| IBYKUS Aktiengesellschaft für Informationstechnologie Erfurt |
Gesellschaftsbekanntmachungen | Einladung zur virtuellen ordentlichen Hauptversammlung | 09.06.2020 |
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IBYKUS Aktiengesellschaft für InformationstechnologieErfurtEinladung zur virtuellen ordentlichen HauptversammlungSehr geehrte Damen und Herren Aktionäre, hiermit laden wir, der Vorstand der IBYKUS AG für Informationstechnologie, Sie auf Grundlage von Artikel 2 § 1 Abs. 2 S. 1, Abs. 6 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 (COVID-19-Gesetz) zur ordentlichen Hauptversammlungunserer Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) am Freitag, den 3. Juli 2020, um 11:00 Uhr
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Bericht des Vorstands zur Lage der Gesellschaft |
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| 2. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 30.09.2019, des Lageberichts und des Berichtes des Aufsichtsrats für das am 30.09.2019 beendete Geschäftsjahr 2018/2019 |
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| 3. |
Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, aus dem Bilanzgewinn des am 30.09.2019 geendeten Geschäftsjahres 2018/2019 in Höhe von EURO 5.321.316,03 (bestehend aus dem Gewinnvortrag des Vorjahres von EURO 4.302.863,60 und dem Jahresüberschuss von EURO 1.018.452,43) eine Dividende von EURO 0,05 je dividendenberechtigten Stückaktie, das sind insgesamt EURO 236.166,75 auf das dividendenberechtigte Grundkapital von EURO 4.723.335,00 an die Aktionäre auszuschütten und den verbleibenden Betrag in Höhe von EURO 5.085.149,28 auf neue Rechnung vorzutragen. Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die von der Gesellschaft gehaltenen eigenen Aktien, die gemäß § 71 b AktG nicht dividendenberechtigt sind. Bis zum Tag der Hauptversammlung wird sich die Zahl der dividendenberechtigten Stückaktien nicht vermindern oder erhöhen, da die Gesellschaft bis zum Tag der Hauptversammlung keinen Erwerb und keine Veräußerung eigener Aktien vorsieht. Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, das heißt am 08. Juli 2020, fällig. Anmerkung: Der Vorstand hat seinen ursprünglichen Gewinnverwendungsvorschlag vom 28. Februar 2020, der die Thesaurierung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2018/2019 vorsah, aufgrund der zwischenzeitlichen Erkenntnisse über die zu erwartenden Auswirkungen der Corona-Pandemie auf das Geschäft der Gesellschaft im Einvernehmen mit dem Aufsichtsrat in eine Ausschüttung einer Dividende von EURO 0,05 je Stückaktie geändert. Damit wollen Vorstand und Aufsichtsrat die Aktionäre einerseits angemessen am Unternehmenserfolg beteiligen und andererseits die Belastungen durch die Corona-Pandemie auf die künftig benötigte Liquidität berücksichtigen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr vom 01.10.2018 bis 30.09.2019 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2018/2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands Helmut C. Henkel, Dr. Lutz Richter, Eckehart Klingner und Nikola Spannaus für das Geschäftsjahr vom 01.10.2018 bis einschließlich 30.09.2019 im Wege der Einzelentlastung Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr vom 01.10.2018 bis 30.09.2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2018/2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr vom 01.10.2018 bis einschließlich 30.09.2019 Entlastung zu erteilen. |
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| 6. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2019/2020 (01.10.2019 bis 30.09.2020) Der Aufsichtsrat schlägt vor, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2019/2020 (01.10.2019 bis 30.09.2020) die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Seemannstraße 8, 04317 Leipzig, zu wählen. |
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| 7. |
Beschlussfassung zur Klarstellung der Vergütungsregelung für Mitglieder des Aufsichtsrats gemäß Beschluss der Hauptversammlung vom 27. April 2018 Auf der Grundlage des Beschlusses der Hauptversammlung der Gesellschaft vom 27. April 2018 zu Punkt 8 der Tagesordnung erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats eine monatliche Vergütung, und zwar der Vorsitzende von EURO 1.300,00/Monat, der stellvertretende Vorsitzende von EURO 975,00/Monat und jedes weitere Mitglied von EURO 650,00/Monat. Die festgesetzten Beträge sind auch ohne ausdrückliche Regelung als Nettobeträge zu verstehen. Ein Aufsichtsratsmitglied hat daher nach überwiegender Auffassung in der aktienrechtlichen Literatur einen Anspruch gegen die Gesellschaft auf Erstattung der von ihm zu leistenden Umsatzsteuer, soweit sie von der Gesellschaft im Wege des Vorsteuerabzugs geltend gemacht werden kann. Ferner hat ein Aufsichtsratsmitglied auch ohne Bewilligung durch die Hauptversammlung einen Anspruch auf Erstattung seiner Auslagen. Zur Schaffung von Rechtsklarheit soll der Beschluss der Hauptversammlung vom 27. April 2018 ergänzend klargestellt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen: Der Beschluss der Hauptversammlung der Gesellschaft vom 27. April 2018 zu Punkt 8 der Tagesordnung wird dahingehend klargestellt, dass es sich bei der festgesetzten Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats jeweils um Nettobeträge handelt. Die auf sämtliche dieser Vergütungen und auf etwaige bare Auslagen entfallende Umsatzsteuer wird von der Gesellschaft zuzüglich erstattet, soweit die Mitglieder des Aufsichtsrats berechtigt sind, die Umsatzsteuer der Gesellschaft gesondert in Rechnung zu stellen, und dieses Recht auszuüben. |
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| 8. |
Beschlussfassung über die Änderung der Vergütungsregelung für Mitglieder des Aufsichtsrats Gemäß § 15 der Satzung der Gesellschaft legt die Hauptversammlung die Vergütung für die Aufsichtsratsmitglieder fest. Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten derzeit die unter Punkt 7 der Tagesordnung genannte monatlich zahlbare Vergütung. Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats soll zur Vereinfachung künftig auf eine jährliche zahlbare Vergütung umgestellt und insgesamt neu gefasst werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen: Gemäß § 15 der Satzung wird die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats wie folgt festgesetzt:
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| 9. |
Beschlussfassung über die Verkleinerung des Aufsichtsrats auf drei Mitglieder und über entsprechende Satzungsänderungen Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich gemäß §§ 95, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG in Verbindung mit § 9 Abs. 9.1 der Satzung der Gesellschaft aus sechs Mitgliedern zusammen, die von der Hauptversammlung gewählt werden. Aus Effizienz- und Kostengründen soll der Aufsichtsrat von sechs auf drei Mitglieder verkleinert werden. Dies erfordert eine Änderung von § 9 Abs. 9.1 der Satzung sowie entsprechende Folgeänderungen der Satzung. Mit Wirkung zum 30. April 2020 haben das Aufsichtsratsmitglied Daniel Kropp und mit Wirkung zum 02. Juni 2020 das Aufsichtsratsmitglied Udo Werner jeweils ihr Amt als Aufsichtsrat der Gesellschaft niedergelegt. Ferner hat das Aufsichtsratsmitglied Andreas Richter sein Amt als Aufsichtsrat der Gesellschaft mit Wirkung zum Beendigungszeitpunkt der ordentlichen Hauptversammlung, in der der Jahresabschluss zum 30. September 2019 vorgelegt wird, niedergelegt. Im Hinblick auf die Verkleinerung des Aufsichtsrats sollen für die Zeit bis zur Eintragung der entsprechenden Satzungsänderungen in das Handelsregister keine neuen Mitglieder des Aufsichtsrats nachgewählt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:
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II. Weitere Hinweise:
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Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts |
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind die Aktionäre – persönlich oder durch einen Bevollmächtigten – zugelassen, die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und die sich nicht später als am sechsten Tag vor der Versammlung (bis zum Ablauf des 26. Juni 2020) bei der Gesellschaft nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen entweder schriftlich, per Telefax bzw. per E-Mail über die Adresse
IBYKUS AG,
Herman-Hollerith-Str. 01,
99099 Erfurt,
Telefax: 0361 / 4410-413,
E-Mail: ir@ibykus.de
oder über den Online-Service im Internet unter
hv.ibykus.net
angemeldet haben. Bei Problemen im Rahmen der Anmeldung können sich die Aktionäre an den Ibykus-Servicedesk unter der Nummer +49 800 – 0 800 778 (kostenfrei aus dem dt. Festnetz) wenden. Für die Ausübung von Stimmrechten ist der am Ende des 26. Juni 2020 im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgeblich. Löschungen und Neueintragungen im Aktienregister finden in den letzten sechs Tagen vor der Hauptversammlung und am Tag der Hauptversammlung, das heißt in der Zeit vom 27. Juni 2020 bis 03. Juli 2020, jeweils einschließlich, aus arbeitstechnischen Gründen nicht statt.
