EPG (Engineered nanoProducts Germany) AG
Griesheim
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
am 13. November 2020, 11:00 Uhr
Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am
Freitag, den 13. November 2020, um 11:00 Uhr
als virtuelle Hauptversammlung stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ein.
Die Hauptversammlung wird in Form einer virtuellen Hauptversammlung in den Geschäftsräumen der Value Investor Partners GbR, Wilhelm-Leuschner-Straße 13, 60329 Frankfurt am Main, abgehalten und für unsere ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und Aktionärsvertreter im passwortgeschützten Online-Service unter der Internetadresse
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
live in Bild und Ton übertragen.
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre und Aktionärsvertreter erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Nähere Erläuterungen hierzu finden Sie nachstehend unter Abschnitt II.
| I. |
Tagesordnung |
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2019, des Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss nach den §§ 171, 172 Aktiengesetz (AktG) gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Zu diesem Tagesordnungspunkt ist daher kein Beschluss zu fassen. |
||||||
| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem alleinigen Vorstand der Gesellschaft Herrn Dr. Andreas Zimmermann für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen. |
||||||
| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats der Gesellschaft
für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats, dem satzungsgemäß die Leitung der Hauptversammlung obliegt, beabsichtigt, über die Entlastung eines jeden einzelnen Mitglieds des Aufsichtsrats gesondert abstimmen zu lassen (Einzelentlastung). |
||||||
| 4. |
Wahl des Abschlussprüfers Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KPMG AG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, Niederlassung Saarbrücken, Faktoreistraße 4, 66111 Saarbrücken, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen. |
||||||
| 5. |
Beschlussfassung über die Aufhebung des Bedingten Kapitals 2014 und Satzungsänderung Derzeit enthält die Satzung in § 4 Absatz 6 ein Bedingtes Kapital 2014 in einem Umfang von bis zu EUR 2.147.000,00, eingeteilt in bis zu 2.147.000 auf den Inhaber lautenden Stückaktien. Die bedingte Kapitalerhöhung dient der Gewährung von Bezugs- und/oder Wandlungsrechten an die Inhaber von Options- und/oder Wandschuldverschreibungen, die nach Maßgabe der Ermächtigung der Hauptversammlung der Gesellschaft vom 26. August 2014 begeben werden. Die Ermächtigung ist am 25. August 2019 ausgelaufen, so dass das Bedingte Kapital 2014 nicht mehr genutzt werden kann. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:
|
||||||
| 6. |
Beschlussfassung über die Ermächtigung zur Ausgabe von Wandelschuldverschreibungen, Schaffung eines Bedingten Kapitals 2020 und Satzungsänderung Um sicherzustellen, dass die Gesellschaft jederzeit in der Lage ist, ihre Finanzierungsstruktur bestmöglich nach den sich ergebenden Erfordernissen und Möglichkeiten flexibel und nachhaltig anpassen zu können, soll eine neue Ermächtigung zur Gewährung von Wandlungsrechten (auch mit Wandlungspflicht) sowie ein neues Bedingtes Kapital 2020 geschaffen werden. Das neu zu schaffende Bedingte Kapital 2020 soll dabei wiederum die gesetzlich zulässige Höhe von 50 % des bei Beschlussfassung vorhandenen Grundkapitals nicht überschreiten. Nach teilweiser Ausnutzung des Genehmigten Kapitals I aus § 4 Absatz 4 der Satzung weist die Gesellschaft zum Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung eine im Handelsregister eingetragene Grundkapitalziffer in Höhe von EUR 4.157.440,00 auf. Vor diesem Hintergrund soll ein neues bedingtes Kapital in Höhe von bis zu EUR 2.078.720,00 geschaffen werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:
|
||||||
| 7. |
Beschlussfassung über die Änderung von § 4 Absatz 1 Satz 2 der Satzung (Höhe und Einteilung des Grundkapitals) Die Satzung der Gesellschaft sieht in der Beschlussfassung über die Schaffung eines Bedingten Kapitals 2020 unter Tagesordnungspunkt 6 dieser Hauptversammlung unter dem zu ergänzenden § 4 Absatz 5 der Satzung den Wortlaut „Stückaktien“ vor. Der Wortlaut „Stückaktien“ wird auch in § 4 Absatz 4 Satz 1 der Satzung verwendet. Zur einheitlichen Verwendung des Wortlautes „Stückaktien“ und aus Klarstellungsgründen soll auch die Einteilung der Aktien in § 4 Absatz 1 Satz 2 der Satzung den Wortlaut „Stückaktien“ statt dem Begriff „Aktien ohne Nennbetrag“ verwenden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, § 4 Absatz 1 Satz 2 der Satzung wie folgt zu ändern:
|
_________________________________
ENDE DER TAGESORDNUNG
| II. |
Weitere Informationen und Hinweise zur Hauptversammlung |
| 1. |
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte |
Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt zum Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger EUR 4.157.440,00. Es ist eingeteilt in 4.157.440 Aktien ohne Nennbetrag (Stückaktien), die jeweils eine Stimme in der Hauptversammlung gewähren. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien. Die 4.157.440 Stückaktien gewähren damit zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung insgesamt 4.157.440 Stimmen.
