medondo holding AG
München
ISIN DE0008131350
WKN 813135
Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der
am Dienstag, den 29. August 2023, 14:00 Uhr
in Form einer virtuellen Hauptversammlung stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung
eingeladen.
Die Hauptversammlung findet ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) gemäß § 118a AktG am Sitz der medondo holding AG, Tattenbachstraße 6, 80538 München, statt.
Bitte beachten Sie, dass Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten nicht physisch vor Ort an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen können. Die virtuelle Hauptversammlung wird für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) über das von der Gesellschaft unter der Internetadresse
https://holding.medondo.com/medondo/hauptversammlung/
zur Verfügung gestellte Aktionärsportal live im Internet übertragen.
Einzelheiten zu den Rechten der Aktionäre sowie ihrer Bevollmächtigten entnehmen Sie bitte den weiteren Angaben, die im Anschluss an die Tagesordnung abgedruckt sind.
I. Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der medondo holding AG und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2022, des Lageberichts der medondo holding AG und des Konzerns für das Geschäftsjahr 2022 und des Berichts des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2022 |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 im Wege der Einzelentlastung wie folgt Beschluss zu fassen:
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 im Wege der Einzelentlastung wie folgt Beschluss zu fassen:
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| 4. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Quintaris Steuerberatungsgesellschaft, Hofstraße 272, 56077 Koblenz, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu wählen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Wahl von Mitgliedern des Aufsichtsrats bzw. Wahl eines Ersatzmitglieds Der Aufsichtsrat der medondo holding AG besteht gemäß §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG und § 8 Nr. 1 der Satzung der Gesellschaft aus insgesamt drei Mitgliedern und setzt sich gemäß §§ 95 Abs. 1, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG ausschließlich aus Anteilseignervertretern zusammen, die sämtlich von der Hauptversammlung zu wählen sind. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. Gemäß § 8 Nr. 2 Satz 2 der Satzung ist eine Wiederwahl von Aufsichtsratsmitgliedern möglich. Zwei der von der ordentlichen Hauptversammlung im Jahr 2021 gewählten Mitglieder des Aufsichtsrats sowie das seinerzeit gewählte Ersatzmitglied hatten ihre Ämter bereits niedergelegt. Entsprechend der gesetzlichen Pflicht wurden neue Aufsichtsratsmitglieder gerichtlich bestellt, die Herren Kuhmann und Müller, die auf diese Weise nun seit einigen Monaten im Amt sind. Diese gerichtlichen Bestellungen sollen nun durch die Wahl in den Aufsichtsrat seitens der Hauptversammlung als originär hierfür zuständigem Organ bestätigt werden. Das dritte von der ordentlichen Hauptversammlung im Jahr 2021 gewählte Mitglied des Aufsichtsrats, Herr Künzle, legt sein Amt mit Wirkung zum Ende der heutigen Hauptversammlung nieder. Entsprechend ist hier eine Neuwahl erforderlich. Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgende Personen jeweils für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2026 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen:
Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung ferner vor, für die drei unter a) bis c) benannten Kandidaten für die Dauer der Amtszeit dieser Aufsichtsratsmitglieder folgendes Ersatzmitglied für den Aufsichtsrat zu wählen, mit der Maßgabe, dass das Ersatzmitglied Mitglied des Aufsichtsrats wird, wenn eines der drei gleichzeitig mit ihm in dieser Hauptversammlung gewählten Aufsichtsratsmitglieder vor Ablauf der Amtszeit das Amt niederlegt, abberufen wird oder aus einem sonstigen Grund ausscheidet, und dass es seine Stellung als Ersatzmitglied zurückerlangt, sobald die Hauptversammlung für das ausgeschiedene, durch das Ersatzmitglied ersetzte Aufsichtsratsmitglied, eine Neuwahl vorgenommen hat: Herrn Burkhard Wollny, Unternehmensberater, wohnhaft in Göppingen. |
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| 6. |
Beschlussfassung über die Aufhebung des bestehenden Genehmigten Kapitals 2022, die Schaffung eines neuen Genehmigten Kapitals 2023 mit der Möglichkeit zum Bezugsrechtsausschluss sowie über entsprechende Satzungsänderungen Mit Blick auf zukünftiges Unternehmenswachstum und etwaige sonstige Finanzierungsmaßnahmen zur Stärkung der Eigenkapitalbasis strebt der Vorstand der Gesellschaft ein hohes Maß an Flexibilität für eventuelle Kapitalmaßnahmen an. Hierzu soll das bestehende Genehmigte Kapital 2022 aufgehoben und ein neues Genehmigtes Kapital 2023 im rechtlich zulässigen Umfang geschaffen werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, den folgenden Beschluss zu fassen:
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| 7. |
Beschlussfassung über die Aufstockung des bestehenden Bedingten Kapitals 2020 und entsprechende Satzungsänderung Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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| 8. |
