 KHD HUMBOLDT WEDAG INTERNATIONAL AGKöln– ISIN DE0006578008 –EINLADUNG ZUR ORDENTLICHEN HAUPTVERSAMMLUNG 2020Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre zur ordentlichen Hauptversammlung am Dienstag, den 06. Oktober 2020, um 10:00 Uhr (MESZ) ein, die aufgrund der COVID-19-Pandemie als virtuelle Hauptversammlungabgehalten wird, d. h. ohne die physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft). Die virtuelle Hauptversammlung wird in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Köln, Colonia-Allee 3, 51067 Köln, abgehalten. Der Vorstand hat vor dem Hintergrund der COVID-19-Pandemie mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, zum Schutz vor mit dem Corona-Virus verbundenen Gesundheitsgefahren die Möglichkeit gemäß § 1 Absatz 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“) (veröffentlicht als Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt, Teil I, vom 27. März 2020), zu nutzen und die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten und den Aktionären die Stimmrechtsausübung über elektronische Kommunikation sowie Vollmachterteilung zu ermöglichen. Die gesamte virtuelle Hauptversammlung wird mit Bild und Ton in einem passwortgeschützten HV-Portal zur Hauptversammlung unter: https://www.khd.com/hv2020/übertragen. Wir bitten die Aktionärinnen und Aktionäre in diesem Jahr daher um besondere Beachtung der nach der Tagesordnung in dieser Einberufung unter Ziffer II. enthaltenen Hinweise zur Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten. I. TAGESORDNUNG
II. VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG UND DIE AUSÜBUNG DES STIMMRECHTS Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung Im Zeitpunkt der Einberufung beläuft sich das Grundkapital der Gesellschaft auf € 49.703.573,00 und ist eingeteilt in 49.703.573 auf den Inhaber lautende Stückaktien, von denen jede eine Stimme in der Hauptversammlung gewährt. Die Gesamtzahl der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt somit 49.703.573. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien, aus denen ihr keine Rechte zustehen. Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre Gemäß § 1 Abs. 1 und Abs. 2 des COVID-19-Gesetzes hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die diesjährige Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Der Gesetzgeber hat es aber ausdrücklich als zulässig angesehen, dass die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft vor Ort als Vertreter von Aktionären teilnehmen. Es ist damit keine persönliche Teilnahme von Aktionären oder sonstigen Aktionärsvertretern an der virtuellen Hauptversammlung möglich. Die Ausübung des Stimmrechts durch Aktionäre oder durch Bevollmächtigte kann ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation (elektronische Briefwahl) oder durch Vollmachterteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erfolgen. Eine elektronische Teilnahme an der Versammlung durch Aktionäre oder durch Bevollmächtigte im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich. Die virtuelle Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats, des Finanzvorstands und weiterer Mitglieder des Vorstands, der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie des mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notars in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Köln, Colonia-Allee 3, 51067 Köln, statt. Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Hauptversammlung wird vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre über elektronische Kommunikation (elektronische Briefwahl) sowie Vollmachterteilung werden ermöglicht, den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben. Wir bitten die Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten. Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts (einschließlich der Ausübung des Stimmrechts mittels elektronischer Briefwahl oder durch einen Bevollmächtigten) und zur Stellung von Anträgen sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft anmelden. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter folgender Anschrift:
bis spätestens sechs Tage vor der Versammlung zugehen, mithin bis Dienstag, 29. September 2020, 24:00 Uhr (MESZ). Aktionäre haben ihre Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts und zur Stellung von Anträgen nachzuweisen. Zum Nachweis ist eine in Textform (§ 126b BGB) und in deutscher oder englischer Sprache erstellte Bescheinigung des depotführenden Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstituts über den Anteilsbesitz notwendig. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, mithin auf Dienstag, 15. September 2020, 00:00 Uhr (MESZ) (Nachweisstichtag), beziehen und der Gesellschaft unter der o.g. Anschrift bis spätestens sechs Tage vor der Versammlung zugehen, mithin bis Dienstag, 29. September 2020, 24:00 Uhr (MESZ). Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird dieser Nachweis nicht oder nicht in gehöriger Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär zurückweisen. Damit Aktionäre über das HV-Portal unter: https://www.khd.com/hv2020/die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung verfolgen und weitere Aktionärsrechte ausüben können, ist die fristgerechte Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes gegenüber der Gesellschaft erforderlich. Wir bitten die Aktionäre, möglichst frühzeitig eine Stimmrechtskarte bei ihrem depotführenden Institut anzufordern, um den rechtzeitigen Erhalt der Stimmrechtskarten sicherzustellen. Aktionäre, die rechtzeitig eine Stimmrechtskarte über ihr depotführendes Institut anfordern, brauchen deshalb in der Regel nichts weiter zu veranlassen. Wir bitten die Aktionäre, sich in Zweifelsfällen bei ihrem depotführenden Institut zu erkundigen, ob dieses für sie die Anmeldung und den Nachweis des Anteilsbesitzes vornimmt. Die Stimmrechtskarte ist keine Teilnahmevoraussetzung, sondern dient lediglich der Erleichterung der organisatorischen Abwicklung. Sie enthält allerdings die Angaben, die insbesondere für die Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals benötigt werden, über das unter anderem das Stimmrecht über elektronische Kommunikation (per Briefwahl) ausgeübt werden kann, Vollmachten und Weisungen zur Ausübung des Stimmrechts an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilt werden können, eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation besteht und gegebenenfalls Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung erklärt werden kann. Bedeutung des Nachweisstichtags Der Nachweisstichtag („Record Date“) ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der virtuellen Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Record Date erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Record Date haben hierfür keine Bedeutung. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Record Date erworben haben, können somit nicht an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Record Date veräußern. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes Datum für eine eventuelle Dividendenberechtigung. Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten Aktionäre können ihr Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall müssen sich die Aktionäre unter Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes rechtzeitig anmelden. Aktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen möchten, werden gebeten, die ihnen mit der Anmeldebestätigung übersandten Zugangsdaten dann dem Bevollmächtigten zur Verfügung zu stellen. Eine Vollmacht ist vorbehaltlich der nachfolgenden Ausnahmen in Textform (§ 126b BGB) zu erteilen. Die Gesellschaft bietet den Aktionären neben dem postalischen Weg auch die elektronische Übermittlung des Nachweises der Vollmacht über folgende Telefax-Nummer und E-Mail-Adresse an:
Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft gemäß § 134 Absatz 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Im Falle der Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen, besteht nach Gesetz und Satzung kein Textformerfordernis. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigen wollen, mit diesen Institutionen oder Personen rechtzeitig über eine mögliche Form der Vollmacht ab. Stimmrechtsvertretung durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Aktionären, die nicht selbst an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen möchten, bieten wir an, sich durch die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern bereits vor der Hauptversammlung eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich rechtzeitig anmelden und den Berechtigungsnachweis führen. Für die Stimmrechtsvertretung und Weisungserteilung kann das den Aktionären mit der Anmeldebestätigung übersandte Vollmachts- und Weisungsformular verwendet werden. Auf diesem Formular erhalten Sie weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung. Die bevollmächtigten Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Einzelweisungen aus. Die Vollmacht kann hinsichtlich der Tagesordnungspunkte, zu denen keine Einzelweisungen erteilt sind, nicht ausgeübt werden mit der Folge, dass sich die Stimmrechtsvertreter bei diesen Abstimmungen der Stimme enthalten werden. Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, werden zur organisatorischen Erleichterung gebeten, die Vollmachten nebst Weisungen spätestens bis zum Freitag, den 02. Oktober 2020, 24:00 Uhr (MESZ) postalisch, per Telefax oder per E-Mail an die Gesellschaft an die nachfolgend genannte Adresse zu übermitteln:
Aktionäre können außerdem über https://www.khd.com/hv2020/unter Nutzung des HV-Portals Vollmachten an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen. Bevollmächtigungen, Vollmachtsnachweise sowie die Erteilung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können über das HV-Portal – auch über den 03. Oktober 2020, 24:00 Uhr (MESZ) hinaus – noch bis zur Schließung der Abstimmungsmöglichkeit durch den Versammlungsleiter in der virtuellen Hauptversammlung übermittelt oder geändert werden. Für einen Widerruf der Vollmachterteilung an einen Bevollmächtigten oder einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sowie für die Änderungen von Weisungen gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den einzuhaltenden Fristen entsprechend. Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl Die Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch elektronische Briefwahl ausüben. Auch im Fall der elektronischen Briefwahl sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Bevollmächtigte, bevollmächtigte Intermediäre (z. B. Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder diesen nach § 135 AktG gleichgestellte Bevollmächtigte können sich ebenfalls der elektronischen Briefwahl bedienen. Briefwahlstimmen können ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation über https://www.khd.com/hv2020/unter Nutzung des HV-Portals abgegeben werden. Briefwahlstimmen können über das HV-Portal bis zur Schließung der Stimmabgabemöglichkeit vor Beginn der Abstimmungen selbst in der virtuellen Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter übermittelt oder geändert werden. Rechte der Aktionäre in Bezug auf die Hauptversammlung Den Aktionären stehen im Vorfeld sowie während der Hauptversammlung unter anderem die folgenden Rechte zu:
Informationen und Unterlagen zur Hauptversammlung Die Informationen und Unterlagen nach § 124a AktG einschließlich dieser Einberufung, des Geschäftsberichts 2019 und des Konzerngeschäftsberichts 2019 sind ab dem Zeitpunkt dieser Einberufung im Internet unter http://www.khd.comüber den Link „Investor Relations“ mit Spracheinstellung „Deutsch“, Rubrik „Hauptversammlung“ zugänglich und stehen zum Download bereit. Köln, im August 2020 KHD Humboldt Wedag International AGDer Vorstand
Weitere Angaben über die unter Tagesordnungspunkt 6 zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten Shaohua Jin Herr Shaohua Jin ist seit dem 12. Oktober 2018 Mitglied des Aufsichtsrats und seit dem 16. Oktober 2018 Vorsitzender des Aufsichtsrats der KHD Humboldt Wedag International AG. Persönliche Daten: Ausbildung: Beruflicher Werdegang: 05/1994 – 06/2011: Director des Enterprise Department, AVIC INTL Beijing Company Limited, hauptsächlich zuständig für inländische und ausländische Investitionen. Bestellt zum Mitglied des Board of Directors oder des Aufsichtsrats der Joint-Venture mit ausländischen Unternehmen, z. B. Yamaha Motor, Kärcher, Schneider Electric, TGI Friday’s etc. 06/2011 – heute: Vice President der International Business Division der AVIC INTL Holding Corporation; hauptsächlich zuständig für internationale Geschäftsentwicklung des Konzerns. Der Geschäftsumfang beinhaltet Produkt- und Service Leistungen, umfangreiche EPC Projekte, maßgeschneiderte Lösungspakete für verschiedene Länder und Regionen sowie die Leitung von Direktinvestitonen wie das Global Trade Centre (GTC) in Nairobi. Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:
Gerhard Beinhauer Herr Beinhauer ist seit dem 18. Mai 2016 Mitglied des Aufsichtsrats und seit dem 16. Oktober 2018 stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats der KHD Humboldt Wedag International AG. Persönliche Daten: Ausbildung: Beruflicher Werdegang:
Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:
Yiqiong Zhang Frau Yiqiong Zhang ist seit dem 28. Mai 2015 Mitglied des Aufsichtsrats der KHD Humboldt Wedag International AG. Persönliche Daten: Ausbildung: Beruflicher Werdegang: Ms. Zhang hat langjährige Erfahrung in diversen Funktionen der Buchhaltungs- und Finanz-Bereiche.
Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:
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KHD Humboldt Wedag International AG: Einladung zur Ordentlichen Hauptversammlung 2020
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