| 2. |
Durchführung der Hauptversammlung in Form einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten; Online-Service |
Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, dass die diesjährige ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) gemäß § 1 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (nachfolgend auch „COVID-19-Gesetz“) abgehalten wird.
Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Aktionärsvertreter (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) an der Hauptversammlung ist deshalb nicht möglich.
Die Durchführung der diesjährigen ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und Aktionärsvertreter haben die nachfolgend aufgezeigten Möglichkeiten zum Verfolgen der Hauptversammlung in Bild und Ton im Internet, zur Stimmrechtsausübung im Wege der elektronischen Briefwahl sowie Vollmachtserteilung (einschließlich elektronischer Kommunikation), zur Stellung von Fragen im Wege elektronischer Kommunikation und zur Widerspruchserhebung gegen Beschlüsse der Hauptversammlung über elektronische Kommunikation.
Die gesamte, in den Geschäftsräumen der Value Investor Partners GbR, Wilhelm-Leuschner-Straße 13, 60329 Frankfurt am Main, stattfindende, Hauptversammlung wird zu diesem Zweck am 13. November 2020 ab 11:00 Uhr über den Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
live in Bild und Ton übertragen.
Es können nur diejenigen Aktionäre, die sich, wie nachstehend (siehe Ziff. 3 „Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung“) beschrieben, ordnungsgemäß angemeldet haben, die Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung über den Online-Service verfolgen, persönlich oder durch ordnungsgemäß Bevollmächtigte ihr Stimmrecht per elektronischer Briefwahl oder durch Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters ausüben (einschließlich elektronischer Kommunikation) sowie über den Online-Service der Gesellschaft Fragen stellen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären.
Eine darüberhinausgehende Ausübung von Aktionärsrechten ist in der virtuellen Hauptversammlung nicht möglich. Insbesondere ist eine Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreters, vor Ort ausgeschlossen. Die Übertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton sowie die Einräumung des Stimmrechts, der Fragemöglichkeit und der Möglichkeit zum Widerspruch berechtigen die Aktionäre und Aktionärsvertreter auch nicht zur Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (keine elektronische Teilnahme). Als teilnahmegebundenes Aktionärsrecht kommt eine Einsichtnahme in das Teilnehmerverzeichnis während der virtuellen Hauptversammlung nicht in Betracht, da die Gesellschaft ihren Aktionären keine elektronische Teilnahme anbietet.
Erfolgen Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder Bevollmächtigungen Dritter für ein und dieselbe Aktie sowohl durch Nutzung des Online-Service der Gesellschaft als auch in Schrift- oder Textform, wird unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge ihres jeweiligen Eingangs bei der Gesellschaft ausschließlich die über den Online-Service der Gesellschaft abgegebene Erklärung als verbindlich behandelt, sofern diese nicht zuvor im Online-Service der Gesellschaft widerrufen wurde. Erfolgen Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder Bevollmächtigungen Dritter für ein und dieselbe Aktie ohne dabei den Online-Service der Gesellschaft zu verwenden, behandelt die Gesellschaft abhängig von der zeitlichen Reihenfolge die zuletzt der Gesellschaft zugegangene Weisung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bzw. Bevollmächtigung Dritter als verbindlich.
