Sonntag, 14.08.2022

Effecten-Spiegel AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Effecten-Spiegel AG

Düsseldorf

Wertpapier-Kenn-Nummern: 564 760, 564 763
ISIN: DE0005647606, DE0005647630

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

 

Wir laden hiermit die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am

Freitag, dem 20. Mai 2022, 10.30 Uhr,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der
Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten. Die virtuelle Hauptversammlung wird
im CCD Ost (Congress Center Düsseldorf), Stockumer Kirchstraße 61, stattfinden und
live im Internet über das zugangsgeschützte HV-Portal übertragen. Die Anmeldung für
das zugangsgeschützte HV-Portal erfolgt über die Internetadresse

www.effecten-spiegel.com/​ueber-effecten-spiegel-ag/​hauptversammlung

I.
Tagesordnung

 
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2021 mit dem Lagebericht
des Vorstandes und dem Bericht des Aufsichtsrates zum 31. Dezember 2021

2.

Beschlussfassung über die Ergebnisverwendung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den zum 31. Dezember 2021 – unter Berücksichtigung
des Gewinnvortrages von 507.326,66 € und nach Einstellung von 1.400.000,00 € in die
Gewinnrücklagen – ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von 4.339.188,35 € wie folgt
zu verwenden:

1) einen Teilbetrag in Höhe von 3.678.812,55 € an die zurzeit gewinnberechtigten Aktionäre
zu verteilen als

a) Dividende für das Geschäftsjahr 2021 in Höhe von 0,55 €
zuzüglich 0,50 € Jubiläumsbonus je dividendenberechtigte Vorzugsaktie = 1.982.941,80
€,

b) Dividende für das Geschäftsjahr 2021 in Höhe von 0,55 €
zuzüglich 0,50 € Jubiläumsbonus je dividendenberechtigte Stammaktie = 1.695.870,75
€,

2) den restlichen Betrag, derzeit 660.375,80 €, auf neue Rechnung vorzutragen. Die
Anzahl der dividendenberechtigten Aktien kann sich bis zum Zeitpunkt der Beschlussfassung
über die Verwendung des Bilanzgewinns ändern und somit den auf neue Rechnung vorzutragenden
Betrag entsprechend mindern oder erhöhen. In diesem Fall wird von Vorstand und Aufsichtsrat
der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Gewinnverwendung
unterbreitet, der unverändert eine Ausschüttung von 0,55 € zuzüglich 0,50 € Jubiläumsbonus
je dividendenberechtigte Aktie vorsieht. Derzeit hält die Gesellschaft 291.135 eigene
Stammaktien und 17.734 eigene Vorzugsaktien.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung
zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Aufsichtsratsmitgliedern
Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Festsetzung der Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrates
für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, gemäß § 17 der Satzung folgenden Beschluss
zur Festlegung der Aufsichtsratsvergütung für das Geschäftsjahr 2022 zu fassen:

Die Mitglieder des Aufsichtsrates erhalten neben dem Ersatz ihrer Auslagen, zu denen
auch die auf ihre Bezüge entfallende Umsatzsteuer gehört, eine feste Vergütung in
Höhe von 15.000,00 €, wobei der Vorsitzende des Aufsichtsrates den doppelten und der
Stellvertreter den eineinhalbfachen Betrag erhält.

6.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Die Amtszeit sämtlicher Mitglieder des Aufsichtsrates endet mit Beendigung dieser
Hauptversammlung am 20. Mai 2022.

Zahl und Zusammensetzung des Aufsichtsrates bestimmen sich nach § 95 und § 96 Abs.
1 des Aktiengesetzes in Verbindung mit § 12 der Satzung der Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft.
Der Aufsichtsrat besteht nach § 12 Satz 1 der Satzung aus drei Mitgliedern. Er setzt
sich nach § 96 Abs. 1 AktG nur aus Aufsichtsratsmitgliedern der Aktionäre zusammen.

