Beta Systems Software AktiengesellschaftBerlinWertpapier-Kenn-Nummer: A2BPP8
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| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Die vorstehenden Unterlagen stehen im Internet unter
zum Download bereit. Auf Verlangen werden die vorgenannten Unterlagen den Aktionären Zu Punkt 1 der Tagesordnung ist keine Beschlussfassung vorgesehen. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2020/2021 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Bilanzgewinn aus dem Geschäftsjahr 2020/2021
Die Dividende ist am 28. März 2022 fällig. Bei den angegebenen Beträgen für die Gesamtdividende und für den auf neue Rechnung Sollte die Anzahl der eigenen Aktien, die von der Gesellschaft zum Zeitpunkt der Beschlussfassung |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das |
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| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021/2022 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die RSM GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, |
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| 6. |
Beschlussfassung über die Neuwahl von einem Mitglied des Aufsichtsrats Der Anteilseignervertreter Veit Paas hat sein Aufsichtsratsmandat mit Wirkung zur Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht nach § 7 Abs. 1 der Satzung und §§ 96 Abs. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung vor, für die restliche Amtszeit des Herrn Armin Steiner, wohnhaft in Hannover, Investor/Berater |
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| 7. |
Beschlussfassung über die Herabsetzung des Grundkapitals zum Zwecke der Einstellung Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, zu beschließen: Das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von EUR 23.916.950,00, eingeteilt in 4.783.390 Der Vorstand wird ermächtigt, die näheren Einzelheiten der Durchführung der Kapitalherabsetzung § 4 Absatz 1 der Satzung wird mit Wirkung zum Zeitpunkt der Eintragung der Kapitalherabsetzung
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Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung
Gemäß § 1 Abs. 2 und Abs. 6 COVID-19-Gesetz wird die Hauptversammlung auf Beschluss
des Vorstands, dem der Aufsichtsrat zugestimmt hat, ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung
ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten – mit Ausnahme des
weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft – durchgeführt. Frist- und
formgerecht zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können elektronisch über das
auf der Homepage der Beta Systems Software AG unter
https://www.betasystems.com/de/investor-relations/hauptversammlung/
zur Verfügung gestellte Aktionärsportal die Hauptversammlung vollständig durch Bild- und Tonübertragung verfolgen. Die Stimmrechtsausübung
der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch
Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Aktionäre
haben die Möglichkeit, über das Aktionärsportal Fragen zu Angelegenheiten der Gesellschaft
bis zum 22. März 2022, 11:30 Uhr, elektronisch zu übermitteln. Die Liveübertragung
ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz
2 AktG.
Unter Angabe der auf der Zugangskarte enthaltenen Zugangskartennummer sowie dem dazugehörigen
individuellen PIN-Code kann sich der Aktionär ab dem 02. März 2022 in das auf der
Homepage unter
https://www.betasystems.com/de/investor-relations/hauptversammlung/
zur Verfügung gestellte Aktionärsportal einloggen. Die erforderlichen Zugangsdaten
werden Aktionären, die sich gemäß den nachstehenden Bedingungen form- und fristgerecht
zur Hauptversammlung angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben,
mit Erläuterungen zur Nutzung des Aktionärsportals postalisch zugesandt.
Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und für die Ausübung
des Stimmrechts und Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)
Für die Anmeldung gelten die allgemeinen aktienrechtlichen Regelungen sowie Satzungsregelungen
der Gesellschaft. Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung
des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich in Textform (§
126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache und unter Vorlage eines Nachweises
ihres Anteilsbesitzes mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des
Zugangs ist gemäß § 123 Abs. 2 Satz 4, Abs. 3 Satz 5 AktG nicht mitzurechnen), also
bis spätestens
16. März 2022, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft),
unter folgender Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse anmelden:
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Beta Systems Software Aktiengesellschaft |
Der für die ordnungsgemäße Anmeldung erforderliche Nachweis des Anteilsbesitzes ist
mittels einer in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellten
Bestätigung eines zur Verwahrung von Wertpapieren zugelassenen Instituts, z. B. des
depotführenden Instituts, zu erbringen. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des
21. Tages vor der Versammlung beziehen, also auf den
02. März 2022, 0:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft)
(Nachweisstichtag (Record Date)),
und muss der Gesellschaft unter der vorstehend mitgeteilten Adresse, Telefax-Nummer
oder E-Mail-Adresse bis zum 16. März 2022, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft),
zugehen.
Aufgrund der besonderen Situation bitten wir unsere Aktionäre, frühzeitig für die
Übersendung der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft
Sorge zu tragen und sich frühzeitig mit ihrem depotführenden Institut in Verbindung
zu setzen.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und
die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes
erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen
sich dabei ausschließlich – neben der Notwendigkeit zur Anmeldung – nach dem Anteilsbesitz
des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für
die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der (vollständigen oder
teilweisen) Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die
Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs
zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag
haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des
Stimmrechts. Entsprechend gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag:
Personen, die zum Nachweisstichtag noch kein Aktionär sind, aber noch vor der Hauptversammlung
Aktien erwerben, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen
sich vom Teilnahme- und Stimmberechtigten bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung
ermächtigen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Aktionäre, die sich gemäß den vorstehenden Bedingungen form- und fristgerecht zur
Hauptversammlung angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben, erhalten
sogenannte Zugangskarten, auf denen die erforderlichen Zugangsdaten (Zugangskartennummer
und PIN-Code) mit Erläuterungen zur Nutzung des internetbasierten Aktionärsportals
enthalten sind, postalisch zugesandt. Der Zugang zu dem Aktionärsportal erfolgt über
die Internetseite der Gesellschaft
https://www.betasystems.com/de/investor-relations/hauptversammlung/
Stimmabgabe im Wege elektronischer Briefwahl
Form- und fristgemäß angemeldete Aktionäre, die den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht
haben, können ihre Stimme per elektronischer Briefwahl abgeben. Die elektronische
Stimmabgabe per Briefwahl sowie deren Änderung/Widerruf ist im Aktionärsportal unter
https://www.betasystems.com/de/investor-relations/hauptversammlung/
ab dem 02. März 2022 bis zum Schluss der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung am 23. März 2022
möglich.
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten in der Hauptversammlung
Aktionäre können im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen ihr Stimmrecht auch durch
einen Bevollmächtigten, z. B. einen Intermediär (beispielsweise ein Kreditinstitut),
eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Auch in diesem
Fall bedarf es der ordnungs- und fristgemäßen Anmeldung wie oben im Abschnitt „Voraussetzungen
für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts und
Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)“ beschrieben durch den Aktionär. Bevollmächtigt
der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von
diesen zurückweisen.
Vollmachten, soweit sie nicht an einen Intermediär (z. B. ein Kreditinstitut), eine
Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder
Institution erteilt werden, können in Textform (§ 126b BGB) durch Erklärung gegenüber
dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden.
Bei der Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung oder einer
diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution können Besonderheiten
gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden
rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.
Ein Vollmachtsformular, das zur Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, erhalten
die Aktionäre direkt zusammen mit der Zugangskarte. Darüber hinaus wird den Aktionären
auch jederzeit auf Verlangen ein Vollmachtsformular zugesandt; dieses ist außerdem
im Internet unter
https://www.betasystems.com/de/investor-relations/hauptversammlung/
abrufbar.
Die Erklärung der Bevollmächtigung eines Dritten gegenüber der Gesellschaft und ihren
Widerruf sowie die Übermittlung des Nachweises über die Bestellung eines Bevollmächtigten
und den Widerruf einer solchen Bevollmächtigung im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung
ist an die folgenden Kontaktdaten zu übermitteln:
Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Hauptversammlung 2022
Abteilung Investor Relations
Alt-Moabit 90d
D-10559 Berlin
Telefax: +49 (0)30/726 118 881
Per E-Mail an: ir@betasystems.com
Bevollmächtigungen sind der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen bis spätestens
zum Ablauf des 22. März 2022, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), an die vorgenannte Adresse, Fax-Nummer
oder E-Mail-Adresse oder bis zum Schluss der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung
am 23. März 2022 unter Nutzung des unter
https://www.betasystems.com/de/investor-relations/hauptversammlung/
erreichbaren Aktionärsportals zu übermitteln.
Bevollmächtigte können ebenfalls nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen.
Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der
elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der
Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (siehe nachfolgend) ausüben.
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Für die Aktionäre besteht des Weiteren die Möglichkeit, sich durch einen von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Der Stimmrechtsvertreter übt sein
Stimmrecht ausschließlich nach Weisung des Aktionärs oder des Bevollmächtigten aus.
Ohne Weisung wird sich der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft der Stimme enthalten,
auch bei nicht eindeutiger Weisung muss sich ein von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter
zu dem betroffenen Tagesordnungspunkt enthalten. Bei mehrfach eingehenden Erklärungen
hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt
eine Einzelabstimmung stattfinden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung
mitgeteilt wurde, so gilt die Weisung zu dem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als
entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
können elektronisch über das Aktionärsportal der Gesellschaft unter
https://www.betasystems.com/de/investor-relations/hauptversammlung/
ab dem 02. März 2022 bis zum Schluss der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung erteilt werden.
Diese elektronisch erteilten Vollmachten und Weisungen können bis zum Ende der Abstimmung
elektronisch widerrufen oder geändert werden.
Alternativ können Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen
Vollmachtsformulare erteilt werden.
Die Aktionäre, die diesen Service in Anspruch nehmen möchten, werden gebeten, die
Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft aus organisatorischen
Gründen bis spätestens zum Ablauf des 22. März 2022, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
an folgende Adresse, Fax-Nummer oder E-Mail- Adresse zu übermitteln:
Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Hauptversammlung 2022
Abteilung Investor Relations
Alt-Moabit 90d
D-10559 Berlin
Telefax: +49 (0)30/726 118 881
Per E-Mail an: ir@betasystems.com
Ein Vollmachtsformular befindet sich unter
https://www.betasystems.com/de/investor-relations/hauptversammlung/
und wird den Aktionären auch zusammen mit der Zugangskarte zugesandt.
