Symrise AGHolzmindenWertpapier-Kennnummer: SYM999
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1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses Die vorgenannten Unterlagen werden von der Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung
zugänglich gemacht. Sie enthalten auch den Vergütungsbericht und den erläuternden Bericht zu den Angaben Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss |
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2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2021 Aus dem Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2021 sollen 1,02 € je dividendenberechtigter Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres
Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien. Sofern die Gemäß § 58 Absatz 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf |
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3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern |
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4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern |
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5. |
Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers Gestützt auf die Empfehlung seines Prüfungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor, |
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6. |
Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts Nach der Änderung des Aktiengesetzes durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Der Vergütungsbericht ist im Anschluss an die Tagesordnung als Anlage I in dieser
Einladung abgedruckt und von der Einberufung der Hauptversammlung an über unsere Internetseite unter
zugänglich. Ferner wird der Vergütungsbericht dort auch während der Hauptversammlung |
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7. |
Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder Der Aufsichtsrat hat der Hauptversammlung der Symrise AG das geltende System zur Vergütung Der Aufsichtsrat hat das von der Hauptversammlung am 5. Mai 2021 mit großer Mehrheit
zugänglich. Ferner wird es dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein. Gestützt auf die Empfehlung seines Personalausschusses, schlägt der Aufsichtsrat der |
Anlage I zu TOP 6 – Vergütungsbericht
VERGÜTUNGSBERICHT 2021
Vorstand und Aufsichtsrat der Symrise AG haben für das Geschäftsjahr 2021 erstmals |
A. |
RÜCKBLICK AUF DAS GESCHÄFTSJAHR 2021 |
1. |
HERAUSFORDERUNGEN UND HIGHLIGHTS Trotz enormer Herausforderungen und den hiermit verbundenen Einflüssen auf das Geschäft Neben den Nachwirkungen des kriminellen Cyberangriffs aus dem Dezember 2020 musste Während Symrise zu Beginn des Geschäftsjahres ein organisches Umsatzwachstum von 5 Der erfolgreiche Geschäftsverlauf von Symrise im Geschäftsjahr 2021 zeigt sich dabei Neben einem erfolgreichen wirtschaftlichen Handeln nimmt das Wahrnehmen der gesellschaftlichen Der Erfolg des Geschäftsjahres spiegelt sich auch in den hohen Zielerreichungsgraden |
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2. |
BEFASSUNG MIT DER VORSTANDSVERGÜTUNG Infolge des Inkrafttretens des Gesetzes zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie Vor dem Hintergrund des erfolgten Aufstiegs in den DAX® ist es für Symrise von hoher Relevanz, das Vorstandsvergütungssystem marktüblich |
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3. |
PERSONELLE ZUSAMMENSETZUNG DES VORSTANDS IM GESCHÄFTSJAHR Im Geschäftsjahr 2021 gehörten dem Vorstand der Symrise AG folgende Mitglieder an:
Heinrich Schaper hat den Vorstand mit Ablauf des 31. März 2021 aus altersbedingten Gründen verlassen. Im Zuge der Neuausrichtung wurden die Vorstandsressorts ab 1. April 2021 neu aufgeteilt. Dr. Heinz-Jürgen Bertram hat interimsweise zum 1. April 2021 den Bereich Scent & Care übernommen, der durch |
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4. |
PERSONELLE ZUSAMMENSETZUNG DES AUFSICHTSRATS IM GESCHÄFTSJAHR Dem Aufsichtsrat der Symrise AG gehörten im Geschäftsjahr 2021 folgende Mitglieder
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B. |
VERGÜTUNG DER MITGLIEDER DES VORSTANDS |
1. |
GRUNDSÄTZE DER VORSTANDSVERGÜTUNG Der Aufsichtsrat der Symrise AG hat in seiner Aufsichtsratssitzung am 8. März 2021 Das Vergütungssystem 2021 gilt für alle ab 2021 neu abgeschlossenen Vorstandsverträge. Im Folgenden wird zunächst ein Überblick über das für alle Vorstandsmitglieder im |
2. |
ÜBERBLICK ÜBER DAS VORSTANDSVERGÜTUNGSSYSTEM 2015 |
3. |
VERGÜTUNG DER IM GESCHÄFTSJAHR 2021 AKTIVEN VORSTANDSMITGLIEDER 3.1 GEWÄHRTE UND GESCHULDETE VERGÜTUNG IM GESCHÄFTSJAHR 2021 Nach § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG hat der Vergütungsbericht über die im letzten Geschäftsjahr
Die nachfolgenden Vergütungstabellen weisen als gewährte und geschuldete Vergütung
Daneben weisen die Vergütungstabellen den relativen Anteil aller festen und variablen 3.2 TABELLARISCHE ÜBERSICHT Im Zuge des Austritts aus dem Vorstand von Herrn Daub hat Herr Dr. Bertram im Geschäftsjahr Diese Vergütung war davon abhängig, inwieweit die für das Geschäftsjahr 2021 gesetzten
1 Der Dienstvertrag von Herrn Daub wurde mit Wirkung zum Ablauf des 30. Juni 2021 beendet. 3.3 ERLÄUTERUNGEN 3.3.1 LEISTUNGSKRITERIEN DER VARIABLEN VERGÜTUNG 3.3.1.1 Jahresbonus Der Aufsichtsrat der Symrise AG hat für das Geschäftsjahr 2021 die Zielvorgaben für Neben finanziellen Zielvorgaben wurden im Einklang mit dem starken Fokus von Symrise Zur Beurteilung des Pay for Performance-Zusammenhangs innerhalb des Jahresbonus werden Die folgende Übersicht fasst die Zielvorgaben und die Zielerreichungen pro Vorstandsmitglied Für Herrn Achim Daub und Herrn Heinrich Schaper wurden für das Geschäftsjahr 2021 3.3.1.2 LTIP Der LTIP ist als zukunftsgerichteter Performance Cash Plan ausgestaltet. Jeweils zum a) Zielvorgaben für die Performance-Periode 2019 – 2021 Allen im Geschäftsjahr 2021 aktiven Vorstandsmitgliedern wurde zum 1. Januar 2019 Maßgebliches Leistungskriterium ist die Aktienkursentwicklung zzgl. der Dividende
Nach Ablauf der Performance-Periode und nach Billigung des Jahreskonzernabschlusses Für die Performance-Periode 2019 – 2021 gelten folgende Schwellen-, Ziel- und Maximalwerte: Zwischen dem 25sten und dem 75sten Percentile Rank verläuft die Bonusberechnung linear. Der jährlich erreichte Percentile Rank wird festgeschrieben und sodann der Durchschnitt b) Zielerreichung für die Performance-Periode 2019 – 2021 Die nachfolgende Tabelle fasst die Gesamt-Zielerreichung und den sich daraus ergebenden 2 Der Dienstvertrag von Herrn Schaper wurde mit Wirkung zum Ablauf des 31. März 2021 Der Dienstvertrag von Herrn Daub wurde mit Wirkung zum Ablauf des 30. Juni 2021 beendet. 3.3.2 ÜBEREINSTIMMUNG MIT DEM VERGÜTUNGSSYSTEM 2015 Die den Vorstandsmitgliedern im Geschäftsjahr 2021 gewährte und geschuldete Vergütung Eine über die Auszahlungscaps für den Jahresbonus und den Long Term Incentive Plan 3.3.3 LEISTUNGEN UND LEISTUNGSZUSAGEN AN VORSTANDSMITGLIEDER FÜR DIE VORZEITIGE BEENDIGUNG Die Anstellungsverträge, die allen Vorstandsbestellungen zugrunde liegen, sehen gleichlautende Die Long Term Incentive Pläne (LTIP) enthalten eine separate Regelung für den Fall In anderen Fällen der Beendigung des Dienstverhältnisses gilt für die LTIP: Grundsätzlich 3.3.4 LEISTUNGSZUSAGEN AN VORSTANDSMITGLIEDER FÜR DIE REGULÄREBEENDIGUNG DER TÄTIGKEIT Bei einem zeitlichen Auslaufen der Dienstverträge erhalten die Vorstandsmitglieder Mit allen Vorstandsmitgliedern ist ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot von zwölf Den Vorstandsmitgliedern wird keine unternehmensfinanzierte Altersversorgung gewährt. Für Herrn Dr. Bertram in Höhe von 157.831 € (Vorjahr: Zuführung von 374.539 €), für Die Herren Dr. Bertram und Schaper haben aufgrund ihres früheren Arbeitsverhältnisses Änderungen dieser Zusagen sind im Geschäftsjahr 2021 nicht erfolgt. Die folgende Übersicht 3.3.5 LEISTUNGEN UND LEISTUNGSZUSAGEN AN VORSTANDSMITGLIEDER, DIE IM GESCHÄFTSJAHR Im Geschäftsjahr 2021 ist Herr Heinrich Schaper mit Wirkung zum 31. März 2021 wegen Anlässlich seines Ausscheidens wurde mit Herrn Schaper zudem vereinbart, ab dem 1. Auch Herr Achim Daub ist im Geschäftsjahr 2021 mit Wirkung zum 31. März 2021 aus dem 3.3.6 KEINE RÜCKFORDERUNGEN IM GESCHÄFTSJAHR 2021 Die Dienstverträge der im Geschäftsjahr 2021 aktiven Vorstandsmitglieder sehen bis |
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4. |
VERGÜTUNG FRÜHERER VORSTANDSMITGLIEDER Nach § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG ist auch über die den früheren Vorstandsmitgliedern Die Pflicht, über die früheren Vorstandsmitgliedern gewährte und geschuldete Vergütung Die Pensionszahlungen betrugen im Geschäftsjahr 2021 für
Über die Vergütung, die früheren Vorstandsmitgliedern im Jahr 2021 gewährt und geschuldet |
C. |
ANGEMESSENHEIT DER VORSTANDSVERGÜTUNG Die Angemessenheit der Vorstandsbezüge orientiert sich an den Aufgaben und dem persönlichen |
1. |
PEER GROUP – HORIZONTALER VERGLEICH Zur Prüfung der Angemessenheit der Vorstandsbezüge hat der Personalausschuss des Aufsichtsrats Zur Peer-Group gehören derzeit folgende Unternehmen: Beiersdorf, CHR Hansen, Croda, |
2. |
VERTIKALER VERGLEICH Neben diesem horizontalen Vergütungsvergleich berücksichtigt der Aufsichtsrat bei |
D. |
VERGÜTUNG DER MITGLIEDER DES AUFSICHTSRATS Die Hauptversammlung der Symrise AG hat das Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder |
1. |
ÜBERBLICK ÜBER DAS VERGÜTUNGSSYSTEM DER AUFSICHTSRATSMITGLIEDER Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten eine feste jährliche Vergütung in Höhe von Darüber hinaus erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats für jede persönliche Teilnahme Aufsichtsratsmitglieder, die nur während eines Teils des Geschäftsjahrs dem Aufsichtsrat Die Vergütung ist zahlbar nach Ablauf der Hauptversammlung, die über die Entlastung Die Gesellschaft erstattet den Aufsichtsratsmitgliedern auf Nachweis angemessene Auslagen. Die Gesellschaft kann zu Gunsten der Aufsichtsratsmitglieder eine Haftpflichtversicherung Ausgeschiedene Mitglieder des Aufsichtsrats bekommen von der Symrise AG nach ihrem |
2. |
GEWÄHRTE UND GESCHULDETE VERGÜTUNG IM GESCHÄFTSJAHR 2021 Die folgende Tabelle zeigt die den einzelnen Aufsichtsratsmitgliedern individuell 3 Von Frau Jeannette Chiarlitti wurde eine Verzichtserklärung vorgelegt. |
E. |
VERGLEICHENDE DARSTELLUNG Die folgende Tabelle stellt die Ertragsentwicklung der Symrise AG, die jährliche Veränderung Die Ertragsentwicklung wird dabei anhand der finanziellen Kennzahlen EBITDA (Symrise Für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats wird die im jeweiligen Geschäftsjahr Für den Vergleich mit der Entwicklung der durchschnittlichen Vergütung der Arbeitnehmer
4 Zahlen für 2016 und 2019 bereinigt um Transaktions- und Integrationskosten sowie 5 Zahlen für 2016 angepasst aufgrund finalisierter Kaufpreisallokation für Nutraceutix, 6 entfällt auf die Aktionäre der Symrise AG |
