e.consult AG

Saarbrücken

Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der

am 24. Juni 2020, um 18:00 Uhr, stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung 2020

eingeladen, welche in virtueller Form durchgeführt wird.

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

leider haben die zunehmende Verbreitung des Virus SARS-CoV-2 (auch als Corona-Virus bekannt) und die dadurch hervorgerufene Erkrankung COVID-19 sowie die damit erlassenen behördlichen Verordnungen zum Schutz gegen die mit dem Virus verbundenen Gesundheitsgefahren auch Auswirkungen auf die Durchführung unserer diesjährigen Hauptversammlung.

Ich habe mich deshalb auf der Grundlage von Artikel II § 1 Abs. 2 und Abs. 3 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht entschlossen, die diesjährige Hauptversammlung unserer Gesellschaft erstmals in Form einer

virtuellen Hauptversammlung

durchzuführen.

Weiterhin habe ich mich entschlossen, von der verkürzten Frist die Hauptversammlung spätestens am 21. Tag vor der Versammlung einzuberufen, Gebrauch zu machen.

Eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung wird im Internet (Live-Stream) erfolgen.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft im Neugrabenweg 1, 66123 Saarbrücken.

Der Aufsichtsrat hat den vorgenannten Maßnahmen in seiner Sitzung vom 19. Mai 2020 zugestimmt.

Tagesordnung

Allgemeine Hinweise

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind alle am Tag der Hauptversammlung im Aktienbuch eingetragenen Aktionäre der Gesellschaft oder deren schriftlich bevollmächtigte Vertreter berechtigt. Umschreibungen im Aktienbuch finden in den letzten acht Tagen vor der Hauptversammlung nicht mehr statt.

Jede Aktie gewährt eine Stimme. Das Stimmrecht beginnt mit der vollständigen Leistung der Einlage.

Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt entweder im Wege der Briefwahl, durch Vollmachtserteilung an einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder durch Abstimmung über das Internet während der Hauptversammlung.

Über die Berechtigung der Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung erhalten Sie nach der erforderlichen Anmeldung eine persönliche Zugangsberechtigung.

Der Jahresabschluss 2019 sowie der Bericht des Aufsichtsrates liegen seit Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zur Einsichtnahme aus.

Wir bitten um Rückmeldung bis zum 19. Juni 2020, ob Sie an der ordentlichen Hauptversammlung teilnehmen.

Weitergehende Erläuterungen/Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Diese Einladung sowie weitere Informationen und Erläuterungen zu dieser Hauptversammlung, der Durchführung der Abstimmungen und den Rechten der Aktionäre sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.e-consult.de

abrufbar.

Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten notwendig. Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten können sich die Aktionäre der Gesellschaft nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzlich personenbezogene Daten in sog. „Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. ihre IP-Adresse, den von ihnen verwendeten Webbrowser und Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Diese Daten werden nach der Durchführung der HV gelöscht. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

e.Consult Aktiengesellschaft
Neugrabenweg 1
66123 Saarbrücken
Telefon: +49 (0) 681 950 828 0
Telefax: +49 (0) 681 950 82 81
www.e-consult.de

Personenbezogene Daten, die die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Ergänzungen zur Tagesordnung, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Aktionären und Aktionärsvertretern gestellt werden, ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Die oben genannten Daten werden mindestens zwei Jahre, nach Bedarf im Einzelfall auch bis zu drei Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt.

Nach Ablauf dieser vorgenannten Fristen erfolgt eine Löschung der Daten, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung im Einzelfall erforderlich.

Aktionäre, Aktionärsvertreter und Gäste haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, die Einschränkung der Verarbeitung nicht Notwendigerweise zu Verarbeitung notwendiger Daten und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten. Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter das Recht auf Datenübertragung sämtlicher von ihnen an die Gesellschaft übergebener Daten (Recht auf „Datenportabilität“).

Zur Ausübung der Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an:

datenschutz@e-consult.de

Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde bei der für sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Für das Saarland ist das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken, zuständig.

Den Datenschutzbeauftragten der e.Consult AG erreichen die Aktionäre und Aktionärsvertreter unter folgender Adresse:

datenschutz@e-consult.de