Schaltbau Holding AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

von Legite

Artikel

Schaltbau Holding AG

München

ISIN: DE000A2NBTL2
WKN: A2NBTL

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

am 12. Juli 2023

 

Wir laden hiermit unsere Aktionäre* zu der am Mittwoch, den 12. Juli 2023, 11:00 Uhr (MESZ), stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der Schaltbau Holding AG ein.

Die Hauptversammlung wird auf Grundlage von § 26n Abs. 1 des Einführungsgesetzes zum Aktiengesetz („EGAktG“) mit Zustimmung des Aufsichtsrats in der Form einer virtuellen Hauptversammlung gemäß § 118a Aktiengesetz („AktG“) ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten live im InvestorPortal der Gesellschaft in Bild und Ton übertragen, das über die Internetadresse

https:/​/​schaltbaugroup.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

erreichbar ist.

Zur elektronischen Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, selbst oder durch Bevollmächtigte, sind nur diejenigen Personen berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft als Aktionäre eingetragen sind und sich rechtzeitig zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet haben (nähere Hinweise nachstehend in Abschnitt B.).

Ort der Übertragung der virtuellen Hauptversammlung und damit Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Verwaltungssitz der Gesellschaft, Hollerithstraße 5, 81829 München. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten vor Ort, mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter, ist nicht möglich.

* Zur besseren Lesbarkeit wird das generische Maskulinum verwendet. Die dabei verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich – sofern nicht anders kenntlich gemacht – somit auf alle Geschlechter.

A.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Schaltbau Holding AG und des gebilligten Konzernabschlusses, jeweils zum 31. Dezember 2022, des zusammengefassten Lageberichts für die Schaltbau Holding AG und den Konzern für das Geschäftsjahr 2022 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Eine Beschlussfassung zu diesem Tagesordnungspunkt 1 erfolgt nicht. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen hat der Aufsichtsrat den vom Vorstand für das Geschäftsjahr 2022 jeweils aufgestellten Jahresabschluss und Konzernabschluss der Schaltbau Holding AG bereits gebilligt und den Jahresabschluss damit festgestellt. Eine Feststellung durch die Hauptversammlung entfällt somit.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die nachfolgend genannten Mitglieder des Vorstands im Geschäftsjahr 2022 für ihre jeweilige Amtszeit in diesem Zeitraum zu entlasten:

1)

Dr. Jürgen Brandes

2)

Steffen Munz

Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands im Wege der Einzelentlastung abstimmen zu lassen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen.

4.

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, zum Abschlussprüfer der Gesellschaft und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu wählen.

5.

Beschlussfassung über Satzungsänderungen in Bezug auf die Ermächtigung zur Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung sowie in Bezug auf die virtuelle Teilnahme von Aufsichtsratsmitgliedern an einer Hauptversammlung

1)

Ergänzung eines neuen § 15a der Satzung zur Ermächtigung des Vorstands, die Abhaltung einer virtuellen Hauptversammlung vorzusehen

Durch das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderung genossenschafts- sowie insolvenz- und restrukturierungsrechtlicher Vorschriften vom 20. Juli 2022 (Bundesgesetzblatt vom 26. Juli 2022, Seite 1166 ff.) hat die virtuelle Hauptversammlung eine dauerhafte Regelung im Aktiengesetz erfahren. Nach § 118a AktG kann die Satzung vorsehen und den Vorstand dazu ermächtigen vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Eine solche Satzungsregelung muss zeitlich befristet werden, wobei die maximale Frist fünf Jahre ab ihrer Eintragung in das Handelsregister der Gesellschaft beträgt.

Nach Ansicht des Vorstands und des Aufsichtsrats hat sich das virtuelle Hauptversammlungsformat in den vergangenen drei Jahren bewährt. Daher sollte die Möglichkeit, Hauptversammlungen virtuell abzuhalten, beibehalten werden. Die virtuelle Hauptversammlung in dem durch die entsprechenden Neuregelungen im Aktiengesetz vorgesehenen Format wahrt dabei in angemessener Weise die Rechte der Aktionäre und sieht insbesondere in Annäherung an die herkömmliche Präsenz-Hauptversammlung die direkte Interaktion zwischen Aktionären und Verwaltung während der Versammlung über Videokommunikation und elektronische Kommunikationswege vor. Allerdings kann es unter Berücksichtigung der Interessen insbesondere des Unternehmens und der Aktionäre immer wieder auch geboten erscheinen, Präsenz-Hauptversammlungen abzuhalten, bei denen eine Interaktion unter persönlicher Anwesenheit der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten anstelle einer virtuellen Interaktion stattfindet. Daher erscheint es sinnvoll, die Abhaltung als virtuelle Hauptversammlung nicht unmittelbar durch Satzungsregelung anzuordnen, sondern den Vorstand zu ermächtigen, im Vorfeld jeder Hauptversammlung zu entscheiden, ob die Versammlung als virtuelle oder als Präsenz-Versammlung stattfinden soll.