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F. |
PRÜFUNGSVERMERK DES WIRTSCHAFTSPRÜFERS An die Symrise AG Wir haben den beigefügten, zur Erfüllung des § 162 AktG aufgestellten Vergütungsbericht Verantwortung der gesetzlichen Vertreter und des Aufsichtsrats Die gesetzlichen Vertreter und der Aufsichtsrat der Symrise AG sind verantwortlich Verantwortung des Wirtschaftsprüfers Unsere Aufgabe ist es, auf der Grundlage unserer Prüfung ein Urteil zu diesem Vergütungsbericht, Eine Prüfung umfasst die Durchführung von Prüfungshandlungen, um Prüfungsnachweise Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend Prüfungsurteil Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse entspricht Sonstiger Sachverhalt – Formelle Prüfung des Vergütungsberichts Die in diesem Prüfungsvermerk beschriebene inhaltliche Prüfung des Vergütungsberichts Haftungsbeschränkung Für die Durchführung des Auftrags und unsere Verantwortlichkeit und Haftung gelten, Hannover, 15. Februar 2022
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Anlage II zu TOP 7 – Vergütungssystem des Vorstands
Vorstandsvergütungssystem 2022
Im Geschäftsjahr 2021 hat der Aufsichtsrat der Symrise AG („Symrise“) der ordentlichen
Hauptversammlung ein Vorstandsvergütungssystem vorgelegt, das mit einer Zustimmungsquote
von 83,35 % bewilligt wurde. Im Zuge des kürzlich erfolgten Aufstiegs in den DAX® ist es für Symrise von zunehmender Relevanz, der nationalen Best Practice auch im
Hinblick auf das Vergütungssystem des Vorstands zu entsprechen. Vor diesem Hintergrund
hat der Aufsichtsrat das der Hauptversammlung 2021 vorgelegte Vergütungssystem einer
erneuten Überprüfung unterzogen und insbesondere den Erwartungen unserer Aktionäre
sowie der aktuellen Best Practice gegenübergestellt. Auf Basis der Analyse hat der
Aufsichtsrat Anpassungen am Vergütungssystem beschlossen. Das entsprechend angepasste
Vergütungssystem soll nun der Hauptversammlung zum Beschluss vorgelegt werden.
Der Fokus der Anpassungen liegt dabei insbesondere auf der noch stärkeren Ausrichtung
an der Unternehmensstrategie und der langfristigen Unternehmensentwicklung sowie der
weiteren Angleichung an die Interessen unserer Aktionäre und wesentlichen Stakeholder.
Gleichzeitig soll die Komplexität verringert und die Transparenz erhöht werden. Die
wesentlichen Änderungen des nachfolgend im Detail erläuterten Vergütungssystems des
Vorstands lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Das Vergütungssystem tritt mit Billigung der Hauptversammlung 2022 rückwirkend zum
1. Januar 2022 in Kraft. Es gilt für alle ab dem Zeitpunkt der Billigung dieses Vergütungssystems
durch die für Mai 2022 geplante Hauptversammlung neu bestellten Vorstandsmitglieder.
Für die bereits vor dem Zeitpunkt der Billigung dieses Vergütungssystems bestellten
Vorstandsmitglieder („die bereits bestellten Vorstandsmitglieder“) gilt das Vergütungssystem
spätestens ab der Verlängerung der Bestellung. Die bereits bestellten Vorstandsmitglieder
können freiwillig ab dem Zeitpunkt der Billigung dieses Vergütungssystems durch die
Hauptversammlung rückwirkend mit Wirkung zum 1. Januar 2022 in das neue Vergütungssystem
wechseln. Symrise strebt an, die Dienstverträge der bereits bestellten Vorstandsmitglieder
einvernehmlich umzustellen. In diesem Fall wird der Aufsichtsrat im Namen der Gesellschaft
mit den Vorstandsmitgliedern entsprechende Anpassungen der Dienstverträge vereinbaren
und die für das Geschäftsjahr 2022 entsprechend dem vorliegenden Vergütungssystem
festgesetzten Zielwerte auch auf die bereits bestellten Vorstandsmitglieder anwenden.
1. |
ZIELSETZUNG DES VORSTANDSVERGÜTUNGSSYSTEMS UND BEZUG ZUR SYMRISE STRATEGIE 1.1 FÖRDERUNG NACHHALTIGER UND LANGFRISTIGER ENTWICKLUNG VON SYMRISE Die Unternehmensstrategie von Symrise beruht im Wesentlichen auf den drei Säulen Wachstum, Zur Umsetzung unserer Strategie wurden im Rahmen der wertorientierten Unternehmensführung Symrise legt großen Wert auf die finanzielle Stabilität des Unternehmens. Um die Cashflow-Ausrichtung Ein weiterer Fokus besteht darin, den Wert unseres Unternehmens für unsere Aktionäre Das Vergütungssystem des Vorstands ist ein wichtiges Steuerungselement zur Unterstützung Das Vergütungssystem für den Symrise Vorstand leistet damit insgesamt einen wesentlichen 1.2 LEITLINIEN ZUR AUSGESTALTUNG DES VERGÜTUNGSSYSTEMS Bei der Ausgestaltung des Vergütungssystems orientiert sich der Aufsichtsrat insbesondere |
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2. |
VERFAHREN ZUR FEST- UND UMSETZUNG SOWIE ZUR ÜBERPRÜFUNG DES VERGÜTUNGSSYSTEMS Der Aufsichtsrat beschließt gemäß § 87a Abs. 1 Satz 1 AktG ein klares und verständliches Bei der Festsetzung des Vergütungssystems achtet der Aufsichtsrat darauf, dass für Der Aufsichtsrat überprüft das Vorstandsvergütungssystem regelmäßig nach pflichtgemäßem Aufsichtsrat und Personalausschuss können externe Berater in Vergütungsfragen hinzuziehen, Aufsichtsrat und Personalausschuss stellen durch geeignete Maßnahmen sicher, dass |
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3. |
