Deutsche Rohstoff AG
Mannheim
ISIN DE000A0XYG76
Einladung zur Hauptversammlung
Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der
am Dienstag, den 18. Juni 2024, um 10:00 Uhr (MESZ)
im Congress Center Rosengarten Mannheim,
Rosengartenplatz 2, 68161 Mannheim,
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung
ein.
Tagesordnung der Hauptversammlung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts der Deutsche Rohstoff AG sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2023 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2023 in Höhe von EUR 17.478.269,35 wie folgt zu verwenden:
Die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien kann sich bis zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns ändern. In diesem Fall werden Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung einen entsprechend angepassten Beschlussvorschlag zur Gewinnverwendung unterbreiten, der unverändert eine Ausschüttung von EUR 1,75 je dividendenberechtigter Stückaktie vorsieht. Die Anpassung erfolgt dabei wie folgt: Sofern sich die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien und damit die Dividendensumme vermindert, erhöht sich der auf neue Rechnung vorzutragende Betrag entsprechend. Sofern sich die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien und damit die Dividendensumme erhöht, vermindert sich der auf neue Rechnung vorzutragende Betrag entsprechend. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die FALK GmbH & Co KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft mit Sitz in Heidelberg, Im Breitspiel 21, 69126 Heidelberg, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 zu bestellen. |
Teilnahmebedingungen
| 1. |
Anmeldung |
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind alle am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragenen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft in Textform in deutscher oder englischer Sprache angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter folgender Adresse bis spätestens zum Ablauf des Dienstag, den 11. Juni 2024, zugehen:
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Deutsche Rohstoff AG |
Daneben können sich Aktionäre bis zum vorstehend genannten Fristablauf über das passwortgeschützte HV-Portal zur Hauptversammlung anmelden. Das HV-Portal ist über einen externen Link auf der Internetseite
https://rohstoff.de/hv2024/
erreichbar. Aktionären, die sich über das HV-Portal anmelden, wird die Eintrittskarte im HV-Portal elektronisch zur Verfügung gestellt. Die Eintrittskarte ist auszudrucken; ein Postversand erfolgt in diesem Fall nicht.
| 2. |
Eintragung im Aktienregister |
Aktionären wird, sofern sie zum Beginn des 28. Mai 2024, 0:00 Uhr (MESZ), als Aktionär im Aktienregister sind, mit den Anmeldeunterlagen die Aktionärsnummer und ein Passwort übersandt. Diese Daten ermöglichen ihnen die Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals.
Aktionäre, die erst nach Dienstag, dem 28. Mai 2024, 0:00 Uhr (MESZ), im Aktienregister eingetragen werden, erhalten nach den gesetzlichen Vorgaben ohne Anforderung keine Anmeldeunterlagen übersandt. Sie können die Einladung auf der folgenden Internetseite der Gesellschaft abrufen
https://rohstoff.de/hv2024/
und sich ebenfalls unter der folgenden Anschrift bis Dienstag, den 11. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ), zur Hauptversammlung anmelden:
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Deutsche Rohstoff AG |
Daneben können sie sich – nach vorheriger Anforderung der Aktionärsnummer und des Passworts bei der Gesellschaft unter zuvor genannten Kontaktdaten – bis zum vorstehend genannten Fristablauf über das passwortgeschützte HV-Portal, welches über den externen Link auf der Internetseite der Gesellschaft
https://rohstoff.de/hv2024/
erreichbar ist, zur Hauptversammlung anmelden.
Umschreibungen im Aktienregister finden ab Mittwoch, den 12. Juni 2024, 0:00 Uhr, bis zum Ablauf der Versammlung nicht statt.
| 3. |
Stimmrechtsausübung |
| a. |
Verfahren bei Vollmachtserteilung an Dritte |
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind die unten in Abschnitt 3. b. Verfahren bei Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft dargestellten Besonderheiten zu beachten.
