Aleia Holding AG
Hamburg
Wertpapier-Kenn-Nr. A161291 / ISIN DE 000 A16 129 1
Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft ein zur
ordentlichen Hauptversammlung
am Freitag, 26. Mai 2023, um 14:00 Uhr MESZ (12:00 UTC)
Einlass um 13:30 Uhr MESZ (11:30 UTC)
in 40476 Düsseldorf, SkyOffice Düsseldorf (Raum Uranus),
Kennedydamm 24.
Satzungsgemäß stellt die Gesellschaft Mitteilungen für die Aktionäre
ausschließlich mittels elektronischer Medien zur Verfügung.
Tagesordnung
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Vorlage des geprüften Jahresabschlusses der Aleia Holding AG zum 31. Dezember 2022 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Die vorstehenden Unterlagen können auf der Internetseite
eingesehen werden. Sie werden auch auf der Hauptversammlung ausliegen. Zu Punkt 1 der Tagesordnung wird kein Beschluss gefasst, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gemäß § 172 AktG gebilligt und den Jahresabschluss damit festgestellt hat. |
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| 2 |
Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, Folgendes zu beschließen: “Den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Vorstands wird für den Zeitraum ihrer Tätigkeit Entlastung erteilt.” |
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| 3 |
Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Folgendes zu beschließen: “Den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats wird für den Zeitraum ihrer Tätigkeit Entlastung erteilt.” |
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| 4 |
Wahl des Aufsichtsrats Der Aufsichtsrat setzt sich nach § 96 Absatz 1, sechster Fall und § 101 Absatz 1 des Aktiengesetzes (AktG) zusammen und besteht nur aus Aufsichtsratsmitgliedern der Aktionäre; gemäß § 95 Satz 1 AktG und § 8 Absatz 1 der Satzung besteht der Aufsichtsrat aus drei Mitgliedern. Ordentliche Mitglieder Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgende Personen in den Aufsichtsrat bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2027 beschließt, zu wählen:
Ersatzmitglied Für Verhinderungsfälle ist es ratsam, ein Ersatzmitglied für den aus drei Personen bestehenden Aufsichtsrat zu bestellen. Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung daher vor,
gemäß § 8 Absatz 3 der Satzung zum Ersatzmitglied des Aufsichtsrats zu wählen. Die Hauptversammlung ist an diese Wahlvorschläge nicht gebunden. |
Unterlagen zur Hauptversammlung
Ab der Einberufung der Hauptversammlung sind die folgenden Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft
https://www.aleia.ag/hv2023
für die Aktionäre einsehbar:
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zu TOP 1 der geprüfte und festgestellte Jahresabschluss der Gesellschaft zum 31. Dezember 2022 und der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 |
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die Satzung der Gesellschaft sowie |
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ein Vollmachts- und Weisungsformular |
Auf Verlangen erhält jeder Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der vorstehenden Unterlagen. Diese Unterlagen bleiben auch während der Hauptversammlung auf der Website der Gesellschaft einsehbar.
Anzahl der stimmberechtigten Aktien
Das Grundkapital beträgt zum Zeitpunkt der Bekanntmachung im Bundesanzeiger 18.554.000 EUR und ist eingeteilt in 18.554.000 nennwertlose Stückaktien, die auf den Inhaber lauten. Jede Aktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien.
Teilnahmevoraussetzungen
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts und zur Stellung von Anträgen sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Aktienbesitzes zur Hauptversammlung rechtzeitig anmelden. Die Anmeldung muss schriftlich (§ 126 BGB) oder in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Aktionäre weisen ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung durch eine in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellte und auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf Freitag, 5. Mai 2023, 0:00 Uhr, bezogene Bescheinigung ihres Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut nach. Die Anmeldung und die Bescheinigung des Anteilsbesitzes müssen spätestens bis Freitag, 19. Mai 2023, 24:00 Uhr, bei der nachfolgenden Stelle eingehen:
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Aleia Holding AG, Investor Relations, Osterbergstr. 5, 49811 Lingen (Ems) |
Bevollmächtigung
Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch im Fall einer Bevollmächtigung sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich (siehe unter „Teilnahmevoraussetzungen“). Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Sofern weder ein Intermediär noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigt wird, gilt: Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Die Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Ein Formular, das zur Vollmachtserteilung verwendet werden kann, wird den Aktionären nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zusammen mit der Anmeldebestätigung zugeschickt; es ist auch abrufbar über die Internetseite
https://www.aleia.ag/hv2023
Die Erteilung einer Vollmacht oder deren Widerruf durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft sowie der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft kann per Post, Telefax oder E-Mail zusammen mit der Anmeldebestätigung zur Hauptversammlung (Kopieform ist ausreichend) bis spätestens Sonntag, 21. Mai 2023, (Eingangsdatum bei der Gesellschaft) an die folgende Anschrift erfolgen:
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Aleia Holding AG, Osterbergstr. 5, 49811 Lingen (Ems) |
Die Möglichkeit der Erteilung, des Widerrufs und des Nachweises einer Vollmacht durch Übermittlung per E-Mail an die E-Mail-Adresse
hv2023@aleia.ag
steht darüber hinaus auch noch am Tag der Hauptversammlung zur Verfügung. Alternativ ist eine Übergabe während der Hauptversammlung möglich.
Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater sowie sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen. § 135 AktG sieht unter anderem vor, dass die Vollmacht einem bestimmten Bevollmächtigten erteilt und von diesem nachprüfbar festgehalten wird. Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre, die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigen wollen, werden daher gebeten, sich mit dem zu Bevollmächtigenden über das Verfahren der Vollmachtserteilung und die möglicherweise geforderte Form der Vollmacht rechtzeitig abzustimmen.
Von der Gesellschaft benannter weisungsgebundener Stimmrechtsvertreter
Wir bieten unseren Aktionären an, den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Aktionäre, die dem von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich hierzu ebenfalls fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden. Der von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung, nicht für die Ausübung sonstiger Rechte, zur Verfügung. Soweit der von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Wahrnehmung der Vollmacht durch den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ist ausgeschlossen, wenn ihm keine Einzelweisung zugrunde liegt. Der weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Diese Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter sind zusammen mit der Eintrittskarte zur Hauptversammlung (Kopieform ist ausreichend) bis spätestens Sonntag, 21. Mai 2023 (Eingangsdatum bei der Gesellschaft) an die folgende Anschrift zu senden:
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Aleia Holding AG, Osterbergstr. 5, 49811 Lingen (Ems) |
Die Möglichkeit der Erteilung, des Widerrufs und des Nachweises einer Vollmacht durch Übermittlung per E-Mail an die E-Mail-Adresse
hv2023@aleia.ag
steht darüber hinaus auch noch am Tag der Hauptversammlung zur Verfügung. Alternativ ist eine Übergabe an den weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter während der Hauptversammlung möglich. Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter wird angemeldeten Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zugesandt; es ist auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.aleia.ag/hv2023
abrufbar.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären
Anträge von Aktionären gemäß § 126 AktG oder Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG sind ausschließlich an folgende Adresse zu übersenden:
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Aleia Holding AG, Osterbergstr. 5, 49811 Lingen (Ems) |
Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die unter vorstehender Adresse bis spätestens Donnerstag, 11. Mai 2023, 24:00 Uhr, eingegangen sind, werden unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG unter der Internetadresse
https://www.aleia.ag/hv2023
zugänglich gemacht. Dort finden Sie auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung.
Hamburg, im April 2023
Aleia Holding AG
Der Vorstand