Der Online-Service ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
ab dem 23. Oktober 2020, 00:00 Uhr, für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten zugänglich. Um den Online-Service der Gesellschaft nutzen zu können, müssen Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten, die auf einer Zugangskarte für den Online-Service der Gesellschaft abgedruckt sind (Zugangskartennummer und Zugangscode), einloggen, welche Sie nach ordnungsgemäßem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes erhalten. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung erscheinen dann auf der Benutzeroberfläche im Online-Service der Gesellschaft. Weitere Einzelheiten zur Nutzung des Online-Services der Gesellschaft können die Aktionäre dem dort hinterlegten Informationsblatt und den Nutzungsbedingungen entnehmen.
| 3. |
Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung |
Zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft in Textform in deutscher oder englischer Sprache rechtzeitig angemeldet und ihren Anteilsbesitz rechtzeitig nachgewiesen haben. Als Nachweis genügt ein in Textform (§ 126b BGB) erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut in deutscher oder englischer Sprache. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 23. Oktober 2020, 0:00 Uhr, („Nachweisstichtag“) zu beziehen.
Der Nachweis des Anteilsbesitzes und die Anmeldung müssen der Gesellschaft spätestens zum
Freitag, 06. November 2020, 24:00 Uhr (Anmeldeschluss)
rechtzeitig in deutscher oder englischer Sprache unter einer der folgenden Kontaktmöglichkeiten zugehen:
EPG (Engineered nanoProducts Germany) AG
c/o C-HV AG
Gewerbepark 10
92289 Ursensollen
oder Telefax: +49 9628 92 99-871
oder E-Mail: anmeldestelle@c-hv.com
Für die Fristwahrung kommt es auf den Zugang der Anmeldung an.
Nach ordnungsgemäßem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären – anstelle der herkömmlichen Eintrittskarten – Zugangskarten für den Online-Service der Gesellschaft mit persönlichen Zugangsdaten (Zugangskartennummer und Zugangscode) für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung übermittelt. Wegen der verkürzten Einladungsfrist wird im Hinblick auf die Postlaufzeiten eine frühzeitige Anmeldung empfohlen.
Der Nachweisstichtag (auch „Record Date“ genannt) ist das entscheidende Datum für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung als Aktionär nur, wer zum Nachweisstichtag Aktionär der Gesellschaft war und den Nachweis hierüber fristgerecht erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach diesem Zeitpunkt haben hierfür keine Bedeutung. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, können somit ihre Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung nur ausüben, soweit sie sich hierzu durch den Veräußerer bevollmächtigen lassen. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Ausübung ihrer Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien.
| 4. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl |
Aktionäre können ihr Stimmrecht im Wege elektronischer Kommunikation abgeben („elektronische Briefwahl“).
Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft spätestens bis zum 06. November 2020, 24:00 Uhr, ordnungsgemäß angemeldet haben und ihren Anteilsbesitz rechtzeitig nachgewiesen haben (siehe hierzu Ziff. 3 „Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung“).
Die Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl kann ausschließlich über den Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
vorgenommen werden. Die Zugangskarten mit den Zugangsdaten für den Online-Service werden den Aktionären, die sich fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet haben, übersandt.
Die Stimmabgabe über den Online-Service der Gesellschaft ist ab dem 23. Oktober 2020, 00:00 Uhr, bis zum Ende der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 13. November 2020 möglich.
Die über den Online-Service vorgenommene Stimmabgabe kann bis zum Ende der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 13. November 2020 im Online-Service der Gesellschaft geändert oder widerrufen werden.
Einzelheiten zur Stimmabgabe über den Online-Service der Gesellschaft können die Aktionäre dem dort hinterlegten Informationsblatt und den Nutzungsbedingungen entnehmen.
