Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses der DEFAMA Deutsche Fachmarkt AG und des Konzerns für das Geschäftsjahr 2022, des Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats

Entsprechend §§ 172, 173 AktG ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung vorgesehen. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt, der Jahresabschluss ist damit festgestellt.

Für die DEFAMA Deutsche Fachmarkt AG besteht keine gesetzliche Konzernrechnungslegungspflicht, da sie aufgrund der Regelung des § 293 HGB hiervon befreit ist. Der Konzernabschluss sowie der Konzernlagebericht wurden auf freiwilliger Basis erstellt, geprüft, vom Aufsichtsrat gebilligt und der Hauptversammlung vorgelegt.

Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der DEFAMA Deutsche Fachmarkt AG des Geschäftsjahres 2022 in Höhe von 7.554.292 Euro wie folgt zu verwenden:

Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen.

Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023

Die DEFAMA Deutsche Fachmarkt AG ist gesetzlich weder verpflichtet, einen Konzernabschluss zu erstellen, noch diesen prüfen zu lassen. Der Konzernabschluss sowie der Konzernlagebericht werden auf freiwilliger Basis erstellt und geprüft.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Kowert, Schwanke & von Schwerin Wirtschaftsprüfer Steuerberater GbR, Berlin, die seit dem Jahr 2016 als Abschlussprüfer für die DEFAMA Deutsche Fachmarkt AG tätig ist, zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu wählen.

Teilnahme- und stimmberechtigte Aktien

Das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von 4.800.000 Euro ist im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung eingeteilt in 4.800.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt im Zeitpunkt der Einberufung dementsprechend 4.800.000. Zum Zeitpunkt der Einberufung hält die Gesellschaft keine eigenen Aktien.

Anmeldung

Aktionäre, die an der Hauptversammlung teilnehmen und das Stimmrecht ausüben wollen, müssen sich nach § 7 Abs. 6 der Satzung unserer Gesellschaft zur Hauptversammlung anmelden und ihre Berechtigung nachweisen. Die Berechtigung wird durch einen vom depotführenden Institut erstellten Nachweis über den Anteilsbesitz am Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Versammlung, also dem Beginn des 30. Juni 2023 (0.00 Uhr), nachgewiesen.

Die Anmeldung und der Berechtigungsnachweis erfolgen schriftlich oder in Textform (§ 126 b) BGB) in deutscher oder englischer Sprache und müssen der Gesellschaft unter der genannten Adresse mindestens sechs Tage vor der Versammlung, mithin am 14. Juli 2023 (bis 24.00 Uhr), zugehen.

Bitte melden Sie sich unter folgender Adresse zur Hauptversammlung an und übermitteln an diese Adresse den Nachweis des Anteilsbesitzes:

Stimmrechtsvertretung

Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall muss sich der Aktionär rechtzeitig zur Hauptversammlung anmelden und den Berechtigungsnachweis erbringen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), sofern keine Vollmacht nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen, oder sonstige geschäftsmäßig Handelnde) erteilt wird. Bevollmächtigungen nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen, oder sonstige geschäftsmäßig Handelnde) können abweichenden Regelungen unterliegen.

Der Nachweis über die Bestellung eines Bevollmächtigten kann der Gesellschaft an folgende Kontaktdaten übermittelt werden:

Weitere Unterlagen und Informationen zur Vollmachtserteilung erhalten die Aktionäre mit der Eintrittskarte, welche den Aktionären nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Übersendung der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes zugesandt wird.

Die Gesellschaft wird in Anlehnung an den Deutschen Corporate Governance Kodex einen weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter benennen. Nähere Einzelheiten zur Bevollmächtigung und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter finden die Aktionäre ebenfalls in den ihnen übersandten Unterlagen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Etwaige Anträge und Wahlvorschläge nach §§ 126, 127 AktG übersenden Sie bitte an folgende Adresse:

Etwaige Anträge zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung und ihre eventuelle Begründung brauchen den anderen Aktionären nur dann zugänglich gemacht werden, wenn der Aktionär diese mindestens 14 Tage vor der Versammlung der Gesellschaft an die genannte Adresse übersandt hat. Der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen. Zugänglich zu machende Anträge werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben auf der Internetseite der Gesellschaft unter

veröffentlicht werden.

Übertragung der Hauptversammlung im Internet

Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung für alle Aktionäre und die interessierte Öffentlichkeit in voller Länge live im Internet unter der Internetadresse

und dem weiterführenden Link „Livestream Hauptversammlung 2023“ zu übertragen. Die Verfolgung der Hauptversammlung im Internet ermöglicht dabei keine Teilnahme an der Hauptversammlung. Eine Teilnahme im aktienrechtlichen Sinne sowie die Ausübung von Aktionärsrechten ist nur durch eine Teilnahme vor Ort möglich. Die Gesellschaft bietet jedoch an, dass weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft das Stimmrecht für angemeldete Aktionäre ausüben. Nähere Einzelheiten zur Bevollmächtigung und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter finden die Aktionäre in den ihnen übersandten Unterlagen. Aus organisatorischen Gründen ist eine Bevollmächtigung und Weisungserteilung nur bis zum 20. Juli 2023, 24.00 Uhr, möglich.

Weiterhin bietet die Gesellschaft an, vorab eingereichte Fragen nach Möglichkeit auf der Hauptversammlung zu verlesen und zu beantworten, sowie – sofern technisch möglich – Aktionären, welche die Hauptversammlung im Livestream verfolgen, die Gelegenheit zu geben, als Gast Fragen zu stellen. Soweit Sie Fragen vorab senden wollen, senden Sie diese bitte unter dem Betreff „Fragen Hauptversammlung“ an

Priorität haben jedoch in jedem Fall die Fragen und Redebeiträge, die von den Teilnehmern der Hauptversammlung vor Ort gestellt werden. Der Vorstand behält sich ausdrücklich vor, vorab eingereichte Fragen nicht zu beantworten oder Aktionären, welche die Hauptversammlung im Internet verfolgen, nicht die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen. Ein Rechtsanspruch auf Wortbeiträge sowie die Beantwortung von Fragen besteht innerhalb der aktienrechtlichen Grenzen nur, wenn Aktionäre vor Ort an der Hauptversammlung teilnehmen.

Die Gesellschaft behält sich vor, eine Aufzeichnung der Übertragung ganz oder teilweise auch zu einem späteren Zeitpunkt zu veröffentlichen.

Die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung in den Livestream kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistung und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung und der Verfügbarkeit des Livestreams übernehmen.

Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz-, Sicherheits- oder technische Erwägungen erfordern, muss sich die Gesellschaft vorbehalten, die Liveübertragung der Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten ihrer Aktionäre, etwaiger Aktionärsvertreter und Gäste. Diese Daten umfassen insbesondere den Namen, den Wohnort bzw. die Anschrift, eine etwaige E-Mail-Adresse, den jeweiligen Aktienbestand, die Eintrittskartennummer und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten. Ggf. kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht. Bei Wortbeiträgen auf der Hauptversammlung umfasst dies auch das (Video-)Bildnis des Aktionärs, seine Stimme und Stellungnahme. Die Verarbeitung personenbezogener Daten geschieht, um es Aktionären, ihren Bevollmächtigten oder der interessierten Öffentlichkeit zu ermöglichen, die Hauptversammlung zu verfolgen. Vor der Abgabe von Wortbeiträgen haben Aktionäre die Möglichkeit, einer Übertragung ihres Wortbeitrages in den Livestream zu widersprechen.

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Der Zweck der Datenverarbeitung ist es, den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung, sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister sind verpflichtet, diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft zu verarbeiten. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnahmeverzeichnis. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht. Dies wird in der Regel spätestens drei Jahre nach der Hauptversammlung der Fall sein. Im Einzelfall kann es jedoch aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungsfristen auch zu einer längeren Speicherung kommen.

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III DSGVO. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu. Die für die Gesellschaft zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist die:

Bei Anmerkungen und Rückfragen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an folgende Kontaktdaten: