Verantwortlicher

Die tick Trading Software AG („tick-TS„), Berliner Allee 59, 40212 Düsseldorf, info@tick-TS.de, ist für die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 4 Abs. 7 Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO„) verantwortlich.

Datenschutzbeauftragter

Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten der tick Trading Software AG unter

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die tick Trading Software AG verarbeitet als Verantwortliche im Sinne des Datenschutzes
personenbezogene Daten (Name, Wohnort, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien, gegebenenfalls
Name und Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters)
auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern
die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Diese Daten
werden insofern verwendet, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen (z.B.
um die Aufsichtsbehörden darüber zu informieren, wenn Aktionäre bestimmte Aktienbesitzzahlen
erreichen), sowie um jährliche Hauptversammlungen („Hauptversammlung“) zu organisieren, insbesondere für die Vorbereitung und den Versand der Einladungen,
die Ausstellung von HV-Tickets, die Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses, die Bearbeitung
der Vollmachten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die für uns geltenden aktienrechtliche
Verpflichtungen, Art. 6, Abs. 1 lit. c) DS-GVO. Neben personenbezogenen Daten der
Aktionäre, die im Aktienregister der Gesellschaft gespeichert sind, verarbeitet die
Gesellschaft hierbei Daten, die von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung
angegeben oder für die Aktionäre aus diesem Anlass von den depotführenden Banken an
die Gesellschaft übermittelt werden.

Wir führen unsere Hauptversammlungen entweder als Präsenzveranstaltungen oder präsenzlos
unter Verwendung von Fernkommunikationsmitteln („virtuelle Hauptversammlung„) mit der Möglichkeit zur Teilnahme durch elektronische Zuschaltung durch.

Um den Aktionären und ihren Vertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung (z.B.
durch Prüfung ihrer Teilnahmeberechtigung) und die Ausübung ihrer Rechte während der
Hauptversammlung (einschließlich der Erteilung und des Widerrufs von Vollmachten und
Weisungen) zu ermöglichen sowie einen ordnungsgemäßen Ablauf der Hauptversammlung,
die Einhaltung von Stimmverboten, eine rechtmäßige Beschlussfassung und Wertung von
Stimmen in der Hauptversammlung zu gewährleisten, verarbeiten wir personenbezogene
Daten wie Namen, Kontaktdaten, die Registrierungsnummer, die Anzahl der Aktien, das
Abstimmungsverhalten und die Ergebnisse, die eingereichten Fragen, Anträge, Gegenanträge,
Wahlvorschläge, Weisungen und Widersprüche unserer Aktionäre und ihrer Vertreter sowie
die Login-Daten für den passwortgeschützten Internetservice (Zugangskennung und Passwort).
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung sind die für uns geltenden aktienrechtlichen
Verpflichtungen, Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO.

Wenn Sie von der Möglichkeit Gebrauch machen, Fragen, Anträge, Gegenanträge, Wahlvorschläge
oder sonstige Verlangen einzureichen, die während oder vor der Hauptversammlung behandelt
oder zugänglich gemacht werden, geschieht dies in der Regel unter Angabe Ihres Namens,
den andere Teilnehmer der Hauptversammlung zur Kenntnis nehmen können. Soweit wir
nicht gesetzlich verpflichtet sind, Ihren Namen in diesem Zusammenhang zu nennen,
ist die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Unser
berechtigtes Interesse besteht darin, den anderen Aktionären den Namen des Antragstellers
mitzuteilen.

Wenn wir die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung durchführen, besteht
für die Aktionäre und ihre Vertreter keine Möglichkeit, physisch an der Versammlung
teilzunehmen. Sie können jedoch die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung
über den dafür vorgesehenen passwortgeschützten Internetservice verfolgen. Im Zusammenhang
mit der virtuellen Hauptversammlung verarbeiten wir Ihre HV-Ticket-Nummer, Ihre Login-Daten,
die Art der Vollmacht und die personenbezogenen Daten und die Login-Daten Ihres Vertreters
sowie die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erteilten Weisungen und alle anderen
von Ihnen im passwortgeschützten Internetservice übermittelten Informationen. Rechtsgrundlage
für die Verarbeitung sind die für uns geltenden aktienrechtlichen Verpflichtungen,
Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs.
1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Ihnen und Ihren Vertretern
den passwortgeschützten Internetservice zur Verfügung zu stellen, damit Sie Ihre Aktionärsrechte
auf nutzerfreundliche Art ausüben und an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen
können.

Bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft für die Hauptversammlung benannten
Stimmrechtsvertreter ist die Vollmachtserklärung von der Gesellschaft nachprüfbar
festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren (§ 134 Abs. 3 Satz 5 AktG).

Wenn Sie gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz i.V.m. den Vorgaben in der Einberufung der
ordentlichen virtuellen Hauptversammlung über den passwortgeschützten Internetservice
vor der Hauptversammlung Fragen einreichen oder in der Hauptversammlung Widerspruch
gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären, verarbeiten wir zu deren Bearbeitung
daher Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs und die Aktionärsnummer sowie Ihre
– soweit angegeben – E-Mail-Adresse. Wenn Sie einen Dritten zur Hauptversammlung bevollmächtigen,
verarbeiten wir auch Name und Adresse sowie Login-Daten des Bevollmächtigten. Als
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen auch in diesen Fällen die jeweiligen gesetzlichen
Bestimmungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO.

Wenn wir eine virtuelle Hauptversammlung durchführen, erheben und verarbeiten wir
bestimmte personenbezogene Daten in den Webserver-Log-Files, wenn Sie den passwortgeschützten
Internetservice besuchen und sich einloggen, um an der virtuellen Hauptversammlung
teilzunehmen, Ihre Daten zu verwalten oder Ihre Aktionärsechte auszuüben:

Ihr Browser übermittelt diese Daten automatisch an uns, wenn Sie den passwortgeschützten
Internetservice besuchen.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten
wollen, werden wir Sie darüber zuvor im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen informieren.

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund Rechtsgrundlagen der DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz
(BDSG), dem Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs-,
und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“)
sowie weiteren anwendbaren relevanten Rechtsvorschriften.

Wir werden Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab informieren, sofern wir
Ihre Daten für einen anderen Zweck als die weiter genannten Zwecke verarbeiten möchten.

Datenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Ausübung Ihrer Rechte an
der virtuellen Hauptversammlung, insbesondere für die Stimmrechtsausübung und die
Verfolgung der vollständigen Übertragung der virtuellen Hauptversammlung in Bild und
Ton, sowie deren Durchführung technisch sowie rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage
für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) der DSGVO i.V.m. §§ 118
ff. AktG sowie i.V.m. Art. 2 § 1 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie
im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 (BGBl. I S. 569)
(„COVID-Folgenabmilderungsgesetz“).

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu den im AktG vorgesehen Zwecken, insbesondere
zur Kommunikation mit Ihnen als unserem Aktionär und zur Abwicklung unserer Hauptversammlungen.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung
weiterer gesetzlicher Verpflichtungen, wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-,
handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

Datenverarbeitung aus berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Wir übertragen
die virtuelle Hauptversammlung im Internet über den passwortgeschützten Internetservice
und ermöglichen so die Wahrnehmung von Aktionärsrechten. Hierbei werden weitere personenbezogenen
Daten von Aktionären und deren Bevollmächtigten verarbeitet, die Erklärungen abgeben,
Fragen einreichen oder Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung
erklären. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit.
f) DSGVO.

Wir haben ein berechtigtes Interesse, die Durchführung sowie den geordneten Ablauf
der virtuellen Hauptversammlung sicherzustellen.

Wenn Sie gemäß Artikel 2 § 1 Absatz 2 COVID-Folgenabmilderungsgesetz i.V.m. den Vorgaben
der Einladung zur ordentlichen virtuellen Hauptversammlung vor der Hauptversammlung
Fragen einreichen oder in der virtuellen Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse
der Hautversammlung einlegen, verarbeiten wir zu deren Bearbeitung Name und Adresse
des Aktionärs sowie die Logindaten. Wenn Sie einen Dritten zur virtuellen Hauptversammlung
bevollmächtigen, verarbeiten wir auch Name, Adresse und Logindaten des Bevollmächtigten.

Unser berechtigtes Interesse liegt z.B. weiter in dem Fall vor, wenn wir bei Kapitalerhöhungen
einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der
Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um Wertpapiervorschriften der betreffenden
Staaten einzuhalten.

Darüber hinaus können Ihre Daten zur Erstellung von Statistiken genutzt werden, z.
B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung.

Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?

Zur Einhaltung der oben genannten Zwecke kann es erforderlich sein, dass Ihre personenbezogenen
Daten für einen der oben genannten Zwecke außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
(EWR) übermittelt werden. Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister oder
Konzernunternehmen außerhalb des EWR übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit
dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt
wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne
Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.

An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten ggf. weiter?

Externe Dienstleister:

Wir bedienen uns zur Durchführung der Hauptversammlungen zum Teil externer Dienstleister
(z. B. IT-Dienstleister, HV-Dienstleister, Dienstleister für Versand der Aktionärsmitteilungen
und Rechtsberater). Beauftragte Dienstleister erhalten von der Gesellschaft nur solche
personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung
erforderlich sind und verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.

Weitere Empfänger:

Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, sind wir nach § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG verpflichtet,
Sie unter Angabe des Namens, des Wohnorts, sowie der Anzahl der vertretenen Aktien
in das Teilnehmerverzeichnis einzutragen. Diese Daten können von anderen Aktionären
und Hauptversammlungsteilnehmern während der Versammlung und von Aktionären bis zu
zwei Jahre danach eingesehen werden (§ 129 Abs. 4 AktG). Darüber hinaus werden u.U.
im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung
sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären personenbezogene Daten
öffentlich zugänglich gemacht.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden
(§ 122 Abs. 2 AktG), wird die Gesellschaft diese Gegenstände bei Vorliegen der entsprechenden
Voraussetzungen unter Angabe des Namens des Aktionärs gemäß den aktienrechtlichen
Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Gesellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge
von Aktionären bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen
Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs im Internet veröffentlichten (§§
126 Abs. 1, 127 AktG). Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen
Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa Behörden zur Erfüllung gesetzlicher
Mitteilungspflichten (z.B. bei Stimmrechtsmitteilungen).

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald
und soweit sie für die hierin genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei
denn, gesetzliche Nachweis- und/​oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz,
dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten
uns zu einer weiteren Speicherung. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen
erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.

Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn das
im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden,
erforderlich ist (gesetzliche Verjährungsfristen von bis zu dreißig Jahren).

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