Voraussetzung einer Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters ist ebenfalls die ordnungsgemäße
Anmeldung (siehe unter „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung
und für die Ausübung des Stimmrechts und Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)“.
Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt weder im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung
noch während dieser Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegen. Auch nimmt der von der
Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter Aufträge oder Weisungen zu Wortmeldungen,
zum Einlegen von Widersprüchen zu Hauptversammlungsbeschlüssen oder zum Stellen von
Fragen oder Anträgen nicht entgegen.
Fragerecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz
2 COVID-19-Gesetz
Aktionäre haben das Recht, Fragen an den Vorstand zu Angelegenheiten der Gesellschaft,
den rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen
sowie über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen
zu richten, soweit die erbetene Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands
der Tagesordnung erforderlich ist. Hierfür müssen sich Aktionäre zuvor anmelden (siehe
oben „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des
Stimmrechts und Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)“). Der Vorstand entscheidet gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem,
freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Der Vorstand kann Fragen und deren Beantwortung
zusammenfassen, wenn ihm das sinnvoll erscheint. Die Fragenbeantwortung erfolgt in
der Hauptversammlung.
Fragen der Aktionäre können bis spätestens Dienstag, den
22. März 2022, 11:30 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) (Zeitpunkt des Zugangs),
im Wege der elektronischen Kommunikation ausschließlich unter Nutzung des Aktionärsportals gestellt werden. Für die Ausübung des Fragerechts steht den Aktionären das Aktionärsportal
bereits ab dem 2. März 2022 zur Verfügung.
Fragen nach Ablauf der Frist werden nicht zugelassen. Jedoch ist beabsichtigt, den
Aktionären während der Hauptversammlung in einem vom Versammlungsleiter dafür festgelegten
Zeitfenster die Möglichkeit einzuräumen, über das Aktionärsportal Rückfragen zu den
Ausführungen des Vorstands zu stellen. Einmal gestellte Fragen können aus technischen
Gründen nicht zurückgezogen oder geändert werden.
Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung
Aktionäre, die das Stimmrecht wie oben erläutert per elektronischer Briefwahl oder
über einen Bevollmächtigten ausgeübt haben, können von Beginn der Hauptversammlung
bis zum Ende der Hauptversammlung am 23. März 2022 Widerspruch zur Niederschrift gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung
im Wege elektronischer Kommunikation erklären. Hierzu hat der Aktionär oder der Bevollmächtigte
seinen Widerspruch unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet,
bis zum Ende der Hauptversammlung per E-Mail an die nachfolgende Adresse zu übermitteln:
widerspruch@betasystems.com
Mit der Erklärung des Widerspruchs ist zudem als Nachweis der Aktionärseigenschaft
die entsprechende Zugangskartenummer anzugeben.
Zugänglichmachen von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären
Gegenanträge zur Tagesordnung gemäß § 126 Abs. 1 AktG (nebst Begründung) oder Wahlvorschläge
gemäß § 127 AktG von Aktionären werden (einschließlich des Namens und des Wohnorts
bzw. Sitzes des Aktionärs) – soweit sie den anderen Aktionären zugänglich zu machen
sind – bei Nachweis der Aktionärseigenschaft von der Gesellschaft im Internet unter
https://www.betasystems.com/de/investor-relations/hauptversammlung/
zugänglich gemacht, wenn sie:
1. ausschließlich an folgende Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse gerichtet
sind (anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt):
Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Hauptversammlung 2022
Abteilung Investor Relations
Alt-Moabit 90d
D-10559 Berlin
Telefax: +49 (0)30/726 118 881
Per E-Mail: ir@betasystems.com
und
2. bei der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs
ist gemäß § 126 Abs. 1 Satz 2 AktG nicht mitzurechnen), also bis spätestens
08. März 2022 (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft),
unter der vorbezeichneten Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse eingehen.
Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Aktionäre können auch Vorschläge
für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern machen, die nicht
begründet werden müssen.
Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 und § 127 des Aktiengesetzes
zugänglich zu machen sind, gelten als in der Versammlung gestellt, wenn der den Antrag
stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert
und zur Hauptversammlung angemeldet ist.
Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung
Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet haben, können die gesamte Hauptversammlung
am Mittwoch, den 23. März 2022, ab 11:30 Uhr über einen Link im Aktionärsportal unter
https://www.betasystems.com/de/investor-relations/hauptversammlung/
verfolgen.
Informationen für Aktionäre der Beta Systems Software Aktiengesellschaft zum Datenschutz
gem. Art. 13, 14 DSGVO im Hinblick auf die Datenerhebung für Zwecke der Hauptversammlung
Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der
Hauptversammlung finden Sie im Internet unter
https://www.betasystems.com/de/investor-relations/hauptversammlung/
Berlin, im Februar 2022
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Der Vorstand