Ein Anmeldeformular wird den Aktionären, die im Aktienregister eingetragen sind, mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung zugesandt.
Für die Anmeldung über den Online Service und die Stimmrechtsausübung benötigen die Aktionäre personalisierte Zugangsdaten. Jeder im Aktienregister eingetragene Aktionär erhält die Zugangsdaten im Zuge der Versendung der Einladungsschreiben zur Hauptversammlung mit separater Post zugesandt. Sollte ein Aktionär bis zum 22. Juni 2020 keine Zugangsdaten erhalten haben, wird dieser gebeten sich unter der E-Mail-Adresse
ir@ibykus.de
bei der Gesellschaft zu melden.
Es bedarf somit der rechtzeitigen Anmeldung unter Nutzung des Anmeldeformulars bzw. der hierfür im Vorfeld zur Verfügung gestellten Zugangsdaten bei der Gesellschaft (bis zum Ablauf, also 24:00 Uhr (MESZ), des 26. Juni 2020).
| 2. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl |
Aktionäre können ihr Stimmrecht, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, im Wege der Briefwahl schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation ausüben. Auch in diesen Fällen sind eine fristgerechte Anmeldung und die Eintragung im Aktienregister erforderlich.
Eine Stimmabgabe ist dabei auf die Abstimmung über die in der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Vorstand und Aufsichtsrat und auf die mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Aktionären sowie etwaige von der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären beschränkt.
Bei mehrfach eingehenden Erklärungen hat die zuletzt abgegebene Erklärung Vorrang (Datum der Abgabe der Erklärung). Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche Erklärung zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. Online-Service, 2. per E-Mail, 3. per Telefax und 4. in Papierform.
a) Schriftliche Briefwahl (Papier-Briefwahl)
Die Stimmabgabe im Wege der schriftlichen Briefwahl kann nach erfolgter Anmeldung unter Nutzung des bereitgestellten (Briefwahl-)Formulars schriftlich, per Telefax oder per E-Mail erfolgen. Dieses Formular wird den Aktionären im Zuge der Übersendung des Einladungsschreibens postalisch zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus kann das (Briefwahl-)Formular über die Internetadresse
hv.ibykus.net
abgerufen werden.
Das zur Briefwahl genutzte Formular muss vollständig ausgefüllt bis 02. Juli 2020, 18:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft unter der Adresse
IBYKUS AG,
Herman-Hollerith-Str. 1,
99099 Erfurt
bzw. als Telefax, unter der Faxnummer 0361 / 4410-413, oder als E-Mail, über die E-Mail-Adresse
ir@ibykus.de
eingegangen sein. Dies gilt grundsätzlich auch für einen etwaigen Widerruf oder eine Änderung der wie vorgenannt abgegebenen Stimmen.
Wenn Sie Ihre Briefwahl danach ändern möchten, so ist dies über den Online-Service auch nach dem Anmeldeschluss bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung am Tag der Hauptversammlung unter Nutzung der für die Stimmabgabe vorgesehenen Zugangsdaten möglich.
b) Elektronische Briefwahl (Online Service)
Zudem besteht die Möglichkeit, das Stimmrecht im Wege der Briefwahl auch über elektronische Kommunikation unter Nutzung der für die Stimmabgabe vorgesehenen Zugangsdaten auszuüben. Zu diesem Zweck steht den Aktionären nach erfolgter Anmeldung der Online Service unter der Internetadresse
hv.ibykus.net
zur Verfügung.
Auf diesem Weg ist die Stimmabgabe per Briefwahl (ebenso wie deren Änderung oder Widerruf) auch noch am Tag der Hauptversammlung möglich und zwar bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung.
| 3. |
Verfahren für die Stimmabgabe per Briefwahl durch Bevollmächtigte |
Aktionäre können ihr Stimmrecht per Briefwahl auch durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch in diesem Fall bedarf es einer ordnungsgemäßen Anmeldung des Aktionärs unter Nutzung des Anmeldeformulars bzw. der vorgesehenen Zugangsdaten und der Eintragung im Aktienregister.
Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möchten, können für die Erteilung einer Vollmacht das Formular verwenden, welches Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, zusammen mit dem Anmeldeformular zugesandt wird. Ein entsprechendes Formular kann auch über die Internetadresse
hv.ibykus.net
abgerufen werden.
Im Rahmen der Anmeldung über den Online-Service wird der Aktionär aufgefordert sich zu einer etwaigen Bevollmächtigung zu äußern. Sofern der Aktionär sich für eine Bevollmächtigung entscheidet, sind dem Bevollmächtigten vom Aktionär die Zugangsdaten weiterzugeben, damit der Bevollmächtigte (ohne physische Präsenz) die Stimmabgabe im Online Service durchführen kann.
Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht der durch sie vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der schriftlichen oder elektronischen Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Die Erteilung und der Widerruf der Vollmacht können sowohl durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft als auch durch Erklärung gegenüber dem zu Bevollmächtigenden erfolgen. Die Erteilung einer Vollmacht oder deren Widerruf durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft sowie der Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht bzw. deren Widerrufs können an die folgende Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse bis zum 02. Juli 2020, 18:00 Uhr (MESZ), übermittelt werden:
IBYKUS AG,
Herman-Hollerith-Str. 1,
99099 Erfurt,
Telefax: 0361 / 4410-413,
E-Mail: ir@ibykus.de
Die Erteilung, der Widerruf und der Nachweis einer Vollmacht können zudem unter Nutzung des Online-Service unter der Internetadresse
hv.ibykus.net
erfolgen. In diesem Fall kann auch noch am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung eine Vollmacht abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Bei mehrfach eingehenden Erklärungen hat die zuletzt abgegebene Erklärung Vorrang (Datum der Abgabe der Erklärung). Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche Erklärung zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. Online-Service, 2. per E-Mail, 3. per Telefax und 4. in Papierform.
| 4. |
Stimmrechtsausübung durch weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft |
Die Gesellschaft räumt den Aktionären auch die Möglichkeit ein, ihr Stimmrecht durch Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter auszuüben. Auch in diesem Fall sind die ordnungsgemäße Anmeldung und die Eintragung im Aktienregister erforderlich.
Dem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden; der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft kann nicht nach eigenem Ermessen abstimmen. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, entsprechend den ihm erteilten Weisungen abzustimmen. Er ist auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine eindeutige Weisung zu den in der Einberufung zur Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat oder zu – mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG – bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Aktionären sowie etwaigen von der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachten Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären vorliegt. Der Stimmrechtsvertreter nimmt keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Stellung von Fragen oder von Anträgen entgegen.
Ein entsprechendes Formular wird Aktionären, die im Aktienregister eingetragen sind, zusammen mit dem Anmeldeformular zugesandt. Ferner kann ein entsprechendes Formular auch über die Internetadresse
hv.ibykus.net
abgerufen werden.
Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können bis zum 02. Juli 2020, 18:00 Uhr (MESZ), unter der nachstehenden Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse erfolgen, geändert oder widerrufen werden:
IBYKUS AG,
Herman-Hollerith-Str. 1,
99099 Erfurt,
Telefax: 0361 / 4410-413,
E-Mail: ir@ibykus.de
Ferner können Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über den Online-Service unter der Internetadresse
hv.ibykus.net
gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren erfolgen. In diesem Fall kann auch noch am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung eine Vollmacht mit Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Bei mehrfach eingehenden Erklärungen hat die zuletzt abgegebene Erklärung Vorrang (Datum der Abgabe der Erklärung). Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche Erklärung zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. Online-Service, 2. per E-Mail, 3. per Telefax und 4. in Papierform.
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Rechte der Aktionäre |
a) Tagesordnungsergänzungsverlangen
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500 000 Euro erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Das Verlangen ist nebst schriftlicher Begründung oder Beschlussvorlage an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft gemäß Art. 2 § 1 Abs. 3 S. 4 COVID-19 Gesetz spätestens zum Ablauf des 18. Juni 2020, also 24:00 Uhr (MESZ), unter der Adresse IBYKUS AG, Vorstand, Herman-Hollerith-Str. 1, 99099 Erfurt, zugehen.
