Union-Bank, Aktiengesellschaft

Flensburg

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Hiermit laden wir unsere Aktionäre zu der am

Donnerstag, den 17. Juni 2021 um 11:00 Uhr

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

unserer Gesellschaft ein.

Diese Hauptversammlung wird gemäß § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (C-19-AuswBekG) als virtuelle Hauptversammlung abgehalten. Eine physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten ist auch in diesem Jahr nicht möglich.

Die Übertragung im Internet erfolgt in einem passwortgeschützten Aktionärsportal, welches über folgende Internetseite erreicht werden kann:

www.unionbank.de/​aktionaersportal

Ort der Versammlung im Sinne des Aktiengesetzes, an dem Vorstand und Aufsichtsrat die virtuelle Hauptversammlung durchführen, sind die Geschäftsräume der Fa. Jam-Studio, Mergenthalerstr. 8, 24941 Flensburg.

TAGESORDNUNG

Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten /​ Teilnahme an der Hauptversammlung

Unter Berücksichtigung der Interessen der Aktionäre an der Abhaltung einer ordentlichen Hauptversammlung innerhalb der gewohnten Fristen sowie unter Abwägung der aktuellen Gefährdungslage und deren perspektivischer Entwicklung wird die Hauptversammlung gemäß der Entscheidung des Vorstands und mit Zustimmung des Aufsichtsrats auf Grundlage von § 1 Abs. 2 C-19-AuswBekG ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten. Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können ihr Stimmrecht und weitere Aktionärsrechte in der Hauptversammlung nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen ausüben.

Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung mittels Livestream

Aktionäre, die sich nach Maßgabe der nachfolgend aufgeführten Bestimmungen form- und fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet haben, können die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter

www.unionbank.de/​aktionaersportal

verfolgen. Die Zugangsdaten für das Aktionärsportal werden den Aktionären zusammen mit den persönlichen Einladungsunterlagen per Post zugesandt.

Auch Bevollmächtigte können die gesamte Hauptversammlung unter Verwendung der dem Aktionär zugesandten Zugangsdaten über das passwortgeschützte Aktionärsportal verfolgen.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung durch Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung und die Ausübung ihres Stimmrechts und weiterer Aktionärsrechte

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) sind nicht berechtigt, physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilzunehmen.

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung durch Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, sind gemäß § 21 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister eingetragen sind und deren Anmeldung der Gesellschaft bis spätestens am dritten Tag (Montag, 14. Juni 2021, 24:00 Uhr MESZ) vor der einberufenen Hauptversammlung zugeht.

Die Anmeldung bedarf der Textform (§ 126b BGB) und kann per Post, Telefax, E-Mail oder über das Aktionärsportal der Gesellschaft über folgende Kontaktmöglichkeiten erfolgen:

Union-Bank AG
c/​o HV AG
Jakob-Oswald-Straße 4
92289 Ursensollen
DEUTSCHLAND
Telefax: +49 (0) 9628 42707 51
E-Mail: eintrittskarte@anmeldung-hv.de
Aktionärsportal: www.unionbank.de/​aktionaersportal

Aktionäre, die das Aktionärsportal nutzen möchten, benötigen hierfür ihre Aktionärsnummer und den zugehörigen Zugangscode, beides befindet sich rechts oben auf dem Anmeldeformular, welches Ihnen zusammen mit diesem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung per Post zugeht.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Im Aktienregister eingetragene und rechtzeitig angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht per Briefwahl ausüben. Die Stimmabgabe erfolgt entweder mit Hilfe des zusammen mit dieser Einladung übersandten Stimmzettels oder elektronisch über das passwortgeschützte Aktionärsportal.

Die Stimmabgabe per Briefwahl kann gleichzeitig mit der Anmeldung entweder mithilfe des der Einladung zur Hauptversammlung beigefügten Anmeldeformulars oder als elektronische Briefwahl durch Nutzung des Aktionärsportals der Gesellschaft erfolgen. Die Stimmabgabe per Briefwahl kann auch noch nach ordnungsgemäßer Anmeldung erfolgen.

Per Briefwahl abgegebene Stimmen, ihr Widerruf bzw. eventuelle Änderungen abgegebener Briefwahlstimmen müssen der Bank – sofern nicht das Aktionärsportal genutzt wird – spätestens am 15. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ), unter einer der genannten Anmeldeadressen zugehen.

Die elektronische Briefwahl über das Aktionärsportal ist auch noch während der virtuellen Hauptversammlung bis zum Ende der Abstimmungen möglich. Bis zu diesem Zeitpunkt können über das Aktionärsportal auch etwaige zuvor auf anderem Wege abgegebene Briefwahlstimmen widerrufen oder geändert werden. Bei mehreren eingehenden Stimmabgaben wird nur die der Gesellschaft zuletzt eingegangene berücksichtigt. Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft gilt als Widerruf zuvor abgegebener Briefwahlstimmen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten/​Stimmrechtsvertretung

Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte unter entsprechender Vollmachtserteilung auch durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist eine ordnungsgemäße Anmeldung des Aktionärs erforderlich. Der Bevollmächtigte kann seinerseits im Rahmen des gesetzlich Zulässigen das Stimmrecht nur über Briefwahl oder die (Unter-)Bevollmächtigung und Weisung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Schriftform. Ein Formular, von dem bei der Vollmachtserteilung Gebrauch gemacht werden kann – aber nicht muss –, befindet sich bei den mit der Einladung übersandten Unterlagen. Die Ausübung von Rechten durch den Bevollmächtigten über das Aktionärsportal (keine elektronische Teilnahme) setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit den persönlichen Einladungsunterlagen zur Hauptversammlung versandten Zugangsdaten erhält.

