nebenleistungen zusammen nicht mehr als den Wert von zwei Jahresvergütungen und nicht mehr als den Wert der Restlaufzeit des Dienstvertrages (Abfindungs-Cap).

Vergütung im Sinne des § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG

Die gewährte individuelle Vergütung des Vorstands der IVU im Geschäftsjahr 2023 (mit Vergleichszahlen für 2022) ist in der untenstehenden Tabelle aufgeführt. Die vorgesehene Maximalvergütung des Vorstands wurde nicht überschritten.

Das Vorstandsmitglied Leon Struijk erhält eine zielorientierte Sondervergütung von 75,0 T€, um sein wirtschaftliches Handeln, sein Integrationsmanagement für den Aachener Standort sowie sein erfolgreiches Wirken in Projekten der vergangenen Jahre zu honorieren.

Aus dem Long Term Incentive haben sich keine Vergütungen ergeben, da hier eine Zuteilung erst nach dem Ende der Performanceperiode erfolgt. Dadurch ergibt sich ein Anteil der festen Vergütung von rund 45% und der variablen Vergütung von rund 55%. Rückforderungen aus Malus /​ Clawback-Regelungen wurden nicht gestellt.

Im internen Vergleich entspricht die feste Vergütung des Vorstands dem 1,7-Fachen der festen Vergütung des oberen Führungskreises und dem 3,8-Fachen der Gesamtbelegschaft in Deutschland. Die Gesamtvergütung des Vorstands entspricht dem 3,0-fachen der durchschnittlichen Vergütung des oberen Führungskreises und das 8,6-fache der Gesamtbelegschaft in Deutschland.

Vergütung des Vorstands
in T€
Feste Vergütung
Grundgehalt Nebenleistungen
2022 Anteil
in %
2023 Anteil in % 2022 Anteil in % 2023 Anteil in %
Martin Müller-Elschner (CEO) 324,0 15 360,0 41 20,6 1 23,7 3
Leon Struijk (CCO) 267,5 18 294,0 37 17,9 1 20,4 3
Matthias Rust (CTO) 216,0 16 234,0 40 19,2 1 21,1 4
VORSTAND GESAMT 807,5 16 888,0 40 57,7 1 65,2 3
Vergütung des Vorstands
in T€
Variable Vergütung
Tantieme Zielorientierte
Sondervergütung
Long Term Incentive
2022 Anteil
in %
2023 Anteil
in %
2022 Anteil in % 2023 Anteil in % 2022 Anteil in % 2023 Anteil in %
Martin Müller-Elschner (CEO) 486,0 23 486,0 56 0 0 0 0 1.314,7 61 0 0
Leon Struijk (CCO) 360,0 25 401,0 51 0 0 75,0 9 821,7 56 0 0
Matthias Rust (CTO) 324,0 23 324,0 56 0 0 0 0 821,7 60 0 0
VORSTAND GESAMT 1.170,0 23 1.211,2 54 0 0 75,0 3 2.958,1 59 0 0
Vergütung des Vorstands
in T€
Gesamtvergütung
2022 2023
Martin Müller-Elschner (CEO) 2.145,3 869,7
Leon Struijk (CCO) 1.467,2 790,6
Matthias Rust (CTO) 1.380,9 579,1
VORSTAND GESAMT 4.993,4 2.239,4

Vergütung des Aufsichtsrats

Beschlussfassung über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder

Gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 der Satzung der Gesellschaft beschließt die Hauptversammlung über die Aufsichtsratsvergütung. Gemäß § 15 Abs. 1 Satz 2 der Satzung der Gesellschaft hat bei der Festsetzung der Höhe der Vergütung die Hauptversammlung den Vorsitz und den stellvertretenden Vorsitz im Aufsichtsrat sowie den Vorsitz und die Mitgliedschaft in den Aufsichtsratsausschüssen besonders zu berücksichtigen. Zudem ist nach § 113 Abs. 3 AktG bei der IVU mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen.

Die erstmalige Beschlussfassung ist in der Hauptversammlung am 27. Mai 2021 erfolgt. In der Hauptversammlung am 25. Mai 2022 erfolgte eine geringfügige Anpassung des Systems; die maximale Höhe der Vergütung wurde dabei nicht verändert.

