Dienstag, 09.08.2022

aovo Touristik AG – Einladung zur Hauptversammlung

aovo Touristik AG

Hannover

WKN 807465
ISIN DE0008074659

Einladung zur Hauptversammlung

Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der am

Dienstag, dem 19. Juli 2022, 11:00 Uhr,

in den Geschäftsräumen der Gesellschaft
Esperantostraße 4, 30519 Hannover,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

eingeladen.

Vor dem Hintergrund der andauernden COVID-19-Pandemie und zum Schutz der Beteiligten haben sich Vorstand und Aufsichtsrat der aovo Touristik AG auch in diesem Jahr für die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten entschieden. Der Gesetzgeber hat die im März 2020 eingeräumte Möglichkeit, von einer Präsenzhauptversammlung abzusehen, bis zum 31. August 2022 verlängert. Zum Schutz aller Beteiligten halten Vorstand und Aufsichtsrat die mit der virtuellen Hauptversammlung verbundenen Beschränkungen der Aktionärsrechte auch in diesem Jahr ausnahmsweise für hinnehmbar. Wir bitten um Verständnis.

I. Tagesordnung

TOP 1

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2021 mit dem Lagebericht der aovo Touristik AG und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

TOP 2

Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen der Hauptversammlung vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen.

TOP 3

Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen der Hauptversammlung vor, dem Aufsichtsrat für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen.

TOP 4

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung vor, zum Abschlussprüfer für das zum 31. Dezember 2022 endende Geschäftsjahr die SME Treuhand und Beratung GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hamburg, zu bestellen.

II. Auslage von Unterlagen, Veröffentlichung im Internet

Der festgestellte Jahresabschluss zum 31. Dezember 2021, der Lagebericht und der Bericht des Aufsichtsrats sind ab dem Tag der Einberufung zu dieser Hauptversammlung gemäß § 175 Abs. 2 Satz 4 AktG über die Internetseite der Gesellschaft

www.aovo.de

zugänglich. Auch die Tagesordnung ist im Internet unter

www.aovo.de

veröffentlicht.

III. Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre

Vor dem Hintergrund der fortdauernden COVID-19-Pandemie und den daraus resultierenden Risiken für die Abhaltung von Präsenzveranstaltungen sowie zur Erhöhung der Planungssicherheit hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die ordentliche Hauptversammlung auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 (nachfolgend auch „COVID-19-G“, insoweit Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, zuletzt geändert durch Art. 15 des Gesetzes zur Errichtung eines Sondervermögens „Aufbauhilfe 2021“ und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht wegen Starkregenfällen und Hochwassern im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze vom 10. September 2021), als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) abzuhalten.

Dies bedeutet insbesondere:

Ort der Versammlung im aktienrechtlichen Sinn sind die Geschäftsräume der Gesellschaft, belegen Esperantostraße 4, 30519 Hannover. Dort werden während der Hauptversammlung zumindest der Versammlungsleiter, der Vorstand sowie ein Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft anwesend sein.

Eine persönliche physische Teilnahme von Aktionären oder Aktionärsvertretern (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) an der Hauptversammlung vor Ort ist nicht möglich.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2022 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre.

Übertragung der virtuellen Hauptversammlung im Internet

Für die Aktionäre erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung im Internet über das nachfolgend erläuterte, passwortgeschützte Online-Portal, das unter

https:/​/​www.aovo.de/​investorrelations/​hauptversammlung/​

unter dem Punkt Hauptversammlung zugänglich sein wird. Diese Bild- und Tonübertragung ermöglicht keine elektronische Teilnahme im Sinne von § 1 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 2. Alt. des Covid-19-Gesetzes bzw. § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.

Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären werden individuelle HV-Tickets mit Zugangsdaten zum passwortgeschützten Online-Portal zugeschickt, mit denen dieser Service genutzt werden kann. Die Hauptversammlung wird darin vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre über elektronische Kommunikation sowie Vollmachtserteilung werden ermöglicht, den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Vorfeld der Versammlung im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben.

Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 17 Abs. 1 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung angemeldet und der Gesellschaft ihren Aktienbesitz, bezogen auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also auf den 28. Juni 2022, 0.00 Uhr, (sog. Nachweisstichtag) nachgewiesen haben. Der Nachweis ist durch eine in Textform erstellte Bescheinigung des depotführenden Instituts über den Aktienbesitz zu erbringen.

Die Anmeldung muss der Gesellschaft bis spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 12. Juli 2022, 24.00 Uhr, unter folgender Anschrift:

aovo Touristik AG
c/​o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
Telefax: +49 (0) 511 47402319
E-Mail: AOVO-HV-2022@gfei.de

zugegangen sein. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft ebenfalls bis spätestens am sechsten Tag vor der Hauptversammlung, also spätestens am 12. Juli 2022, 24.00 Uhr, unter der vorgenannten Adresse zugegangen sein.

Stimmrechtsausübung

a. Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Wir weisen darauf hin, dass das Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, auch durch einen Intermediär, ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, ausgeübt werden kann. Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der elektronischen Briefwahl oder die Erteilung einer Vollmacht und Weisung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Für die Erteilung der Vollmacht, ihren Widerruf und ihren Nachweis gegenüber der Gesellschaft gilt die Textform. Wenn ein Intermediär, ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigt werden soll, besteht kein Textformerfordernis. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen möglicherweise eine bestimmte Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Aktionäre, die einen Intermediär, ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigen wollen, bitten wir deshalb, sich mit diesen Institutionen oder Personen über eine mögliche Form der Vollmacht abzustimmen.

Aktionäre können für die Vollmachtserteilung das Vollmachtsformular verwenden, welches sie mit dem HV-Ticket nach der Anmeldung zugeschickt bekommen, benutzen. Möglich ist aber auch die Ausstellung einer gesonderten Vollmacht in Textform.

Bevollmächtigte können ebenfalls weder physisch noch im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben. Die Nutzung des Internetservice zur Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält.

Die Erteilung der Vollmacht, ihre Änderung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung sind per Post, per Telefax oder per E-Mail bis zum 18. Juli 2022, 24.00 Uhr, an die folgende Adresse zu übermitteln:

aovo Touristik AG
c/​o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
Telefax: +49 (0) 511 47402319
E-Mail: AOVO-HV-2022@gfei.de

Der Nachweis der Erteilung einer Vollmacht, ihres Widerrufs oder ihrer Änderung kann auch im Wege der elektronischen Kommunikation durch Nutzung des Online-Portals vorgenommen werden. Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten ausschließlich über die Nutzung des Online-Portals bis zum Beginn der Abstimmungen abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

b. Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Daneben bieten wir unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Die Vollmachten sind in Textform an die unten genannte Adresse der Gesellschaft zu erteilen. Sollen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, muss der Aktionär diesen in jedem Fall Weisungen erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt werden soll. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, nach Maßgabe der ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten vorliegt. Diejenigen Aktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen und den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, können hierzu das Vollmachts-/​Weisungsformular verwenden, das den Aktionären zusammen mit dem HV-Ticket zugesandt wird.

Vollmachten für die Stimmrechtsvertreter unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen, deren Änderung und deren Widerruf müssen unter Verwendung des hierfür vorgesehenen Formulars per Post, per Telefax oder per E-Mail bei der Gesellschaft bis spätestens zum 18. Juli 2022, 24.00 Uhr, unter folgender Adresse eingehen:

aovo Touristik AG
c/​o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
Telefax: +49 (0) 511 47402319
E-Mail: AOVO-HV-2022@gfei.de

Über das Online-Portal sind die Erteilung der Vollmacht, ihre Änderung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung jeweils bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 19. Juli 2022 möglich.

c. Verfahren für die Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl

Aktionäre und deren Bevollmächtigte, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihren Anteilsbesitz ordnungsgemäß nachgewiesen haben, können ihre Stimmen elektronisch über das Online-Portal durch elektronische Briefwahl abgeben; eine persönliche Stimmabgabe in der Hauptversammlung ist nicht möglich.

Für Aktionäre, die ihr Stimmrecht durch elektronische Briefwahl ausüben möchten, ist dies ab dem 28. Juni 2022 unter Nutzung des unter

https:/​/​www.aovo.de/​investorrelations/​hauptversammlung/​

zugänglichen Online-Portals jeweils bis zum Beginn der Abstimmung über die Tagesordnungspunkte möglich.

Auch bevollmächtigte Kreditinstitute, Vereinigungen von Aktionären und diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen können sich der elektronischen Briefwahl bedienen.

Fragemöglichkeit

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat vorgegeben, dass ein Fragerecht der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten in der virtuellen Hauptversammlung selbst nicht besteht. Vielmehr sind Fragen bis spätestens einen Tag vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen. Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, wie er die Fragen beantwortet.

Zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen bis Sonntag, 17. Juli 2022, 24.00 Uhr, der Gesellschaft über das Online-Portal übermitteln. Mit der Frage ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem der Name, die Adresse des Aktionärs und die Nummer seiner Anmeldebestätigung angegeben werden. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis ihres Anteilsbesitzes ordnungsgemäß erbracht haben, und ihre Bevollmächtigten können in Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären. Entsprechende Erklärungen sind der Gesellschaft ausschließlich über die E-Mail-Adresse

AOVO-HV-2022@gfei.de

zu übermitteln und sind ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich. Mit der Erklärung des Widerspruchs ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem der Name, die Adresse des Aktionärs und die Nummer seiner Anmeldebestätigung angegeben werden.

Anträge von Aktionären

Da die Hauptversammlung ohne persönliche Teilnahme der Aktionäre, das heißt als virtuelle Hauptversammlung nur mit Ausübung des Stimmrechts über elektronische Briefwahl oder Vollmachtserteilung mit Weisung durchgeführt wird, ist das Antragsrecht der Aktionäre in der Hauptversammlung ausgeschlossen. Gegenanträge und Wahlvorschläge i.S.d. §§ 126, 127 AktG sowie Verfahrensanträge können daher in der Hauptversammlung nicht gestellt werden.

Die Aktionäre haben dennoch die Möglichkeit, Gegenanträge und Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung zu übermitteln.

Gegenanträge zu Vorschlägen des Aufsichtsrats und Vorstands zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge für die Wahlen des Abschlussprüfers sind ausschließlich an folgende Anschrift zu richten:

aovo Touristik AG
Investor Relations
Esperantostraße 4
30519 Hannover
Fax: +49/​511/​33644099
E-Mail: vkf@aovo.de

Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt und Vorschläge für die Wahlen des Abschlussprüfers und des Aufsichtsrats einschließlich des Namens des Aktionärs, einer Begründung und einer eventuellen Stellungnahme der Verwaltung, die rechtzeitig bei der oben genannten Anschrift eingehen, werden unverzüglich nach ihrem Eingang unter der Internetadresse

www.aovo.de

veröffentlicht. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.

Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

IV. Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre

Wenn Sie sich für die Hauptversammlung anmelden oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, erhebt die Gesellschaft personenbezogene Daten über Sie und/​oder über Ihren Bevollmächtigten. Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die aovo Touristik AG verarbeitet Ihre Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und zu Ihren Rechten gemäß der DSGVO finden Sie im Internet auf der Webseite zur Hauptversammlung:

www.aovo.de/​investorrelations/​datenschutz-aktionaere

 

Hannover, im Juni 2022

aovo Touristik AG

Der Vorstand

Ähnliche Beiträge