Aktionäre haben außerdem die Möglichkeit, ihr Stimmrecht in dem nachfolgend beschriebenen Rahmen durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung ausüben zu lassen. Auch in diesem Fall ist eine ordnungsgemäße Anmeldung des Aktionärs erforderlich. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsausübung zur Verfügung und übt das Stimmrecht im Falle seiner Bevollmächtigung ausschließlich weisungsgebunden aus. Ohne Weisungen des Aktionärs ist der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter nicht zur Stimmrechtsausübung befugt. Die Erteilung der Vollmacht (mit Weisungen) und ihr Widerruf bedürfen der Schriftform. Ein Vollmachts- und Weisungsvordruck sowie weitere Einzelheiten hierzu sind in den persönlichen Einladungsunterlagen enthalten, die den Aktionären übersandt werden.

Zudem können die Aktionäre zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter das Aktionärsportal der Gesellschaft nutzen. Über das Aktionärsportal können Sie auch eine etwaige zuvor erteilte Vollmacht und Weisung ändern oder widerrufen. Die Übermittlung der Vollmacht nebst Weisungen, ihr Widerruf oder die Änderung von Weisungen über das Aktionärsportal ist bis zum Ende der Abstimmungen in der Hauptversammlung möglich

Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter über die übrigen Anmeldeadressen müssen der Gesellschaft, unbeschadet der rechtzeitigen Anmeldung, spätestens bis zum 15. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ) (Zugang), zugegangen sein.

Die Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl gilt als Widerruf zuvor erteilter Vollmachten und Weisungen.

Rechte der Aktionäre

Gegenanträge und/​oder Wahlvorschläge; Recht auf Ergänzung der Tagesordnung

Gegenanträge und/​oder Wahlvorschläge können von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten in der Hauptversammlung nicht gestellt werden, da sie mangels physischer Präsenz als Briefwähler nicht an der Hauptversammlung teilnehmen und der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter für die Ausübung von Antragsrechten nicht zur Verfügung steht.

Wenn ein Aktionär Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat stellt oder Wahlvorschläge unterbreiten möchte, sind diese ausschließlich unter Angabe des vollständigen Namens sowie der Aktionärsnummer an folgende Adresse zu richten:

Union-Bank AG, Große Str. 2, 24937 Flensburg, DEUTSCHLAND

Gegenanträge sind zu begründen, Wahlvorschläge hingegen nicht. Die mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also spätestens bis zum Ablauf des 2. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ), unter der genannten Adresse eingegangenen und zugänglich zu machenden Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir im Internet unter

www.unionbank.de/​aktionaersportal

veröffentlichen. Anderweitig adressierte oder nach Fristablauf eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse einsehbar sein.

Ein nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machender Gegenantrag oder Wahlvorschlag wird im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung als gestellt berücksichtigt, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG müssen der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung, d.h. bis zum Ablauf des 23. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ).

Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG und Fragerecht nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 des C-19-AuswBekG

Jedem Aktionär ist grundsätzlich auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich sind und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C-19-AuswBekG das Recht, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 C-19-AuswBekG entschieden, dass etwaige Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung, d.h. bis zum Ablauf des 16. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft eingehend, elektronisch über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter

www.unionbank.de/​aktionaersportal

einzureichen sind. Hierfür ist im Aktionärsportal die Schaltfläche „Fragen“ vorgesehen. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt.

Eine Fragenbeantwortung erfolgt im Rahmen der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung. Die Beantwortung von Fragen in der virtuellen Hauptversammlung erfolgt bei natürlichen Personen aus datenschutzrechtlichen Gründen ohne Nennung des Namens des Fragenstellers.

Möglichkeit zum elektronischen Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 des C-19-AuswBekG

Aktionären, die ihr Stimmrecht zu einem oder mehreren Beschlüssen der Hauptversammlung ausgeübt haben, wird unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zur Niederschrift des Notars im Wege elektronischer Kommunikation zu erklären. Entsprechende Erklärungen sind ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter ausschließlich über unser passwortgeschütztes Aktionärsportal unter

www.unionbank.de/​aktionaersportal

möglich. Hierfür ist im Aktionärsportal die Schaltfläche „Widerspruch“ vorgesehen.

Zustimmung des Aufsichtsrates

Die nach § 1 Abs. 6 S.1 C-19-AuswBekG erforderliche Zustimmung des Aufsichtsrates zu den vorstehenden Maßgaben sind von diesem am 05. Mai 2021 erteilt worden.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Jede Person, deren Daten betroffen sind, hat unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach der DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse

info@unionbank.de

oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:

Union-Bank AG, Große Str. 2, 24937 Flensburg

Zudem besteht nach näherer Maßgabe von Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden.