Mittwoch, 28.09.2022

Beta Systems Software Aktiengesellschaft – Hauptversammlung 2019

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Berlin
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 01.02.2019

Beta Systems Software Aktiengesellschaft

Berlin

Wertpapier-Kenn-Nummer: A2BPP8
ISIN: DE000A2BPP88

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionäre ein zu der

am Donnerstag, den 14. März 2019, 11:00 Uhr,

am Geschäftssitz der Gesellschaft in Alt-Moabit 90 d, 10559 Berlin

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Beta Systems Software Aktiengesellschaft, des gebilligten Konzernabschlusses, des zusammengefassten Lageberichts und Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats der Beta Systems Software Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr vom 1. Oktober 2017 bis 30. September 2018

Die vorstehenden Unterlagen liegen in den Geschäftsräumen der Beta Systems Software Aktiengesellschaft in 10559 Berlin, Alt-Moabit 90d, von der Einberufung der Hauptversammlung an zur Einsichtnahme der Aktionäre aus und stehen auch im Internet unter

http://www.betasystems.de

in der Rubrik Investor Relations / Hauptversammlung zum Download bereit. Auf Verlangen werden die vorgenannten Unterlagen den Aktionären auch kostenfrei zugesandt. Die Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung am 14. März 2019 zugänglich sein und mündlich erläutert werden.

Zu Punkt 1 der Tagesordnung ist keine Beschlussfassung vorgesehen.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2017/2018

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Bilanzgewinn in Höhe von € 2.166.189,90 wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung einer Dividende in Höhe von € 0,23 je Aktie auf die 4.783.390 dividendenberechtigten
Stückaktien, insgesamt
€ 1.100.179,70
Einstellung in andere Gewinnrücklagen € 1.066.010,20
Bilanzgewinn € 2.166.189,90

Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die von der Gesellschaft derzeit gehaltenen eigenen Aktien, die gem. § 71b AktG nicht dividendenberechtigt sind. Sollte sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien bis zur Hauptversammlung verändern, wird der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Abstimmung gestellt werden. Die Dividende ist am 19. März 2019 fällig.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2017/2018

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2017/2018 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017/2018

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017/2018 Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2018/2019

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die RSM GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das am 30.09.2019 endende Geschäftsjahr 2018/2019 zu wählen.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts und Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache und unter Vorlage eines Nachweises ihres Anteilsbesitzes mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 123 Abs. 2 Satz 4, Abs. 3 Satz 5 AktG nicht mitzurechnen), also bis spätestens

7. März 2019, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft),

unter folgender Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse anmelden:

Beta Systems Software AG
c/o Commerzbank AG
GS-MO 3.1.1 General Meetings
60261 Frankfurt am Main
Telefax: +49 (0) 69 136 26351
E-Mail: hv-eintrittskarten@commerzbank.com

Der für die ordnungsgemäße Anmeldung erforderliche Nachweis des Anteilsbesitzes ist mittels einer in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellten Bestätigung eines zur Verwahrung von Wertpapieren zugelassenen Instituts, z. B. des depotführenden Instituts, zu erbringen. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung beziehen, also auf den

21. Februar 2019, 0:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft),
(Nachweisstichtag (Record Date))

und muss der Gesellschaft unter der vorstehend mitgeteilten Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse bis zum 7. März 2019, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), zugehen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich – neben der Notwendigkeit zur Anmeldung – nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der (vollständigen oder teilweisen) Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechend gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag: Personen, die zum Nachweisstichtag noch kein Aktionär sind, aber noch vor der Hauptversammlung Aktien erwerben, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen sich vom Teilnahme- und Stimmberechtigten bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten in der Hauptversammlung

Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Auch in diesem Fall bedarf es der ordnungsgemäßen Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen durch den Aktionär. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Vollmachten, soweit sie nicht an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution erteilt werden, können in Textform (§ 126b BGB) durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden.

Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Ein Vollmachtsformular, das zur Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, erhalten die Aktionäre direkt zusammen mit der Eintrittskarte. Darüber hinaus wird den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen ein Vollmachtsformular zugesandt; dieses ist außerdem im Internet unter

http://www.betasystems.de

in der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung abrufbar.

Der Nachweis der Bevollmächtigung kann am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten am Versammlungsort erbracht werden.

Für die Erklärung der Bevollmächtigung eines Dritten gegenüber der Gesellschaft und ihren Widerruf sowie die Übermittlung des Nachweises über die Bestellung eines Bevollmächtigten und den Widerruf einer solchen Bevollmächtigung im Vorfeld der Hauptversammlung stehen nachfolgend genannte Kontaktdaten, insbesondere auch für die elektronische Übermittlung, zur Verfügung:

Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Hauptversammlung 2019
Abteilung Investor Relations
Alt-Moabit 90d
D-10559 Berlin

Telefax: +49 (0)30/726 118 881
Per E-Mail an: ir@betasystems.com

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG

Aktionäre können Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu Gegenständen der Tagesordnung stellen. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Aktionäre können auch Vorschläge für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern machen, die nicht begründet werden müssen.

Gegenanträge zur Tagesordnung gemäß § 126 Abs. 1 AktG oder Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG und eine etwaige Stellungnahme der Verwaltung werden den Aktionären von der Gesellschaft im Internet unter

http://www.betasystems.de

in der Rubrik Investor Relations / Hauptversammlung zugänglich gemacht, wenn sie:

1. ausschließlich an folgende Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse gerichtet sind (anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt):

Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Hauptversammlung 2019
Abteilung Investor Relations
Alt-Moabit 90d
D-10559 Berlin

Telefax: +49 (0)30/726 118 881
Per E-Mail: ir@betasystems.com

und

2. bei der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 126 Abs. 1 Satz 2 AktG nicht mitzurechnen), also bis spätestens

27. Februar 2019, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft),

unter dieser Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse eingehen.

Informationen für Aktionäre der Beta Systems Software Aktiengesellschaft zum Datenschutz gem. Art. 13, 14 DSGVO im Hinblick auf die Datenerhebung für Zwecke der Hauptversammlung

Die Beta Systems Software Aktiengesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze im Zusammenhang mit der Anmeldung und Durchführung der Hauptversammlung personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder mittels direkter oder indirekter Zuordnung zu einer Kennung, wie beispielsweise einem Namen oder einer Kennnummer, identifizierbare natürliche Person beziehen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nach den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“), des Aktiengesetzes („AktG“) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Alt-Moabit 90d, 10559 Berlin, E-Mail: info@betasystems.com, Telefon:+49 (0)30/726118 0, Vorstand Armin Steiner und Dr. Andreas Huth.

Den Datenschutzbeauftragten der Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Herrn Gerhard Smischek, erreichen Sie unter Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Alt-Moabit 90d, 10559 Berlin, E-Mail: datenschutz@betasystems.com, Telefon: +49 (170) 2347311.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Gesellschaft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich der Erteilung, dem Widerruf und dem Nachweis von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen. Dies umfasst die folgenden Verarbeitungsvorgänge:

Die Gesellschaft verarbeitet die im Rahmen der Anmeldung eines Aktionärs für die Hauptversammlung erforderlichen vom Aktionär angegebenen bzw. aus diesem Anlass von seiner Depotbank übermittelten Daten (insbesondere Vor- und Nachnamen, Wohnort oder Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Eintrittskartennummer sowie Besitzart).

Soweit die Teilnahme an der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten erfolgt, verarbeitet die Gesellschaft die in der Vollmachtserteilung angegebenen personenbezogenen Daten des Aktionärs sowie Vor- und Nachname und Wohnort oder Adresse des Bevollmächtigten.

In der Hauptversammlung wird gem. § 129 AktG ein Teilnehmerverzeichnis mit den folgenden personenbezogenen Daten geführt: Nummer der Eintrittskarte, Vor- und Nachname sowie Wohnort des erschienenen oder vertretenen Aktionärs und ggf. seines Vertreters, Aktienanzahl, Aktiengattung, Anzahl der Stimmrechte und Besitzart. Das Teilnehmerverzeichnis wird im Rahmen der Hauptversammlung allen Teilnehmern zugänglich gemacht. Außerdem ist jedem Aktionär auf Verlangen bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis zu gewähren.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die Gesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Gesellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Beta Systems Software Aktiengesellschaft zugänglich machen (§§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG).

Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebenen Datenverarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit der Anmeldung und Durchführung der Hauptversammlung ist jeweils Art. 6 (1) c) DSGVO. Danach ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt. Die Verpflichtung zur Vornahme der vorstehend beschriebenen Verarbeitungsvorgänge ergibt sich jeweils aus dem Aktiengesetz.

Die Verarbeitung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist jeweils erforderlich, um die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten der Gesellschaft zu erfüllen. Ohne die Bereitstellung der betreffenden Daten ist Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung von Stimmrechten und anderer versammlungsbezogener Rechte nicht möglich.

Kategorien von Empfängern

Für die Ausrichtung der Hauptversammlung bedienen wir uns externer Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten nach unseren Weisungen im Einklang mit Art. 28 DSGVO verarbeiten.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über Sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Im Rahmen von gesetzlichen Vorschriften können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern, wie etwa Behörden oder Gerichten, zu übermitteln.

Die Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland ist nicht beabsichtigt.

Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Grundsätzlich löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung. Die Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen werden regelmäßig nach drei Jahren gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, die weitere Verarbeitung ist im Einzelfall im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen die Beta Systems Software Aktiengesellschaft oder seitens der Beta Systems Software Aktiengesellschaft geltend gemacht werden oder von denen angenommen werden kann, dass sie noch geltend gemacht werden könnten (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren), erforderlich.

Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu Ihrer Person

Recht auf Auskunft über die seitens der Beta Systems Software Aktiengesellschaft über Sie gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)

Recht auf Berichtigung unrichtiger über Sie gespeicherter Daten (Art. 16 DSGVO)

Recht auf Löschung Ihrer Daten, insbesondere, sofern diese für die Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO)

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), insbesondere, sofern die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist oder die Richtigkeit Ihrer Daten durch Sie bestritten wird (Art. 18 DSGVO)

Beschwerderecht: Für Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter den angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung. Unabhängig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.

 

Berlin, im Januar 2019

Beta Systems Software Aktiengesellschaft

Der Vorstand

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