DIE VERGÜTUNGSBESTANDTEILE IM ÜBERBLICK UND IHR RELATIVER ANTEIL AN DER GESAMTVERGÜTUNG 3.1 VERGÜTUNGSBESTANDTEILE Die Vergütung der Vorstandsmitglieder der Symrise AG setzt sich aus erfolgsunabhängigen Die erfolgsabhängigen Vergütungsbestandteile umfassen die kurzfristige, einjährige Die Vergütungsbestandteile werden durch eine Maximalvergütung begrenzt. Die variablen 3.2 RELATIVER ANTEIL DER VERGÜTUNGSBESTANDTEILE AN DER VERGÜTUNG Die Summe aus den erfolgsunabhängigen Vergütungsbestandteilen (Festvergütung und Nebenleistungen) Die Ziel-Direktvergütung besteht bei Symrise aus der Festvergütung sowie STI und LTIP Die folgende graphische Darstellung zeigt den relativen Anteil der Festvergütung einerseits Durch individuelle Entgeltanpassungen oder bei Sonderleistungen für neu eintretende Die konkrete, auf ein Jahr bezogene Auszahlung hängt von der tatsächlichen Zielerreichung |
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4. |
DIE VERGÜTUNGSBESTANDTEILE IM DETAIL 4.1 FESTVERGÜTUNG Die Festvergütung der Vorstandsmitglieder wird bei erstmaligem Vertragsabschluss oder 4.2 NEBENLEISTUNGEN Neben der Festvergütung erhalten alle Vorstandsmitglieder Nebenleistungen insbesondere Alle in Deutschland ansässigen Vorstandsmitglieder sind von der gesetzlichen Renten- Sofern ein Vorstandsmitglied seinen Lebensmittelpunkt im Ausland hat und dort aufgrund 4.3 EINJÄHRIGE, ERFOLGSABHÄNGIGE VARIABLE VERGÜTUNG (SOG. JAHRESBONUS ODER STI) Den Vorstandsmitgliedern wird eine erfolgsabhängige, einjährige variable Vergütung Der Zielbetrag des STI bei 100 % Zielerreichung ist im Anstellungsvertrag festgelegt. 4.3.1 Die finanziellen Leistungskriterien Maßgebliche finanzielle Leistungskriterien für den STI sind
Die festgelegten Leistungskriterien bilden die zentralen finanziellen Steuerungsgrößen Der Aufsichtsrat ist berechtigt, die Zielerreichung (Ist-Werte) der finanziellen Leistungskriterien 4.3.2 ESG-Ziele und strategische Ziele Daneben bemisst sich der STI zu 20 % an messbaren und quantifizierbaren ESG-Zielen Alternativ kann der Aufsichtsrat auch strategisch bedeutende Ziele als qualitative, Die ESG-Ziele und strategischen Ziele für das jeweilige Geschäftsjahr sowie die Zielerreichungen 4.3.3 Festlegung der Zielerreichungskurve Für jedes finanzielle Leistungskriterium sowie für jedes ESG-Ziel und strategische Schematische Zielerreichungskurve STI 4.3.4 Die Überführung der Leistungsbeurteilung in eine Bonuszahlung Auf der Basis des auditierten Geschäftsabschlusses bewertet der Aufsichtsrat die Zielerreichung Die Zielerreichungen werden ex-post im Vergütungsbericht offengelegt. 4.3.5 Die Auszahlung des Jahresbonus Aus der Bewertung der einzelnen Ziele (prozentualer Zielerreichungsgrad) und ihrer Die Auszahlung des Jahresbonus erfolgt in bar nach Feststellung des Jahresabschlusses 4.4 MEHRJÄHRIGE, ERFOLGSABHÄNGIGE VARIABLE VERGÜTUNG (SOG. LTIP) 4.4.1 Performance Share Plan Der Long Term Incentive Plan (sog. LTIP) der Symrise AG ist ein Performance Share Für jedes Geschäftsjahr werden den Vorstandsmitgliedern virtuelle Performance Shares 4.4.2 Die Leistungskriterien Der LTIP orientiert sich zu jeweils 40 % an den finanziellen Leistungskriterien „Gewinn Durch die ausgewählten finanziellen Leistungskriterien leistet der LTIP einen wichtigen Zur Ermittlung der Zielerreichung des EPS wird der jährliche, im Geschäftsbericht Zur Ermittlung des relativen TSR wird die Kursentwicklung der Aktie der Symrise AG Zielerreichungskurve relativer TSR Die Peer Group für die Ermittlung des relativen TSR entspricht der Peer Group, die Sollten Unternehmen nach Einschätzung des Aufsichtsrats die Eignung als Mitglieder Der Aufsichtsrat legt für jeden LTIP messbare und quantifizierbare ESG-Ziele fest. Für jedes finanzielle Leistungskriterium und für jedes ESG-Ziel bestimmt der Aufsichtsrat Schematische LTI Zielerreichungskurve 4.4.3 Die Überführung der Leistungsbemessung in einen LTIP-Bonus Nach Ablauf der Performance-Periode werden die finanziellen Leistungskriterien und Die Zielerreichungen werden ex-post im Vergütungsbericht offengelegt. 4.4.4 Die Auszahlung des LTIP Zur Ermittlung des Auszahlungsbetrags aus dem LTIP wird die finale Anzahl an Performance Der Aufsichtsrat ist berechtigt, die Zielerreichung (Ist-Wert) des EPS bei nicht in Die Auszahlung des LTIP erfolgt in bar nach Feststellung des Jahresabschlusses für 4.4.5 Abschlagszahlungen Durch die Umstellung des aktuellen LTIP mit dreijähriger Laufzeit auf den neuen LTIP Beispiel bei einer Umstellung des LTIP zum 1. Januar 2022:
Zur Kompensation der Auszahlungslücke können die bereits bestellten Vorstandsmitglieder Nach Ablauf der Performance-Periode der ersten Tranche des neuen LTIP wird die Abschlagszahlung Endet die Bestellung eines Vorstandsmitglieds vor dem Zeitpunkt der Auszahlung der 4.4.6 Ausscheiden eines Vorstandsmitglieds vor Ablauf der vierjährigen Performance-Periode Wenn ein Vorstandsmitglied sein Vorstandsmandat ohne wichtigen Grund vor Ende der In allen anderen Fällen behält das ausscheidende Vorstandsmitglied seinen Anspruch 4.5 LEISTUNGEN AN NEU EINTRETENDE VORSTANDSMITGLIEDER Der Aufsichtsrat ist berechtigt, neu eintretenden Vorstandsmitgliedern zeitlich begrenzt 4.6 ALTERSVORSORGE Das Vorstandsvergütungssystem von Symrise sieht keine unternehmensfinanzierte Altersvorsorge |
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5. |
MAXIMALVERGÜTUNG Die für ein Geschäftsjahr zu gewährende Gesamtvergütung ist (unabhängig vom Zeitpunkt Überschreitet die nach den Regelungen des Anstellungsvertrags berechnete Vergütung |
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6. |
MALUS- UND CLAWBACK- REGELUNG Der Aufsichtsrat ist berechtigt, im Falle von grobem Fehlverhalten des Vorstandsmitglieds Darüber hinaus sind die Vorstandsmitglieder verpflichtet, eine bereits ausgezahlte Bei einem Compliance oder Performance Clawback ist der Bruttobetrag der bereits ausgezahlten |
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7. |
VERGÜTUNGSBEZOGENE RECHTSGESCHÄFTE 7.1 LAUFZEITEN DER DIENSTVERTRÄGE Der Aufsichtsrat beachtet bei der Bestellung von Vorstandsmitgliedern sowie bei der 7.2 VORAUSSETZUNGEN DER BEENDIGUNG DER DIENSTVERTRÄGE 7.2.1 Kündigungsrecht der Vorstandsmitglieder Der Aufsichtsrat kann Vorstandsmitgliedern das Recht einräumen, mit einer angemessenen 7.2.2 Arbeitsunfähigkeit Im Falle einer länger andauernden Arbeitsunfähigkeit kann der Aufsichtsrat den Vorstandsvertrag 7.2.3 Sonderkündigungsrecht bei Kontrollwechsel (sog. Change of Control) Zur Sicherstellung ihrer Unabhängigkeit haben alle Vorstandsmitglieder im Fall eines
Das Sonderkündigungsrecht muss innerhalb von sechs Monaten nach Mitteilung des Kontrollwechsels 7.3 ZUSAGEN VON ENTLASSUNGSENTSCHÄDIGUNGEN 7.3.1 Allgemeine Regelung Läuft ein Vorstandsvertrag aus, ohne dass dieser verlängert wird, scheidet das Vorstandsmitglied Bei Vertragsbeendigung vor Ablauf der Bestellperiode auf Veranlassung des Unternehmens, Zahlungen (auch bei Fortlaufen des Anstellungsvertrags) bei vorzeitiger Beendigung 7.3.2 Abfindung bei Kontrollwechsel (sog. Change of Control) Kündigt ein Vorstandsmitglied den Anstellungsvertrag innerhalb von sechs Monaten nach In diesen Fällen hat das Vorstandsmitglied Anspruch auf Abgeltung des Anstellungsvertrags Dieser Anspruch besteht nicht, wenn die Beendigung aus einem durch das Vorstandsmitglied 7.4 SONSTIGES 7.4.1 Nachvertragliches Wettbewerbsverbot Mit allen Vorstandsmitgliedern ist ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot für die 7.4.2 Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall Alle Vorstandsmitglieder haben einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfalle 7.4.3 Vergütung für Aufsichtsratsmandate Für die Übernahme eines externen Aufsichtsratsmandats bedarf es der vorherigen Zustimmung |
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8. |
VORÜBERGEHENDES ABWEICHEN VOM VERGÜTUNGSSYSTEM Der Aufsichtsrat kann vorübergehend von den Vorgaben dieses Vergütungssystems abweichen, |
Wir bitten unsere Aktionäre um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur
Anmeldung, der Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten und der
Möglichkeit, die virtuelle Hauptversammlung zu verfolgen, da es grundlegende Unterschiede
zwischen dieser virtuellen Hauptversammlung und einer Präsenz-Hauptversammlung gibt.
Der Vorstand der Symrise AG hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die
ordentliche Hauptversammlung 2022 ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Das heißt, dass es keine Vor-Ort-Veranstaltung geben wird, an der Sie teilnehmen können. Sie können die Hauptversammlung ausschließlich im Internet verfolgen, wo sie für angemeldete Aktionäre live übertragen wird. Eine physische
Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter) ist daher ausgeschlossen.
Grundlage dieser Entscheidung ist § 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-,
Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der
Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 (Bundesgesetzblatt I Nr. 14 2020,
S. 570) in der durch das Gesetz zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens
und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 (Bundesgesetzblatt
I Nr. 67 2020, S. 3332) geänderten Fassung, dessen Geltung durch das Gesetz zur Errichtung
eines Sondervermögens »Aufbauhilfe 2021« und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht
wegen Starkregenfällen und Hochwassern im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze
vom 10. September 2021 (Bundesgesetzblatt I Nr. 63 2021, S. 4153) bis zum 31. August
2022 verlängert wurde (COVID-19-Gesetz).
Ort der Hauptversammlung im aktienrechtlichen Sinne ist: Expo-Dach – Pavillon 32,
Messe Hannover, 30521 Hannover
Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und der weiteren ausübbaren Aktionärsrechte
(mit Nachweisstichtag nach § 123 Absatz 4 Satz 2 AktG und dessen Bedeutung)
Aktionäre, die ihr Stimmrecht oder die weiteren ausübbaren Aktionärsrechte ausüben
wollen, müssen sich vor der Versammlung anmelden. Die Aktionäre müssen außerdem ihre
Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts und der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte
nachweisen. Dazu ist ein Nachweis ihres Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär
gemäß § 67c Absatz 3 AktG, der sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung,
also Dienstag, den 12. April 2022, 00:00 Uhr MESZ, (sog. Nachweisstichtag) bezieht,
ausreichend. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen in Textform
in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und der Gesellschaft unter der nachstehend
bestimmten Adresse bis spätestens Dienstag, den 26. April 2022, 24:00 Uhr MESZ, zugehen:
Symrise AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung des Stimmrechts oder der weiteren
ausübbaren Aktionärsrechte als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Der Umfang
des Stimmrechts und der weiteren ausübbaren Aktionärsrechte bemisst sich dabei ausschließlich
nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag
geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher.
Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach
dem Nachweisstichtag ist für Bestand und Umfang der Stimmrechtsausübung und der weiteren
ausübbaren Aktionärsrechte ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag
maßgeblich; d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen
auf die Berechtigung zur Stimmrechtsausübung oder der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte.
Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag.
Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär
werden, sind nicht berechtigt, das Stimmrecht oder die weiteren ausübbaren Aktionärsrechte
auszuüben. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Übertragung der virtuellen Hauptversammlung im Internet
Die Hauptversammlung wird gem. § 1 Absatz 2 des COVID-19-Gesetzes ohne physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten.
Es ist deshalb keine persönliche Teilnahme von Aktionären oder Aktionärsvertretern
an der Hauptversammlung möglich.
Die Aktionäre können über das passwortgeschützte HV-Portal der Gesellschaft die Hauptversammlung
im Livestream verfolgen und ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl (in der Form der
elektronischen Kommunikation) oder der Vollmachtserteilung ausüben. Auch das Fragerecht
sowie weitere Rechte lassen sich elektronisch im HV-Portal ausüben.
Das HV-Portal ist angemeldeten Aktionären unter der Internetadresse
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
über die entsprechende Schaltfläche zugänglich.
Aktionäre erhalten nach ihrer Anmeldung eine Stimmrechtskarte mit den Zugangsdaten
sowie weiteren Informationen.
Das Verfolgen des Livestreams stellt keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Rechtssinne
dar.
Stimmrechtsausübung
a) Stimmrechtsausübung durch Briefwahl
Aktionäre können ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl (in der Form der elektronischen
Kommunikation) unter Nutzung des HV-Portals ausüben und so ihre Stimme abgeben. Die
Stimmabgabe durch elektronische Kommunikation kann bis zur förmlichen Beendigung der
Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die
Fragenbeantwortung noch am Tag der Hauptversammlung ausgeübt werden. Entsprechendes
gilt für einen etwaigen Widerruf oder eine Änderung der Stimmabgabe.
Zur Stimmrechtsausübung sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes
erforderlich.
Bevollmächtigte Intermediäre (z.B. Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater
oder diesen nach § 135 AktG gleichgestellte bevollmächtigte Rechtsträger können sich
ebenfalls der Stimmabgabe im Wege der elektronischen Kommunikation bedienen.
b) Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte
ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft
eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsausübung
durch Bevollmächtigte sind eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes
nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
Gemäß § 134 Absatz 3 Satz 3 AktG i.V.m. § 17 Absatz 2 der Satzung bedürfen die Erteilung
der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft
der Textform. Aktionäre können für die Vollmachtserteilung den Vollmachtsvordruck
auf der Stimmrechtskarte, die sie nach der fristgerechten Anmeldung erhalten, benutzen;
möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht in Textform ausstellen.
Ferner können Vollmachtsformulare unter der Internetadresse
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
heruntergeladen werden.
Wird ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder ein sonstiger Intermediär
i.S.v. § 135 AktG bevollmächtigt, besteht das Textformerfordernis weder nach dem Gesetz
noch nach der Satzung der Gesellschaft. Nach dem Gesetz genügt es in diesen Fällen,
wenn die Vollmachtserklärung von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten wird.
Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung
verbundene Erklärungen enthalten.
Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung
oder einen sonstigen Intermediär i.S.v. § 135 AktG bevollmächtigen wollen, mit diesen
über die Form der Vollmacht ab. Ein Verstoß gegen die in § 135 AktG genannten Erfordernisse
für die Bevollmächtigung der in diesem Absatz Genannten beeinträchtigt allerdings
gemäß § 135 Absatz 7 AktG die Wirksamkeit der Stimmabgabe nicht.
Der schriftlich, d.h. postalisch übermittelte Nachweis der Bevollmächtigung muss der
Gesellschaft aus organisatorischen Gründen bis spätestens Montag, den 2. Mai 2022,
um 18:00 Uhr MESZ unter der folgenden Adresse zugehen:
Symrise AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Entsprechendes gilt für die schriftliche, d.h. postalisch erfolgende Übermittlung
eines Widerrufs oder einer Änderung der Bevollmächtigung.
Im Wege der elektronischen Kommunikation über das HV-Portal kann die Erteilung einer
Vollmacht, ihr Widerruf oder ihre Änderung bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit
zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung
noch am Tag der Hauptversammlung erfolgen.
Die Bevollmächtigten können das Stimmrecht im Wege der Briefwahl (in der Form der
elektronischen Kommunikation) ausüben (hierzu vorstehend a) oder die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter mit der Ausübung des Stimmrechts beauftragen (hierzu
nachfolgend c).
c) Stimmrechtsausübung durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
Als Service bieten wir unseren Aktionären und ihren Bevollmächtigten an, die von der
Gesellschaft benannten und an die Weisungen der Aktionäre gebundenen Stimmrechtsvertreter
in der virtuellen Hauptversammlung zur Ausübung ihres Stimmrechts zu bevollmächtigen
und entsprechend zu beauftragen.
Die schriftliche, d.h. postalisch übermittelte Bevollmächtigung und Beauftragung muss
der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen bis spätestens Montag, den 2. Mai 2022,
um 18:00 Uhr MESZ unter der folgenden Adresse zugehen:
Symrise AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Aktionäre verwenden hierfür bitte den Vordruck auf der Stimmrechtskarte, die sie nach
der Anmeldung erhalten. Der Vordruck kann auch unter der Internetadresse
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
heruntergeladen werden.
Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können auch über das HV-Portal
bevollmächtigt und beauftragt werden. Über das HV-Portal können Vollmacht und Weisungen
an die Stimmrechtsvertreter bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung
durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung noch am Tag der
Hauptversammlung erteilt, geändert oder widerrufen werden.
Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, das Stimmrecht
ausschließlich gemäß den vom Aktionär bzw. seinem Bevollmächtigten erteilten Weisungen
auszuüben. Wird zu einzelnen oder allen Tagesordnungspunkten keine ausdrückliche oder
eine widersprüchliche oder unklare Weisung erteilt, werden die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter bei dem jeweiligen Tagesordnungspunkt das Stimmrecht
nicht ausüben. Die Stimmrechtsvertreter werden ausschließlich das Stimmrecht ausüben
und keine weitergehenden Rechte wie Frage- oder Antragsrechte wahrnehmen.
Auch im Falle der Bevollmächtigung und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des
Anteilsbesitzes erforderlich.
Rechte der Aktionäre nach §§ 122 Absatz 2, 126 Absatz 1, 127, 131 Absatz 1 AktG teils
in Verbindung mit dem COVID-19-Gesetz
Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Absatz 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag
am Grundkapital von 500.000 Euro erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf
die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Ein solches Verlangen ist schriftlich
unter der folgenden Adresse an die Gesellschaft zu richten:
Symrise AG
Vorstand
z. Hd. Group Legal Affairs
Mühlenfeldstraße 1
37603 Holzminden
Es muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der virtuellen Hauptversammlung zugehen;
der Tag des Zugangs und der Tag der virtuellen Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen.
Letztmöglicher Zugangstermin ist somit Samstag, der 2. April 2022, 24:00 Uhr MESZ.
Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag
des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur
Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten (vgl. § 122 Absatz 1 Satz 3, Absatz
2 Satz 1 AktG). § 121 Absatz 7 AktG ist entsprechend anzuwenden. Dem Eigentum steht
ein Anspruch auf Übereignung gegen ein Kreditinstitut, Finanzdienstleistungsinstitut
oder ein nach § 53 Absatz 1 Satz 1 oder § 53b Absatz 1 Satz 1 oder Absatz 7 des Gesetzes
über das Kreditwesen tätiges Unternehmen gleich. Die Eigentumszeit eines Rechtsvorgängers
wird dem Aktionär zugerechnet, wenn er die Aktie unentgeltlich, von seinem Treuhänder,
als Gesamtrechtsnachfolger, bei Auseinandersetzung einer Gemeinschaft oder bei einer
Bestandsübertragung nach § 13 des Versicherungsaufsichtsgesetzes oder § 14 des Gesetzes
über Bausparkassen erworben hat (vgl. § 70 AktG).
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des
Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht, gem. § 125 Absatz 1 den Aktionären und
Intermediären mitgeteilt und solchen Medien zugeleitet, bei denen davon ausgegangen
werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten.
Sie werden außerdem unverzüglich im Internet unter
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
bekanntgemacht und den Aktionären mitgeteilt.
Über den im Rahmen einer zulässigen Tagesordnungsergänzung bekannt gemachten Beschlussvorschlag
wird während der Hauptversammlung abgestimmt werden.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Absatz 1, 127 AktG
Gegenanträge von Aktionären zu den Beschlussvorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat
zu bestimmten Tagesordnungspunkten und Wahlvorschläge zu Tagesordnungspunkt 5 (Wahl
des Abschlussprüfers) werden – soweit sie zugänglich zu machen sind – bei Nachweis
der Aktionärseigenschaft unverzüglich im Internet einschließlich des Namens und Wohnorts
bzw. Sitzes des Aktionärs sowie zugänglich zu machender Begründungen und gegebenenfalls
versehen mit den nach § 127 Satz 4 AktG zu ergänzenden Inhalten unter
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
veröffentlicht, wenn sie mindestens 14 Tage vor der Versammlung, das heißt spätestens
bis zum Montag, den 18. April 2022, 24:00 Uhr MESZ, der Gesellschaft an die folgende
Adresse übersandt wurden:
Symrise AG
Vorstand
z. Hd. Group Legal Affairs
Mühlenfeldstraße 1
D-37603 Holzminden
Fax: +49 (0)5531 /90 – 48456
E-Mail: LegalAdvice@symrise.com
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich
zu machen sind, gelten als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende
oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung
angemeldet ist. Etwaige Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
in solchen Gegenanträgen und Wahlvorschlägen werden nicht berücksichtigt. Diese sind
ausschließlich auf den in dieser Einladung beschriebenen Wegen einzureichen.
Fragerecht der Aktionäre gemäß § 131 Absatz 1 AktG in Verbindung mit § 1 Absatz 2
Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz
Gemäß § 1 Absatz 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz wird den ordnungsgemäß angemeldeten
Aktionären oder ihren Bevollmächtigten ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation
eingeräumt.
Die Fragen sind in Übereinstimmung mit § 1 Absatz 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz bis spätestens
einen Tag vor der Versammlung, d.h. bis spätestens Sonntag, den 1. Mai 2022, 24:00
Uhr MESZ, in Textform in deutscher Sprache im Wege der elektronischen Kommunikation
über das HV-Portal einzureichen.
Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, wie er Fragen
beantwortet.
Es gelten die allgemeinen Auskunftsverweigerungsrechte des § 131 Absatz 3 AktG. Der
Vorstand kann von einer Beantwortung der Fragen absehen, etwa weil die Erteilung der
Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft
oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen (z.B.
die Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen) oder weil er sich durch die Erteilung der
Auskunft strafbar machen würde.
Möglichkeit zur Einreichung von Stellungnahmen und Videobotschaften
Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben in der virtuellen Hauptversammlung in der
Konzeption nach dem COVID-19-Gesetz nicht die Möglichkeit, sich in Redebeiträgen zur
Tagesordnung zu äußern. Ihnen wird aber – über die Vorgaben des COVID-19-Gesetzes
hinaus – nach erfolgter Anmeldung die Möglichkeit eingeräumt, vor der Hauptversammlung
|
einzureichen.
Je Aktionär kann eine Stellungnahme in Textform oder eine Videobotschaft bis spätestens
Freitag, den 29. April 2022, 24:00 Uhr MESZ, über das HV-Portal eingereicht werden.
Zu den technischen Voraussetzungen für die Einreichung werden auf der Internetseite
weitere Hinweise veröffentlicht.
Stellungnahmen per Video sind nur zulässig, wenn der Aktionär beziehungsweise sein
Bevollmächtigter darin selbst in Erscheinung tritt und spricht. Es besteht kein Rechtsanspruch
auf die Veröffentlichung einer Stellungnahme. Die Gesellschaft behält sich insbesondere
vor, Stellungnahmen und Videobotschaften nicht zu veröffentlichen, wenn sie keinen
erkennbaren Bezug zur Tagesordnung der Hauptversammlung haben, in Inhalt und Darstellung
einem zulässigen Redebeitrag in der Hauptversammlung nicht entsprechen oder beleidigenden,
diskriminierenden, strafrechtlich relevanten, offensichtlich falschen oder irreführenden
Inhalt haben. Gleiches gilt für Stellungnahmen in anderer als deutscher Sprache sowie
für Stellungnahmen, deren Umfang 10.000 Zeichen beziehungsweise – im Fall einer Videobotschaft
– zwei Minuten überschreitet oder die nicht bis zu dem vorstehend genannten Zeitpunkt,
wie oben beschrieben, eingereicht wurden. Ebenso behält sich die Gesellschaft vor,
je Aktionär nur die Stellungnahme oder die Videobotschaft zu veröffentlichen. Soweit
im Vorfeld der Hauptversammlung nach Maßgabe der vorstehenden Bestimmungen ordnungsgemäß
eingereichte Stellungnahmen und Videobotschaften zugänglich gemacht werden, geschieht
dies im HV-Portal. Zusätzlich ist beabsichtigt, die zugänglich gemachten Videobotschaften
auch während der für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten übertragenen Hauptversammlung
einzuspielen. Der Vorstand kann jedoch nach seinem freien Ermessen entscheiden, auf
eine Einspielung von Stellungnahmen insgesamt zu verzichten, falls die Durchführung
der Hauptversammlung innerhalb eines angemessenen zeitlichen Rahmens hierdurch gefährdet
würde. Der Vorstand kann nach seinem freien Ermessen auch entscheiden, dass nur einzelne
der zugänglich gemachten Videobotschaften eingespielt werden. Bei seiner Entscheidung
kann er sich insbesondere am Bezug zur Tagesordnung, der für die Einspielung benötigten
Zeit, der Zahl der eingereichten Videobotschaften sowie der Anzahl der von dem einreichenden
Aktionär beziehungsweise Bevollmächtigten vertretenen Aktien orientieren und etwa
Aktionärsvereinigungen oder Fondsgesellschaften bevorzugt behandeln. Es besteht kein
Rechtsanspruch auf die Einspielung einer Videobotschaft. Stellungnahmen und Videobotschaften
werden unter Offenlegung des Namens und Wohnorts beziehungsweise Sitzes des einreichenden
Aktionärs beziehungsweise Bevollmächtigten im HV-Portal zugänglich gemacht beziehungsweise
während der Hauptversammlung eingespielt. Voraussetzung hierfür ist jeweils, dass
sich der einreichende Aktionär beziehungsweise Bevollmächtigte hiermit einverstanden
erklärt hat. Etwaige Anträge, Wahlvorschläge, Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse
der Hauptversammlung in den eingereichten Stellungnahmen und Videobotschaften werden
nicht berücksichtigt. Diese sind ausschließlich auf den in dieser Einberufung beschriebenen
Wegen einzureichen.
Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung
Ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären oder ihren Bevollmächtigten, die das Stimmrecht
ausgeübt haben, wird entsprechend § 1 Absatz 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz die Möglichkeit
eingeräumt, während der Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
zu erklären.
Widersprüche können ausschließlich elektronisch über das HV-Portal erklärt werden.
Live-Übertragung der Hauptversammlung
Die gesamte Hauptversammlung am 3. Mai 2022 wird für Aktionäre und ihre Bevollmächtigten
ab 11:00 Uhr MESZ mit Bild und Ton live über das HV-Portal übertragen. Die Eröffnung
der Hauptversammlung und die Rede des Vorstandsvorsitzenden können auch von sonstigen
Interessierten unter
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
live über das Internet verfolgt werden. Unter derselben Internetadresse steht nach
der Hauptversammlung eine Aufzeichnung dieser Rede, nicht aber der gesamten Hauptversammlung,
zur Verfügung. Zur besseren Vorbereitung der Aktionäre auf die Hauptversammlung werden
einige Tage vor der Hauptversammlung – spätestens ab Freitag, den 22. April 2022 –
Übersichten mit den wesentlichen Schwerpunkten der Rede des Vorstandsvorsitzenden
im Internet unter
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
zugänglich sein. Modifikationen für den Tag der Hauptversammlung bleiben vorbehalten.
Es gilt das gesprochene Wort. Die Live-Übertragung der Hauptversammlung ermöglicht
keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des §118 Abs. 1 Satz 2 Aktiengesetz.
Weitergehende Informationen
Weitergehende Unterlagen und Erläuterungen, einschließlich der Informationen nach
§ 124a AktG, finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Das Grundkapital der Gesellschaft ist am Tag der Einberufung dieser virtuellen ordentlichen
Hauptversammlung eingeteilt in 139.772.054 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit
insgesamt 139.772.054 Stimmrechten. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung
dieser Hauptversammlung keine eigenen Aktien.
Hinweise zum Datenschutz
1. |
Allgemeine Informationen |
a) |
Einleitung Die Symrise AG legt großen Wert auf Datenschutz und die Wahrung der Privatsphäre. |
b) |
Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO |
c) |
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten |
2. |
Informationen bezüglich der Verarbeitung |
a) |
Datenkategorien Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:
Darüber hinaus können wir auch die personenbezogenen Daten eines von einem Aktionär |
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b) |
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Wir verwenden personenbezogene Daten, um Aktionären die Teilnahme an und die Ausübung Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung Sämtliche Aktien der Symrise AG sind Inhaberaktien. Anders als bei Namensaktien führt |
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c) |
Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten Wir bedienen uns zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung |
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d) |
Datenquellen Wir bzw. unsere damit beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten |
||||||||||
e) |
Speicherdauer Für die im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung erfassten Daten beträgt |
3. |
Rechte von Betroffenen
Betroffene Personen haben ferner das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde |
Holzminden, im März 2022
Symrise AG
– Der Vorstand –