Auch in diesen Fällen ist eine rechtzeitige Anmeldung erforderlich, d.h. auch in allen Fällen einer Bevollmächtigung bedarf es der fristgerechten Anmeldung des Anteilsbesitzes. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Aktionäre, die sich hinsichtlich der Teilnahme und Ausübung ihres Stimmrechts von einem Bevollmächtigten vertreten lassen möchten, finden für die Erteilung einer Vollmacht ein Formular sowohl auf dem mit den Anmeldeunterlagen versandten Antwortbogen als auch im Internet unter
https://rohstoff.de/hv2024/
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB).
Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine der in § 135 AktG gleichgestellte Institution oder Person mit der Stimmrechtsausübung bevollmächtigen wollen, weisen wir darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigende Institution oder Person möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangt, weil diese gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten muss. Wir bitten daher die Aktionäre, sich in diesem Fall mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen.
| b. |
Verfahren bei Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft |
Aktionäre können sich auch durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten lassen. Die Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Bitte beachten Sie, dass die Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegennehmen. Weitere Einzelheiten hierzu werden den Aktionären mit den Anmeldeunterlagen mitgeteilt.
Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können per Post oder E-Mail an die vorstehend genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse bis spätestens 17. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ), oder unter Nutzung des auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://rohstoff.de/hv2024/
zugänglichen passwortgeschützten HV-Portals gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum 17. Juni 2024, 16:00 Uhr (MESZ), erteilt, geändert oder widerrufen werden. Für die Fristwahrung ist jeweils der Eingang bei der Gesellschaft maßgeblich.
Ein entsprechendes Formular für die weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft wird mit den Anmeldeunterlagen an die Aktionäre zugesandt werden. Das Formular steht den Aktionären auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://rohstoff.de/hv2024/
zur Verfügung.
Die persönliche Teilnahme des Aktionärs oder seines Vertreters an der Hauptversammlung gilt als Widerruf bereits erteilter Vollmachten und Weisung an den Stimmrechtsvertreter.
Wenn Erklärungen über die Erteilung, die Änderung oder den Widerruf von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter auf mehreren der möglichen Übermittlungswege (HV-Portal, Post, oder E-Mail) zugehen, ist die zeitlich zuletzt zugegangene, fristgemäße Erklärung verbindlich. Gehen auf demselben Übermittlungsweg fristgemäß mehrere Vollmachten und Weisungen zu, ist die zeitlich zuletzt zugegangene Erklärung verbindlich.
Weisungen an die Stimmrechtsvertreter zu Tagesordnungspunkt 2 dieser Einberufung gelten auch im Fall der Anpassung des Gewinnverwendungsvorschlags infolge einer Änderung der Zahl dividendenberechtigter Aktien. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, gilt die Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
| 4. |
Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß § 126 Abs. 1 und § 127 AktG |
Anträge (einschließlich Gegenanträge), Wahlvorschläge und Anfragen sind ausschließlich zu richten an:
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Deutsche Rohstoff AG |
Die Gesellschaft wird alle Gegenanträge zu einem Vorschlag des Vorstands und / oder des Aufsichtsrats zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 Abs. 1 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs, ggf. einer Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung im Internet unter
https://rohstoff.de/hv2024/
zugänglich machen, wenn sie der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also spätestens bis zum 03. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter der oben genannten Postanschrift oder E-Mail-Adresse zugehen. Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bleiben unberücksichtigt.
Von der Veröffentlichung eines Gegenantrags und ggf. seiner Begründung kann die Gesellschaft unter den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Voraussetzungen absehen. Eine Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.
Informationen zum Datenschutz
Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Aktionär der Deutsche Rohstoff AG im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung informieren.
| 1. |
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? |
Verantwortlicher ist die Deutsche Rohstoff AG, Q7, 24, 68161 Mannheim. Sämtliche Fragen zu unserer Datenverarbeitung können auch per E-Mail an deffert@rohstoff.de adressiert werden.
| 2. |
Welche Daten verarbeiten wir von Ihnen zu welchem Zweck? |
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung.