Für die während der Laufzeit der Ermächtigung stattfindenden Hauptversammlungen soll jeweils gesondert und unter Berücksichtigung der Umstände des jeweiligen Einzelfalls entschieden werden, ob von der Ermächtigung Gebrauch gemacht und eine Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung abgehalten werden soll. Der Vorstand wird seine Entscheidungen unter Berücksichtigung der Interessen der Gesellschaft und ihrer Aktionäre treffen und hierbei insbesondere die Wahrung der Aktionärsrechte ebenso wie Aspekte des Gesundheitsschutzes der Beteiligten, Aufwand und Kosten sowie Nachhaltigkeitserwägungen in den Blick nehmen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, in die Satzung einen neuen § 15a einzufügen:

㤠15a Virtuelle Hauptversammlung

Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass Hauptversammlungen bis zum Ablauf des 11. Juli 2028 unter Einhaltung der hierfür vorgesehenen rechtlichen Voraussetzungen ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten werden (virtuelle Hauptversammlung).“

2)

Ergänzung von § 16 der Satzung zur virtuellen Teilnahme von Aufsichtsratsmitgliedern an Hauptversammlungen

Grundsätzlich nehmen die Aufsichtsratsmitglieder persönlich an der Hauptversammlung teil. Nach § 118 Abs. 3 Satz 2 AktG kann die Satzung jedoch bestimmte Fälle vorsehen, in denen eine Teilnahme von Mitgliedern des Aufsichtsrats an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen darf. Angesichts der fortschreitenden Digitalisierung des Geschäfts- und Rechtsverkehrs und um dem Aufsichtsrat der Gesellschaft zukünftig ausreichend Flexibilität zu gewähren, soll den Aufsichtsratsmitgliedern zukünftig gestattet werden, an der Hauptversammlung virtuell im Wege der Bild- und Tonübertragung an der Hauptversammlung teilzunehmen, sofern die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung stattfindet.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, in die Satzung einen neuen § 16 Abs. 3 einzufügen:

„3.

Mitgliedern des Aufsichtsrats ist die Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung gestattet, wenn die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird.“

B.

Teilnahmebedingungen sowie weitere Anordnungen und Hinweise

Die Hauptversammlung wird auf Grundlage von § 26n Abs. 1 des Einführungsgesetzes zum EGAktG mit Zustimmung des Aufsichtsrats in der Form einer virtuellen Hauptversammlung gemäß § 118a AktG ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten.

Ort der Übertragung der virtuellen Hauptversammlung und damit der Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Verwaltungssitz der Gesellschaft, Hollerithstraße 5, 81829 München. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten vor Ort, mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter, ist nicht möglich.

Für Aktionäre, die im Aktienregister der Gesellschaft als Aktionäre eingetragen sind und sich rechtzeitig zur Hauptversammlung angemeldet haben, bzw. ihre Bevollmächtigten wird die gesamte Hauptversammlung, einschließlich einer etwaigen Fragenbeantwortung und der Abstimmungen, am Mittwoch, den 12. Juli 2023, ab 11:00 Uhr (MESZ) live in Bild und Ton im InvestorPortal übertragen, das über die Webseite der Gesellschaft unter der Internetadresse

https:/​/​schaltbaugroup.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

erreichbar ist.

Aktionäre, die an der Hauptversammlung selbst oder durch Bevollmächtigte teilnehmen und ihre Aktionärsrechte, insbesondere ihr Stimmrecht, ausüben wollen, müssen sich zuvor anmelden (vgl. unten Ziff. 1). Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt daher ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.

Wir bitten die Aktionäre auch in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.

1.

Voraussetzung für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung einschließlich der elektronischen Zuschaltung zur Übertragung der virtuellen Hauptversammlung und zur Stimmrechtsausübung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft als Aktionäre eingetragen und rechtzeitig zur Hauptversammlung angemeldet sind. Die Anmeldung muss in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und der Gesellschaft spätestens bis Mittwoch, den 5. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ, der „Anmeldeschluss“), zugehen. Die Anmeldung ist an folgende Adresse zu übermitteln

Schaltbau Holding AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

oder kann online über das passwortgeschützte InvestorPortal erfolgen, das unter der Internetadresse

https:/​/​schaltbaugroup.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

zu erreichen ist.

Den Onlinezugang erhalten Aktionäre, die bereits im InvestorPortal registriert sind, durch Eingabe ihrer Aktionärsnummer und ihres persönlich vergebenen Passworts. Alle übrigen Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, erhalten ihre Aktionärsnummer und ein Initialpasswort mit dem Einladungsschreiben zur virtuellen Hauptversammlung per Post zugesandt.

Aktionäre sind auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin berechtigt, über ihre Aktien zu verfügen. Maßgebend für das Recht zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechtes ist der im Aktienregister eingetragene Bestand am Tag der Hauptversammlung. Dieser wird dem Bestand zum Anmeldeschluss am 5. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ), entsprechen. Aufträge zur Umschreibung des Aktienregisters, die der Gesellschaft nach dem Ende des Anmeldeschlusses in der Zeit vom 6. Juli 2023, 0:00 Uhr (MESZ), bis einschließlich dem 12. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen, werden erst mit Wirkung nach der Hauptversammlung verarbeitet und berücksichtigt (Umschreibestopp). Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag (sogenannter Technical Record Date) ist daher der Ablauf des 5. Juli 2023.

2.

Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

a)

Aktionäre, die am Tag der virtuellen Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen und die ordnungsgemäß zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung angemeldet sind (vgl. oben Ziff. 1), können ihre Rechte in der virtuellen Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten wahrnehmen lassen; bevollmächtigen kann der Aktionär eine Person seiner Wahl, auch z. B. die depotführende Bank oder eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten.

Wenn nicht ein Intermediär oder – soweit sie diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellt sind – eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der virtuellen Hauptversammlung erbietet, bevollmächtigt wird, muss die Erteilung der Vollmacht, ihr Nachweis gegenüber der Gesellschaft und ggf. ihr Widerruf in Textform (§ 126b BGB) erfolgen.

Für die Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft, die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber dem Bevollmächtigten erklärten Bevollmächtigung und für den Widerruf von Vollmachten steht bis zum 11. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ), folgende Adresse und E-Mail-Adresse zur Verfügung:

Schaltbau Holding AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Außerdem steht dafür – auch am Tag der Hauptversammlung – das passwortgeschützte InvestorPortal, das über die Webseite

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erreichbar ist, zur Verfügung.

Wegen etwa geltender Besonderheiten für die Bevollmächtigung eines Intermediärs oder – soweit sie diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellt sind – einer Aktionärsvereinigung, eines Stimmrechtsberaters oder einer Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet, wird empfohlen, dass sich Vollmachtgeber und Vollmachtnehmer in diesem Fall rechtzeitig abstimmen. Die Bevollmächtigten können ebenfalls nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen.

Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre allein im Wege der Briefwahl (vgl. unten Ziff. 3) oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (vgl. unten Ziff. 2 Buchstabe b)) ausüben. Für Bevollmächtigte werden von der Gesellschaft nach Erteilung der Vollmacht gegenüber der Gesellschaft bzw. dem Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht die notwendigen Zugangsdaten für einen Onlinezugang für das Investor Portal zur Verfügung gestellt. Auch bevollmächtigten Intermediären, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberatern gemäß § 134a AktG sowie diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen stellt die Gesellschaft auf Wunsch einen Onlinezugang zur Verfügung.

b)

Den Aktionären, die am Tag der virtuellen Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen und die ordnungsgemäß zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung angemeldet sind (vgl. oben Ziff. 1), und ihren Bevollmächtigten wird angeboten, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter in der virtuellen Hauptversammlung vertreten zu lassen. Die Vollmachten und Weisungen sowie eventuelle Änderungen und Widerrufe hierzu müssen in Textform (§ 126b BGB) übermittelt werden. Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können bis Dienstag, den 11. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ), über einen der vorstehend bei Buchstabe a) genannten Kontaktwege (Postanschrift oder E-Mail) erteilt, geändert oder widerrufen werden; maßgebend ist jeweils der Eingang bei der Gesellschaft. Es ist zu beachten, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter durch die Vollmachten nur zur Stimmrechtsausübung befugt sind, wenn und soweit ihnen eine ausdrückliche Weisung zu einzelnen Gegenständen der Tagesordnung erteilt wurde. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen keine Aufträge zu Wortmeldungen, zum Stellen von Fragen bzw. von Anträgen und zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegen.

Ein Formular für die Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter ist den mit der Einladung übersandten Unterlagen beigefügt und kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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abgerufen werden. Aktionäre, die zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung berechtigt sind (vgl. oben Ziff. 1), und ihre Bevollmächtigten können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch über das passwortgeschützte Investor Portal, das über die Webseite

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erreichbar ist, jeweils bis zum Zeitpunkt der Schließung der Abstimmungen durch den Versammlungsleiter am Tag der virtuellen Hauptversammlung erteilen. Bis zu diesem Zeitpunkt können erteilte Vollmachten und Weisungen auch über das passwortgeschützte InvestorPortal, das unter der vorstehend genannten Internetadresse erreichbar ist, widerrufen bzw. geändert werden. Für die Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals durch Aktionäre gelten die Angaben oben unter Ziff. 1 zur Anmeldung zur Hauptversammlung über das passwortgeschützte Investor Portal und für die Bevollmächtigten die Angaben oben unter Ziff. 2 Buchstabe a) entsprechend.

Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese, sofern vorhanden, in folgender Reihenfolge berücksichtigt, (1) per InvestorPortal (2) per E-Mail, (3) in Papierform. Wenn Briefwahlstimmen und Vollmacht/​Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft eingehen, werden stets Briefwahlstimmen als vorrangig betrachtet.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die zuvor erteilte Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung, soweit der Aktionär nicht seine Weisung über das passwortgeschützte InvestorPortal entsprechend angepasst hat.

3.

Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre, die zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung berechtigt sind (vgl. oben Ziff. 1), und ihre Bevollmächtigten können ihr Stimmrecht ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation über das passwortgeschützte InvestorPortal (Briefwahl) oder durch Vollmacht- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter abgeben. Die elektronische Stimmabgabe im Wege der Briefwahl erfolgt ausschließlich über das passwortgeschützte InvestorPortal unter

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und kann bis zur Schließung der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung erfolgen. Für eine Änderung oder einen Widerruf der Stimmabgabe durch Briefwahl gelten die vorstehenden Angaben entsprechend.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die zuvor erfolgte Stimmabgabe im Wege der Briefwahl zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung, soweit der Aktionär nicht seine Stimmabgabe über das passwortgeschützte InvestorPortal entsprechend angepasst hat.

Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können sich der Briefwahl bedienen.

C.

Zugänglich zu machende Unterlagen, Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft sowie Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung

Informationen und Unterlagen zur Hauptversammlung sind vom Tag der Einberufung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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zugänglich gemacht. Auf dieser Internetseite zugänglich gemacht werden auch ggf. zu veröffentlichende Anträge, Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG sowie nach der Hauptversammlung die Abstimmungsergebnisse.

Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung

Alle Aktionäre der Gesellschaft, die zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung berechtigt sind (vgl. Abschnitt B.1) sowie deren Bevollmächtigte können die gesamte Hauptversammlung am Mittwoch, den 12. Juli 2023, ab 11:00 Uhr (MESZ) im Internet unter

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verfolgen.

Bei Verfolgung der Hauptversammlung im mittels Aktionärsnummer und individuellem Passwort zugänglichen InvestorPortal während der Dauer der virtuellen Hauptversammlung am 12. Juli 2023 sind die frist- und formgerecht angemeldeten Aktionäre oder – bei Bevollmächtigung von Dritten – ihre Bevollmächtigten elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet.

D.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, Recht zum Einreichen von Stellungnahmen, Rederecht und Auskunftsrecht, Möglichkeit des Widerspruchs

1.

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit (§ 122 Abs. 2 AktG)

Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 BGB) an den Vorstand der Gesellschaft zu richten. Bitte verwenden Sie dafür folgende Adresse:

Schaltbau Holding AG
Der Vorstand
Hollerithstraße 5
81829 München

Der Antrag, mit dem die Ergänzung der Tagesordnung verlangt wird, muss der Gesellschaft spätestens bis Samstag, den 17. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Die Antragsteller müssen nachweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Ergänzungsverlangens Inhaber der vorstehend genannten Mindestanzahl von Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Bei der Berechnung der Mindestbesitzdauer ist § 70 AktG zu beachten. § 121 Abs. 7 AktG ist auf die Fristberechnung entsprechend anzuwenden.

Die Bekanntmachung und Zuleitung von ordnungs- und fristgemäßen Ergänzungsverlangen erfolgen in gleicher Weise wie bei der Einberufung.

2.

Recht der Aktionäre auf Gegenvorschläge/​Wahlvorschläge (§§ 126 Abs. 1 und 127 AktG)

Jeder Aktionär ist berechtigt, Gegenanträge zu den Beschlussvorschlägen von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu den Tagesordnungspunkten zu stellen. Gleiches gilt für Gegenvorschläge zu Wahlvorschlägen für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern. Solche Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge werden einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat unter

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zugänglich gemacht, falls der Aktionär spätestens bis Dienstag, den 27. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ), einen Gegenantrag gegen einen Beschluss- oder Wahlvorschlag zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt an (ausschließlich) die folgende Adresse der Gesellschaft (Postanschrift oder E-Mail) übersandt hat:

Schaltbau Holding AG
Hollerithstraße 5
81829 München
E-Mail: hv@schaltbau.de

Von der Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft unter den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Voraussetzungen absehen. Eine Begründung eines Gegenantrags braucht beispielsweise nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Die vorstehenden Regelungen für Gegenanträge gelten sinngemäß ebenso für Vorschläge eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern. Wahlvorschläge müssen nicht begründet werden. Abgesehen von den Fällen des § 126 Abs. 2 i.V.m. § 127 Satz 1 AktG brauchen Wahlvorschläge auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie nicht die Angaben nach § 124 Abs. 3 Satz 4 AktG (Name, Beruf und Wohnort des Prüfers bzw. Aufsichtsratskandidaten) enthalten. Ein nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machender Gegenantrag oder Wahlvorschlag gilt gemäß § 126 Abs. 4 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Die Gesellschaft ermöglicht, dass das Stimmrecht zu diesen Anträgen nach ordnungsgemäßer Anmeldung (vgl. Abschnitt B.1) ausgeübt werden kann. Sofern der Aktionär, der den Antrag gestellt hat, nicht ordnungsgemäß legitimiert und nicht ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist, muss der Antrag in der Hauptversammlung nicht behandelt werden (vgl. Abschnitt B.1).

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die zu der virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben darüber hinaus das Recht, in der Versammlung im Wege der Videokommunikation Anträge und Wahlvorschläge im Rahmen ihres Rederechts zu stellen (vgl. unten Abschnitt D.4).

3.

Recht zur Einreichung von Stellungnahmen

Ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre (vgl. oben Abschnitt B.1) bzw. ihre Bevollmächtigten haben nach § 130a Abs. 1 bis 4 AktG das Recht, vor der Hauptversammlung Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation über das passwortgeschützte InvestorPortal, das über die Webseite

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erreichbar ist, spätestens bis Donnerstag, den 6. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ), per Video oder in Textform einzureichen.

Stellungnahmen in Textform sind als PDF-Datei einzureichen und es sind nur solche Stellungnahmen per Video zulässig, in denen der Aktionär oder sein Bevollmächtigter selbst in Erscheinung tritt. Wir bitten darum, bei Stellungnahmen in Textform einen Umfang von 10.000 Zeichen und bei Videobotschaften, die möglichst im Querformat aufgenommen werden sollten, eine Dauer von fünf Minuten nicht zu überschreiten. Mit dem Einreichen erklärt sich der Aktionär bzw. sein Bevollmächtigter damit einverstanden, dass die Stellungnahme unter Nennung seines Namens im passwortgeschützten InvestorPortal zugänglich gemacht wird.

Eingereichte Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung werden, soweit nicht ausnahmsweise von einer Zugänglichmachung nach § 130a Abs. 3 Satz 4 AktG abgesehen werden darf, bis spätestens Freitag, den 7. Juli 2023, 24:00 Uhr MESZ, für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte im passwortgeschützten InvestorPortal, das unter

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erreichbar ist, veröffentlicht.

Stellungnahmen werden nicht zugänglich gemacht, soweit sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde, die Stellungnahme in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben oder Beleidigungen enthält, oder wenn der/​die Einreichende zu erkennen gibt, dass er/​sie an der virtuellen Hauptversammlung nicht teilnehmen und sich nicht vertreten lassen wird.

Die Möglichkeit zur Einreichung von Stellungnahmen begründet keine Möglichkeit zur Vorab-Einreichung von Fragen nach § 131 Abs. 1a AktG. Etwaige in Stellungnahmen enthaltene Fragen werden daher in der virtuellen Hauptversammlung nicht beantwortet, es sei denn, sie werden im Rahmen des Rederechts in der virtuellen Hauptversammlung gestellt. Auch Anträge und Wahlvorschläge sowie Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Rahmen der per Video oder in Textform eingereichten Stellungnahmen werden in der virtuellen Hauptversammlung nicht berücksichtigt; das Stellen von Anträgen bzw. Unterbreiten von Wahlvorschlägen, die Ausübung des Auskunftsrechts sowie die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung ist ausschließlich auf den in diesem Abschnitt D der Einladung jeweils gesondert beschriebenen Wegen möglich.

4.

Rede und Auskunftsrecht der Aktionäre

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben ein Rederecht in der Versammlung im Wege der Videokommunikation. Ab Beginn der virtuellen Hauptversammlung wird über das passwortgeschützte InvestorPortal, das über die Seite

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erreichbar ist, ein virtueller Wortmeldetisch geführt, über den die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten ihren Redebeitrag anmelden können. Das Rederecht umfasst insbesondere auch das Recht, Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG zu stellen, sowie das Auskunftsverlangen nach § 131 Abs. 1 AktG.

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der virtuellen Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu den mit ihr verbundenen Unternehmen. Des Weiteren betrifft die Auskunftspflicht auch die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter festlegen wird, dass das vorgenannte Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation, also im Rahmen der Ausübung des Rederechts, ausgeübt werden darf.

§ 131 Abs. 4 Satz 1 AktG bestimmt, dass dann, wenn einem Aktionär wegen seiner Eigenschaft als Aktionär eine Auskunft außerhalb der virtuellen Hauptversammlung gegeben worden ist, diese Auskunft jedem anderen Aktionär bzw. dessen Bevollmächtigten auf dessen Verlangen in der virtuellen Hauptversammlung zu geben ist, auch wenn sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung nicht erforderlich ist. Im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung wird gewährleistet, dass Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet sind, ihr Verlangen nach § 131 Abs. 4 Satz 1 AktG im Wege der elektronischen Kommunikation über das passwortgeschützte InvestorPortal, das über die Webseite

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erreichbar ist, in der virtuellen Hauptversammlung übermitteln können.

Gemäß § 18 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft ist der Versammlungsleiter ermächtigt, das Rede- und Fragerecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken.

Die komplette virtuelle Hauptversammlung einschließlich der Videokommunikation wird im passwortgeschützten InvestorPortal abgewickelt. Für Redebeiträge müssen Aktionäre auf den Endgeräten eine Kamera und ein Mikrofon zur Verfügung haben, auf die vom Browser aus zugegriffen werden kann. Weitere Informationen zu den technischen Anforderungen stehen den Aktionären unter

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zur Verfügung.

Rede- und Auskunftsrecht können auch von bevollmächtigten Dritten eines Aktionärs ausgeübt werden. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben diese Rechte jedoch nicht für die sie bevollmächtigenden Aktionäre aus.

5.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Die frist- und formgerecht angemeldeten und zu der Versammlung zugeschalteten Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, gegen einen Beschluss der virtuellen Hauptversammlung von Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Ende über das passwortgeschützte InvestorPortal, das über die Webseite

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erreichbar ist, oder auch im Rahmen ihres Rederechts Widerspruch zu Protokoll des Notars zu erklären.

E.

Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Personenbezogene Daten werden für die im Aktiengesetz vorgeschriebene Führung des Aktienregisters, zur Kommunikation mit Aktionären bzw. Aktionärsvertretern sowie zur Durchführung der Hauptversammlung und zum Betrieb des passwortgeschützten InvestorPortals verarbeitet. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten für damit in Zusammenhang stehende Zwecke und zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten (z.B. Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten) verwendet.

Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Nähere Informationen zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter sind unter

https:/​/​schaltbaugroup.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

abrufbar.

 

München, im Juni 2023

Schaltbau Holding AG

Der Vorstand

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