August 15, 2020

Bauverein Wesel Aktiengesellschaft: Ordentliche Hauptversammlung

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
Bauverein Wesel Aktiengesellschaft
Wesel
Gesellschaftsbekanntmachungen Ordentliche Hauptversammlung 09.07.2020

Bauverein Wesel Aktiengesellschaft

Wesel

An alle Aktionäre

Hiermit laden wir die Aktionäre zu der am

Freitag, den 21. August 2020, 10:00 Uhr

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein,

die ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung ohne die Möglichkeit der
persönlichen Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten wird.

Die virtuelle Hauptversammlung wird in den Räumen des Mehrgenerationenhauses Bogen, Pastor-Janßen-Str. 7, 46483 Wesel stattfinden und im Wege der Bild- und Tonübertragung für alle Aktionärinnen und Aktionäre zugänglich sein. Nähere Informationen zur Hauptversammlung finden Sie nachfolgend unter II.

I. Tagesordnung:

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung mit Anhang), des Lageberichts, und des Berichtes des Aufsichtsrates über das Geschäftsjahr 2019

Die vorgenannten Unterlagen sowie der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns sind von der Einberufung zur Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in 46483 Wesel, Windstege 3-5, zur Einsichtnahme der Aktionäre ausgelegt. Auf Verlangen wird jedem Aktionär eine Abschrift der Unterlagen erteilt. Vorstehende Unterlagen sind über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.bauverein-wesel.de/unternehmen/hauptversammlung/

zugänglich und werden dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn in Höhe von € 704.256,53 wie folgt zu verwenden:

5,5 % Dividende auf ein Grundkapital von 2.610.000 € an alle
dividendenberechtigten Aktionäre:
143.550,00
Zuweisung zur Bauerneuerungsrücklage: 560.706,53
3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Vorständen – Herren Norbert Haeser und Franz Michelbrink – für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die

DOMUS AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Lentzeallee 107, 14195 Berlin

zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu bestellen.

6.

Beschlussfassung über die Änderung von § 9 Absätzen 1, 2 sowie 3 der Satzung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

§ 9 Absatz 1 der Satzung der Bauverein Wesel AG wird geändert und erhält folgenden Wortlaut:

„(1) Der Aufsichtsrat fasst seine Beschlüsse in der Regel in Sitzungen, die von dem/der Vorsitzenden des Aufsichtsrates oder – wenn dieser verhindert ist – von seinem/ihrem Stellvertreter/in unter Angabe der Tagesordnung einberufen werden. Der Vorstand ist auf Verlangen des/der Aufsichtsratsvorsitzenden verpflichtet, den Sitzungen beizuwohnen und alle gewünschten Auskünfte zu erteilen.“

§ 9 Absatz 2 der Satzung der Bauverein Wesel AG wird geändert und erhält folgenden Wortlaut:

„(2) Der Aufsichtsrat muss zwei Sitzungen im Kalenderhalbjahr abhalten. Außerdem ist eine Aufsichtsratssitzung unverzüglich einzuberufen, wenn ein Aufsichtsratsmitglied oder der Vorstand die Einberufung unter Angabe des Zweckes und der Gründe verlangt. Die Sitzung muss in diesem Falle binnen zwei Wochen nach Einberufung stattfinden.”

§ 9 Absatz 3 der Satzung der Bauverein Wesel AG wird geändert und erhält folgenden Wortlaut:

„(3) Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn sich mindestens die Hälfte der Mitglieder, aus denen er nach § 8 Abs. 1 besteht, an der Beschlussfassung beteiligen oder eine schriftliche Stimmabgabe überreichen lassen. Als schriftliche Stimmabgabe gilt auch eine durch Telefax oder mittels elektronischer Medien übermittelte Stimmabgabe.

Eine Beschlussfassung des Aufsichtsrats kann auf Anordnung des/der Vorsitzenden auch in einer Telefon- oder Videokonferenz oder außerhalb einer Sitzung durch mündliche, fernmündliche, schriftliche, per Telefax oder E-Mail übermittelte Stimmabgaben erfolgen. Ein Widerspruchsrecht der übrigen Aufsichtsratsmitglieder gegen die vom/von der Vorsitzenden angeordnete Form der Beschlussfassung besteht nicht. Solche Beschlüsse werden vom/von der Vorsitzenden schriftlich festgestellt und allen Mitgliedern zugeleitet. Der/die Vorsitzende bestimmt die Einzelheiten des Verfahrens.

Der Aufsichtsrat fasst – soweit durch die Satzung nichts anderes bestimmt ist – seine Beschlüsse mit einfacher Stimmenmehrheit. Stimmenenthaltungen werden nicht gezählt.”

