| Name | Bereich | Information | V.-Datum | Relevanz |
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| EXASOL AG Nürnberg |
Gesellschaftsbekanntmachungen | Einladung zur Hauptversammlung | 15.06.2020 |
 EXASOL AGNürnbergISIN: DE000A0LR9G
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| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2019 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Nürnberg, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Aufhebung des bestehenden und die Schaffung eines neuen genehmigten Kapitals sowie die entsprechende Satzungsänderung Die derzeitige Ermächtigung zur Erhöhung des Grundkapitals aus genehmigtem Kapital wurde zum Börsengang teilweise ausgenutzt und soll daher erneuert werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Beschlüsse zu fassen:
Bericht des Vorstands gemäß § 203 Abs. 2 Satz 2 AktG in Verbindung mit § 186 Abs. 4 Satz 2 AktG über den Ausschluss des Bezugsrechts in Tagesordnungspunkt 5 Durch den Beschluss unter Tagesordnungspunkt 5 wird die bestehende Ermächtigung zur Erhöhung des Grundkapitals (genehmigtes Kapital 2019/I) aufgehoben und durch eine neue fünfjährige Ermächtigung ersetzt. Mit der vorgeschlagenen Ermächtigung wird der Vorstand in die Lage versetzt, künftig im Rahmen des genehmigten Kapitals die Eigenkapitalausstattung der Gesellschaft den geschäftlichen Erfordernissen anzupassen. Bei der Ausnutzung des genehmigten Kapitals haben die Aktionäre grundsätzlich ein Bezugsrecht, wobei auch ein mittelbares Bezugsrecht gewährt werden kann. Es ist jedoch vorgesehen, das Bezugsrecht der Aktionäre in nachfolgenden Fällen auszuschließen:
Der Vorstand wird in jedem Einzelfall sorgfältig prüfen, ob er von der Ermächtigung zum Bezugsrechtsausschluss Gebrauch machen wird. Eine Ausnutzung dieser Möglichkeit wird nur dann erfolgen, wenn dies nach Einschätzung des Vorstands und des Aufsichtsrats im Interesse der Gesellschaft und damit ihrer Aktionäre liegt. Der Ausgabebetrag für die neuen Aktien wird dabei jeweils vom Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats unter Wahrung der Interessen der Gesellschaft und ihrer Aktionäre festgelegt. |
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| 6. |
Beschlussfassung über die Ermächtigung zur Gewährung von Bezugsrechten an Arbeitnehmer der Gesellschaft sowie an Arbeitnehmer oder die Geschäftsführung von mit der Gesellschaft verbundener Unternehmen (Aktienoptionsprogramm 2020) und Schaffung eines Bedingten Kapitals 2020 sowie Satzungsänderung Um Arbeitnehmer der Gesellschaft sowie Arbeitnehmer und die Geschäftsführung von mit der Gesellschaft verbundener Unternehmen (nicht Vorstände der EXASOL AG) durch eine variable Vergütungskomponente mit langfristiger Anreizwirkung an die Gesellschaft binden zu können, soll unter TOP 6 die Möglichkeit geschaffen werden, Bezugsrechte auf Aktien der EXASOL AG an Mitarbeiter der EXASOL AG und an Mitarbeiter oder die Geschäftsführung von mit der Gesellschaft verbundener Unternehmen im In- und Ausland unter einem Aktienoptionsprogramm auszugeben („Aktienoptionsprogramm 2020“). Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:
Die Gesellschaft gewährt ausgewählten Arbeitnehmern der Gesellschaft sowie ausgewählten Arbeitnehmern oder Geschäftsführern von mit der Gesellschaft verbundener Unternehmen einen variablen Vergütungsbestandteil mit langfristiger Anreizwirkung. Dieser soll das unternehmerische Handeln der jeweiligen Bezugsberechtigten fördern, sie langfristig an die Gesellschaft und die jeweiligen Unternehmen binden sowie eine marktgerechte Vergütung sicherstellen. Unter Punkt 6 der Tagesordnung wird vorgeschlagen, den Vorstand zu ermächtigen, bis einschließlich zum 22. Juli 2025 mit Zustimmung des Aufsichtsrats einmalig oder mehrmals Bezugsrechte (Aktienoptionen) auf insgesamt bis zu 2.221.787 auf den Inhaber oder den Namen lautende Stückaktien an ausgewählte Arbeitnehmer der Gesellschaft sowie an ausgewählte Arbeitnehmer oder ausgewählte Mitglieder der Geschäftsführung von mit der Gesellschaft verbundener Unternehmen im In- und Ausland zu gewähren. Dementsprechend soll auch ein Bedingtes Kapital 2020 geschaffen und § 7 der Satzung um einen neuen Absatz 4 ergänzt werden. Das Bedingte Kapital 2020 in Höhe von EUR 2.221.787,00 entspricht 10% des derzeitigen Grundkapitals der Gesellschaft und dient dazu, dass die Gesellschaft neue Aktien ausgeben und diese dazu verwenden kann, sie auf die Bezugsberechtigten für den Fall der Ausübung der ihnen gewährten Aktienoptionen zu übertragen. Die neuen Aktien werden erst ausgegeben, wenn nach Maßgabe der in dem Hauptversammlungsbeschluss festgelegten Bedingungen Aktienoptionen an Bezugsberechtigte ausgegeben wurden und diese ihre Bezugsrechte nach Ablauf der Wartezeit und nach Maßgabe der Erreichung des in der Ermächtigung festgelegten Erfolgszieles sowie der sonst in dem Aktienoptionsprogramm 2020 festgelegten Bedingungen ausüben. Aufgrund der Zweckbindung des Bedingten Kapitals 2020 steht den Aktionären kein Bezugsrecht auf die neuen Aktien zu. Die Ausgabe von zum Bezug von Aktien der Gesellschaft berechtigenden Aktienoptionen sollen Arbeitnehmer der Gesellschaft sowie Arbeitnehmer oder die Geschäftsführung von mit der Gesellschaft verbundener Unternehmen an die Gesellschaft binden. Aktienoptionen sollen während des Ermächtigungszeitraums in jährlichen Tranchen ausgegeben werden. Die Zuteilung der Aktienoptionen an die Bezugsberechtigten soll grundsätzlich der in der Ermächtigung enthaltenen Zuteilung der maximal auszugebenden Anzahl entsprechen. Vorstand und Aufsichtsrat behalten sich allerdings vor, über die Ausgabe von Aktienoptionen und den Umfang der einzelnen Tranchen jährlich neu unter Berücksichtigung der Gesamtsituation des Unternehmens sowie unter Heranziehung der Vergütungsstruktur von relevanten Vergleichsunternehmen zu entscheiden. Die Ausgabe von Aktien aus dem Bedingten Kapital 2020 erfolgt frühestens nach Ablauf der Wartezeit von vier Kalenderjahren nach dem jeweiligen Zuteilungszeitpunkt der betreffenden Tranche der Aktienoptionen und entsprechender Ausübungserklärung. Aktienoptionen sind jeweils nur ausübbar, wenn die Wartezeit abgelaufen und ein Erfolgsziel erreicht wurde, anderenfalls verfallen die Aktienoptionen entschädigungslos. Das Erfolgsziel besteht in der absoluten Kursentwicklung der Aktie der Gesellschaft während der Wartezeit, wobei die Anzahl der ausübbaren Optionen von der Höhe der Kursentwicklung der Aktie während der Wartezeit abhängt. Je besser sich der Aktienkurs im Verhältnis zum Ausübungspreis entwickelt, umso mehr Optionen können die Bezugsberechtigten ausüben. Ausübbare Aktienoptionen können von den Bezugsberechtigten grundsätzlich innerhalb eines Ausübungszeitraums von zwei Jahren ausgeübt werden. Der Ausübungszeitraum beginnt nach dem Zeitpunkt, zu dem die Wartezeit abgelaufen ist. Bei Ausübung der Aktienoptionen ist für jede zu beziehende Aktie der Ausübungspreis zu zahlen. Der „Ausübungspreis“ entspricht dem EUR Betrag des gewichteten durchschnittlichen Schlusskurs einer Aktie im Xetra-Handel (oder einem vergleichbaren Nachfolgesystem) während der 30 Handelstage unmittelbar vor dem Zuteilungszeitpunkt, jedoch mindestens dem geringsten Ausgabebetrag im Sinne von § 9 Abs. 1 AktG. Vorstand und Aufsichtsrat sollen ermächtigt werden, die weiteren Einzelheiten der Gewährung und Erfüllung von Aktienoptionen, für die Ausgabe der Aktien aus dem Bedingten Kapital 2020 sowie die weiteren Planbedingungen festzusetzen, darunter die Behandlung von Aktienoptionen, wenn Bezugsberechtigte bei Ablauf der Wartezeit aus dem Dienst- oder Arbeitsverhältnis mit der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen ausgeschieden sind. Vorstand und Aufsichtsrat sind überzeugt, dass die vorgeschlagene Ermächtigung zur Ausgabe von Aktienoptionen an die Bezugsberechtigten in besonderem Maße geeignet ist, einen nachhaltigen Leistungsanreiz für die Bezugsberechtigten zu bewirken und damit im Interesse der Gesellschaft und ihrer Aktionäre zu einer nachhaltigen Steigerung des Unternehmenswerts beizutragen. |
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| 7. |
Beschlussfassung über die Änderung von § 20 Abs. 4 der Satzung Durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) wurde das Aktiengesetz in Teilen geändert. Um ein Abweichen der Regelungen in Satzung und Gesetz zu vermeiden, soll eine Anpassung der Satzung beschlossen werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu beschließen:
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I. Allgemeine Hinweise zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung
Die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am 22. Juli 2020 wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrechts, BGBl. I 2020, S. 569), nachfolgend „Covid-19-Gesetz“ als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) abgehalten.