Bekanntzumachende Ergänzungsverlangen werden – sofern sie nicht bereits mit der Einberufung bekanntgemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht. Darüber hinaus werden diese den Aktionären unter
hv.ibykus.net
mitgeteilt bzw. zugänglich gemacht.
b) Anträge und Wahlvorschläge
Nach den Vorgaben des COVID-19-Gesetzes ist das Recht der Aktionäre, Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung zu stellen, in der Hauptversammlung ausgeschlossen. Hiervon unberührt bleibt die mögliche Vorab-Übersendung von Anträgen oder Wahlvorschlägen in entsprechender Anwendung der §§ 126, 127 AktG.
Entsprechende Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären wird die Gesellschaft, einschließlich des Namens des Aktionärs, einer zugänglich zu machenden Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter
hv.ibykus.net
zugänglich machen.
Gegenanträge müssen sich gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat richten und zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung gemacht werden. Wahlvorschläge müssen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern gemacht werden.
Entsprechende Anträge und Wahlvorschläge sind bis spätestens zum Ablauf des 18. Juni 2020, also 24:00 Uhr (MESZ), unter der Adresse IBYKUS AG, Herman-Hollerith-Str. 1, 99099 Erfurt, E-Mail:
ir@ibykus.de
zu übersenden.
Ordnungsgemäß gestellte und zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden.
c) Fragerechte der Aktionäre
Auf Grundlage von Artikel 2 § 1 Abs. 2 Nr. 3 des COVID-19-Gesetzes ist den Aktionären in der Hauptversammlung zwar kein Auskunftsrecht im Sinne des § 131 AktG, jedoch die Möglichkeit einzuräumen, Fragen zu stellen. Ein Recht auf Antwort ist damit nicht verbunden.
Mit Zustimmung des Aufsichtsrats hat der Vorstand entschieden, dass Fragen von zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionären über den Online Service unter
hv.ibykus.net
an den Vorstand gerichtet werden können.
Fragen von angemeldeten Aktionären müssen der Gesellschaft bis spätestens zum 01. Juli 2020, 12:00 Uhr mittags (MESZ), über den Online-Service zugehen. Aus technischen Gründen kann der Umfang der einzelnen Fragen unter Umständen auf eine bestimmte Zeichenzahl begrenzt sein, die Zahl der Fragen wird dadurch jedoch nicht beschränkt. Später oder auf anderem Weg bei der Gesellschaft eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt.
Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Der Vorstand ist nicht gehalten, alle Fragen zu beantworten; er kann vielmehr Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt. Der Vorstand behält sich zudem vor, wiederholt auftretende Fragen in allgemeiner Form vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu beantworten.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen mehr gestellt werden.
Im Hinblick auf die Ausübung des Fragerechts sind die vorgenannten Ausführungen gleichermaßen auf Bevollmächtigte der Aktionäre mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter anwendbar.
d) Widerspruchsrecht der Aktionäre
Angemeldeten Aktionären oder deren Bevollmächtigte, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung ausgeübt haben, wird gemäß Artikel 2 § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz in Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung über den Online Service unter
hv.ibykus.net
während der Dauer der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter eine Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zur Niederschrift des Notars zu erklären.
| 6. |
Veröffentlichungen auf der Internetseite und Bekanntmachung der Einladung |
In den Räumen der Gesellschaft liegen die für die Beschlussfassung notwendigen Unterlagen aus:
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der festgestellte Jahresabschluss zum 30.09.2019, der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2018/2019 sowie der Bericht des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2018/2019 und der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2018/2019. |
Die Unterlagen können jederzeit in der Gesellschaft und über den Online-Service eingesehen werden und werden auf separaten Wunsch auch gerne übersandt.
Erfurt, im Juni 2020
IBYKUS AG für Informationstechnologie
Der Vorstand
Datenschutzrechtlicher Hinweis
Die IBYKUS AG für Informationstechnologie verarbeitet als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) personenbezogene Daten von Aktionären und ihren Bevollmächtigten, um diesen die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Datenverarbeitung erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen der DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), dem Aktiengesetz (AktG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit personenbezogenen Daten und zu den Rechten der Betroffenen erhalten Sie unter: