Donnerstag, 01.12.2022

DiaMonTech AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

DiaMonTech AG

Berlin

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2022

 

 

Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft zur ordentlichen Hauptversammlung ein, die am Dienstag, den 26. Juli 2022, 10:00 Uhr (MESZ), stattfindet.

Auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020, das zuletzt durch Art. 15 des Gesetzes zur Errichtung eines Sondervermögens („Aufbauhilfe 2021“) und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht wegen Starkregenfällen und Hochwasser im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze geändert worden ist, („COVID-19-Gesetz“) findet die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (virtuelle Hauptversammlung) statt. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der DiaMonTech AG, Boxhagener Str. 82a, 10245 Berlin, Deutschland.

Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung. Die gesamte Versammlung wird für die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten auf der Internetseite der Gesellschaft über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter

www.diamontech.de/​hauptversammlung

in Bild und Ton übertragen; diese Übertragung ermöglicht keine Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung i.S.v. § 118 Absatz 1 Satz 2 Aktiengesetz.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2021, des Lageberichts und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Die unter dem Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen sind auf unserer Investor Relations-Seite im Internet unter

www.diamontech.de/​hauptversammlung

zugänglich. Ferner werden die Unterlagen in der Hauptversammlung näher erläutert werden. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss bereits gebilligt und damit festgestellt hat, sodass eine Feststellung durch die Hauptversammlung entfällt.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Wahl von sechs Aufsichtsratsmitgliedern

Die Amtszeit der von der Hauptversammlung gewählten Aufsichtsratsmitglieder Dr. Daniel Brüggemann, Dr. Rainer Gith, Dr. Stefan Golkowsky, Dr. Erik Hoppe, Dipl.-Ing. Rolf Nied und Christian Seegers endet jeweils mit der Beendigung dieser Hauptversammlung. Dementsprechend sind sechs Mitglieder mit Wirkung zur Beendigung dieser Hauptversammlung neu zu wählen.

Der Aufsichtsrat besteht nach Ziffer 12.1 der Satzung i.V.m. § 96 Absatz 1 Aktiengesetz aus sechs Mitgliedern der Aktionäre.

Der Aufsichtsrat schlägt vor,

a)

Dr. Daniel Brüggemann, Investment Manager, wohnhaft in Hongkong;

b)

Dr. Rainer Gith, Anwalt, wohnhaft in Düsseldorf;

c)

Dr. Stefan Golkowsky, Patentanwalt, wohnhaft in Berlin;

d)

Dipl.-Ing. Rolf Nied, Berater, wohnhaft in Assamstadt;

e)

Christian Seegers, Investment Manager, wohnhaft in Falkensee; und

f)

Nico Straub, Investor, wohnhaft in Hannover;

jeweils mit Wirkung zur Beendigung dieser Hauptversammlung für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt, wobei das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, nicht mitgerechnet wird, zu Mitgliedern des Aufsichtsrats der Gesellschaft zu wählen.

5.

Änderung von Ziffern 2 (Gegenstand des Unternehmens), 9 (Vertretung der Gesellschaft), 17 (Niederschrift über Sitzungen und Beschlüsse des Aufsichtsrats), 18 (Ausschüsse des Aufsichtsrats), 25 (Elektronische Medien) und 29 (Jahresabschluss und Gewinnverwendung) der Satzung

Gemäß Ziffer 2.2 Satz 2 der Satzung kann sich die Gesellschaft an anderen Unternehmen beteiligen. Eine ausdrückliche Regelung, dass die Gesellschaft auch Tochtergesellschaften gründen kann, enthält die Satzung hingegen nicht. Vor diesem Hintergrund soll Ziffer 2.2 Satz 2 der Satzung entsprechend angepasst und klargestellt werden, dass die Gesellschaft auch Tochtergesellschaften gründen kann. Ferner soll die Gesellschaft nur dann verpflichtet sein, einen Lagebericht sowie einen Konzernabschluss und Konzernlagebericht zu erstellen und den Jahresabschluss sowie einen Lagebericht bzw. einen Konzernabschluss und Konzernlagebericht einer Prüfung zu unterziehen, wenn das jeweils gesetzlich zwingend erforderlich ist. Zu diesem Zweck sollen Ziffern 29.1 und 29.2 der Satzung angepasst werden. Schließlich sollen in der Satzung ein paar Formalien korrigiert und zu diesem Zweck Ziffer 2.2 Satz 4, 9.2 Satz 1, 17.2, 18.3 und 25.4 der Satzung angepasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

a)

Ziffer 2.2 Satz 2 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„Die Gesellschaft kann andere Unternehmen mit gleichem oder ähnlichem Unternehmensgegenstand gründen oder sich an solchen Unternehmen beteiligen.“

b)

Ziffern 29.1 und 29.2 der Satzung werden wie folgt neu gefasst:

„29.1 Der Vorstand hat alljährlich innerhalb der gesetzlichen Frist den Jahresabschluss mit Anhang in der gesetzlich vorgeschriebenen Form sowie, soweit jeweils gesetzlich erforderlich, den Lagebericht, den Konzernabschluss und den Konzernlagebericht aufzustellen und, soweit jeweils gesetzlich erforderlich, dem Abschlussprüfer vorzulegen. Außerdem hat er den Jahresabschluss sowie einen etwa erforderlichen Lagebericht, Konzernabschluss und Konzernlagebericht zusammen mit dem Vorschlag, den er der Hauptversammlung für die Verwendung des Bilanzgewinns machen will, dem Aufsichtsrat vorzulegen.
29.2 Nach Eingang des Berichts des Aufsichtsrats hat der Vorstand unverzüglich die ordentliche Hauptversammlung einzuberufen, die innerhalb der ersten acht Monate eines jeden Geschäftsjahres stattzufinden hat. Sie beschließt über die Entlastung des Vorstands und des Aufsichtsrats, über die Wahl eines etwaigen Abschlussprüfers und die Verwendung des Bilanzgewinns.“
c)

Die nachfolgenden Satzungsbestimmungen werden wie folgt geändert:

aa)

In Ziffer 2.2 Satz 4 der Satzung wird der Verweis klargestellt und daher die Bezeichnung „Abs. 1“ durch die Bezeichnung „Ziffer 2.1“ ersetzt.

bb)

In Ziffer 9.2 Satz 1 der Satzung werden die Worte „§ 181 BGB 2. Alt.“ durch die Worte „§ 181 2. Alt. BGB“ ersetzt.

cc)

In Ziffer 17.2 der Satzung wird der Verweis klargestellt und daher die Bezeichnung „Absatz (1)“ durch die Bezeichnung „Ziffer 17.1“ ersetzt.

dd)

In Ziffer 18.3 der Satzung werden die Verweise klargestellt und daher die Worte „und Ziffer 17 Absätze (1) und (2)“ durch die Worte „, Ziffer 17.1 und Ziffer 17.2“ ersetzt.

ee)

In Ziffer 25.4 der Satzung werden die Verweise klargestellt und daher die Worte „Absatz (1), (2) oder (3)“ durch die Worte „Ziffer 25.1, Ziffer 25.2 oder Ziffer 25.3“ ersetzt.

6.

Änderung von Ziffer 12 (Zusammensetzung des Aufsichtsrats) der Satzung und Schaffung von Entsendungsrechten für zwei Mitglieder des Aufsichtsrats

Gemäß der zwischen allen Aktionären bestehenden Aktionärsvereinbarung steht der Bioventure Club Deal Eleven GmbH & Co. KG mit Sitz in Göttingen, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Göttingen unter HRA 201851, und die VC Fonds Technologie Berlin GmbH mit Sitz in Berlin, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Charlottenburg unter HRB 111014 B, jeweils das Recht zu, ein Mitglied in den Aufsichtsrat der Gesellschaft zu entsenden. Diese Entsendungsrechte sollen in Übereinstimmung mit der Aktionärsvereinbarung in die Satzung aufgenommen werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

a)

In Ziff. 12 der Satzung wird folgende neue Ziffer 12.2 eingefügt:

„12.2 Die Bioventure Club Deal Eleven GmbH & Co. KG mit Sitz in Göttingen, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Göttingen unter HRA 201851, und die VC Fonds Technologie Berlin GmbH mit Sitz in Berlin, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Charlottenburg unter HRB 111014 B, haben jeweils das Recht, ein Mitglied in den Aufsichtsrat zu entsenden. Die übrigen Mitglieder des Aufsichtsrats werden von der Hauptversammlung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften gewählt.“
b)

Mit Wirkung ab Eintragung der gemäß Buchstabe a) vorgeschlagenen Einfügung der neuen Ziffer 12.2 in die Satzung (Eintragungszeitpunkt) gilt Herr Nico Straub als von der Bioventure Club Deal Eleven GmbH & Co. KG und Herr Christian Seegers als von der VC Fonds Technologie Berlin GmbH entsendetes Mitglied des Aufsichtsrats. Sollte Herr Nico Straub dem Aufsichtsrat im Eintragungszeitpunkt nicht angehören, besteht das Entsendungsrecht der Bioventure Club Deal Eleven GmbH & Co. KG bei der ersten Vakanz im Aufsichtsrat nach dem Eintragungszeitpunkt. Sollte Herr Christian Seegers dem Aufsichtsrat im Eintragungszeitpunkt nicht angehören, besteht das Entsendungsrecht der VC Fonds Technologie Berlin GmbH bei der ersten Vakanz im Aufsichtsrat nach dem Eintragungszeitpunkt, bzgl. derer kein Entsendungsrecht der Bioventure Club Deal Eleven GmbH & Co. KG nach Maßgabe des vorstehenden Satzes besteht.

c)

Die bisherige Ziffer 12.2 der Satzung wird zu Ziffer 12.3 der Satzung, die bisherige Ziffer 12.3 der Satzung zu Ziffer 12.4 der Satzung und die bisherige Ziffer 12.4 der Satzung zu Ziffer 12.5 der Satzung.

d)

In Ziffer 12.3 Satz 3 der Satzung in der gemäß vorstehendem Buchstaben c) geänderten Fassung wird der Verweis an die gemäß vorstehendem Buchstaben c) geänderte Nummerierung der Regelungen in Ziffer 12 angepasst und dementsprechend die Bezeichnung „Absatz (3)“ durch die Bezeichnung „Ziffer 12.4“ ersetzt.

7.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, zu beschließen:

Die PriceWaterhouseCoopers GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, wird zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 bestellt.

Durchführung der Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigter (virtuelle Hauptversammlung)

Auf Grundlage des COVID-19-Gesetzes hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die ordentliche Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter) abzuhalten (virtuelle Hauptversammlung).

Die virtuelle Hauptversammlung wird für Aktionäre und ihre Bevollmächtigten am Dienstag, den 26. Juli 2022 ab 10:00 Uhr (MESZ) live auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/​hauptversammlung

im für die Hauptversammlung eingerichteten passwortgeschützten Aktionärsportal in Bild und Ton übertragen.

Über das passwortgeschützte Aktionärsportal können die zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionäre (bzw. ihre Bevollmächtigten) gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren unter anderem ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären.

Nähere Informationen zum Zugang zum passwortgeschützten Aktionärsportal, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zur Internetübertragung finden sich in den nachfolgenden Regelungen.

Teilnahmebedingungen

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur die Aktionäre der Gesellschaft berechtigt, die am Tag der virtuellen Hauptversammlung im Aktienregister als Aktionäre der Gesellschaft eingetragen sind und sich bei der Gesellschaft zur Hauptversammlung anmelden. Die Anmeldung muss der Gesellschaft mindestens einen Tag vor der Hauptversammlung, also spätestens bis Sonntag, den 24. Juli 2022, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen.

Die Anmeldung kann über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/​hauptversammlung

gemäß des dafür vorgesehenen Verfahrens erfolgen. Die notwendigen Angaben für den Zugang zum Aktionärsportal (Aktionärsnummer und individuelles Zugangspasswort) werden an die Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, mit den Einladungsunterlagen übersandt.

Die Anmeldung kann neben der Anmeldung über das passwortgeschützte Aktionärsportal auch unter folgender Anschrift in deutscher oder englischer Sprache erfolgen:

DiaMonTech AG
c/​o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring, Deutschland
oder per E-Mail: diamontech2022@itteb.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister als Aktionär der Gesellschaft eingetragen ist.

Die Ausübung sowohl des Fragerechts als auch des Widerspruchsrechts sind ausschließlich über die Nutzung des passwortgeschützten Aktionärsportals möglich.

Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte

Die Aktionäre können sich in der virtuellen Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut, oder Intermediäre, einen Stimmrechtsvertreter oder eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person vertreten lassen. Auch im Fall einer Bevollmächtigung ist eine fristgerechte Anmeldung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich (siehe oben unter „Teilnahmebedingungen“). Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (E-Mail ist ausreichend), wenn keine Vollmacht nach § 135 Aktiengesetz erteilt wird. Im Falle der Bevollmächtigung nach § 135 Aktiengesetz (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) sind in der Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.

Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Ein Vollmachtsformular und weitere Informationen zur Bevollmächtigung werden den Aktionären gemeinsam mit den Einladungsunterlagen zur Hauptversammlung übersandt. Die Aktionäre werden gebeten, Vollmachten vorzugsweise über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter

www.diamontech.de/​hauptversammlung

oder mittels des von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Vollmachtsformulars zu erteilen.

Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung, ihre Änderung oder ihr Widerruf kann der Gesellschaft bis spätestens Sonntag, den 24. Juli 2022, 24:00 Uhr (MESZ),

unter der Adresse

DiaMonTech AG
c/​o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring, Deutschland
oder per E-Mail: diamontech2022@itteb.de

übermittelt werden.

Darüber hinaus kann der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung, ihre Änderung oder ihr Widerruf der Gesellschaft über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/​hauptversammlung

gemäß des dafür vorgesehenen Verfahrens bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung übermittelt werden.

Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Bevollmächtigte können ebenfalls nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre daher lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmachten an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter gemäß den nachfolgenden Bestimmungen ausüben. Die Nutzung des passwortgeschützten Aktionärsportals setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die für den Zugang zum passwortgeschützten Aktionärsportal notwendigen Zugangsdaten erhält.

Informationen zur Ausübung des Stimmrechts

Da die ordentliche Hauptversammlung auf Grundlage des COVID-19-Gesetzes ohne physische Anwesenheit der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten stattfindet, eröffnet die Gesellschaft ihren Aktionären bzw. deren Bevollmächtigten die Möglichkeit, das Stimmrecht nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen im Wege der Briefwahl (auch mittels elektronischer Kommunikation) auszuüben bzw. von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter zur Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen. Auch in diesen Fällen ist eine fristgerechte Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich (siehe oben unter „Teilnahmebedingungen“). Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige Personen nach § 135 Absatz 8 Aktiengesetz, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, können sich der nachfolgenden Möglichkeiten bedienen.

Stimmrechtsausübung über schriftliche oder elektronische Kommunikation (Briefwahl)

Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihre Stimmen im Wege der Briefwahl (auch mittels elektronischer Kommunikation) abgeben.

Briefwahlstimmen können bis spätestens Sonntag, den 24. Juli 2022, 24:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postanschrift sowie E-Mail-Adresse abgegeben, geändert oder widerrufen werden:

DiaMonTech AG
c/​o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring, Deutschland
oder per E-Mail: diamontech2022@itteb.de

Briefwahlstimmen können bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung auch über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/​hauptversammlung

abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Die Zugangsdaten werden den Aktionären zusammen mit den Einladungsunterlagen übersandt.

Diejenigen, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl ausüben wollen, werden gebeten, hierzu das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/​hauptversammlung

zu nutzen oder das ihnen übersandte Briefwahlformular zu verwenden.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Rangfolge berücksichtigt: (1) per passwortgeschütztem Aktionärsportal, (2) per E-Mail, (3) auf dem Postweg übersandte Erklärungen.

Stimmrechtsausübung durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen; sie können die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Wird zu einem Tagesordnungspunkt keine eindeutige Weisung erteilt, werden die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sich zum jeweiligen Beschlussgegenstand enthalten.

Die Stimmrechtsvertreter nehmen weder im Vorfeld noch während der virtuellen Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegen. Ebenso wenig können die Stimmrechtsvertreter Aufträge zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegennehmen.

Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können bis spätestens Sonntag, den 24. Juli 2022, 24:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postanschrift sowie E-Mail-Adresse abgegeben, geändert oder widerrufen werden:

DiaMonTech AG
c/​o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring, Deutschland
oder per E-Mail: diamontech2022@itteb.de

Die Abgabe, die Änderung oder der Widerruf von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung auch über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/​hauptversammlung

möglich. Die Zugangsdaten zum passwortgeschützten Aktionärsportal werden den Aktionären zusammen mit den Einladungsunterlagen übersandt.

Diejenigen, die eine Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen wollen, werden gebeten, hierzu das Aktionärsportal unter

www.diamontech.de/​hauptversammlung

oder das ihnen übersandte Vollmachtsformular zu verwenden.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Vollmacht/​Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Vollmacht/​Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Rangfolge berücksichtigt: (1) per passwortgeschütztem Aktionärsportal, (2) per E-Mail, (3) auf dem Postweg übersandte Erklärungen.

Wenn Briefwahlstimmen und Bevollmächtigungen/​Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden Briefwahlstimmen vorrangig berücksichtigt.

Angaben zu den Rechten der Aktionäre

Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Absatz 2 Aktiengesetz

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000 Euro erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Ein solches Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft

DiaMonTech AG
Vorstand
Boxhagener Str. 82a
10245 Berlin

zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung zugehen; der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist somit Freitag, der 1. Juli 2022, 24:00 Uhr (MESZ).

Wir werden rechtzeitig eingehende Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung einschließlich etwaiger Stellungnahmen der Verwaltung im Bundesanzeiger veröffentlichen sowie im Internet unter

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zugänglich machen, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Absatz 1, 127 Aktiengesetz

Gemäß § 126 Absatz 1 Aktiengesetz kann jeder Aktionär einen Gegenantrag zu einem Vorschlag des Vorstands und/​oder Aufsichtsrats zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung übersenden. Ein Gegenantrag ist einschließlich des Namens des Aktionärs und einer Begründung von der Gesellschaft zugänglich zu machen, wenn er der Gesellschaft unter der nachfolgend wiedergegebenen Adresse spätestens am Montag, den 11. Juli 2022, 24:00 Uhr (MESZ), zugeht. Ein Gegenantrag und dessen Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände nach § 126 Absatz 2 Aktiengesetz vorliegt; die Begründung braucht außerdem nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Stellen mehrere Aktionäre Gegenanträge zu demselben Gegenstand der Beschlussfassung, so können Gegenanträge sowie ihre Begründungen zusammengefasst werden.

Jeder Aktionär kann außerdem nach näherer Maßgabe von § 127 Aktiengesetz der Gesellschaft einen Wahlvorschlag zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern übermitteln. Ein Wahlvorschlag ist einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung von der Gesellschaft zugänglich zu machen, wenn er der Gesellschaft unter der nachfolgend wiedergegebenen Adresse spätestens am Montag, den 11. Juli 2022, 24:00 Uhr (MESZ), zugeht.

Wahlvorschläge von Aktionären müssen nur zugänglich gemacht werden, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person, bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften die Firma und den Sitz, enthalten und keiner der Ausschlusstatbestände nach § 126 Absatz 2 Satz 1 Aktiengesetz vorliegt; soweit der Wahlvorschlag begründet ist, braucht die Begründung nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Stellen mehrere Aktionäre Wahlvorschläge zu derselben Wahl, so können Wahlvorschläge sowie etwaige Begründungen zusammengefasst werden.

Wir werden rechtzeitig eingehende Gegenanträge und/​oder Wahlvorschläge einschließlich etwaiger Stellungnahmen der Verwaltung im Internet unter

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zugänglich machen, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind ausschließlich zu richten an:

DiaMonTech AG
Vorstand
Boxhagener Str. 82a
10245 Berlin
oder per E-Mail: thorsten.lubinski@diamontech.de

Innerhalb der Bekanntmachungsfrist ordnungsgemäß gestellte, zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge gelten als in der virtuellen Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär im Aktienregister eingetragen und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Fragerecht gemäß § 1 Absatz 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 des Covid-19-Gesetzes

Auf Grundlage von § 1 Absatz 2 Satz 1 Nr. 3 des COVID-19-Gesetzes ist den Aktionären in der virtuellen Hauptversammlung das Recht einzuräumen, Fragen zu stellen. Das Fragerecht der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten wird ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/​hauptversammlung

eingeräumt.

Jeder Aktionär oder sein Bevollmächtigter kann der Gesellschaft bis Sonntag, den 24. Juli 2022, 24:00 Uhr (MESZ), Fragen zu den Gegenständen der Tagesordnung über das Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/​hauptversammlung

übermitteln. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

Nach § 1 Absatz 2 Satz 2 des COVID-19-Gesetzes entscheidet der Vorstand (mit Zustimmung des Aufsichtsrats) nach pflichtgemäßem, freien Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Dabei ist er insbesondere berechtigt, Fragen und deren Beantwortung zusammenzufassen, wenn ihm dies sinnvoll erscheint.

Bei der Beantwortung von Fragen während der Hauptversammlung wird die Gesellschaft die Namen der Fragesteller nur dann offenlegen, wenn diese bei Übersendung der Fragen ausdrücklich darum gebeten bzw. einer Offenlegung ausdrücklich zugestimmt haben.

Widerspruchsmöglichkeit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

Aktionäre bzw. Bevollmächtigte, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können ausschließlich über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/​hauptversammlung

dem amtierenden Notar gegenüber bis zur Beendigung der virtuellen Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter Widerspruch zur Niederschrift gemäß § 245 Nr. 1 Aktiengesetz gegen einen Beschluss der Hauptversammlung einlegen. Die Erklärung ist von Beginn der virtuellen Hauptversammlung an bis zu deren Ende möglich.

Die Gesellschaft weist nochmals darauf hin, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Weisungen zum Einlegen von Widersprüchen entgegennehmen.

Vorlage von Unterlagen, Bekanntgabe der Abstimmungsergebnisse

Die aufgrund der Tagesordnung vorzulegenden Unterlagen stehen auf der Homepage der Gesellschaft unter

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zur Verfügung. Sie werden dort auch während der virtuellen Hauptversammlung zugänglich sein und in der virtuellen Hauptversammlung näher erläutert werden.

Etwaige im Sinne der vorgenannten Fristen rechtzeitig bei der Gesellschaft eingehende und veröffentlichungspflichtige Gegenanträge, Wahlvorschläge und Ergänzungsverlangen von Aktionären werden ebenfalls über die oben genannte Internetseite zugänglich gemacht werden.

Die Abstimmungsergebnisse werden unverzüglich nach Beendigung der virtuellen Hauptversammlung ebenfalls unter

www.diamontech.de/​hauptversammlung

zugänglich gemacht.

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre

Die DiaMonTech AG verarbeitet als Verantwortlicher personenbezogene Daten der Aktionäre (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Zugangskarte) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Aktionärsvertreter auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze. Die Aktien der DiaMonTech AG sind Namensaktien. Die Gesellschaft ist zur Führung eines Aktienregisters verpflichtet. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft, für die Stimmrechtsausübung sowie für die Verfolgung im Wege elektronischer Zuschaltung und die Führung des Aktienregisters rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 118 ff. Aktiengesetz sowie i.V.m. § 1 des COVID-19-Gesetzes. Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die der Organisation der virtuellen Hauptversammlung dienlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO).

Die von der Gesellschaft für die Zwecke der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter ausschließlich nach Weisung der DiaMonTech AG und nur, soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der Gesellschaft und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter haben und/​oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die ihr Stimmrecht ausüben, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 Aktiengesetz, soweit die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter darin aufgeführt werden) für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar. Dies gilt auch im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen. Bei der Beantwortung von Fragen während der Hauptversammlung wird die Gesellschaft die Namen der Fragesteller nur dann offenlegen, wenn diese bei Übersendung der Fragen ausdrücklich darum gebeten bzw. einer Offenlegung ausdrücklich zugestimmt haben.

Die Gesellschaft löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre und Aktionärsvertreter das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertreter ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu.

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet, steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch ein Widerspruchsrecht zu.

Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre und Aktionärsvertreter den Datenschutzbeauftragten der DiaMonTech AG unter:

DiaMonTech AG
Datenschutzbeauftragter
Boxhagener Str. 82a
10245 Berlin
E-Mail: datenschutz@diamontech.de

 

Berlin, im Juni 2022

DiaMonTech AG

DER VORSTAND

Thorsten Lubinski                Sergius Janik

 

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