II. Weitere Angaben und Hinweise zur Hauptversammlung

1. Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre

Vor dem Hintergrund der aktuellen COVID-19-Pandemie hat der Vorstand gemäß Artikel 2 § 1 Absätze 1 und 2 des am 28. März 2020 in Kraft getretenen Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 (BGBl. I 2020, S. 569, 570; im Folgenden: „COVID-19-Gesetz“) entschieden, die diesjährige ordentliche Hauptversammlung in den Räumen des Mehrgenerationenhauses Bogen, Pastor-Janßen-Str. 7, 46483 Wesel, ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre (im Folgenden: „Aktionäre“) oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Der Aufsichtsrat der Gesellschaft hat diesem Beschluss des Vorstandes gemäß Artikel 2 § 1 Abs. 1, Abs. 2 und Abs. 6 COVID-19-Gesetz zugestimmt. Eine physische Anwesenheit von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten in der Hauptversammlung ist damit ausgeschlossen.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre, weswegen wir alle Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise bitten.

2. Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts

Mit Blick auf die fortdauernde COVID-19-Pandemie wird die diesjährige ordentliche Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten durchgeführt. Die Hauptversammlung wird für alle Aktionäre vollständig in Bild und Ton im Online-Service unter

https://www.bauverein-wesel.de/unternehmen/hauptversammlung/

live übertragen.

Stimmberechtigt in der Hauptversammlung (inklusive der Ausübung des Stimmrechts mittels elektronischer Briefwahl oder durch einen Bevollmächtigten) ist nach § 11 Absatz 2 der Satzung der Gesellschaft nur derjenige Aktionär, der am Tag der Hauptversammlung im Aktienbuch der Bauverein Wesel AG eingetragen ist, den Aktienbetrag voll eingezahlt hat und im Besitz einer von der Gesellschaft ausgefertigten Stimmkarte ist. Anstelle der herkömmlich ausgefertigten Stimmkarten werden jedem Aktionär mit der Einladung zur Hauptversammlung persönliche Zugangsdaten zugesandt, mit welchen er sich bei dem unter der Internetadresse

https://www.bauverein-wesel.de/unternehmen/hauptversammlung/

erreichbaren und für die diesjährige Hauptversammlung eingerichteten Online-Service (im Folgenden auch: „Aktionärsportal“) einloggen und diesen nutzen kann. Das Aktionärsportal ist ab dem 13. Juli 2020 (00:00 Uhr) zur Nutzung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, freigeschaltet. Über das Aktionärsportal können die Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) unter anderem die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung am Versammlungstag verfolgen, ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Weitere Einzelheiten zum Aktionärsportal und den Nutzungsbedingungen erhalten die Aktionäre im Internet unter

https://www.bauverein-wesel.de/unternehmen/hauptversammlung/

3. Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten oder mittels elektronischer Briefwahl

Alle Aktionäre können ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl sowie durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder durch Vollmachterteilung an Dritte ausüben.

a) Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Gemäß § 11 Abs. 3 der Satzung der Bauverein Wesel AG kann der Aktionär sein Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen.

Die Gesellschaft bietet den Aktionären auch an, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Diese Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Falle ihrer Bevollmächtigung weisungsgebunden aus und sind ohne konkrete Weisung des Aktionärs nicht zur Stimmrechtsausübung befugt. Ebenso wenig nehmen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter Aufträge zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen und Anträgen entgegen. Weitere Einzelheiten zur Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind der jedem Aktionär zugeleiteten Einladung zur Hauptversammlung zu entnehmen.

Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis derselben gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen (§ 134 Abs. 3 Satz 2 AktG). Den im Aktienregister eingetragenen Aktionären wird ein Formular zugesendet, welches zur Vollmachts- und Weisungserteilung genutzt werden kann. Das Formular kann zudem bei der Gesellschaft postalisch, per Fax oder per E-Mail unter nachgenannten Kontaktdaten angefordert werden:

Bauverein Wesel AG
Windstege 3-5
46483 Wesel
Telefax: 0281/ 142-30
E-Mail: kontakt@bauverein-wesel.de

Aktionäre können ebenso über den angebotenen Online-Service des Aktionärsportals Vollmachten an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder an Dritte erteilen.

Bevollmächtigungen, Vollmachtnachweise sowie die Erteilung und Änderung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder an von Aktionären bevollmächtigte Dritte können vor der Hauptversammlung per Post oder Fax an die vorgenannte Adresse bis zum 16. August 2020 (24.00 Uhr) eingehend übermittelt werden. Später eingehende Bevollmächtigungen, Vollmachtnachweise sowie Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder an bevollmächtigte Dritte per Post oder Fax werden nicht berücksichtigt. Die Aktionäre haben zudem – auch über den 16. August 2020 (24.00 Uhr) hinaus – bis zum Schluss der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung über den Online-Service des Aktionärsportals die Möglichkeit der Übermittlung von Bevollmächtigungen, Vollmachtnachweisen sowie der Erteilung und Änderung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder an von ihnen bevollmächtigte Dritte. Der Schluss der Abstimmungen wird vom Versammlungsleiter in der Bild- und Tonübertragung angekündigt.

b) Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl

Die Aktionäre oder von Aktionären Bevollmächtigte können ihr Stimmrecht durch elektronische Briefwahl ausüben. Elektronische Briefwahlstimmen können ab Freischaltung des Aktionärsportals am 13. Juli 2020 (00:00 Uhr) bis zum Schluss der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung übermittelt und abgegeben werden. Bereits abgegebene elektronische Briefwahlstimmen können bis zum Schluss der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung noch geändert werden. Der Schluss der Abstimmungen wird vom Versammlungsleiter in der Bild- und Tonübertragung angekündigt.

4. Rechte der Aktionäre und deren Ausübung

a) Fragemöglichkeit der Aktionäre im Wege der elektronischen Kommunikation

Den Aktionären wird nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 des COVID-19-Gesetzes eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat vorgegeben, dass ein Fragerecht der Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung selbst nicht besteht. Vielmehr sind Fragen von Aktionären bis spätestens zwei Tage vor der virtuellen Hauptversammlung, d.h. bis zum 18. August 2020 (24.00 Uhr), im Wege der elektronischen Kommunikation, wie z.B. über den Online-Service des Aktionärsportals unter

https://www.bauverein-wesel.de/unternehmen/hauptversammlung/

einzureichen. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt. Ein Recht zur Einreichung von Fragen besteht nur für Aktionäre. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet.

b) Möglichkeit des Widerspruchs gegen Hauptversammlungsbeschlüsse

Den Aktionären, die ihr Stimmrecht – persönlich oder durch Bevollmächtigte – ausgeübt haben, wird nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 des COVID-19-Gesetzes die Möglichkeit zum Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im elektronischen Wege eingeräumt. Ein Widerspruch kann ausschließlich elektronisch über den Online-Service des Aktionärsportals unter

https://www.bauverein-wesel.de/unternehmen/hauptversammlung/

erklärt werden und ist ab dem Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich.

c) Anträge und Wahlvorschläge gemäß § 126 Abs. 1, § 127 AktG

Nach den Vorschriften der §§ 126 und 127 AktG können Aktionäre der Gesellschaft Anträge zu den einzelnen Tagesordnungspunkten stellen sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und/oder Abschlussprüfern übersenden. Etwaige Anträge (nebst Begründung) oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 und § 127 AktG können bei der Gesellschaft postalisch, per Fax oder per E-Mail unter nachgenannten Kontaktdaten eingereicht werden:

Bauverein Wesel AG
Windstege 3-5
46483 Wesel
Telefax: 0281/ 142-30
E-Mail: kontakt@bauverein-wesel.de

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Ordnungsgemäß gestellte, zulässige und fristgerechte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als ob sie in der Hauptversammlung von den Antragstellern mündlich gestellt worden wären.

5. Veröffentlichungen der Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft

Der Inhalt dieser Einberufung, die in Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen und der Vorschlag des Vorstands über die Verwendung des Bilanzgewinns sind ab dem Zeitpunkt der Einberufung im Internet unter

https://www.bauverein-wesel.de/unternehmen/hauptversammlung/

zugänglich. Nach der Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse unter derselben Internetadresse zugänglich gemacht.

6. Hinweise zum Datenschutz

Um Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen, muss die Bauverein Wesel AG personenbezogene Daten von Aktionären und ihren Bevollmächtigten verarbeiten. Die Datenverarbeitung erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit personenbezogenen Daten und zu den Rechten der Betroffenen gemäß der DSGVO stehen auf der Webseite:

https://www.bauverein-wesel.de/footernavigation/datenschutz/

zum Abruf zur Verfügung. Dort sind ebenso die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der Bauverein Wesel AG abrufbar.

7. Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Die Aktionäre können die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung über das Aktionärsportal im Internet live verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des internetgestützten Aktionärsportals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum Aktionärsportal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für die Durchführung der Hauptversammlung über das Internet eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die Durchführung der Hauptversammlung zu unterbrechen.

 

Wesel, im Juli 2020

Der Vorstand

Annabelle Brandes                Norbert Haeser

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