Beschlussfassung über Änderung von § 13 Absatz 6 („Ort und Einberufung“) der Satzung und Ergänzung von § 14 („Teilnahme an der Hauptversammlung“) der Satzung um einen neuen Absatz 5 Die letztjährige ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft hat auf Grundlage des Entwurfs des Gesetzes zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften eine Satzungsregelung beschlossen, um die Voraussetzungen für die Durchführung virtueller Hauptversammlungen zu schaffen. Das Gesetz wurde zwischenzeitlich verabschiedet und die entsprechenden Änderungen in das Aktiengesetz übernommen. Die im letzten Jahr beschlossene Satzungsregelung soll nun entsprechend angepasst werden. Ebenso soll eine Satzungsregelung zur Teilnahme von Aufsichtsratsmitgliedern an der Hauptversammlung ergänzt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgende Beschlüsse zu fassen:
[…]
[…]
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II. Weitere Angaben
Allgemeine Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung
Die Hauptversammlung wird auf der Grundlage von § 26n Abs. 1 des Einführungsgesetzes zum Aktiengesetz auf Beschluss des Vorstands, dem der Aufsichtsrat zugestimmt hat, nicht als Veranstaltung mit physischer Präsenz, sondern als virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a AktG durchgeführt. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt, wie nachfolgend näher beschrieben, ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
Über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://holding.medondo.com/medondo/hauptversammlung/
wird ab dem 8. August 2023 ein Aktionärsportal zur Verfügung gestellt. Die Hauptversammlung wird am 29. August 2023 ab 14:00 Uhr für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen live in Bild und Ton über das Aktionärsportal übertragen. Die Aktionäre können – wie in den nachstehenden Bedingungen beschrieben – elektronisch über das Aktionärsportal u.a. die Hauptversammlung in Bild und Ton verfolgen, sich zur Hauptversammlung zuschalten und auf diese Weise an der Hauptversammlung teilnehmen und ihr Rede- und Fragerecht sowie die weiteren ihnen eingeräumten Aktionärsrechte wahrnehmen, Vollmachten erteilen, Stellungnahmen einreichen und Widerspruch zu Protokoll erklären.
Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zur Hauptversammlung angemeldet haben. Zugangsdaten und weitere Informationen erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.
Die Aktionäre haben darüber hinaus ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Hierzu ist ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut ausreichend.
Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), d.h. auf den 8. August 2023 (00:00 Uhr), zu beziehen. Maßgeblich für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts ist somit der Anteilsbesitz zu diesem Stichtag.
Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens am 22. August 2023 (24:00 Uhr) unter folgender Adresse zugehen:
medondo holding AG
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
E-Mail: medondo2023@itteb.de
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung von Aktionärsrechten, insbesondere des Stimmrechts, als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes in der vorstehend beschriebenen Weise erbracht hat; insbesondere haben Veräußerungen oder sonstige Übertragungen der Aktien nach dem Nachweisstichtag im Verhältnis zur Gesellschaft keine Bedeutung für den Umfang und die Ausübung der gesetzlichen Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, des bisherigen Aktionärs. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht stimmberechtigt.
Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht, auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, im Wege elektronischer Kommunikation (Briefwahl) abgeben. Die Aktionäre, die ihre Stimmen im Wege der Briefwahl abgeben möchten, müssen sich ebenfalls unter Vorlage des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes rechtzeitig anmelden.
Briefwahlstimmen können ab dem 8. August 2023 unter Nutzung des unter
https://holding.medondo.com/medondo/hauptversammlung/
zugänglichen Aktionärsportals der Gesellschaft gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Zeitpunkt der Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter in der virtuellen Hauptversammlung abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Zugangsdaten erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.
Vollmachten; Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte
Aktionäre, die die Hauptversammlung nicht persönlich verfolgen und/oder ihr Stimmrecht nicht persönlich ausüben möchten, können sich bei der Ausübung ihrer Rechte auch durch Bevollmächtigte, z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person, vertreten lassen. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.
Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird.
Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und diesen durch das Aktiengesetz gleichgestellte Personen können im Rahmen der für sie bestehenden aktiengesetzlichen Sonderregelung (§ 135 AktG) abweichende Anforderungen an die ihnen zu erteilenden Vollmachten vorsehen. Diese Anforderungen können bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden erfragt werden.
Der Nachweis der Bevollmächtigung kann per Post oder E-Mail an die Gesellschaft spätestens bis zum 27. August 2023, 24:00 Uhr MESZ, unter der folgenden Postanschrift oder E-Mail-Adresse
medondo holding AG
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
E-Mail: medondo2023@itteb.de
oder ab dem 8. August 2023 unter Nutzung des Aktionärsportals
https://holding.medondo.com/medondo/hauptversammlung/
übermittelt, geändert oder widerrufen werden. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.
Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten ausschließlich unter Nutzung des vorgenannten Aktionärsportals erteilt, geändert oder widerrufen werden.
Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.
Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möchten, können nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes eine Vollmacht unter Nutzung des Aktionärsportals der Gesellschaft unter
https://holding.medondo.com/medondo/hauptversammlung/
gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren erteilen und übermitteln.
Bevollmächtigte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können ebenfalls nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung einer (Unter-)Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Die Nutzung des Aktionärsportals der Gesellschaft durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält. Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, sich bei der Ausübung des Stimmrechts durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Soweit Aktionäre, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen, müssen sie diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.
Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über das Aktionärsportal der Gesellschaft unter
https://holding.medondo.com/medondo/hauptversammlung/
erteilt werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum Schließen der Abstimmung durch den Versammlungsleiter nach dem Ende der Generaldebatte in der Hauptversammlung.
Alternativ können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen Vollmachtsformulare erteilt werden. Die Aktionäre erhalten diese Vollmachtsformulare mit der Zugangskarte. Die Vollmacht und die Weisungen für den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 27. August 2023, 24:00 Uhr (Eingang bei der Gesellschaft), an die folgende Anschrift zu senden:
medondo holding AG
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
E-Mail: medondo2023@itteb.de
Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet / Zuschaltung
Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung am 29. August 2023 ab 14:00 Uhr live auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://holding.medondo.com/medondo/hauptversammlung/
im Aktionärsportal in Bild und Ton verfolgen.
Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes (siehe oben unter „Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts“) werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des Aktionärsportals auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://holding.medondo.com/medondo/hauptversammlung/
übersandt.
Bei Nutzung des Aktionärsportals während der Dauer der virtuellen Hauptversammlung am 29. August 2023 sind die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet.
Zugänglichmachen von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen
Gegenanträge von Aktionären zu den Beschlussvorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Tagesordnungspunkten und Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers oder Aufsichtsrats werden – soweit sie den anderen Aktionären zugänglich zu machen sind – bei Nachweis der Aktionärseigenschaft unverzüglich im Internet unter
https://holding.medondo.com/medondo/hauptversammlung/
veröffentlicht, wenn sie mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 14. August 2023 (24:00 Uhr), der Gesellschaft an die folgende Adresse übersandt wurden:
medondo holding AG
Investor Relations – HV 2023
Tattenbachstraße 6
80538 München
E-Mail: ir.holding@medondo.com
Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten, die gemäß § 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Die Gesellschaft ermöglicht, das Stimmrecht zu diesen Anträgen oder Wahlvorschlägen auszuüben, sobald der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet und ordnungsgemäß legitimiert ist.
Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben darüber hinaus das Recht, in der Hauptversammlung im Rahmen ihres Rederechts Anträge und Wahlvorschläge im Wege der Videokommunikation zu stellen.
Ergänzungsverlangen
Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens 5 % des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss der Gesellschaft schriftlich oder in elektronischer Form gemäß § 126a BGB mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 4. August 2023 (24:00 Uhr), unter folgender Adresse zugehen:
medondo holding AG
Investor Relations – HV 2023
Tattenbachstraße 6
80538 München
E-Mail: ir.holding@medondo.com
Recht zur Einreichung von Stellungnahmen gemäß § 130a Abs. 1 bis 4 AktG
Angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben das Recht, nach § 130a Absatz 1 bis 4 AktG Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen. Die Einreichung der Stellungnahmen hat in Textform in deutscher Sprache über das Aktionärsportal, welches auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://holding.medondo.com/medondo/hauptversammlung/
erreichbar ist, gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis spätestens 23. August 2023, 24:00 Uhr, zu erfolgen.
Stellungnahmen sind in Textform als Datei im PDF-Format einzureichen oder im Aktionärsportal einzugeben und dürfen 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) nicht überschreiten. Mit dem Einreichen erklärt sich der Aktionär bzw. sein Bevollmächtigter damit einverstanden, dass die Stellungnahme unter Nennung seines Namens im Aktionärsportal der Gesellschaft zugänglich gemacht wird.
Eingereichte Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung werden, soweit nicht ausnahmsweise von einer Zugänglichmachung nach § 130a Abs. 3 Satz 4 AktG abgesehen werden darf, spätestens am 24. August 2023, 24:00 Uhr, im Aktionärsportal veröffentlicht.
Anträge und Wahlvorschläge, Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Rahmen der in Textform eingereichten Stellungnahmen werden in der Hauptversammlung nicht berücksichtigt. Das Stellen von Anträgen und das Unterbreiten von Wahlvorschlägen, die Ausübung des Auskunftsrechts sowie die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung sind ausschließlich auf den in dieser Einladung jeweils gesondert beschriebenen Wegen möglich.
Rederecht gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 7, 130a Abs. 5 und 6 AktG
Angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben in der Hauptversammlung ein Rederecht, das im Wege der Videokommunikation ausgeübt wird. Redebeiträge sind während der Hauptversammlung nach Aufforderung durch den Versammlungsleiter über das Aktionärsportal, welches auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://holding.medondo.com/medondo/hauptversammlung/
erreichbar ist, anzumelden. Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG sowie alle Arten von Auskunftsverlangen nach § 131 AktG dürfen Bestandteil des Redebeitrags sein.
Der Versammlungsleiter wird das Verfahren der Wortmeldung und Worterteilung in der Hauptversammlung näher erläutern. Technische Mindestvoraussetzung für eine Live-Videozuschaltung sind ein internetfähiges Gerät mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung.
Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten und der Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.
Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG
Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.
Außerdem besteht in der Hauptversammlung gemäß § 131 Abs. 1d AktG ein Nachfragerecht zu allen in der Hauptversammlung gegebenen Antworten des Vorstands sowie zu in der Hauptversammlung in Redebeiträgen gestellten Fragen sowie ein Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 4 AktG.
Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter gemäß § 131 Abs. 1f AktG anordnet, dass alle Arten des Auskunftsrechts nach § 131 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation im Rahmen des Rederechts gemäß § 130a Abs. 5 und 6 AktG ausgeübt werden können.
§ 131 Abs. 4 Satz 1 AktG bestimmt, dass dann, wenn einem Aktionär wegen seiner Eigenschaft als Aktionär eine Auskunft außerhalb der Hauptversammlung gegeben worden ist, diese Auskunft jedem anderen Aktionär bzw. dessen Bevollmächtigtem auf dessen Verlangen in der Hauptversammlung zu geben ist, auch wenn sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung nicht erforderlich ist.
Zudem bestimmt § 131 Abs. 5 Satz 1 AktG, dass dann, wenn einem Aktionär eine Auskunft verweigert wird, er verlangen kann, dass seine Frage und der Grund, aus dem die Auskunft verweigert worden ist, in die Niederschrift über die Verhandlung aufgenommen werden.
Im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung wird gewährleistet, dass Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, ihr Verlangen nach § 131 Abs. 4 Satz 1 AktG sowie ihr Verlangen nach § 131 Abs. 5 Satz 1 AktG außer im Wege der Videokommunikation, also im Rahmen des Rederechts und des dafür vorgesehenen Verfahrens, auch im Wege der elektronischen Kommunikation über das vorgenannte Aktionärsportal der Gesellschaft gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren mit den entsprechenden Zugangsdaten in der Hauptversammlung übermitteln können.
Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 i.V.m. § 245 Aktiengesetz
Angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben das Recht, vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung am 29. August 2023 an bis zu ihrem Ende über das Aktionärsportal, welches unter
https://holding.medondo.com/medondo/hauptversammlung/
zugänglich ist, auf elektronischem Wege Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift des Notars zu erklären. Darüber hinaus haben sie auch im Rahmen ihres Rederechts die Möglichkeit, Widerspruch zu Protokoll des Notars zu erklären. Eine anderweitige Form der Übermittlung von Widersprüchen ist ausgeschlossen. Die Gesellschaft weist darauf hin, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Weisungen zum Einlegen von Widersprüchen entgegennehmen.
Informationen zum Datenschutz
Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Stimmrechtskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten können sich die Aktionäre der Gesellschaft nicht zur Hauptversammlung anmelden.
Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:
medondo holding AG
Vorstand
Tattenbachstraße 6
80538 München
Tel.: +49 89 9974290 10
E-Mail: info.holding@medondo.com
Personenbezogene Daten, die die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.
Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Aktionären und Aktionärsvertretern gestellt werden, ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.
Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.
Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten „Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. ihre IP-Adresse, den von ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.
Aktionäre und Aktionärsvertreter haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter das Recht auf Übertragung sämtlicher von ihnen an die Gesellschaft übergebener Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).
Zur Ausübung der Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an:
info.holding@medondo.com
Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft erreichen die Aktionäre und Aktionärsvertreter unter folgender Adresse:
medondo holding AG
Tattenbachstraße 6
80538 München
Tel.: +49 89 9974290 10
E-Mail: info.holding@medondo.com
München, im Juli 2023
Der Vorstand