Wenn Sie sich zur Hauptversammlung anmelden, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum, Ihre Anschrift sowie Angaben zu Ihren Aktien (Anzahl und Besitzart der Aktien), um Ihnen als Aktionär die Ausübung Ihrer hauptversammlungsbezogenen Rechte (einschließlich der Nutzung des HV-Portals) zu ermöglichen. Soweit sich diese personenbezogenen Daten nicht bereits aus dem Aktienregister ergeben oder von den Aktionären im Rahmen ihrer Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben werden, übermittelt ausnahmsweise die depotführende Bank diese personenbezogenen Daten an die Deutsche Rohstoff AG.
Wir verarbeiten auch Ihre Aktionärsnummer und Ihre Zugangsdaten zum HV-Portal. Bei Nutzung des HV-Portals verarbeiten wir auch Ihre IP-Adresse. Im Falle eines Antrags auf Ergänzung der Tagesordnung, bei Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen müssen wir einen Teil Ihrer personenbezogenen Daten unter Einhaltung der aktienrechtlichen Bestimmungen veröffentlichen. Wenn Sie Stimmen abgeben, werden auch diese Daten verarbeitet. Sollten Sie uns per E-Mail kontaktieren oder den Versand von zugänglich zu machenden Geschäftsunterlagen an Ihre E-Mail-Adresse wünschen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse ebenfalls ausschließlich zur Bearbeitung dieser Anfrage. Bevollmächtigen Sie eine andere Person zur Verfolgung der Hauptversammlung und/oder zur Ausübung der damit zusammenhängenden Rechte, verarbeitet die Deutsche Rohstoff AG den Namen und die Adresse Ihres Bevollmächtigten, um die ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung sicherzustellen. In diesem Fall haben Sie den Bevollmächtigten über die Datenverarbeitung seiner/ihrer personenbezogener Daten durch die Deutsche Rohstoff AG zu informieren.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung in diesen Fällen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit den §§ 67e, 118 ff. AktG. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten erforderlich. Daneben verarbeiten wir dieselben personenbezogenen Daten auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, z.B. gemäß aktien-, handels- und steuerrechtlicher Vorgaben.
Darüber hinaus ist im Einzelfall die Verarbeitung personenbezogener Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen im Sinne von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DSGVO erforderlich.
| 3. |
Wie lange speichern wir Ihre Daten? |
Grundsätzlich löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten (z. B. gemäß Aktiengesetz, Handelsgesetzbuch oder Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig drei Jahre. Für die im Aktienregister gespeicherten Daten beträgt die Regelspeicherdauer 10 Jahre ab Veräußerung der Aktien.
| 4. |
An wen geben wir Daten weiter? |
Zur Abwicklung der Hauptversammlung setzen wir externe Dienstleister (ggf. einschließlich deren Subunternehmer) ein, die Ihre Daten ausschließlich innerhalb der EU verarbeiten. Die externen Dienstleister erhalten von der Deutsche Rohstoff AG nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind und verarbeiten diese ausschließlich auf Basis der Weisungen der Deutsche Rohstoff AG im Rahmen einer schriftlich vereinbarten Auftragsdatenvereinbarung.
Um gesetzliche Mitteilungspflichten zu erfüllen, können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger, insbesondere an Behörden, weitergeben. Nehmen Sie oder Ihr Bevollmächtigter an der Hauptversammlung teil, können andere Versammlungsteilnehmer und Aktionäre der Deutsche Rohstoff AG gemäß § 129 AktG die im Teilnehmerverzeichnis erfassten personenbezogenen Daten einsehen.
| 5. |
Welche Rechte haben Sie als Betroffener? |
Sie haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Rechte können Sie gegenüber der Deutsche Rohstoff AG unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
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Deutsche Rohstoff AG |
Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu.
Mannheim, im Mai 2024
Deutsche Rohstoff AG
Der Vorstand