Die gesamte Hauptversammlung wird für die Aktionäre der Gesellschaft oder deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen am 22. Juli 2020 ab 10.00 Uhr (MESZ) live im Internet auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://ir.exasol.com/hv
im passwortgeschützten Aktionärsportal in Bild und Ton übertragen. Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) am Versammlungsort ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach Maßgabe der in Abschnitt IV. beschriebenen Bestimmungen. Eine elektronische Teilnahme an der Versammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich.
Über das passwortgeschützte Aktionärsportal können die Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren unter anderem ihre eingeräumten Aktionärsrechte ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären.
Die Zugangsdaten für das Aktionärsportal zur Hauptversammlung werden den Aktionären, die zum Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung übersandt. Auch Bevollmächtigte der Aktionäre erhalten Zugang zum Aktionärsportal zur Hauptversammlung der Gesellschaft durch Verwendung der Zugangsdaten des von ihnen jeweils vertretenen Aktionärs oder durch Verwendung eigener Zugangsdaten, die der Bevollmächtige nach Nachweis der Bevollmächtigung gesondert erhält. Die Nutzung der Zugangsdaten des jeweils vertretenen Aktionärs durch den Bevollmächtigten gilt gegenüber der Gesellschaft zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung durch den Aktionär.
II. Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 20 Abs. 1 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig angemeldet haben und die zum Zeitpunkt der Hauptversammlung für die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind. Die Anmeldung muss der Gesellschaft spätestens bis zum 15. Juli 2020, 24:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse in Textform (§ 126 b BGB) zugegangen sein:
EXASOL AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Intermediäre im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG sowie Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige Personen im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG können das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben.
III. Freie Verfügbarkeit der Aktien und technisch maßgeblicher Bestandsstichtag
Die Aktien werden durch die Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert. Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin frei verfügen. Maßgeblich für die Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung unter den nachstehend beschriebenen Voraussetzungen ist der im Aktienregister eingetragene Bestand am Tag der Hauptversammlung. Aufträge zur Umschreibung des Aktienregisters, die in der Zeit vom 16. Juli 2020 bis einschließlich 22. Juli 2020 zugehen, werden erst mit Wirkung nach der Hauptversammlung am 22. Juli 2020 verarbeitet und berücksichtigt. Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag (sogenanntes Technical Record Date) ist daher 15. Juli 2020, 24:00 Uhr (MESZ). Erwerber von Aktien, deren Umschreibungsanträge nach dem 15. Juli 2020 bei der Gesellschaft eingehen, können daher aus diesen Aktien die Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere das Stimmrecht, nicht ausüben, es sei denn, sie lassen sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. In solchen Fällen bleiben die Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung bis zur Umschreibung bei dem im Aktienregister eingetragenen Aktionär. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge rechtzeitig zu stellen.
IV. Verfahren für die Stimmabgabe
Bevollmächtigung
Aktionäre, die zum Zeitpunkt der Hauptversammlung für die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch ein Intermediär oder eine Vereinigung von Aktionären oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen.
