Carl Zeiss Meditec AGJena– ISIN: DE 0005313704 –Übersicht mit Angaben gemäß § 125 Aktiengesetz in Verbindung mit
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| 1. |
Ordentliche virtuelle Hauptversammlung der Carl Zeiss Meditec AG |
| 2. |
Einladung zur Hauptversammlung |
B. Angaben zum Emittenten
| 1. |
ISIN: DE 0005313704 |
| 2. |
Name des Emittenten: Carl Zeiss Meditec AG |
C. Angaben zur Hauptversammlung
| 1. |
Datum der Hauptversammlung: 30. März 2022 |
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| 2. |
Uhrzeit der Hauptversammlung: 10:00 Uhr MESZ, 8:00 Uhr UTC |
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| 3. |
Art der Hauptversammlung: Ordentliche Hauptversammlung als virtuelle Veranstaltung |
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| 4. |
Ort der Hauptversammlung: URL zum Internet-Service der Gesellschaft zur Verfolgung
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes: |
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Aufzeichnungsdatum (Record Date): 9. März 2022 (00:00 MEZ), für die Ausübung von Teilnahme |
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| 6. |
Uniform Resource Locator (URL)/Internetseite zur Hauptversammlung:
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Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am Mittwoch, den 30. März 2022, um 10:00
Uhr MESZ, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
Die Hauptversammlung wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats auf Grundlage des Gesetzes
über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht
zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (zuletzt geändert durch Art.
15 des Gesetzes zur Errichtung eines Sondervermögens „Aufbauhilfe 2021“ und zur vorübergehenden
Aussetzung der Insolvenzantragspflicht wegen Starkregenfällen und Hochwasser im Juli
2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze vom 10. September 2021 (BGBl. I 2021, S.
4147), nachfolgend „COVID-19-Gesetz“, als
virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) abgehalten.
Nähere Informationen hierzu finden Sie in den Abschnitten II – X. Für die Aktionäre
und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern)
besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung.
Die virtuelle Hauptversammlung wird aus den Räumen der Carl Zeiss Meditec AG, Göschwitzer
Straße 51-52, 07745 Jena, (Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes) unter
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
für die fristgerecht angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten in Ton und Bild
live im passwortgeschützten Internetservice übertragen; diese Übertragung ermöglicht
keine Teilnahme an der Hauptversammlung i.S.v. § 118 Absatz 1 Satz 2 Aktiengesetz.
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist Göschwitzer Straße 51-52,
07745 Jena.
| I. |
Tagesordnung |
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses Die vorgenannten Unterlagen können im Internet unter
und damit auch während der virtuellen Hauptversammlung eingesehen werden. Sie werden Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt. Der Jahresabschluss |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2020/2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahrs 2020/2021
Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020/2021 amtierenden |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020/2021 amtierenden |
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| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021/2022 Der Aufsichtsrat schlägt – auf der Grundlage der Empfehlung des Prüfungsausschusses |
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| 6. |
Beschlussfassung über die Aufhebung der genehmigten Kapitalien gemäß § 4 Abs. 5 und Die Satzung der Gesellschaft enthält in § 4 Abs. 5 ein genehmigtes Kapital im Umfang Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: a) Aufhebung der bisherigen Ermächtigung § 4 Abs. 5 der Satzung wird gestrichen, das Genehmigte Kapital 2017 wird unter Aufhebung b) Erteilung einer neuen Ermächtigung Der Vorstand wird ermächtigt, das Grundkapital bis zum 29. März 2027 mit Zustimmung Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats Spitzenbeträge von Der Vorstand wird darüber hinaus ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Weiter wird der Vorstand ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht Die vorstehenden Ermächtigungen zum Bezugsrechtsausschluss sind insgesamt auf einen Der Vorstand wird ferner ermächtigt, die weiteren Einzelheiten der Kapitalerhöhung c) Satzungsänderung § 4 der Satzung wird um folgenden Absatz 5 ergänzt: „(5) Der Vorstand ist ermächtigt, das Grundkapital bis zum 29. März 2027 mit Zustimmung Den Aktionären ist mit den nachfolgenden Einschränkungen ein Bezugsrecht einzuräumen. Der Vorstand ist darüber hinaus ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht Der Vorstand ist weiter ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht Die vorstehenden Ermächtigungen zum Bezugsrechtsausschluss sind insgesamt auf einen Der Vorstand ist ferner ermächtigt, die weiteren Einzelheiten der Kapitalerhöhung d) Ermächtigung zur Satzungsanpassung Der Aufsichtsrat wird ermächtigt, die Fassung der Absätze 1 und 5 des § 4 der Satzung Bericht des Vorstands über den Ausschluss des Bezugsrechts gem. § 203 Abs. 2 Satz Der Vorstand hat gemäß § 203 Abs. 2 Satz 2 AktG i.V.m. § 186 Abs. 4 Satz 2 AktG einen
zugänglich. Er wird dort auch während der virtuellen Hauptversammlung zugänglich sein. Durch das Genehmigte Kapital 2022 soll der Vorstand ermächtigt werden, das Grundkapital Die Ermächtigung zum Ausschluss des Bezugsrechts für Spitzenbeträge dient dazu, in Darüber hinaus wird die Verwaltung ermächtigt, das Bezugsrecht gem. §§ 203 Abs. 1 Diese Möglichkeit zur Kapitalerhöhung unter optimalen Bedingungen und ohne nennenswerten Die vorgeschlagene Ermächtigung stellt sicher, dass auch zusammen mit anderen entsprechenden Die Ermächtigung zum Ausschluss des Bezugsrechts bei Kapitalerhöhung gegen Sacheinlagen Führt der Erwerb von Unternehmen, Unternehmensteilen, Beteiligungen an Unternehmen Die Möglichkeit der Überlassung von Aktien zum Erwerb von Unternehmen, Unternehmensteilen, Die Ermächtigungen zum Bezugsrechtsausschluss sind insgesamt auf einen Betrag von |
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| 7. |
Beschlussfassung über die Änderung von § 20 der Satzung zur D&O Versicherung zu Gunsten § 20 der Satzung sieht vor, dass die Gesellschaft zu Gunsten der Mitglieder des Aufsichtsrates Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen, § 20 der Satzung wie folgt
Zu Gunsten der Mitglieder des Aufsichtsrats kann die Gesellschaft eine D&O-Versicherung
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| II. |
Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung |
Auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-,
Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie
(zuletzt geändert durch Art. 15 des Gesetzes zur Errichtung eines Sondervermögens
„Aufbauhilfe 2021“ und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht
wegen Starkregenfällen und Hochwasser im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze
vom 10. September 2021 (BGBl. I 2021, S. 4147), nachfolgend „COVID-19-Gesetz“, hat
der Vorstand der Gesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die Hauptversammlung
als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) abzuhalten.
Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ist daher ausgeschlossen.
Für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten besteht die Möglichkeit,
die virtuelle Hauptversammlung vollständig in Bild und Ton zu verfolgen (nachfolgend
„Teilnahme“). Die Liveübertragung erfolgt dabei ausschließlich – nach Eingabe ihrer
individuellen Login-Daten – im passwortgeschützten Internetservice (Informationen
zum Zugang nachstehend unter Abschnitt IV). Die Liveübertragung ermöglicht keine Teilnahme
an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich
im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter. Die vorgesehenen Abstimmungen zu den Tagesordnungspunkten 2
bis 7 haben verbindlichen Charakter, und es besteht jeweils die Möglichkeit, mit Ja,
Nein oder Enthaltung zu stimmen oder auf eine Stimmabgabe zu verzichten.
Weitere Einzelheiten zur Stimmrechtsausübung sowie den weiteren Rechten der Aktionäre
werden nachfolgend näher dargestellt.
| III. |
Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung |
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
sind nur diejenigen Personen berechtigt, die sich gemäß § 22 der Satzung zur Hauptversammlung
unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes anmelden. Die Anmeldung muss der Gesellschaft
unter der unten angegebenen Adresse in Textform in deutscher oder englischer Sprache
bis spätestens zum unten genannten Tag zugehen. Der Nachweis über den Anteilsbesitz
muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. Mittwoch, den
9. März 2022, 00:00 Uhr MEZ (Nachweisstichtag) beziehen. Der Nachweis des Aktienbesitzes
ist in Textform durch den Letztintermediär gemäß den rechtlichen Anforderungen zu
erstellen.
Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen spätestens bis zum Ablauf
des Mittwochs, den 23. März 2022 (24:00 Uhr MEZ), bei der nachfolgend genannten Anmeldestelle
zugehen:
Carl Zeiss Meditec AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 / 88 96 906-33
E-Mail: anmeldung@better-orange.de
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung
oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer sich fristgerecht angemeldet
und den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts
bemessen sich dabei ausschließlich nach dem im Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz
des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für
die Veräußerbarkeit der Aktien einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen
Veräußerung der Aktien nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang
des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag
maßgeblich, d. h., Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine
Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung
und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe
von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine
Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht als Aktionäre teilnahme-
und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag ist kein relevantes Datum für die Dividendenberechtigung.
Nach ordnungsgemäßem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes
bei der Anmeldestelle werden den Aktionären mit dem HV-Ticket die individuellen Zugangsdaten
für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice (siehe nachstehend unter Abschnitt
IV.) übersandt. Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung
des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Die Ausübung
sowohl des Fragerechts als auch des Widerspruchsrechts sind ausschließlich über den
passwortgeschützten Internetservice möglich.
| IV. |
Details zum passwortgeschützten Internetservice |
Ab dem 9. März 2022, 0:00 Uhr MEZ, steht nach Eingabe Ihrer individuellen Login-Daten
auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
der passwortgeschützte Internetservice zur Verfügung. Über diesen passwortgeschützten
Internetservice können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (bzw. ihre Bevollmächtigten)
u. a. gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren außerdem ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen
Briefwahl ausüben und elektronisch Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft erteilen, Fragen einreichen, am Tag der virtuellen Hauptversammlung
diese live in Bild und Ton verfolgen und Widerspruch gegen einen Beschluss der virtuellen
Hauptversammlung zu Protokoll erklären (siehe im Einzelnen nachfolgende Abschnitte
V. bis VII.).
| V. |
Ausübung des Stimmrechts |
Briefwahl (auch mittels elektronischer Kommunikation)
Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl in
Textform oder auf elektronischem Weg unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservices
ausüben. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des
Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
Briefwahlstimmen müssen in Textform bis spätestens zum Ablauf des 29. März 2022 (24:00
Uhr MESZ) per Post (eingehend) unter Carl Zeiss Meditec AG, c/o Better Orange IR &
HV AG, Haidelweg 48, 81241 München, Deutschland, abgegeben, geändert oder widerrufen
werden.
Darüber hinaus können Briefwahlstimmen bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen
in der virtuellen Hauptversammlung am 30. März 2022 über den passwortgeschützten Internetservice
(siehe vorstehend unter Abschnitt IV.) bei der Gesellschaft gemäß dem dafür vorgesehenen
Verfahren abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Vorstehender Übermittlungswege und Zeitpunkte gelten jeweils auch für eine Änderung
oder den Widerruf von Briefwahlstimmen.
Auch Bevollmächtigte, einschließlich Intermediäre sowie sonstige nach § 135 AktG Gleichgestellte,
können sich der Briefwahl bedienen.
Diejenigen, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl ausüben wollen, werden gebeten,
hierzu den passwortgeschützten Internetservice unter
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
oder das gemeinsam mit den individuellen Zugangsdaten für den passwortgeschützten
Internetservice übersandte Briefwahlformular zu verwenden. Das Briefwahlformular wird
den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten auch jederzeit auf Verlangen zugesandt
und ist außerdem im Internet unter
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
abrufbar.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt
werden, so gilt die zu diesem Tagesordnungspunkt abgegebene Briefwahlstimme entsprechend
für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Erfolgt bei der Briefwahl zu einem Tagesordnungspunkt
keine ausdrückliche oder eindeutige Stimmabgabe, so wird diese für diesen Tagesordnungspunkt
als Enthaltung gewertet.
Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Briefwahlstimmen
eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in
folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. über den passwortgeschützten Internetservice,
2. auf dem Postweg übersandte Erklärungen.
Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
Wir bieten unseren Aktionären zudem an, dass sie sich durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter,
welche von der Gesellschaft benannt werden, vertreten lassen können. Auch in diesem
Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den
vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen
diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne
diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet,
weisungsgemäß abzustimmen. Zur Ausübung anderer Aktionärsrechte, wie etwa dem Stellen
von Fragen oder Anträgen oder der Abgabe von Erklärungen sowie dem Einlegen von Widersprüchen,
stehen die Stimmrechtsvertreter nicht zur Verfügung.
Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
müssen in Textform bis spätestens zum Ablauf des 29. März 2022 (24:00 Uhr MESZ) per
Post, Telefax oder elektronisch (per E-Mail) unter
Carl Zeiss Meditec AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Fax: +49 (0)89 / 88 96 906-55
E-Mail: meditec.zeiss@better-orange.de
oder bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung
am 30. März 2022 über den passwortgeschützten Internetservice (siehe vorstehend unter
Abschnitt IV.) bei der Gesellschaft zugehen.
Vorstehende Übermittlungswege und Zeitpunkte gelten jeweils auch für eine Änderung
oder den Widerruf von Vollmacht und Weisung an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter.
Diejenigen, die eine Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
erteilen wollen, werden gebeten, hierzu den passwortgeschützten Internetservice unter
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
oder das ihnen gemeinsam mit den individuellen Zugangsdaten für den passwortgeschützten
Internetservice übersandte Vollmachtsformular zu verwenden. Das Vollmachtsformular
wird den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten auch jederzeit auf Verlangen zugesandt
und ist außerdem im Internet unter
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
abrufbar.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne
dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine
Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für
jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Wenn Briefwahlstimmen und Vollmacht/Weisungen an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter eingehen und unklar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden
stets Briefwahlstimmen als vorrangig betrachtet. Wenn darüber hinaus auf unterschiedlichen
Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar
ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt:
1. über den passwortgeschützten Internetservice, 2. per E-Mail, 3. per Telefax und
4. auf dem Postweg übersandte Erklärungen.
Bevollmächtigung eines Dritten
Aktionäre können sich in der virtuellen Hauptversammlung auch durch einen sonstigen
Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut oder Intermediär, einen Stimmrechtsberater
oder eine Aktionärsvereinigung, vertreten lassen und ihr Stimmrecht durch den Bevollmächtigten
ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis
des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
Bevollmächtigte (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters)
können ebenfalls nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie
können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl
oder durch Erteilung von Untervollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
ausüben.
Grundsätzlich bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis
der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 S. 3 AktG der Textform,
wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird. Aktionäre können für die Vollmachtserteilung
das Vollmachtsformular benutzen, das sie zusammen mit dem HV-Ticket erhalten; möglich
ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte formgerechte Vollmacht ausstellen.
Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung
an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde)
ist die Vollmachtserklärung von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten; die
Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung
verbundene Erklärungen enthalten. Bitte stimmen Sie sich daher in diesen Fällen mit
dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht ab.
Vollmachten können der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des 29. März 2022, (24:00
Uhr MESZ) per Post, per Telefax oder elektronisch (per E-Mail) übermittelt, geändert
oder widerrufen werden:
Carl Zeiss Meditec AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Fax: +49 (0)89 / 88 96 906-55
E-Mail: meditec.zeiss@better-orange.de
Vollmachten können auch über den passwortgeschützten Internetservice (siehe vorstehend
unter Abschnitt IV.) gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis unmittelbar vor Beginn
der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 30. März 2022 an die Gesellschaft
übermittelt, geändert oder widerrufen werden.
Vorstehende Übermittlungswege und Zeitpunkte gelten jeweils auch für eine Änderung
oder den Widerruf von Vollmachten.
Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder
mehrere von diesen zurückweisen.
Die Rechtsausübung durch einen Bevollmächtigten im Wege elektronischer Kommunikation
über den passwortgeschützten Internetservice setzt voraus, dass der Bevollmächtigte
vom Vollmachtgeber die mit dem HV-Ticket versendeten persönlichen Zugangsdaten erhält.
Die Nutzung der persönlichen Zugangsdaten durch den Bevollmächtigten gilt zugleich
als Nachweis der Bevollmächtigung.
Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung sowie ein Formular zur Vollmachts-
und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten
die Aktionäre nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zusammen
mit dem HV-Ticket. Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung stehen den Aktionären
auch unter der Internetadresse
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
zur Verfügung. Persönliche Auskunft erhalten unsere Aktionäre montags bis freitags
zwischen 9.00 Uhr und 17.00 Uhr unter der Telefon-Nummer +49 (0) 89 / 8896906 610.
Auf der Internetseite
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
können Aktionäre zudem Formulare für die Bevollmächtigung eines Dritten herunterladen.
Ein entsprechendes Vollmachtsformular befindet sich außerdem auch auf dem HV-Ticket,
dass die Aktionäre nach Anmeldung erhalten.
| VI. |
Anfragen, Anträge, Wahlvorschläge, Fragen der Aktionäre |
Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131
Abs. 1 AktG, § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 i. V. m. S. 2 COVID-19-Gesetz, § 245 Nr. 1 AktG,
§ 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz und zu Modalitäten der virtuellen Hauptversammlung;
weitergehende Erläuterungen sind im Internet unter
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
abrufbar.
Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den
anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen (dies entspricht 500.000 Aktien), können
verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden
(§ 122 Abs. 2 AktG). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage
beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich oder in elektronischer Form nach § 126a BGB
(d. h. mit qualifizierter elektronischer Signatur) an den Vorstand der Carl Zeiss
Meditec AG zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der virtuellen
Hauptversammlung zugehen, wobei der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen ist, also spätestens
bis zum Sonntag, den 27. Februar 2022, bis 24:00 Uhr MEZ. Entsprechende Verlangen
sind an folgende Adresse zu richten:
Carl Zeiss Meditec AG
– Vorstand –
Göschwitzer Straße 51 – 52
07745 Jena
E-Mail: sebastian.frericks@zeiss.com (mit qualifizierter elektronischer Signatur)
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie Inhaber einer ausreichenden Anzahl
von Aktien für die Dauer der gesetzlich angeordneten Mindestbesitzzeit von mindestens
90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens sind und dass sie die Aktien bis zur
Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten und, soweit dem Antrag vom Vorstand
nicht entsprochen wird, auch bis zur Entscheidung des Gerichts über das Ergänzungsverlangen,
halten. Die Regelung des § 121 Abs. 7 AktG findet entsprechende Anwendung. (§§ 122
Abs. 2, 122 Abs. 1 Satz 3, § 122 Abs. 3 AktG sowie § 70 AktG).
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits
mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens
im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unter der Internetadresse
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
bekannt gemacht und den Aktionären gemäß § 125 Abs. 1 Satz 3 AktG (in der derzeit
anwendbaren Fassung) mitgeteilt.
Anträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG, jeweils i. V. m. § 1 Absatz
2 Satz 3 COVID-19-Gesetz
Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Anträge zu den einzelnen Tagesordnungspunkten
stellen sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und/oder Abschlussprüfern
übersenden.
Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und
einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung werden den in § 125 Abs. 1 bis 3 AktG
(in der derzeit anwendbaren Fassung) genannten Berechtigten unter den dortigen Voraussetzungen
zugänglich gemacht, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der virtuellen Hauptversammlung
der Gesellschaft einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat
zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an die unten stehende Adresse
übersandt hat. Der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin
ist somit der Dienstag, der 15. März 2022, 24.00 Uhr MEZ. Ein Gegenantrag und/oder
dessen Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände
gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt. Weitere Einzelheiten zu den Voraussetzungen der
Ausübung des Rechts und seinen Grenzen sind auf der Internetseite der Gesellschaft
unter
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
einsehbar.
Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG brauchen nicht begründet zu werden.
Wahlvorschläge werden nur zugänglich gemacht, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf
und den Wohnort der vorgeschlagenen Person und im Fall einer Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern
Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten
enthalten. Nach § 127 S. 1 AktG i. V. m. § 126 Abs. 2 AktG gibt es weitere Gründe,
bei deren Vorliegen Wahlvorschläge nicht zugänglich gemacht werden müssen. Im Übrigen
gelten die Voraussetzungen und Regelungen für das Zugänglichmachen von Anträgen entsprechend;
insbesondere gilt auch hier der Dienstag, der 15. März 2022, 24.00 Uhr MEZ, als letztmöglicher
Termin, bis zu dem Wahlvorschläge bei der nachfolgend genannten Adresse eingegangen
sein müssen, um noch zugänglich gemacht zu werden. Weitere Einzelheiten zu den Voraussetzungen
der Ausübung des Rechts und seinen Grenzen sind auf der Internetseite der Gesellschaft
unter
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
einsehbar.