Die Regelungen gelten für das gesamte Geschäftsjahr 2022 bis zum Geschäftsjahr 2025 oder bis zu einer Neufestsetzung gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 der Satzung.

Vergütungssystem

Grundlagen

Das Vergütungssystem zielt darauf ab, den zeitlich und inhaltlich gestiegenen Anforderungen an die Mitglieder des Aufsichtsrats sowie den gesetzlichen Regelungen und Empfehlungen des DCGK zu entsprechen.

Der Aufsichtsrat hat hierzu gemeinsam mit einem externen Berater einen horizontalen Peer Group-Vergleich durchgeführt, um eine im Vergleich moderate, aber den Anforderungen und den Verpflichtungen angemessene Vergütung der Aufsichtsratstätigkeit zu ermitteln.

Feste Vergütung

Jedes Aufsichtsratsmitglied erhält für die Aufsichtsratsarbeit die folgenden festen Vergütungsbestandteile:

Ein einfaches Mitglied erhält 8,0 T€ pro Jahr, der stellvertretende Vorsitzende 17,0 T€ pro Jahr und der Vorsitzende 44,0 T€ pro Jahr. Für die Tätigkeit im Präsidialausschuss erhalten die Mitglieder eine zusätzliche jährliche Vergütung in Höhe von 4,5 T€ und für den Vorsitz in Höhe von 9,0 T€. Für die Tätigkeit im Prüfungsausschuss erhalten die Mitglieder eine weitere jährliche Vergütung in Höhe von 4,5 T€ und für den Vorsitz in Höhe von 18,0 T€.

Bei unterjährigem Ein- oder Austritt in den Aufsichtsrat erfolgt eine zeitanteilige Vergütung auf Basis angefangener Kalendermonate.

Sitzungsgeld

Jedes Aufsichtsratsmitglied erhält pro ordentlicher Sitzung (bei Anwesenheit) ein Sitzungsgeld in Höhe von 2,5 T€ (bei vier regulären Sitzungen pro Jahr insgesamt 10,0 T€).

Erstattungen

Neben dem Ersatz seiner Auslagen im Zusammenhang mit seiner Aufsichtsratstätigkeit erstattet die IVU jedem Aufsichtsratsmitglied die auf seine Vergütung gegebenenfalls entfallende Umsatzsteuer.

Vergütung im Sinne des § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG

Die individuelle Vergütung des Aufsichtsrates der IVU im Geschäftsjahr 2023 (mit Vergleichszahlen für 2022) betrug:

Vergütung des
Aufsichtsrats in T€
Feste Vergütung Sitzungsgeld Gesamtvergütung
2022 Anteil in % 2023 Anteil in % 2022 Anteil in % 2023 Anteil in % 2022 2023
Prof. Dr. Herbert Sonntag
(Vorsitzender)
57,5 85 57,5 85 10,0 15 10,0 15 67,5 67,5
Ute Witt
(stellvertretende Vorsitzende)
35,0 78 35,0 78 10,0 22 10,0 22 45,0 45,0
Dr. Heiner Bente 12,5 56 12,5 56 10,0 44 10,0 44 22,5 22,5
Prof. Dr. Barbara Lenz 8,0 44 8,0 44 10,0 56 10,0 56 18,0 18,0
Benedikt Woelki 8,0 44 8,0 44 10,0 56 10,0 56 18,0 18,0
Axel Zimmermann 12,5 56 12,5 56 10,0 44 10,0 44 22,5 22,5
AUFSICHTSRAT GESAMT 133,5 69 133,5 69 60 31 60,0 31 193,5 193,5

Jährliche Veränderung der Vergütung

Die folgende Tabelle zeigt die prozentuale Veränderung der Gesamtvergütung der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats im Vergleich zur durchschnittlichen Vergütung der Mitarbeitenden und zur Ertragsentwicklung der IVU. Beginnend mit dem Jahr 2020 wird ein sukzessiver Aufbau der Vergleichswerte der jährlichen Vergütungsveränderung bis zum Geschäftsjahr 2025 angestrebt.