Die Erteilung einer Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform Auch in diesem Fall ist für eine rechtzeitige Anmeldung durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten entsprechend vorstehend unter „Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ genannten Voraussetzungen Sorge zu tragen. Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. Die elektronische Zuschaltung des Bevollmächtigten über das Aktionärsportal setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Anmeldebestätigung übersandten Zugangsdaten erhält oder von der Gesellschaft eigene Zugangsdaten durch Nachweis der Bevollmächtigung anfordert.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Die Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung kann per Post, Telefax oder E-Mail bis zum 21. Juli 2020, 24.00 Uhr (MESZ), an folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse erfolgen:
EXASOL AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Zusätzlich steht hier das Aktionärsportal der Gesellschaft unter
https://ir.exasol.com/hv
bis zum Ende der Fragenbeantwortung in der virtuellen Hauptversammlung zur Verfügung.
Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Vollmacht an die durch die Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben. Auch in diesem Fall ist die ordnungsgemäße Anmeldung, wie vorstehend im Abschnitt II. beschrieben, erforderlich.
Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können per Post, Telefax oder E-Mail bis zum 21. Juli 2020, 24.00 Uhr (MESZ), an folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse erfolgen:
EXASOL AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Zusätzlich steht hier das Aktionärsportal der Gesellschaft unter
https://ir.exasol.com/hv
bis zum Ende der Fragenbeantwortung in der virtuellen Hauptversammlung zur Verfügung.
Ein entsprechendes Formular wird den Aktionären zusammen mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung übersandt.
Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend den ihnen erteilten Weisungen abzustimmen; sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten oder vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachten Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären vorliegt. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung der Fragemöglichkeit oder zur Stellung von Anträgen entgegen.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Wir bitten zu berücksichtigen, dass der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft weder im Vorfeld noch während der virtuellen Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen, Wortmeldungen oder zum Einlegen von Widersprüchen entgegennehmen kann.
Briefwahl
Aktionäre können ihre Stimme per Briefwahl abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig gemäß den im Abschnitt „Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ genannten Voraussetzungen zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet haben. Die Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen hinsichtlich Ihrer Briefwahlstimmen können bis spätestens 21. Juli 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs), postalisch, per E-Mail oder per Telefax unter Verwendung des den Anmeldeunterlagen beigefügten Formulars zur Stimmrechtsausübung an die vorgenannte Anschrift zur Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung übersandt werden, soweit Sie sich bis spätestens 15. Juli 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs), angemeldet haben. Bei mehrfach eingehenden Erklärungen hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang. Zusätzlich steht hier das Aktionärsportal der Gesellschaft unter
https://ir.exasol.com/hv
zur Verfügung, über das eine Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl bis zum Ende der Fragenbeantwortung in der virtuellen Hauptversammlung am 22. Juli 2020 möglich sein wird. Über das Aktionärsportal können Sie auch während der Hauptversammlung bis zum Ende der Fragenbeantwortung etwaige zuvor im Wege der Briefwahl erfolgte Stimmabgaben ändern oder widerrufen. Detailinformationen hierzu entnehmen Sie bitte dem den Anmeldeunterlagen beigefügten Formular zur Stimmrechtsausübung.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
V. Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 Covid-19-Gesetz
Aktionäre haben die Möglichkeit, Fragen zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 Covid-19-Gesetz). Hierfür müssen sich Aktionäre zuvor ordnungsgemäß anmelden. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Der Vorstand ist nicht gehalten, alle Fragen zu beantworten; er kann vielmehr Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Er kann dabei Aktionärsvereinigungen und institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen. Es werden ausschließlich in deutscher Sprache gestellte Fragen berücksichtigt.
Fragen der Aktionäre sind aus organisatorischen Gründen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung, d.h. bis spätestens 20. Juli 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs), im Wege elektronischer Kommunikation über das Aktionärsportal
https://ir.exasol.com/hv
einzureichen.
Darüber hinaus stehen den Aktionären weder das Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG noch ein Rede- und Fragerecht in und während der virtuellen Hauptversammlung zu.
VI. Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr.4 Covid-19-Gesetz
Widerspruch zur Niederschrift gegen einen Beschluss der Hauptversammlung kann in Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens von ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären oder Bevollmächtigten, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, von Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu ihrem Ende am 22. Juli 2020 über das Aktionärsportal
https://ir.exasol.com/hv
erklärt werden.
