ICF Systems AG
Frankfurt am Main
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am
Donnerstag, den 20. August 2020, um 11.00 Uhr
in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Frankfurt am Main, Speicherstraße 57-59, 9. OG stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung unserer Gesellschaft ein.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des Berichtes über die Erstellung des Jahresabschlusses der ICF Systems AG per 31. März 2020, des Abhängigkeitsberichtes und des Berichtes des Aufsichtsrates, sowie des Vorschlags über die Verwendung des Bilanzgewinns
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im festgestellten Jahresabschluss zum 31. März 2020 ausgewiesenen Bilanzgewinn nach Einstellung von Euro 8.025,43 in die gesetzliche Rücklage in Höhe von Euro 1.286.224,05 wie folgt zu verwenden:
| Einstellung in die gesetzliche Rücklage |
EUR |
8.025,43 |
| Einstellung in andere Gewinnrücklagen |
EUR |
0,00 |
| Gewinnvortrag |
EUR |
1.286.224,05 |
| Bilanzgewinn |
EUR |
1.286.224,05 |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Mitglieder des Vorstands, die im Geschäftsjahr 2019/2020 amtiert haben, für diesen Zeitraum zu entlasten.
| a) |
Herrn Adrian Braun für seine Amtszeit vom 01.04.2019 bis 31.03.2020
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| b) |
Herrn Michael Krug für seine Amtszeit vom 01.04.2019 bis 31.03.2020.
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(Es erfolgt eine Gesamtabstimmung für alle Vorstandsmitglieder).
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Mitglieder des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr 2019/2020 amtiert haben, für diesen Zeitraum zu entlasten.
| a) |
Herrn Rainer Roubal für seine Amtszeit vom 01.04.2019 bis 31.03.2020
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| b) |
Herrn Bernd Gegenheimer für seine Amtszeit vom 01.04.2019 bis 31.03.2020
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| c) |
Frau Dr. Annette Kliffmüller-Frank für ihre Amtszeit vom 01.04.2019 bis 31.03.2020.
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(Es erfolgt eine Gesamtabstimmung für alle Aufsichtsratsmitglieder).
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| 5. |
Beschlussfassung über die Bewilligung der Vergütung des Aufsichtsrats
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Aufsichtsrat für dessen Tätigkeit im Geschäftsjahr 2019/2020 neben der Erstattung ihrer Auslagen (einschließlich der ggf. auf ihre Aufsichtsratsbezüge oder ihre Auslagen entfallenden Umsatzsteuer) eine Gesamtvergütung von EUR 22.500 netto zu gewähren, wovon der Vorsitzende EUR 10.000 der stellvertretende Vorsitzende EUR 7.500 und das weitere Mitglied EUR 5.000 erhalten sollen.
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| 6. |
Beschlussfassung über (Neu-)Wahlen von Mitgliedern des Aufsichtsrats
Mit Ablauf der Hauptversammlung am 20. August 2020 endet gemäß § 8 Ziffer 2 Satz 1 der Satzung die Amtszeit des Mitglieds des Aufsichtsrates, Frau Dr. Annette Kliffmüller-Frank.
Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung für die nächste Amtszeit die Wiederwahl des nachfolgend benannten, ausscheidenden Mitglieds des Aufsichtsrats vor:
Frau Dr. jur. Annette Kliffmüller-Frank, Hofheim am Taunus, Rechtsanwältin
Die Wahl eines neuen Aufsichtsratsmitgliedes erfolgt gemäß § 8 Ziffer 2 Satz 3 der Satzung, damit für die Zeit bis zur Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung 2024.
Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß § 96 Abs. 1, 6. Fall und § 101 Abs. 1 AktG sowie § 8 Abs. 1 der Satzung aus drei Vertretern ausschließlich der Aktionäre zusammen. Die Hauptversammlung ist bei der Wahl der Aktionärsvertreter nicht an Wahlvorschläge gebunden.
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Hinweise zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung
Zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind ausschließlich diejenigen Aktionäre zugelassen, die sich bis spätestens Donnerstag, den 13. August 2020 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft zur Hauptversammlung angemeldet und ihre Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen haben. Der Nachweis erfolgt durch einen in Textform erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung, somit auf Donnerstag, den 30. Juli 2020, 00:00 Uhr, zu beziehen. Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes müssen unter folgender Adresse bei der Gesellschaft eingehen:
ICF Systems AG
z.H. Finance & Controlling
Speicherstraße 57-59
60327 Frankfurt am Main
Aktionäre haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten oder durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben zu lassen. Die Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten oder durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter setzt voraus, dass der Aktionär sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet und seine Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen hat. Eine Stimmabgabe auf schriftlichem oder elektronischem Wege (Briefwahl) ist nicht zugelassen. Wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung noch ein diesen nach den aktienrechtlichen Bestimmungen Gleichgestellter bevollmächtigt wird, ist die Vollmacht schriftlich, durch (Computer-) Fax oder durch elektronische Nachricht (E-Mail) zu erteilen. Bei Vollmachten an Kreditinstitute, ihnen gleichgestellte Institute oder Unternehmen oder Vereinigungen von Aktionären und sonstigen Personen i.S.v. § 135 Abs. 8 Aktiengesetz genügt es, wenn die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten wird. Der Aktionär kann dem Bevollmächtigten Weisungen hinsichtlich der Ausübung des Stimmrechts erteilen. Soweit der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Bitte beachten Sie, dass der Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegennimmt.
Gegenanträge von Aktionären zu einem Tagesordnungspunkt sind ausschließlich an die folgende Adresse zu richten:
ICF Systems AG
z.H. Finance & Controlling
Speicherstraße 57-59
60327 Frankfurt am Main
Bis zum Ablauf des 05. August 2020, 24:00 Uhr unter vorstehender Adresse eingegangene ordnungsgemäße Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden unverzüglich durch Veröffentlichung im Elektronischen Bundesanzeiger zugänglich gemacht. Diese Unterlagen werden zusammen mit dieser Einladung darüber hinaus in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Frankfurt am Main, Speicherstraße 57-59, 60327 Frankfurt am Main zu den üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 18:00 Uhr) zur Einsicht für die Aktionäre ausgelegt.
Frankfurt am Main, den 29. Juni 2020
ICF Systems AG
– Der Vorstand –
Anhang
INFORMATIONEN ZUM DATENSCHUTZ
Hinweise zum Schutz personenbezogener Daten betreffend die Hauptversammlung der ICF Systems AG am 20. August 2020 sind dieser Einladung als Anlage beigefügt.
Die datenschutzrechtliche Information der ICF Systems AG ist auf der Homepage der Gesellschaft
http://www.icfsystems.de
unter dem Abschnitt „Datenschutzerklärung“ zugänglich.
Anlage
betr. Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung der ICF Systems AG, Speicherstraße 57-59, 60327 Frankfurt am Main, am 20.08.2020
Hinweise zum Datenschutz betreffend die Hauptversammlung am
20. August 2020
der ICF Systems AG
Der Schutz der personenbezogenen Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern, Bevollmächtigten, Kandidaten zur Wahl in den Aufsichtsrat und sonstigen Teilnehmern an der Hauptversammlung, wie etwa Gästen (insgesamt „Aktionäre und sonstige Teilnehmer“ genannt) hat für die ICF Systems AG einen hohen Stellenwert. Die ICF Systems AG beachtet dabei die Anforderungen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der ab dem 25. Mai 2018 anwendbaren EU Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“). Die Informationen zur Verarbeitung der personenbezogenen Aktionärsdaten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sind nachstehend zusammengestellt.
Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Aktionären und sonstigen Teilnehmern ist die ICF Systems AG, Hochstraße 35-37, 60313 Frankfurt am Main. Die Gesellschaft wird vertreten durch die Mitglieder des Vorstands, Michael Krug und Adrian Braun. Auch der Datenschutzbeauftragte der ICF Systems AG ist über diese Kontaktdaten sowie über
info@icfsystems.de
erreichbar.
Die ICF Systems AG verarbeitet im Falle von Aktionären Name, Anschrift, Informationen zu den Aktien (Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte), die ggf. vom Aktionär selbst gegenüber der ICF Systems AG oder der Depotbank mitgeteilten weiteren personenbezogenen Daten (wie etwa Anträge, Ergänzungsverlangen) sowie ggf. Name des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters im Zusammenhang mit der organisatorischen Durchführung der Hauptversammlung („Aktionärsdaten“).
Die Verarbeitung der Aktionärsdaten erfolgt, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO. Die Verarbeitung der Aktionärsdaten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Bei Nichtbereitstellung der Daten können die Aktionärsrechte in der Hauptversammlung nicht ausgeübt werden.
Die ICF Systems AG verarbeitet im Falle von sonstigen Teilnehmern die aus der jeweiligen Anmeldung ersichtlichen Teilnehmerdaten (insbesondere Name, Anschrift, sowie Angaben zum Grund der Teilnahme an der Hauptversammlung) sowie die ggf. vom Teilnehmer gegenüber der ICF Systems AG mitgeteilten weiteren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der organisatorischen Durchführung der Hauptversammlung.
Die Verarbeitung der sonstigen Teilnehmerdaten erfolgt zur Wahrung des berechtigten Interesses der ICF Systems AG und ihrer Aktionäre an der geordneten Durchführung der Hauptversammlung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Die Verarbeitung der in der Anmeldung anzugebenden Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Bei Nichtbereitstellung dieser Daten kann dem jeweiligen Teilnehmer die Teilnahme an der Hauptversammlung nicht ermöglicht werden.
Die Daten von Aktionären und sonstigen Teilnehmern können von der ICF Systems AG gegenüber eventuellen, im Zusammenhang mit der organisatorischen Durchführung der Hauptversammlung tätigen Dienstleistern im erforderlichen Umfang mitgeteilt werden, damit diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgabe bzw. auf Weisung der ICF Systems AG verarbeiten.
Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Aktionärsdaten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären verweisen wir auf die gesetzlichen Regelungen nach § 122 Absatz 2, § 126 Absatz 1, § 127 und § 131 Absatz 1 Aktiengesetz und auf die diesbezüglichen Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre, die in der Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2018 der ICF Systems AG genannt sind.
Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig bis zu drei Jahren. Darüber hinaus bewahrt die ICF Systems AG personenbezogene Daten von Aktionären auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen die Gesellschaft geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren). Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die o.g. Zwecke nicht mehr erforderlich sind und nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten.
Jeder Aktionär und sonstige Teilnehmer hat ein Recht auf Auskunft zu seinen personenbezogenen Daten, Artikel 15 DSGVO, auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten, Artikel 16 DSGVO, auf Löschung personenbezogener Daten, Artikel 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 18 DSGVO, auf Datenübertragbarkeit, Artikel 20 DSGVO sowie – im Falle sonstiger Teilnehmer – auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, Artikel 21 DSGVO. Zur Ausübung dieser Rechte kann sich ein Aktionär und sonstiger Teilnehmer jederzeit (z.B. per Post an ICF Systems AG, Hochstraße 35-37, 60313 Frankfurt am Main oder per E-Mail info@icfsystems.de) an die ICF Systems AG wenden. Jeder Aktionär und sonstige Teilnehmer ist zudem berechtigt, eine Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einzulegen, Artikel 77 DSGVO.
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