Der Aufsichtsrat schlägt bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung
für das Geschäftsjahr 2026 beschließt, die Wahl von

Herrn Wolfgang Aleff, Coesfeld, selbstständiger Kaufmann, Vorstandsmitglied der GfW
Gesellschaft für Wertpapierinteressen e. V., Aktionärsvertretungsgesellschaft sowie
Mitglied des Aufsichtsrates der Kolb und Schüle AG,

Herrn Dr. Klaus Hahn, Essen, selbstständiger Unternehmensberater,

Herrn Stefan Füger, Berlin, Director Partner Relationships bei der Elinvar GmbH und
Mitglied des Auswahlkomitees Stiftung der Deutschen Wirtschaft (SDW),

vor.

Des Weiteren schlägt der Aufsichtsrat vor, als Ersatzmitglied für sämtliche Aufsichtsratsmitglieder
des Aufsichtsrates zu wählen:

Herrn Andreas Wahlen, Willich, WBS Hünicke Vermögensverwaltung GmbH, Düsseldorf, Mitglied
des Aufsichtsrates der GSC Holding AG

Herrn Dipl.-Ing. Franz Freiherr von Twickel, Everswinkel, Leiter der Steuerberatungskanzlei
Everswinkel,

wobei Herr Andreas Wahlen für das zeitlich zuerst ausscheidende Aufsichtsratsmitglied
nachfolgt. Herr Franz Freiherr von Twickel folgt dann für das zeitlich später ausscheidende
Aufsichtsratsmitglied nach.

Die Hauptversammlung ist an die Wahlvorschläge nicht gebunden.

7.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, für die Prüfung des Jahresabschlusses 2022 die

Wisbert Treuhand GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Hammfelddamm 7, 41460 Neuss

zur Abschlussprüferin zu wählen.

II.
Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats in Übereinstimmung
mit dem Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs-
und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (zuletzt
geändert mit Art. 15 des Gesetzes zur Errichtung eines Sondervermögens „Aufbauhilfe
2021“ und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht wegen Starkregenfällen
und Hochwasser im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze vom 10. September
2021), entschieden, dass die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne
physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten wird.

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig anmelden und ihre Berechtigung
zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen.
Die Anmeldung bedarf nach § 20 Abs. 1 der Satzung der Schriftform (§ 126 BGB) und
hat in deutscher oder in englischer Sprache zu erfolgen. Zur Wahrung der Schriftform
genügt die telekommunikative Übermittlung (§ 127 Abs. 2 BGB).

Für den Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung reicht nach
§ 20 Abs. 2 der Satzung ein in Textform (§ 126 b BGB) in deutscher oder englischer
Sprache erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär
aus. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung, also
auf den Beginn des 29. April 2022 (00.00 Uhr MESZ) zu beziehen.

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft mindestens
sechs Tage vor der Versammlung, also spätestens bis Freitag, 13. Mai 2022, 24.00 Uhr MESZ, unter der Anschrift zugehen:

Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft
c/​o HVBEST Event-Service GmbH
Mainzer Straße 180, 66121 Saarbrücken
Telefax: +49 (0) 681 92629-29
E-Mail: effecten-spiegel-hv2022@hvbest.de

Nach fristgerechtem Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes
werden an die Aktionäre von der Gesellschaft für die virtuelle Teilnahme an der Hauptversammlung
Anmeldebestätigungen mit den entsprechenden Zugangsdaten versandt.

Erläuterungen zum Nachweisstichtag: Der Nachweisstichtag ist das entscheidende Datum
für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung oder die
Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes
zum Nachweisstichtag erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag
haben hierfür keine Bedeutung. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag
erworben haben, können somit nicht an der Hauptversammlung teilnehmen, es sei denn,
sie lassen sich von einem teilnahmeberechtigten Aktionär bevollmächtigen. Aktionäre,
die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann
zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt,
wenn sie die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern. Der Nachweisstichtag hat
keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes Datum
für eine Dividendenberechtigung.

III.
Stimmrecht und Stimmrechtsvertretung

Zur Ausübung des Stimmrechts sind nur die Inhaber von Stamm-Stückaktien berechtigt,
soweit das Stimmrecht nicht durch Gesetz oder Satzung ausgeschlossen ist.

Rechtzeitig angemeldete Aktionäre haben die Möglichkeit, im nachfolgend beschriebenen
Rahmen die Hauptversammlung über das Internet zu verfolgen. Am 20. Mai 2022 wird die
gesamte Hauptversammlung ab 10.30 Uhr (MESZ) im zugangsgeschützten HV-Portal unter

www.effecten-spiegel.com/​ueber-effecten-spiegel-ag/​hauptversammlung

live in Bild und Ton übertragen. Das HV-Portal ermöglicht während der Hauptversammlung
den angemeldeten Aktionären weiterhin, soweit sie Inhaber von Stammaktien sind, ihre
Stimmen im Wege der Briefwahl abzugeben. Bis zum Ende des vom Versammlungsleiter bestimmten
Zeitraums ist grundsätzlich eine Stimmabgabe, ein Widerruf oder eine Änderung der
über das HV-Portal abgegebenen Briefwahlstimmen möglich.

Aktionäre, die ihr Stimmrecht und ihre sonstigen Rechte nicht selbst ausüben wollen,
können dies durch Bevollmächtigte tun, z. B. durch den Intermediär, eine Aktionärsvereinigung
oder einen sonstigen Dritten. Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten
oder der Gesellschaft erfolgen. Die Erteilung einer Vollmacht, ihr Widerruf und der
Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich nach
§ 22 Abs. 4 Satz 2 der Satzung der Schriftform (§ 126 BGB), wenn weder ein Intermediär,
Stimmrechtsberater oder eine Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären
zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet, bevollmächtigt wird.

Diese Bevollmächtigten schreiben aber möglicherweise eigene Formerfordernisse vor.
Daher bitten wir unsere Aktionäre, sich bezüglich der Form der Vollmachten mit Intermediären,
Stimmrechtsberatern sowie Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur
Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, mit diesen abzustimmen.

Das Erteilen der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126 b BGB). Die Bevollmächtigung kann nachgewiesen
werden mittels vorheriger Übermittlung der Vollmacht per Post oder per Fax oder elektronisch
per E-Mail bis spätestens am 18. Mai 2022, 17.00 Uhr (MESZ) – eingehend bei der Gesellschaft
– an folgende Adresse:

Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft
c/​o HVBEST Event-Service GmbH
Mainzer Str. 180, 66121 Saarbrücken
Telefax: +49 (0) 681 92629-29
E-Mail: effecten-spiegel-hv2022@hvbest.de

Wird eine Vollmacht erst nach Ablauf der Frist zur Anmeldung erteilt, muss der Bevollmächtigte
nicht mehr angemeldet werden, sondern kann das Stimmrecht des Aktionärs ungeachtet
einer eigenen Anmeldung ausüben, sofern der Aktionär selbst rechtzeitig angemeldet
war und der Aktionär ihm die erteilten Zugangsdaten zum HV-Portal weitergibt. In diesem
Fall unterliegt die Erteilung der Vollmacht nicht der Schriftform. Die Nutzung der
Zugangsdaten seitens des Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung.

Ein Formular, das für die Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, befindet
sich auf der von der Gesellschaft zu versendenden Anmeldebestätigung und steht den
Aktionären ebenfalls im HV-Portal der Gesellschaft unter der Internetadresse

www.effecten-spiegel.com/​ueber-effecten-spiegel-ag/​hauptversammlung

zum Download zur Verfügung.

Des Weiteren kann von der Möglichkeit Gebrauch gemacht werden, die von der Gesellschaft
benannte Stimmrechtsvertreterin, Frau Yvonne Naßelstein, zu bevollmächtigen, gemäß ihren Anweisungen abzustimmen. Dies kann für Aktionäre
insbesondere dann von Interesse sein, wenn der Intermediär die Stimmrechtsvertretung
in der Hauptversammlung ablehnt. Zur Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreterin benötigen die Aktionäre auch dann eine Anmeldebestätigung,
wenn sie nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen wollen. Die Vollmacht
oder ihr Widerruf kann vollständig ausgefüllt schriftlich oder auch elektronisch übermittelt
werden (E-Mail). Die Gesellschaft kann die ordnungsmäßige Stimmrechtsausübung nur
dann gewährleisten, soweit die Vollmacht für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
mit den Stimmweisungen der Aktionäre zu sämtlichen Tagesordnungspunkten bis spätestens
18. Mai 2022, 17.00 Uhr MESZ, bei der Gesellschaft unter folgender Adresse eingegangen
sind:

Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft
c/​o HVBEST Event-Service GmbH
Mainzer Str. 180, 66121 Saarbrücken
Telefax: +49(0) 681 92629-29
E-Mail: effecten-spiegel-hv2022@hvbest.de

Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung steht den Aktionären im HV-Portal
der Gesellschaft unter der Internetadresse

www.effecten-spiegel.com/​ueber-effecten-spiegel-ag/​hauptversammlung

zum Download zur Verfügung.

Die Stimmrechtsvertreterin der Gesellschaft nimmt keine Weisungen zur Einlegung von
Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede- und Fragerechts
oder zur Stellung von Anträgen entgegen. Eine Verpflichtung zur Verwendung des von
der Gesellschaft angebotenen Formulars zur Bevollmächtigung bzw. Weisungserteilung
an die Stimmrechtsvertreterin der Gesellschaft besteht nicht.

IV.
Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG, Fragerecht gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz

Das Auskunfts-/​Fragerecht der Aktionäre kann im Falle einer virtuellen Hauptversammlung
nach § 1 Abs. 2 Satz 2 des COVID-19-Gesetzes eingeschränkt werden. Danach haben die
Aktionäre lediglich die Möglichkeit, Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation
zu stellen. Der Vorstand kann zudem festlegen, dass Fragen bis spätestens einen Tag
vor der Hauptversammlung einzureichen sind. Hiervon hat der Vorstand der Gesellschaft
mit Zustimmung des Aufsichtsrats Gebrauch gemacht und bestimmt, dass Fragen bis spätestens
einen Tag vor der Versammlung, also bis spätestens einschließlich 18. Mai 2022, 24.00
Uhr (MESZ), im Wege der elektronischen Kommunikation über das HV-Portal, welches die
Effecten-Spiegel AG unter der Internetadresse

www.effecten-spiegel.com/​ueber-effecten-spiegel-ag/​hauptversammlung

ab dem 29. April 2022 zur Verfügung stellt, eingegangen sein müssen. Nach Ablauf des
18. Mai 2022, 24.00 Uhr (MESZ), oder auf anderem Weg eingereichte Fragen oder Fragen
in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt. Der Vorstand behält sich vor, Fragen
vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu beantworten.

V.
Erklärung eines Widerspruchs

Da die Aktionäre ihre Stimme nur im Wege der Briefwahl oder über Vollmachtserteilung
ausüben können, wird für die Erklärung eines Widerspruchs zur Niederschrift in der
Hauptversammlung auf das Merkmal des persönlichen Erscheinens in der Hauptversammlung
und die Erklärung zur Niederschrift gemäß § 245 Nr. 1 AktG verzichtet. Aktionäre,
die ihr Stimmrecht entweder im Wege der Stimmrechtsvertretung oder der Briefwahl ausgeübt
haben, haben die Möglichkeit, über das HV-Portal elektronisch bei dem am Durchführungsort
anwesenden beurkundenden Notar während der Hauptversammlung bis zu deren Schließung
Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären.

VI.
Veröffentlichung auf der Internetseite der Gesellschaft

Der Jahresabschluss 2021 mit dem Lagebericht des Vorstands und der Bericht des Aufsichtsrats
sowie die Einberufung der Hauptversammlung und die Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte
zum Zeitpunkt der Einberufung sind ebenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft
unter

www.effecten-spiegel.com/​ueber-effecten-spiegel-ag/​hauptversammlung

zugänglich und während der gesamten Hauptversammlung einsehbar.

VII.
Informationen zum Datenschutz für Aktionäre

Die Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre
(insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart
der Aktien und Nummer der Zutrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze,
um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Aufgrund der europäischen Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) gelten europaweit
Regelungen zum Datenschutz.

Die Dienstleister der Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft, welche zum Zwecke der Ausrichtung
und Durchführung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Effecten-Spiegel
Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der
beauftragten Dienstleistungen erforderlich sind, und verarbeiten diese Daten ausschließlich
auf Weisung der Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft. Die personenbezogenen Daten werden
während der Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und anschließend
unverzüglich gelöscht. Nähere Informationen können Sie der unter dem Link

www.effecten-spiegel.com/​ueber-effecten-spiegel-ag/​hauptversammlung

abrufbaren Datenschutzerklärung für die virtuelle Hauptversammlung der Effecten-Spiegel
AG 2022 entnehmen.

 

Düsseldorf, im April 2022

Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft

Der Vorstand

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