VII. Hinweis zur Aktionärshotline
Bei organisatorischen Fragen zu unserer virtuellen Hauptversammlung können sich Aktionäre und Intermediäre per E-Mail an
hauptversammlung@exasol.com
wenden. Zusätzlich stehen wir Ihnen telefonisch von Montag bis einschließlich Freitag zwischen 10:00 Uhr und 17:00 Uhr unter +49 (0) 911 23991-298 zur Verfügung.
Bei Fragen in Bezug auf das Aktionärsportal können sich Aktionäre und Intermediäre per E-Mail an
aktionaersportal@computershare.de
wenden.
VIII. Ergänzungsanträge zur Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals, das entspricht zurzeit 1.110.893 Aktien, oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen (dies entspricht 500.000 Aktien), können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft unter der nachstehenden Adresse bis spätestens am 27. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sein.
EXASOL AG – Vorstand
Neumeyerstraße 22-26
90411 Nürnberg
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten werden.
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unter der Internetadresse
https://ir.exasol.com/hv
bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt.
IX. Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG
Jeder Aktionär ist berechtigt, Gegenanträge zu Punkten der Tagesordnung gemäß §126 AktG oder Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG zu übersenden. Die Gesellschaft wird etwaige Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 ff. AktG nur zugänglich machen, wenn ein Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also bis zum 07. Juli 2020, 24:00 Uhr (MESZ), der Gesellschaft einen zulässigen Gegenantrag bzw. Wahlvorschlag an folgende Adresse übersandt hat:
EXASOL AG
Neumeyerstraße 22-26
90411 Nürnberg
Telefax: +49 (0)911 23991-241
E-Mail: hauptversammlung@exasol.com
Die Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags nachzuweisen. Rechtzeitig eingegangene Anträge bzw. Wahlvorschläge werden unter den Voraussetzungen des § 126 AktG unter
https://ir.exasol.com/hv
zugänglich gemacht.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge, die bis zum Ablauf des 07. Juli 2020, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sind, werden in der Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung nochmals gestellt worden, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist.
X. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt zum Zeitpunkt der Einberufung EUR 22.217.870,00 und ist eingeteilt in 22.217.870 nennwertlose Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme.
XI. Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter
Die EXASOL AG verarbeitet als „Verantwortlicher“ im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, das dem Aktionär zugeteilte Zugangspasswort zum Internetservice zur Hauptversammlung, die IP-Adresse, von der aus der Aktionär den Internetservice zur Hauptversammlung nutzt, Nummer der Anmeldebestätigung, die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten, die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl, soweit der Aktionär auch Organmitglied ist, die Teilnahme dieses Aktionärs als Organ der Gesellschaft im Wege der Bild- und Tonübertragung, den Inhalt der vom Aktionär eingereichten Fragen und den Inhalt ihrer Beantwortung, gegebenenfalls Name, Vorname und Anschrift des vom jeweiligen Aktionär gegebenenfalls benannten Aktionärsvertreters, die Vollmachtserteilung an ihn, dessen IP-Adresse sowie ein gegebenenfalls erhobener Widerspruch) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen und einen rechtmäßigen und satzungsgemäßen Ablauf der Verhandlungen und Beschlüsse der Hauptversammlung sicherzustellen. Soweit die EXASOL AG diese Daten nicht von den Aktionären und/oder etwaigen Aktionärsvertretern erhält, übermittelt die ihr Depot führende Bank diese personenbezogenen Daten an die EXASOL AG.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter ist für deren Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c DS-GVO i.V.m. §§ 123, 129, 135 AktG.
Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die EXASOL AG verschiedene Dienstleister und Berater. Diese erhalten nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister und Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der EXASOL AG. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt (z.B. Einsichtnahme in das Teilnehmerverzeichnis, vgl. § 129 Abs. 4 AktG).
Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen sind, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter das Recht, Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen sowie ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Datenübertragbarkeit) zu erhalten. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter auch das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.
Diese Rechte können Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter unter den folgenden Kontaktdaten der EXASOL AG geltend machen:
EXASOL AG
Neumeyerstraße 22-26
90411 Nürnberg
Telefax: +49 (0)911 23991-241
E-Mail: hauptversammlung@exasol.com
Zudem steht Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DS-GVO zu.
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der EXASOL AG ist wie folgt erreichbar:
Herr Bernhard Bock
Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Regensburg
Fax: 0941 29869316
E-Mail: anfragen@projekt29.de
Nürnberg, im Juni 2020
EXASOL AG
Der Vorstand