Wird bei der elektronischen Briefwahl zu einem Tagesordnungspunkt keine ausdrückliche oder eindeutige Stimme abgegeben, so wird dies für diesen Tagesordnungspunkt als Enthaltung gewertet. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Weitere Hinweise zur elektronischen Briefwahl sind im Informationsblatt und den Nutzungsbedingungen zum Online-Service auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
einsehbar.
| 5. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten |
Aktionäre, die sich bei der Gesellschaft spätestens bis zum 06. November 2020, 24:00 Uhr, ordnungsgemäß angemeldet haben und ihren Anteilsbesitz rechtzeitig nachgewiesen haben, können ihre Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesen Fällen ist eine fristgerechte Anmeldung in der oben beschriebenen Form erforderlich. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen mindestens der Textform (§ 134 Abs. 3 Satz 3 AktG) oder haben unter Verwendung der Eingabemaske in dem Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
zu erfolgen.
Intermediäre im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder andere Personen im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG können, soweit sie selbst bevollmächtigt werden, abweichende Regelungen vorsehen, die jeweils bei diesen zu erfragen sind.
Bevollmächtigte können ebenfalls weder physisch (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) noch im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter oder einen Dritten ausüben.
Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht wird nach fristgemäßer Anmeldung zusammen mit den Zugangsdaten für den Online-Service übersandt. Das Formular für die Erteilung einer Vollmacht steht außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
zum Download bereit.
Die Bevollmächtigung kann gegenüber dem Bevollmächtigten erklärt oder gegenüber der Gesellschaft erklärt bzw. nachgewiesen werden. Die Erteilung der Vollmacht in Text- oder Schriftform, ihr Widerruf und der Nachweis einer gegenüber einem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht oder ihres Widerrufs gegenüber der Gesellschaft müssen auf einem der folgenden Wege bis spätestens zum Ablauf des 10. November 2020, 24:00 Uhr, der Gesellschaft zugehen:
EPG (Engineered nanoProducts Germany) AG
c/o C-HV AG
Gewerbepark 10
92289 Ursensollen
oder Telefax: +49 9628 92 99-871
oder E-Mail: anmeldestelle@c-hv.com
Die elektronische Erteilung der Vollmacht und ihr Widerruf sind darüber hinaus unter Verwendung der Eingabemaske über den Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 13. November 2020 möglich. Bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 13. November 2020 ist auch ein Widerruf oder eine Änderung einer zuvor in Schrift- oder Textform übersendeten oder über den Online-Service erteilten Vollmacht möglich. Wird eine Vollmacht – jeweils fristgemäß – sowohl in Schrift- oder Textform übersendet als auch über den Online-Service der Gesellschaft erteilt, wird unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge ihres jeweiligen Eingangs bei der Gesellschaft ausschließlich die über den Online-Service abgegebene Vollmacht als verbindlich behandelt. Einzelheiten zur Erteilung von Vollmachten und zum Widerruf einer zuvor erteilten Vollmacht unter Nutzung der Eingabemaske in dem Online-Service können die Aktionäre dem dort hinterlegten Informationsblatt und den Nutzungsbedingungen entnehmen.
Die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung über den Online-Service der Gesellschaft durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte einen neugenerierten Zugangscode vom Aktionär erhält. Die Nutzung der Zugangsdaten durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung, ein darüberhinausgehender Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft ist nicht erforderlich.
| 6. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft |
Wir bieten unseren Aktionären an, sich durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, der das Stimmrecht ausschließlich gemäß den Weisungen des jeweiligen Aktionärs ausüben, vertreten zu lassen.
Diesem Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen neben der Vollmacht auch Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Er übt das Stimmrecht nicht nach eigenem Ermessen, sondern ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Soweit keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung erteilt worden ist, enthält sich der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter zu den entsprechenden Beschlussgegenständen der Stimme; dies gilt immer auch für unvorhergesehene Anträge. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Bitte beachten Sie, dass der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter weder im Vorfeld der Hauptversammlung noch während der Hauptversammlung Aufträge zu Wortmeldungen, zum Stellen von Fragen oder Anträgen oder zur Abgabe von Erklärungen zu Protokoll entgegennimmt und – mit Ausnahme der Ausübung des Stimmrechts – auch keine sonstigen Aktionärsrechte wahrnimmt.