Für die Betrachtung der Entwicklung der durchschnittlichen Vergütung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wird auf die durchschnittliche Vergütung der gesamten Belegschaft der IVU an den deutschen Standorten abgestellt. Dabei wurde bei Teilzeitarbeitskräften die Vergütung auf Vollzeitäquivalente hochgerechnet. Im Abschnitt „Vergütung der Mitarbeitenden“ wird darüber hinaus in einem zweiten Vergleichswert die durchschnittliche Festgehaltsvergütung bestehender Mitarbeitender der IVU angeführt, deren Betriebszugehörigkeit sich mindestens auf zwei Geschäftsjahre erstreckt.

Vergleich der jährlichen Veränderung der Vergütung

2020/​
2021
2021/​
2022
2022/​
2023
Gesamtvergütung Vorstand
Martin Müller-Elschner (CEO) 6% 162% -59%
Leon Struijk (CCO) 11% 169% -46%
Matthias Rust (CTO) 6% 165% -58%
Gesamtvergütung Vorstand (ohne LTI)
Martin Müller-Elschner (CEO) 6% 2% 5%
Leon Struijk (CCO) 11% 18% 22%
Matthias Rust (CTO) 6% 7% 4%
Gesamtvergütung Aufsichtsrat
Prof. Dr. Herbert Sonntag (Vorsitzender) 64% 0% 0%
Ute Witt (stellvertretende Vorsitzende) 71% 0% 0%
Dr. Heiner Bente 20% 0% 0%
Prof. Dr. Barbara Lenz 20% 0% 0%
Benedikt Woelki 20% 0% 0%
Axel Zimmermann 20% 0% 0%
Vergütung Mitarbeitende
Durchschnittliche Mitarbeitervergütung 0% 4% 8%
Festgehaltsvergütung bestehender
Mitarbeitender
3% 4% 5%
Ertragsentwicklung
EBIT IVU AG (HGB) 6% 18% -14%
EBIT IVU Konzern (IFRS) 9% 7% 6%

Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts

Vermerk des unabhängigen Wirtschaftsprüfers über die formelle Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG an die IVU Traffic Technologies AG, Berlin

Prüfungsurteil

Wir haben den Vergütungsbericht der IVU Traffic Technologies AG, Berlin, für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023 daraufhin formell geprüft, ob die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht gemacht wurden. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht nicht inhaltlich geprüft. Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil erstreckt sich nicht auf den Inhalt des Vergütungsberichts.

Grundlage für das Prüfungsurteil

Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs. 3 AktG unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW PS 870(08.2021)) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser Vorschrift und diesem Standard ist im Abschnitt „Verantwortung des Wirtschaftsprüfers“ unseres Vermerks weitergehend beschrieben. Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die Anforderungen der IDW Qualitätsmanagementstandards angewendet. Die Berufspflichten gemäß der Wirtschaftsprüferordnung und der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer/​vereidigte Buchprüfer einschließlich der Anforderungen an die Unabhängigkeit haben wir eingehalten.

Verantwortung des Vorstands und des Aufsichtsrats

Der Vorstand und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht. Ferner sind sie verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen – beabsichtigten oder unbeabsichtigten – falschen Darstellungen ist.

Verantwortung des Wirtschaftsprüfers

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben. Wir haben unsere Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich der im Vergütungsbericht gemachten Angaben mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten Angaben die formelle Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts nicht geprüft.

Umgang mit etwaigen irreführenden Darstellungen

Im Zusammenhang mit unserer Prüfung haben wir die Verantwortung, den Vergütungsbericht unter Berücksichtigung der Kenntnisse aus der Abschlussprüfung zu lesen und dabei für Anzeichen aufmerksam zu bleiben, ob der Vergütungsbericht irreführende Darstellungen in Bezug auf die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts enthält. Falls wir auf Grundlage der von uns durchgeführten Arbeiten zu dem Schluss gelangen, dass eine solche irreführende Darstellung vorliegt, sind wir verpflichtet, über diese Tatsache zu berichten. Wir haben in diesem Zusammenhang nichts zu berichten.

Berlin, April 2024

BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Sartori (Wirtschaftsprüferin) Blohm (Wirtschaftsprüfer)

 

Weitere Angaben zu den zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidatinnen und -kandidaten (Tagesordnungspunkt 8)

Bert Meerstadt

Geboren am 13.10.1961 in Den Haag (Niederlande)

Beiratsmitglied der IVU Traffic Technologies AG

Lebenslauf

Seit 2021 Geschäftsführer bei Hendrick de Keyser Monumenten
2016 – 2021 Geschäftsführender Partner der The CRM Agency
2014 – 2016 Vorstand der Baarsma Wine Group Holding
2009 – 2013 Vorstandvorsitzender (CEO) bei Nederlandse Spoorwegen – Netherlands Railways
2001 – 2009 Vorstand und Mitglied der Geschäftsleitung bei Nederlandse Spoorwegen
1995 – 1998 Vorstand bei Young & Rubicam
1992 – 1995 Mitgründer und Geschäftsführer bei CONSULT Marketing and Brand Strategies
1986 – 1992 Diverse Stationen bei McKinsey & Company

Ausbildung

2012 – 2013 Certificied Director ICG, INSEAD European Business School (Fontainebleau)
1987 – 1988 MBA, INSEAD European Business School (Fontainebleau)
1980 – 1986 Master Architectural Engineering, Delft University of Technology

Tätigkeiten und Mandate

Aufsichtsratsvorsitzender des Centraal Boekhuis B.V., Culemborg (Niederlande)

Nicht-Exekutiver Vorsitzender von Coffreo.com, Paris/​Clermont-Ferrand (Frankreich)

Ute Witt

Geboren am 22.02.1956 in Remscheid

Mitglied und stellvertretende Vorsitzende des Aufsichtsrats der IVU Traffic Technologies AG seit 2018

Lebenslauf

Seit 2018 Diverse Aufsichtsratsmandate
1987 – 2018 Corporate Tax Partnerin der Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
2011 – 2017 Lehrbeauftragte an der Universität Potsdam, Referentin zum Thema Bilanzsteuerrecht

Ausbildung

1990 Wirtschaftsprüferexamen
1985 Steuerberaterprüfung
1975 – 1980 Diplom-Kaufmann, Universität zu Köln

Tätigkeiten und Mandate

Vorsitzende des Aufsichtsrats der Sellutions AG, Berlin

Mitglied des Aufsichtsrats und Vorsitzende des Prüfungsausschusses der Charité Research Organisation GmbH, Berlin

Mitglied des Aufsichtsrats der Schöler Fördertechnik AG, Rheinfelden

Mitglied des Steuerausschusses und Vorsitzende des Unterausschusses „Internationale Steuerfragen“ des DIHK, Berlin

Mitglied des Beirates der Bundesbank Hauptverwaltung in Berlin und Brandenburg

Prof. Dr. Barbara Lenz

Geboren am 12.02.1955 in Stuttgart

Mitglied des Aufsichtsrats der IVU Traffic Technologies AG seit 2019

Lebenslauf

Seit 2021 Gastprofessorin an der Humboldt Universität zu Berlin
2007 – 2021 Direktorin des Instituts für Verkehrsforschung am Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt
2003 – 2021 Professorin für Verkehrsgeographie an der Humboldt Universität zu Berlin
2002 – 2006 Leiterin der Gruppe „Raum und Verkehr“ an dem Deutschem Zentrum für Luft- und Raumfahrt, Institut für Verkehrsforschung
1989 – 2002 Wissenschaftliche Mitarbeiterin der Universität Stuttgart, Institut für Geografie
1988 – 1989 Lehrerin am Privaten Gymnasium Merz, Stuttgart

Ausbildung

2001 Habilitation, Universität Stuttgart
1994 Promotion zur Dr. rer. nat, Universität Stuttgart
1986 – 1988 Referendariat, Staatliches Seminar für Pädagogik am Gymnasium
1975 – 1982 Staatsexamen (Geografie, Germanistik) an der Universität Stuttgart
1973 – 1975 Ausbildung zur Redakteurin, Verlag Waiblinger Kreiszeitung

Tätigkeiten und Mandate

Direktorin des Instituts für Verkehrsforschung, Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt, Berlin
(bis 04/​2021)

Professorin für Verkehrsgeographie an der Humboldt-Universität zu Berlin (bis 04/​2021), seither Gastprofessorin an der Humboldt-Universität zu Berlin)

Mitglied des Aufsichtsrats der Berliner Verkehrsbetriebe (BVG)

Clustersprecherin für das Cluster Verkehr, Mobilität und Logistik der Länder Berlin Brandenburg (bis 04/​2021)

Dr. Heiner Bente

Geboren am 04.02.1956 in Bochum

Mitglied des Aufsichtsrats der IVU Traffic Technologies AG seit 2019

Lebenslauf

Seit 2009 Managing Partner von Dr. Heiner Bente Consulting
Seit 2017 Senior Advisor der civity Management Consultants
2010 – 2017 Vorsitzender des Beirats und Senior Advisor von civity Management Consultants
1991 – 2008 Gründer, Gesellschafter und Managing Director von BSL Management Consultants
1984 – 1990 Mummert + Partner Unternehmensberatung
1979 – 1983 Wissenschaftlicher Mitarbeiter der Ruhr-Universität Bochum, Institut für Energiewirtschaft

Ausbildung

1984 Promotion zum Dr.-Ing.
1974 – 1979 Diplom-Physiker, Kernforschungszentrum Karlsruhe

Tätigkeiten und Mandate

Managing Partner von Dr. Heiner Bente Consulting, Hamburg

Senior Advisor der civity Management Consultants, Hamburg

Aufsichtsratsvorsitzender i.R. der birkle IT AG, München

Stellvertretender Beiratsvorsitzender der Schürfeld Gruppe, Hamburg

Weitere Angaben und Hinweise zur Hauptversammlung

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die ihre Berechtigung durch einen in Textform (§ 126b BGB) erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes nachgewiesen haben. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf den 7. Mai 2024, 24:00 Uhr MESZ, (sog. Nachweisstichtag) beziehen. Als Nachweis genügt ein solcher im Sinne des § 67c Abs. 3 AktG (Nachweis in Textform gemäß den Anforderungen nach Artikel 5 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/​1212).

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse spätestens bis zum Ablauf des 22. Mai 2024, 24:00 Uhr MESZ, zugegangen sein:

IVU Traffic Technologies AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich, d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt.

Nach Eingang des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten übersandt, auf denen die Zahl, der dem Inhaber zustehenden Stimmen verzeichnet ist. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen ist eine frühzeitige Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes an die zentrale Abwicklungsstelle notwendig.

Stimmrechtsvertretung durch Bevollmächtigung von Dritten

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht durch Bevollmächtigte, z.B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Auch in diesem Fall bedarf es des ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes. Die Erteilung einer Vollmacht ist sowohl vor als auch während der Hauptversammlung zulässig. Die Vollmacht kann sowohl gegenüber dem zu Bevollmächtigenden als auch gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, soweit sie nicht an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach §§ 135 Abs. 8 und 10, 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Person oder Institution erteilt wird, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Für die Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach §§ 135 Abs. 8 und 10, 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Person oder Institution gelten die speziellen Bestimmungen in § 135 AktG, insbesondere bezüglich der Form der Erteilung der Vollmacht. Auch die von den Intermediären, Aktionärsvereinigungen und gleichgestellten Personen und Institutionen insoweit vorgegebenen Regelungen sind zu beachten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Ein Vollmachtsformular, das bei der Stimmabgabe durch Vertreter verwendet werden kann, erhalten die Aktionäre direkt zusammen mit der Eintrittskarte. Darüber hinaus wird den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen ein Vollmachtsformular zugesandt. Dieses ist außerdem im Internet unter

www.ivu.de/​investoren/​hauptversammlung/​

abrufbar. Eine Verpflichtung zur Verwendung des von der Gesellschaft angebotenen Vollmachtsformulars besteht nicht.

Für die Erklärung einer Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft und ihren Widerruf sowie die Übermittlung des Nachweises über die Bestellung eines Bevollmächtigten und den Widerruf einer solchen Bevollmächtigung stehen nachfolgend genannte Kontaktdaten, insbesondere auch für die elektronische Übermittlung, zur Verfügung:

IVU Traffic Technologies AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Bevollmächtigung kann darüber hinaus durch Vorweisen der Vollmacht bei der Ein- und Ausgangskontrolle am Tag der Hauptversammlung nachgewiesen werden.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigung von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft

Außerdem wird den Aktionären, die sich ordnungsgemäß angemeldet haben, angeboten, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen und sich bei den Abstimmungen unter Erteilung von Weisungen vertreten zu lassen. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen; sie können die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Stimmrechtsvertreter können das Stimmrecht nur zu denjenigen Punkten der Tagesordnung ausüben, zu denen sie Weisungen erhalten haben. Sie können weder im Vorfeld noch während der Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegennehmen. Ebenso wenig nehmen die Stimmrechtsvertreter Aufträge zum Stellen von Fragen oder Anträgen oder zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegen.

Die Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind entweder elektronisch, d.h. über das passwortgeschützte InvestorPortal der Gesellschaft unter der Internetadresse

www.ivu.de/​investoren/​hauptversammlung/​

oder schriftlich, d.h. postalisch oder per E-Mail an die folgende Hauptversammlungsadresse

IVU Traffic Technologies AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

zu erteilen.

Ein Zugriff auf das passwortgeschützte InvestorPortal der Gesellschaft unter der Internetadresse

www.ivu.de/​investoren/​hauptversammlung/​

ist nur mit den auf der Eintrittskarte abgedruckten persönlichen Zugangsdaten möglich, die den Aktionären nach ordnungsgemäßer Anmeldung zugesandt wird.

Ein Formular zur schriftlichen Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten die Aktionäre nach ordnungsgemäßer Anmeldung zusammen mit der Eintrittskarte. Das Formular zur schriftlichen Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse

www.ivu.de/​investoren/​hauptversammlung/​

heruntergeladen werden.

Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter elektronisch bevollmächtigen möchten, können Vollmachten nebst Weisungen bis Dienstag, den 28. Mai 2024, 18:00 Uhr MESZ, erteilen. Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter schriftlich bevollmächtigen möchten, können Vollmachten nebst Weisungen bis Dienstag, den 28. Mai 2024, 18:00 Uhr MESZ (Eingang bei der Gesellschaft), übermitteln. Gleiches gilt für die Änderung und den Widerruf erteilter Vollmachten und Weisungen, die auf diesem Weg erfolgen sollen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Berechtigungsnachweis erbracht haben. Bevollmächtigte Dritte sowie bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen oder andere ihnen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen und Institutionen können sich nicht der Briefwahl bedienen.

Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl erfolgt elektronisch, d.h. unter Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals der Gesellschaft unter der Internetadresse

www.ivu.de/​investoren/​hauptversammlung/​

Die Abgabe der Briefwahl-Stimme hat bis spätestens Dienstag, den 28. Mai 2024, 18:00 Uhr MESZ, zu erfolgen.Elektronisch abgegebene Stimmen können noch bis Dienstag, den 28. Mai 2024, 18:00 Uhr MESZ, elektronisch, d.h. über das passwortgeschützte InvestorPortal der Gesellschaft unter der Internetadresse

www.ivu.de/​investoren/​hauptversammlung/​

geändert oder widerrufen werden. Die persönliche Teilnahme des Aktionärs oder die Teilnahme eines Bevollmächtigten an der Hauptversammlung gilt automatisch als Widerruf der zuvor erfolgten Stimmabgabe per Briefwahl.

Ergänzende Informationen zur Stimmrechtsausübung

Sollten Stimmrechte fristgemäß durch Briefwahl ausgeübt bzw. auf mehreren Wegen Vollmacht und ggf. Weisungen erteilt werden (per Brief, per E-Mail, elektronisch über das InvestorPortal oder gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Abs. 1 und 3 und Artikel 9 Abs. 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/​1212)), werden diese unabhängig vom Zeitpunkt des Zugangs in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. elektronisch über das InvestorPortal, 2. gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Abs. 1 und 3 und Artikel 9 Abs. 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/​1212), 3. per E-Mail und 4. per Brief.

Gehen auf demselben Übermittlungsweg fristgemäß mehrere Briefwahlstimmen bzw. Vollmachten und Weisungen zu, ist die zeitlich zuletzt zugegangene Erklärung verbindlich. Eine spätere Stimmabgabe als solche gilt nicht als Widerruf einer früheren Stimmabgabe. Der zuletzt zugegangene, fristgerechte Widerruf einer Erklärung ist maßgeblich.

Sollten auf dem gleichen Weg Erklärungen mit mehr als einer Form der Stimmrechtsauübung eingehen, gilt: Briefwahlstimmen haben Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und ggf. Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft. Sollte ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie eine diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person zur Vertretung nicht bereit sein, werden die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Vertretung entsprechend der Weisungen bevollmächtigt.

Rechte der Aktionäre

Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500,0 T€ des Grundkapitals erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der IVU Traffic Technologies AG zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 122 Abs. 2 Satz 3 AktG nicht mitzurechnen), also spätestens am Sonntag, den 28. April 2024, 24:00 Uhr MESZ, zugehen. Entsprechende Verlangen sind an die nachfolgende Adresse zu richten:

IVU Traffic Technologies AG
Vorstand
Bundesallee 88
12161 Berlin

Die betreffenden Aktionäre haben gemäß § 122 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 S. 3 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens bei der Gesellschaft Inhaber der erforderlichen Zahl an Aktien sind und die Mindestaktienzahl bis zur Entscheidung über den Antrag halten.

Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126, 127 AktG

Darüber hinaus hat jeder Aktionär das Recht, Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung in der Hauptversammlung zu stellen, ohne dass es hierfür vor der Hauptversammlung einer Ankündigung, Veröffentlichung oder sonstigen besonderen Handlung bedarf.

Die Gesellschaft wird Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG und Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter

www.ivu.de/​investoren/​hauptversammlung/​

zugänglich machen, wenn sie der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 126 Abs. 1 Satz 2 AktG nicht mitzurechnen), d.h. bis spätestens Dienstag, den 14. Mai 2024, 24:00 Uhr MESZ, der Gesellschaft an nachfolgend genannte Adresse übersandt hat:

IVU Traffic Technologies AG
Investor Relations
Bundesallee 88
12161 Berlin
E-Mail: ir@ivu.de

Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht.

Die Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der IVU Traffic Technologies AG zu den mit ihr verbundenen Unternehmen sowie die Lage des IVU-Konzerns und der in den IVU-Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen, ebenfalls unter der Voraussetzung, dass sie zur sachgerechten Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht.

Information zum Datenschutz für Aktionäre

Die IVU Traffic Technologies AG verarbeitet personenbezogene Daten (d.h. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Stimmrechtskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Übermittlung des Nachweises ihres Aktienbesitzes angegeben wurden, übermittelt die depotführende Bank die personenbezogenen Daten an die Gesellschaft. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist u.a. für deren Zugang zum InvestorPortal und die Stimmrechtausübung für die Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die IVU Traffic Technologies AG die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist seit dem 24. Mai 2018 Art. 6 Abs. 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die IVU Traffic Technologies AG verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der IVU Traffic Technologies AG. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern und dem Notar zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Die Aktionäre haben darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können die Aktionäre gegenüber der IVU Traffic Technologies AG über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

IVU Traffic Technologies AG
Investor Relations
Bundesallee 88
12161 Berlin
E-Mail: ir@ivu.de

Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu. Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten der IVU Traffic Technologies AG ebenfalls unter den zuvor angegebenen Kontaktdaten.

Informationen und Unterlagen zur Hauptversammlung

Die Einberufung der Hauptversammlung mit den gesetzlich geforderten Angaben und Erläuterungen ist auch über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.ivu.de/​investoren/​hauptversammlung

zugänglich, auf der sich zudem die Informationen gemäß § 124a AktG befinden.

Auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.ivu.de/​investoren/​hauptversammlung

finden sich zudem weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG. Nach der Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt 17.719.160,00 € und ist in 17.719.160 Stückaktien eingeteilt. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt damit 17.719.160. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 262.218 Stück eigene Aktien. Aus eigenen Aktien stehen der Gesellschaft keine Rechte, insbesondere keine Stimmrechte, zu. Die Anzahl eigener Aktien kann sich bis zum Tag der Hauptversammlung noch verändern.

 

Berlin, im April 2024

IVU Traffic Technologies AG

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