Etwaige Anträge (nebst Begründung) oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126
Abs. 1 und § 127 AktG sind ausschließlich zu richten:
| ― |
per Post an: Carl Zeiss Meditec AG |
| ― |
per Telefax an die Nr. +49 (0)89 / 88 96 906-55 |
| ― |
per E-Mail an die Adresse: meditec.zeiss@better-orange.de |
Zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge (einschließlich des Namens des Aktionärs
und – im Falle von Anträgen – der Begründung) werden wir im Internet unter
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
nach den gesetzlichen Regeln zugänglich machen. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung
werden nach diesem Datum ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge
gestellt werden. Ein nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machender Gegenantrag
oder Wahlvorschlag gilt als im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung gestellt, wenn
der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß
legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.
Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG und Fragerecht nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3,
Satz 2 COVID-19-Gesetz
Aktionären ist während der virtuellen Hauptversammlung zwar kein Auskunftsrecht im
Sinne des § 131 AktG einzuräumen, gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 COVID-19-Gesetz
steht ihnen jedoch ein Fragerecht zu.
Das Fragerecht können ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten
ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über den passwortgeschützten
Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren ausüben.
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben daher die Möglichkeit,
vorab Fragen bis spätestens einen Tag vor der virtuellen Hauptversammlung, d.h. bis
spätestens zum 28. März 2022, 24:00 Uhr MESZ, über den passwortgeschützten Internetservice
einzureichen. Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen. Während
der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden. Die Gesellschaft
behält sich vor, vor der Beantwortung von Fragen von Aktionären die Namen der Aktionäre
zu nennen, von denen die jeweiligen Fragen gestellt wurden.
Nach § 1 Absatz 2 Satz 2 des COVID-19-Gesetzes entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem,
freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Er kann dabei insbesondere Fragen zusammenfassen.
Der Vorstand kann auch vorgeben, dass Fragen bis spätestens einen Tag vor der Versammlung
im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind; dazu hat sich der Vorstand
mit Zustimmung des Aufsichtsrats, wie vorstehend beschrieben, entschieden.
| VII. |
Widerspruch gegen einen Beschluss der virtuellen Hauptversammlung |
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder deren Bevollmächtigte, die das Stimmrecht
im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung ausgeübt haben, haben die Möglichkeit,
während der Dauer der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den
Versammlungsleiter über den passwortgeschützten Internetservice unter der Internetadresse
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren Widerspruch gegen einen Beschluss der virtuellen
Hauptversammlung zur Niederschrift des Notars gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz
i. V. m. § 245 Nr. 1 AktG zu erklären.
| VIII. |
Informationen nach § 124a AktG |
Diese Einberufung der virtuellen Hauptversammlung, die nach § 124a AktG zugänglich
zu machenden Unterlagen und weitere Informationen im Zusammenhang mit der virtuellen
Hauptversammlung können im Internet unter
https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
eingesehen und heruntergeladen werden.
Nach der virtuellen Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse unter der gleichen
Internetadresse zugänglich gemacht.
| IX. |
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen |
Im Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung beträgt das Grundkapital
der Gesellschaft EUR 89.440.570,00 und ist eingeteilt in 89.440.570 Stückaktien. Jede
Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt im Zeitpunkt
der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung daher 89.440.570.
| X. |
Information zum Datenschutz für Aktionäre |
1. Allgemeine Informationen
a) Einleitung
Die Carl Zeiss Meditec AG legt großen Wert auf Datenschutz und die Wahrung der Privatsphäre.
Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir unsere Aktionäre über die Verarbeitung
ihrer personenbezogenen Daten und ihre diesbezüglichen Rechte gemäß den anwendbaren
Datenschutzgesetzen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung
– DSGVO), im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der
virtuellen Hauptversammlung informieren.
b) Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO
Carl Zeiss Meditec AG, Göschwitzer Straße 51 – 52, 07745 Jena
c) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Konzerndatenschutzbeauftragter, Carl-Zeiss-Straße 22, 73447 Oberkochen, Fax: +49 73
64 20 39 11, E-Mail: dataprivacy@zeiss.com
2. Informationen bezüglich der Verarbeitung
a) Datenkategorien
Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:
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Darüber hinaus können wir auch die personenbezogenen Daten eines von einem Aktionär
benannten Stimmrechtsvertreters (insbesondere dessen Name sowie dessen Wohnort) verarbeiten.
Sofern Aktionäre oder ihre Vertreter mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zudem
diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu
beantworten (etwa die vom Aktionär oder Vertreter angegebenen Kontaktdaten, wie zum
Beispiel E-Mail-Adresse oder Telefonnummer). Gegebenenfalls verarbeiten wir auch Informationen
zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und Verlangen von Aktionären in Bezug auf die
virtuelle Hauptversammlung.
b) Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verwenden personenbezogene Daten, um Aktionären die Mitwirkung an und die Ausübung
von Rechten im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung
personenbezogener Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und
Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung, für die Stimmrechtsausübung sowie für
die Teilnahme im Wege elektronischer Zuschaltung rechtlich zwingend erforderlich.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist das AktG in Verbindung
mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO sowie i. V. m. Art. 2 § 1 des COVID-19-Gesetzes.
Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung
weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie
aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage
für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit
Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO. Zudem können Datenverarbeitungen, die für die
Organisation der virtuellen Hauptversammlung erforderlich sind, auf Grundlage überwiegender
berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO).
Sämtliche Aktien der Carl Zeiss Meditec sind Inhaberaktien. Anders als bei Namensaktien
führt die Carl Zeiss Meditec AG kein Aktienregister im Sinne von § 67 AktG, in das
Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs sowie die Stückzahl der Aktien einzutragen
sind.
c) Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten
Wir bedienen uns zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung
zum Teil externer Dienstleister (insbesondere bei Druck und Versand der Einladung
zur virtuellen Hauptversammlung sowie bei der Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung
und der Durchführung). Dienstleister, die zum Zwecke der Vorbereitung, Abwicklung
und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von
uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung
erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Carl
Zeiss Meditec AG. Jeder unserer Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern,
die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet,
diese Daten vertraulich zu behandeln.
Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den
Aktionären und Aktionärsvertretern, die im Wege elektronischer Zuschaltung die virtuelle
Hauptversammlung verfolgen, zur Verfügung gestellt, namentlich über das gemäß § 129
Abs. 1 Satz 2 AktG zugänglich zu machende Teilnehmerverzeichnis. Dies gilt auch für
Fragen, die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter gegebenenfalls vorab gestellt haben
(§ 1 Abs. 2 Nr. 3 COVID-19-Gesetz) [sowie im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen
auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen].
d) Datenquellen
Wir bzw. unsere damit beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten
der Aktionäre in der Regel über unsere Anmeldestelle von den Kreditinstituten der
Aktionäre, die diese mit der Verwahrung unserer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbanken).
In einigen Fällen können wir personenbezogene Daten auch unmittelbar von den Aktionären
erhalten.
e) Speicherdauer
Für die im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung erfassten Daten beträgt
die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Grundsätzlich anonymisieren oder löschen
wir personenbezogene Daten, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten
zu einer weiteren Speicherung verpflichten oder eine längere Speicherung im Rahmen
von gerichtlichen Verfahren erforderlich ist. Informationen zu Frage- und Redebeiträge
von Aktionären in der kommenden virtuellen Hauptversammlung werden grundsätzlich nach
einem Monat anonymisiert, soweit eine längere Speicherung nicht aus den oben genannten
Gründen erforderlich ist.
3. Rechte von Betroffenen
Als Betroffener können sich Aktionäre jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter
den oben unter 1.c) genannten Kontaktdaten an unseren Datenschutzbeauftragten wenden,
um ihre Rechte, deren Voraussetzungen im Einzelfall zu prüfen sind, gemäß der DSGVO
auszuüben. Dazu zählen insbesondere:
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Betroffene Personen haben ferner das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
einzureichen.
Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet,
steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen
auch ein Widerspruchsrecht zu.
Jena, im Februar 2022
Carl Zeiss Meditec AG
Der Vorstand