Die Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso wie die Erteilung von Weisungen mindestens der Textform (§ 126b BGB) oder hat unter Verwendung der Eingabemaske über den Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
zu erfolgen. Gleiches gilt für die Änderung oder den Widerruf der Vollmacht oder der Weisungen. Das Vollmachts- und Weisungsformular für den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft mit den entsprechenden Erläuterungen wird fristgemäß angemeldeten Aktionären zusammen mit den Zugangsdaten für den Online-Service übersandt. Das Vollmachts- und Weisungsformular steht außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
zum Download bereit.
Die Erteilung der Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter in Text- oder Schriftform, die Erteilung von Weisungen und ihr Widerruf auf einem der folgenden Wege müssen spätestens bis zum Ablauf des 10. November 2020, 24:00 Uhr, an die Gesellschaft übermittelt werden:
EPG (Engineered nanoProducts Germany) AG
c/o C-HV AG
Gewerbepark 10
92289 Ursensollen
oder Telefax: +49 9628 92 99-871
oder E-Mail: anmeldestelle@c-hv.com
Die elektronische Erteilung der Vollmacht zur Ausübung der Stimmrechte nebst Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und ihr Widerruf sind darüber hinaus unter Verwendung der Eingabemaske in dem Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 13. November 2020 möglich. Hierfür ist im Online-Service der Gesellschaft die Schaltfläche „Vollmacht an den Stimmrechtsvertreter“ vorgesehen. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf oder eine Änderung einer zuvor in mindestens Textform (§ 126b BGB) übersendeten oder über den Online-Service der Gesellschaft erteilten Vollmacht mit Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft möglich. Wird eine Vollmacht mit Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft – jeweils fristgemäß – sowohl in Schriftform (§ 126 BGB) oder Textform (§ 126b BGB) übersendet als auch über den Online-Service der Gesellschaft erteilt, werden unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs bei der Gesellschaft ausschließlich die über den Online-Service der Gesellschaft abgegebenen Vollmachten und Weisungen als verbindlich behandelt. Einzelheiten zur Erteilung von Vollmachten mit Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und zum Widerruf einer zuvor erteilten Vollmacht unter Nutzung der Eingabemaske im Online-Service der Gesellschaft können die Aktionäre dem dort hinterlegten Informationsblatt und den Nutzungsbedingungen entnehmen.
Soweit der von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht für den Stimmrechtsvertreter unbeachtlich. Auch bei Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters ist die form- und fristgerechte Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
| 7. |
Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz |
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben die Möglichkeit, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz).
Die Fragen sind spätestens bis zum Ablauf des 10. November 2020 (24:00 Uhr) ausschließlich über die dafür vorgesehene Eingabemaske im Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
einzureichen. Auf anderem Wege oder später eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt. Aus technischen Gründen kann der Umfang der einzelnen Fragen unter Umständen auf eine bestimmte Zeichenzahl begrenzt sein, die Zahl der möglichen Fragen wird dadurch jedoch nicht beschränkt.
Eine Beantwortung der eingereichten Fragen erfolgt nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen des Vorstands. Der Vorstand ist nicht verpflichtet, alle Fragen zu beantworten. Fragen können insbesondere zusammengefasst werden, es können Fragen ausgewählt und Fragen von Aktionärsvereinigungen und institutionellen Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugt werden. Rückfragen zu den Auskünften des Vorstands sind ausgeschlossen.
Darüber hinaus stehen den Aktionären weder das Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG noch ein Rede- oder Fragerecht in und während der virtuellen Hauptversammlung zu.
| 8. |
Rechte der Aktionäre gemäß § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127 AktG |
Den Aktionären stehen in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung unter anderem die folgenden Rechte nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1 und § 127 AktG zu.
Verlangen einer Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung der Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden.
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten. Auf die Fristberechnung ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden.
Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der EPG (Engineered nanoProducts Germany) AG zu richten und muss der Gesellschaft gemäß § 1 Abs. 3 Satz 4 COVID-19-Gesetz mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des 29. Oktober 2020, 24:00 Uhr, zugehen. Wir bitten, entsprechende Verlangen an folgende Adresse zu richten:
EPG (Engineered nanoProducts Germany) AG
Vorstand
Goethestraße 30
64347 Griesheim
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
zugänglich gemacht.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Die Rechte der Aktionäre, in der Hauptversammlung Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung zu stellen, sind nach der gesetzlichen Konzeption des COVID-19-Gesetzes ausgeschlossen. Gleichwohl wird die Gesellschaft den Aktionären die Möglichkeit einräumen, in entsprechender Anwendung der §§ 126, 127 AktG Gegenanträge sowie Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen zu übermitteln.
Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge zu einem Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt und Wahlvorschläge übersenden. Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die nachfolgende Anschrift der Gesellschaft zu richten:
EPG (Engineered nanoProducts Germany) AG
Vorstand
Goethestraße 30
64347 Griesheim
Telefax: +49 (0)6332 48192-44
E-Mail: email@e-p-g.de
Anderweitig adressierte Gegenanträge oder Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.
Rechtzeitig, d.h. bis zum Ablauf des 29. Oktober 2020, 24:00 Uhr, unter einer der vorgenannten Kontaktmöglichkeiten eingegangene und zugänglich zu machende Gegenanträge mit Begründung oder Wahlvorschläge von Aktionären werden einschließlich des Namens des Aktionärs sowie der – bei Wahlvorschlägen optionalen – Begründung und gegebenenfalls versehen mit den nach § 127 Satz 4 AktG zu ergänzenden Inhalten auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
unverzüglich nach ihrem Eingang zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter dieser Internetadresse veröffentlicht.
Von der Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung bzw. eines Wahlvorschlags kann die Gesellschaft unter den in § 126 Abs. 2 Satz 1 AktG (in Verbindung mit § 127 Satz 1 AktG) genannten Voraussetzungen absehen. Eine Begründung eines Gegenantrags bzw. die etwaige Begründung eines Wahlvorschlags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Wahlvorschläge braucht der Vorstand nach § 127 Satz 3 AktG auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn sie die Angaben nach § 124 Abs. 3 Satz 4 AktG nicht enthalten.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vor der Hauptversammlung unter einer der vorstehenden Kontaktmöglichkeiten bis spätestens zum Ablauf des 12. November 2020, 24:00 Uhr, zugegangen sind, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung nochmals gestellt worden, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist.
| 9. |
Erklärung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz |
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter in Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung im Online-Service der Gesellschaft unter
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift erklären, wenn sie ihr Stimmrecht nach den vorstehenden Bestimmungen ausüben oder ausgeübt haben. Hierfür ist im Online-Service der Gesellschaft die Schaltfläche „Elektronischer Widerspruch beim Notar“ vorgesehen.
| 10. |
Informationen (Unterlagen) auf der Internetseite der Gesellschaft |
Folgende Informationen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
zugänglich:
| ― |
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung |
| ― |
Festgestellter Jahresabschluss 2019 |
| ― |
Gebilligter Konzernabschluss und Konzernlagebericht 2019 |
| ― |
Bericht des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019 |
| ― |
Bericht des Vorstands zur Ausnutzung des Genehmigten Kapitals I |
| ― |
Vollmachts- und Weisungsformular |
| ― |
Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für Aktionäre und Aktionärsvertreter |
| ― |
Informationsblatt und Nutzungsbedingungen für den Online-Service der Gesellschaft |
| 11. |
Zeitangaben |
Uhrzeitangaben in dieser Einladung erfolgen für die Zeit bis zum Beginn des 25. Oktober 2020 in mitteleuropäischer Sommerzeit (MESZ / UTC +2) und ab dem 25. Oktober 2020 in mitteleuropäischer Zeit (MEZ / UTC +1).
| 12. |
Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für Aktionäre und Aktionärsvertreter |
Die EPG (Engineered nanoProducts Germany) AG erhebt personenbezogene Daten über die Aktionäre und/oder ihre Bevollmächtigten, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die EPG (Engineered nanoProducts Germany) AG verarbeitet personenbezogene Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit den personenbezogenen Daten und zu den Rechten der Aktionäre gemäß der Datenschutzgrundverordnung finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.e-p-g.de/de/unternehmen/investor-relations
Griesheim, im Oktober 2020
EPG (Engineered nanoProducts Germany) AG
Der Vorstand