OTRS AG
Oberursel (Taunus)
ISIN DE000A0S9R37
WKN A0S9R3
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2023
Die Aktionäre und Aktionärinnen unserer Gesellschaft werden hiermit zu der
am Donnerstag, den 20. Juli 2023 um 16:00 Uhr
im THIIIRD PLACE, Adenauerallee 2, 61440 Oberursel,
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung 2023
eingeladen.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2022 sowie des Lageberichts der Gesellschaft und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt und damit festgestellt. Die Hauptversammlung hat zu diesem Tagesordnungspunkt 1 daher keinen Beschluss zu fassen. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2022 in Höhe von EUR 2.976.803,49 wie folgt zu verwenden:
Bei entsprechender Beschlussfassung ist der Anspruch auf die Dividende gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, das heißt am Dienstag, den 25. Juli 2023, zur Auszahlung fällig. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Entlastung der im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitglieder des Vorstands für diesen Zeitraum zu beschließen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Entlastung der im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum zu beschließen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Wahl zum Aufsichtsrat Der Aufsichtsrat der OTRS AG besteht nach § 8 Abs. 1 der Satzung aus drei Mitgliedern, die sämtlich von der Hauptversammlung zu wählen sind. Die Gesellschaft unterliegt nicht der Mitbestimmung. Die Amtszeiten der von der Hauptversammlung gewählten Mitglieder des Aufsichtsrats laufen allesamt mit der Beendigung dieser Hauptversammlung ab. Der Aufsichtsrat schlägt vor,
mit Wirkung ab der Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 20. Juli 2023 in den Aufsichtsrat zu wählen. Die Wahl der Aufsichtsratsmitglieder erfolgt nach § 8 Abs. 2 der Satzung für die Zeit bis zur Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt. Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird nicht mitgerechnet. Die Hauptversammlung ist an die Wahlvorschläge nicht gebunden. |
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| 6. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die VEDA WP GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu bestellen. |
Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 15 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die zu Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. am 29. Juni 2023, 00:00 Uhr MESZ, Aktionäre der Gesellschaft sind und sich bis zum 13. Juli 2023, 24:00 Uhr MESZ, unter Vorlage eines Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft angemeldet haben.
Der Anteilsbesitz muss durch eine Bestätigung des depotführenden Instituts nachgewiesen werden; dieser Nachweis hat sich auf den Beginn des 29. Juni 2023, 00:00 Uhr MESZ, (Nachweisstichtag) zu beziehen. Dieser Nachweisstichtag ist der Zeitpunkt, zu dem der für das Bestehen und den Umfang des Rechts zur Teilnahme an der Hauptversammlung und des Stimmrechts maßgebliche Anteilsbesitz bestimmt wird. Erwerbe und Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag sind zulässig, für die vorgenannten Rechte aber ohne Bedeutung.
Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen in Textform in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 13. Juli 2023, 24:00 Uhr MESZ, unter der nachfolgend genannten Adresse zugehen:
OTRS AG
Zimmersmühlenweg 11
61440 Oberursel
Telefax: +49 (0) 6172 1807690
E-Mail: hv@otrs.com
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt.
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten – z. B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten – ausüben lassen. Auch im Fall einer Bevollmächtigung sind eine fristgerechte Anmeldung und ein fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform; § 135 AktG bleibt unberührt.
Wird eine Vollmacht nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre und geschäftsmäßig Handelnde) erteilt, besteht kein Textformerfordernis. Die Vollmachtserklärung muss jedoch vom Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten werden. Sie muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre, die eine Vollmacht nach § 135 AktG erteilen wollen, sollten sich mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen.
Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre
Die OTRS AG verarbeitet als Verantwortlicher personenbezogene Daten der Aktionäre (Name und Vorname, Anschrift, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Aktionärsvertreter auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze.
Sofern Aktionäre oder ihre Vertreter mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär oder Vertreter angegebenen Kontaktdaten, wie z. B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer).
Soweit die Aktionäre ihre personenbezogenen Daten nicht selbst zur Verfügung stellen, erhält die OTRS AG diese in der Regel von dem depotführenden Institut des Aktionärs.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung sowie zur Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung nach §§ 118 ff. AktG zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO.
Alle Mitarbeiter der Gesellschaft, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die an der Hauptversammlung teilnehmen, insbesondere über das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 129 AktG) für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar.
Die Gesellschaft löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO) und die Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) zu beantragen. Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu.
Für Anmerkungen und Fragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre den Datenschutzbeauftragten der OTRS AG unter
aumiller@iitr.de
Oberursel, im Juni 2023
OTRS AG
Der Vorstand