Formycon AG
München
ISIN: DE000A1EWVY8
WKN: A1EWVY
Eindeutige Kennung des Ereignisses: FYB062024oHV
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2024
Wir laden hiermit unsere Aktionäre* zu der
am Mittwoch, den 12. Juni 2024, um 11:00 Uhr (MESZ)
im Haus der Bayerischen Wirtschaft,
Max-Joseph-Straße 5, 80333 München,
stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung 2024 der Formycon AG, München (nachfolgend auch die „Gesellschaft“), ein.
(*) Ausschließlich zum Zweck der besseren Lesbarkeit wird in diesem Dokument auf die geschlechtsspezifische Schreibweise verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. Alle personenbezogenen Bezeichnungen und Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat ausschließlich redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.
I. |
Tagesordnung |
1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Formycon AG und des gebilligten Konzernabschlusses, jeweils zum 31. Dezember 2023, sowie des zusammengefassten Lageberichts für die Formycon AG und den Konzern und des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2023 Die vorstehend genannten Unterlagen sind ab dem Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter
zugänglich. Sie werden zudem in der Hauptversammlung zur Einsicht der Aktionäre zugänglich sein und näher erläutert werden. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss der Formycon AG und den Konzernabschluss gebilligt. Damit ist der Jahresabschluss gemäß § 172 AktG festgestellt. Es bedarf zu diesem Tagesordnungspunkt 1 deshalb keiner Beschlussfassung der Hauptversammlung. |
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2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats Über die Entlastung der im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats soll im Wege der Einzelentlastung abgestimmt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor,
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4. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers sowie des Prüfers für die etwaige prüferische Durchsicht eines verkürzten Abschlusses und Zwischenlageberichts sowie für eine etwaige prüferische Durchsicht zusätzlicher unterjähriger Finanzinformationen Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München,
zu wählen. Es ist beabsichtigt, über die Tagesordnungspunkte 4.1, 4.2 und 4.3 einzeln abstimmen zu lassen. |
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5. |
Beschlussfassung über die Neuwahl von zwei Mitgliedern des Aufsichtsrats Der Aufsichtsrat besteht gemäß §§ 95, 96 Abs. 1 letzter Fall, 101 Abs. 1 AktG in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Satz 1 der Satzung der Gesellschaft aus vier Mitgliedern, die von der Hauptversammlung gewählt werden. Die Mitglieder des Aufsichtsrats Herr Dr. Olaf Stiller und Herr Peter Wendeln haben ihr jeweiliges Amt mit Wirkung zum Ende der ordentlichen Hauptversammlung am 12. Juni 2024 niedergelegt. Es ist daher die Neuwahl von zwei Mitgliedern des Aufsichtsrats durch die Hauptversammlung erforderlich. Um bei der Zusammensetzung des Aufsichtsrats auch künftig flexibel auf sich gegebenenfalls ändernde Anforderungen an die Kompetenzen reagieren zu können, sollen sich die bei diesen Neuwahlen vorgeschlagenen Amtszeiten für die nachstehend genannten Kandidaten unterscheiden und damit die Staffelungsstruktur im Aufsichtsrat (sog. „Staggered Board“) fortgeführt werden. Hierdurch soll vermieden werden, dass in einer Hauptversammlung eine Neuwahl aller Aufsichtsratsmitglieder erforderlich wird, was zu einem Verlust von Know How führen kann. Ein Staggered Board schafft demgegenüber – zusätzlich zur Steigerung der Flexibilität des Gremiums – größere Ausgewogenheit zwischen der Bewahrung bestehender und der Gewinnung neuer Expertise und stärkt damit die Kontinuität der Arbeit des Aufsichtsrats. Hierdurch wird regelmäßig auch die Einarbeitung neuer Mitglieder des Aufsichtsrats in ihre neuen Aufsichtsratsaufgaben verbessert. Schließlich erleichtern unterschiedliche Amtszeiten die Suche nach geeigneten Nachfolgekandidaten für den Aufsichtsrat, da die Mitglieder des Aufsichtsrats nicht gebündelt in einer einzigen Hauptversammlung neu zu wählen sind. Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgende Personen als Mitglieder des Aufsichtsrats der Gesellschaft zu wählen:
Die Bestellung erfolgt jeweils mit Wirkung ab Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 12. Juni 2024. Die Bestellung von Herrn Dr. Coldewey erfolgt für eine Amtszeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2026 beschließt. Die Bestellung von Herrn Haggar erfolgt für eine Amtszeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2027 beschließt. Es ist beabsichtigt, die Wahl der Mitglieder des Aufsichtsrats als Einzelwahl durchzuführen. Weitere freiwillige Angaben zu den zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten, jeweils einschließlich Angaben zu Mitgliedschaften in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen (§ 125 Abs. 1 Satz 5 AktG), sind im Anschluss an die Tagesordnung in Abschnitt II. dieser Einberufung aufgeführt. Diese Angaben sind zudem auf der Internetseite der Gesellschaft unter
zugänglich und werden auch in der Hauptversammlung zur Einsicht der Aktionäre zugänglich sein. |
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6. |
Beschlussfassung über die Vergrößerung des Aufsichtsrats und weitere Änderungen der Satzung der Gesellschaft Der bislang aus vier Mitgliedern bestehende Aufsichtsrat der Gesellschaft soll vergrößert werden und zukünftig aus fünf Mitgliedern bestehen. Die Satzung der Gesellschaft soll daher entsprechend geändert werden. Die Satzung der Gesellschaft soll auch im Übrigen inhaltlich und redaktionell aktualisiert werden. Über die Aufhebung des Genehmigten Kapitals 2023 in § 4 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft und die Schaffung eines neuen Genehmigten Kapitals 2024/I mit der Möglichkeit zum Ausschluss des Bezugsrechts sowie über die entsprechende Änderung der Satzung der Gesellschaft soll gesondert unter Tagesordnungspunkt 9 Beschluss gefasst werden. Eine Vergleichsfassung, in der sämtliche der unter diesem Tagesordnungspunkt 6 zur Beschlussfassung vorgeschlagenen Änderungen der Satzung gegenüber der aktuellen Satzung der Gesellschaft kenntlich gemacht sind, ist ab dem Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter
zugänglich. Sie wird auch in der Hauptversammlung zur Einsicht der Aktionäre zugänglich sein. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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7. |
Beschlussfassung über die Neuwahl eines Mitglieds des vergrößerten Aufsichtsrats Der Aufsichtsrat besteht gemäß §§ 95, 96 Abs. 1 letzter Fall, 101 Abs. 1 AktG in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Satz 1 der Satzung der Gesellschaft in der im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung geltenden Fassung aus vier Mitgliedern, die von der Hauptversammlung gewählt werden. Mit Wirksamwerden der unter Tagesordnungspunkt 6 lit. c) zur Beschlussfassung vorgeschlagenen Vergrößerung des Aufsichtsrats und der entsprechenden Änderung der Satzung der Gesellschaft wird der Aufsichtsrat gemäß §§ 95, 96 Abs. 1 letzter Fall, 101 Abs. 1 AktG in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Satz 1 der Satzung der Gesellschaft aus fünf Mitgliedern bestehen, die von der Hauptversammlung gewählt werden. Es soll daher bereits ein weiteres Mitglied des Aufsichtsrats neu gewählt werden. Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgende Person als Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft zu wählen:
Die Bestellung erfolgt mit Wirkung ab Eintragung der unter Tagesordnungspunkt 6 lit. c) dieser Hauptversammlung beschlossenen Änderung von § 6 Abs. 1 Satz 1 der Satzung der Gesellschaft in dem für die Gesellschaft zuständigen Handelsregister, frühestens jedoch mit Wirkung zum 1. Oktober 2024. Die Bestellung erfolgt für eine Amtszeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2027 beschließt. Weitere freiwillige Angaben zu dem zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten, einschließlich Angaben zu Mitgliedschaften in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen (§ 125 Abs. 1 Satz 5 AktG), sind im Anschluss an die Tagesordnung in Abschnitt III. dieser Einberufung aufgeführt. Diese Angaben sind zudem auf der Internetseite der Gesellschaft unter
zugänglich und werden auch in der Hauptversammlung zur Einsicht der Aktionäre zugänglich sein. |
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8. |
Beschlussfassung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats der Gesellschaft Gemäß § 113 Abs. 1 AktG in Verbindung mit § 10 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft kann den Mitgliedern des Aufsichtsrats für ihre Tätigkeit eine Vergütung gewährt werden, die von der Hauptversammlung bewilligt wird. Zuletzt hat die ordentliche Hauptversammlung vom 19. Juni 2018 unter Tagesordnungspunkt 5 von dieser Befugnis Gebrauch gemacht. Vorstand und Aufsichtsrat sind nach eingehender Prüfung zu dem Ergebnis gelangt, dass die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats nicht mehr in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben der Aufsichtsratsmitglieder und zur Lage der Gesellschaft steht und daher neu festgesetzt werden soll. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen deshalb vor, folgenden Beschluss mit Wirkung ab dem 1. Juli 2024 bis zu einer neuen Beschlussfassung der Hauptversammlung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats zu fassen:
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9. |
Beschlussfassung über die Aufhebung des Genehmigten Kapitals 2023 und die Schaffung eines neuen Genehmigten Kapitals 2024/I mit der Möglichkeit zum Ausschluss des Bezugsrechts sowie über die entsprechende Änderung der Satzung der Gesellschaft Die ordentliche Hauptversammlung vom 25. Juli 2023 hat unter Tagesordnungspunkt 7 den Vorstand ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Grundkapital der Gesellschaft bis zum 24. Juli 2028 durch Ausgabe neuer, auf den Inhaber lautender Stückaktien gegen Bar- und/oder Sacheinlagen, ganz oder in Teilbeträgen, einmalig oder mehrmals um bis zu insgesamt EUR 8.019.387,00 zu erhöhen („Genehmigtes Kapital 2023“). Der Vorstand hat das Genehmigte Kapital 2023 mit Zustimmung des Aufsichtsrats im Rahmen der im Januar/Februar 2024 durchgeführten Kapitalerhöhung unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre teilweise ausgenutzt. Das Genehmigte Kapital 2023 besteht deshalb derzeit noch in einer Höhe von EUR 6.415.510,00. Das Genehmigte Kapital 2023 ist in § 4 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft geregelt. Der schriftliche Bericht des Vorstands über die Ausnutzung des Genehmigten Kapitals 2023 unter Ausschluss des Bezugsrechts ist ab dem Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter
zugänglich. Der Bericht wird zudem in der Hauptversammlung zur Einsicht der Aktionäre zugänglich sein. Um der Gesellschaft auch in Zukunft jederzeit die gesetzlich mögliche Flexibilität zu einem schnellen Handeln am Kapitalmarkt zu geben, soll das Genehmigte Kapital 2023 aufgehoben und durch ein neues Genehmigtes Kapital 2024/I ersetzt werden. Die Gesellschaft möchte von der durch das Gesetz zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen (Zukunftsfinanzierungsgesetz – ZuFinG) vom 11. Dezember 2023 (veröffentlicht in Bundesgesetzblatt 2023 I Nr. 354 vom 14. Dezember 2023) erweiterten Möglichkeit zum vereinfachten Bezugsrechtsausschluss bei Barkapitalerhöhungen nach §§ 203 Abs. 1 Satz 1, 186 Abs. 3 Satz 4 AktG in Höhe von maximal 20 % des Grundkapitals in Zukunft bei Bedarf Gebrauch machen können. Zudem sollen auch Ansprüche aus Aktienbeteiligungs- oder anderen aktienbasierten Programmen zukünftig über das Genehmigte Kapital 2024/I bedient werden können. Das Genehmigte Kapital 2024/I soll insgesamt erneut ein Volumen von 50 % des aktuellen Grundkapitals haben. Der Vorstand hat gemäß §§ 203 Abs. 2 Satz 2, 186 Abs. 4 Satz 2 AktG einen schriftlichen Bericht über die Gründe für die Ermächtigung des Vorstands zum Ausschluss des Bezugsrechts erstattet. Dieser Bericht ist ab dem Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter
zugänglich. Der Bericht wird zudem in der Hauptversammlung zur Einsicht der Aktionäre zugänglich sein. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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10. |
Beschlussfassung über die Aufhebung der bestehenden Ermächtigungen und die Erteilung einer neuen Ermächtigung zum Erwerb und zur Verwendung eigener Aktien, einschließlich der Ermächtigung zur Einziehung erworbener eigener Aktien und Kapitalherabsetzung sowie zum Ausschluss des Bezugsrechts Die ordentliche Hauptversammlung vom 27. Juni 2019 hat unter Tagesordnungspunkt 8 den Vorstand ermächtigt, bis einschließlich zum 26. Juni 2024 eigene Aktien in einem Umfang von bis zu 10 % des zum Zeitpunkt dieser Beschlussfassung bestehenden Grundkapitals zu erwerben. Ferner hat die ordentliche Hauptversammlung vom 30. Juni 2022 unter Tagesordnungspunkt 7 die Gesellschaft ermächtigt, bis einschließlich zum 29. Juni 2027 eigene Aktien in einem Umfang von bis zu 10 % des zum Zeitpunkt dieser Beschlussfassung bestehenden Grundkapitals zu erwerben. Der Vorstand hat von diesen beiden Ermächtigungen bisher keinen Gebrauch gemacht. Die Gesellschaft beabsichtigt, die Bedienung der Ansprüche aus Aktienbeteiligungs- oder anderen aktienbasierten Programmen zukünftig auch unter Verwendung eigener Aktien durchführen zu können. Vor diesem Hintergrund und um die zukünftige Flexibilität der Gesellschaft im Hinblick auf den Erwerb und die Verwendung eigener Aktien zu erhalten, sollen die bisherigen Ermächtigungen zum Erwerb eigener Aktien aufgehoben und eine neue Ermächtigung zum Erwerb und zur Verwendung eigener Aktien erteilt werden. Der Vorstand hat gemäß §§ 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5 Halbsatz 2, 186 Abs. 4 Satz 2 AktG einen schriftlichen Bericht über die Gründe für die Ermächtigung des Vorstands zum Ausschluss des Bezugsrechts erstattet. Dieser Bericht ist ab dem Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter
zugänglich. Der Bericht wird zudem in der Hauptversammlung zur Einsicht der Aktionäre zugänglich sein. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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II. |
Weitere freiwillige Angaben zu den unter Tagesordnungspunkt 5 zur Neuwahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Kandidaten |
1. |
Herr Dr. Bodo Coldewey Persönliche Daten Geburtsjahr: 1971 Geburtsort: Oldenburg, Deutschland Wohnort: Edewecht, Deutschland Nationalität: Deutsch Haupttätigkeit Geschäftsführer der WEGA Invest GmbH Mitgliedschaft in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten Keine Mitgliedschaft in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen Keine Freiwillige Angaben gemäß den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) Nach Einschätzung des Aufsichtsrats ist Herr Dr. Coldewey als unabhängig einzustufen. Herr Dr. Coldewey ist Geschäftsführer der WEGA Invest GmbH, dem Family Office der Familie Wendeln. Minderheitsgesellschafter des Family Office ist u.a. Peter Wendeln, der direkt und über seine Investmentgesellschaften mehr als 10 % der stimmberechtigten Aktien der Gesellschaft hält. Zudem bekleidet Herr Dr. Coldewey weitere Führungspositionen in Gesellschaften, die von der Familie Wendeln gehalten werden. Darüber hinaus bestehen nach Einschätzung des Aufsichtsrats keine im Sinne von Empfehlung C.13 DCGK offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen von Herrn Dr. Coldewey zur Gesellschaft, deren Konzernunternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär. |
2. |
Herr Nicholas Haggar Persönliche Daten Geburtsjahr: 1965 Geburtsort: Norwich, Vereinigtes Königreich Wohnort: Chalfont St Giles, Vereinigtes Königreich Nationalität: Britisch Haupttätigkeit CEO von HEALTHQUBE LTD Mitgliedschaft in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten Keine Mitgliedschaft in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen Zentiva K.S. International, Prag (Tschechische Republik) – Non-Executive Director Biocon Limited, Bangalore (Indien) – Independent Director Biocon Biologics Ltd., Bangalore (Indien) – Independent Director Biocon Biologics UK Ltd., London (Vereinigtes Königreich) – Non-Executive Director Biosimilars NewCo Ltd., London (Vereinigtes Königreich) – Non-Executive Director Biosimillars Collaborations Ireland, Ltd., Dublin (Irland) – Non-Executive Director Freiwillige Angaben gemäß den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) Nach Einschätzung des Aufsichtsrats ist Herr Nick Haggar als unabhängig einzustufen. Zwischen Herrn Haggar und der Gesellschaft besteht ein Beratervertrag, der im Falle der Wahl von Herrn Haggar in den Aufsichtsrat beendet werden würde. Darüber hinaus bestehen nach Einschätzung des Aufsichtsrats keine im Sinne von Empfehlung C.13 DCGK offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen von Herrn Haggar zur Gesellschaft, deren Konzernunternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär. |
III. |
Weitere freiwillige Angaben zu dem unter Tagesordnungspunkt 7 zur Neuwahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Kandidaten Herr Colin Michael Bond Persönliche Daten Geburtsjahr: 1960 Geburtsort: Upminster, Vereinigtes Königreich Wohnort: Zürich, Schweiz Nationalität: Britisch/Schweizerisch Haupttätigkeit Mitglied des Verwaltungsrats und CFO der Sandoz AG Mitgliedschaft in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten Keine Mitgliedschaft in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen BioPharma Credit Plc, London (Vereinigtes Königreich) – Mitglied des Board of Directors Freiwillige Angaben gemäß den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) Nach Einschätzung des Aufsichtsrats ist Herr Colin Michael Bond als unabhängig einzustufen. Es bestehen nach Einschätzung des Aufsichtsrats keine im Sinne von Empfehlung C.13 DCGK offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen von Herrn Bond zur Gesellschaft, deren Konzernunternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär. |
IV. |
Weitere Angaben und Hinweise zur Einberufung Nicht-börsennotierte Gesellschaften im Sinne des § 121 Abs. 3 AktG i.V.m. § 3 Abs. 2 AktG sind in der Einberufung der Hauptversammlung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung und der Tagesordnung sowie der untenstehenden Adressen verpflichtet. Nachfolgende Angaben und Hinweise erfolgen freiwillig, um unseren Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung ihrer Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, zu erleichtern: |
1. |
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung hat die Gesellschaft 17.656.902 Stückaktien ausgegeben. Jede Stückaktie gewährt in der Hauptversammlung grundsätzlich eine Stimme. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt somit zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 17.656.902. |
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2. |
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich form- und fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet und ihren Anteilsbesitz form- und fristgerecht nachgewiesen haben. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss durch Vorlage einer vom Letztintermediär in Textform ausgestellten Bescheinigung erbracht werden. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung, also den 21. Mai 2024, 24:00 Uhr (MESZ), („Nachweisstichtag“) zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens bis zum 5. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter einer der nachstehenden Kontaktmöglichkeiten zugehen:
Nach form- und fristgerechtem Eingang der Anmeldung sowie des Nachweises des Anteilsbesitzes unter einer der oben genannten Kontaktmöglichkeiten werden den teilnahmeberechtigten Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Wir bitten unsere Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Anders als die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und der form- und fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes sind die Eintrittskarten lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts. Die meisten depotführenden Institute tragen für den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten Sorge, sofern die Aktionäre die ihnen durch ihr depotführendes Institut zugesandten Formulare zur Eintrittskartenbestellung ausfüllen und an ihr depotführendes Institut so rechtzeitig zurücksenden, dass dieses die Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises über den Anteilsbesitz fristgerecht für den Aktionär vornehmen kann. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre sich im eigenen Interesse, möglichst frühzeitig mit ihrem depotführenden Institut in Verbindung zu setzen, um eine frühzeitige Anmeldung und einen rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarte sicherzustellen. |
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3. |
Bedeutung des Nachweisstichtags Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung des Stimmrechts nur als Aktionär, wer den besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und die Anzahl der Stimmrechte bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag gehen keine Einschränkungen der Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Falle der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Anzahl der Stimmrechte ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich. Das heißt, Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und die Anzahl der Stimmrechte. Entsprechendes gilt für den Erwerb oder Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die am Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien nur teilnahme- und stimmberechtigt, wenn und soweit sie sich von dem am Nachweisstichtag Berechtigten bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für eine eventuelle Dividendenberechtigung. |
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4. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl Aktionäre können ihr Stimmrecht, auch ohne an der Versammlung teilzunehmen, schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation ausüben („Briefwahl“). Zur Ausübung der Stimmrechte der Aktionäre im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich form- und fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet haben und den Nachweis des Anteilsbesitzes form- und fristgerecht erbracht haben (wie oben unter Abschnitt IV.2 beschrieben). Für die im Wege der Briefwahl ausgeübten Stimmrechte ist der zum Nachweisstichtag ordnungsgemäß nachgewiesene Aktienbestand maßgeblich. Vor der Hauptversammlung steht den Aktionären ein mit der Eintrittskarte übersandtes Briefwahlformular zur Verfügung. Das Briefwahlformular kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter:
heruntergeladen werden. Bei Verwendung des Briefwahlformulars muss dieses per Post oder auf elektronischem Wege (per E-Mail) an die folgende Postanschrift oder E-Mail-Adresse zugehen:
Alle im Wege der Briefwahl abgegebenen Stimmen müssen der Gesellschaft in deutscher oder englischer Sprache spätestens bis zum 11. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Bis zu diesem Zeitpunkt können sie auch in der vorgenannten Weise geändert oder widerrufen werden. Gehen bei der Gesellschaft im Zusammenhang mit der Abgabe der Stimmrechtsrechtsausübung per Briefwahl auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und ist für die Gesellschaft nicht erkennbar, welche dieser Erklärungen zuletzt erfolgt ist, werden diese Erklärungen in folgender Reihenfolge der Übermittlungswege als verbindlich behandelt: (1) E-Mail und (2) Papierform. |
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5. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten Aktionäre können ihr Stimmrecht nach entsprechender Vollmachtserteilung auch durch einen Bevollmächtigten, beispielsweise einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch im Falle der Vertretung eines Aktionärs durch einen Bevollmächtigten sind die form- und fristgerechte Anmeldung des Aktionärs und der form- und fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes (wie oben unter Abschnitt IV.2 beschrieben) erforderlich. Das schließt eine Erteilung von Vollmachten nach Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes nicht aus. Die Erteilung der Vollmacht, deren Änderung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Intermediäre im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder andere Personen im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG können, soweit sie selbst bevollmächtigt werden, abweichende Regelungen vorsehen, die jeweils bei diesen zu erfragen sind. Wird eine Vollmacht zur Stimmrechtsausübung an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG erteilt, besteht kein Textformerfordernis; jedoch ist die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Sie muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder andere Personen im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG können, unter Einhaltung der genannten Fristen zur Ausübung des Stimmrechts, durch Briefwahl (wie oben unter Abschnitt IV.4 beschrieben) das Stimmrecht ausüben oder Untervollmacht erteilen. Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular zu verwenden, welches die Gesellschaft hierfür bereithält. Ein Vollmachtsformular befindet sich auch auf der Eintrittskarte, die dem Aktionär nach form- und fristgerechter Anmeldung übersandt wird. Zusätzlich wird ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht auf der Internetseite der Gesellschaft unter
zum Download bereitgestellt. Die Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten erklärt oder gegenüber der Gesellschaft erklärt bzw. nachgewiesen werden. Wenn die Erteilung der Vollmacht, deren Änderung oder ihr Widerruf bzw. der Nachweis über die Bestellung eines Bevollmächtigten gegenüber der Gesellschaft erfolgt, so kann die Erklärung an eine der folgenden Kontaktmöglichkeiten gerichtet werden:
Der Widerruf der Vollmacht kann auch durch die persönliche Teilnahme des Aktionärs an der Hauptversammlung oder durch die Erteilung einer Vollmacht an einen anderen Bevollmächtigten erfolgen. Die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung kann an eine der vorstehend genannten Kontaktmöglichkeiten erfolgen. Der Nachweis kann auch dadurch erbracht werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorzeigt. Vollmachten können auch noch während der Hauptversammlung erteilt werden. Formulare zur Erteilung einer Vollmacht stehen hierfür während der Hauptversammlung vor Ort zur Verfügung. Um den Nachweis der Bevollmächtigung eindeutig zuordnen zu können, bitten wir unsere Aktionäre, den vollständigen Namen, den Wohnort bzw. die Geschäftsanschrift des Aktionärs und die Eintrittskartennummer, die auf der Eintrittskarte abgedruckt ist, die den Aktionären nach form- und fristgerechter Anmeldung zur Hauptversammlung zugesandt wird, anzugeben. Gehen bei der Gesellschaft im Zusammenhang mit der Erteilung, der Änderung und dem Widerruf einer Vollmacht auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und ist für die Gesellschaft nicht erkennbar, welche dieser Erklärungen zuletzt erfolgt ist, werden diese Erklärungen in folgender Reihenfolge der Übermittelungswege als verbindlich behandelt: (1) E-Mail und (2) Papierform. |
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6. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte Personen als weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern müssen neben der Vollmacht auch Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, ausschließlich gemäß den Weisungen des jeweiligen Aktionärs abzustimmen und können die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Dabei ist zu beachten, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nur zu denjenigen Punkten der Tagesordnung ausüben können, zu denen Aktionäre eindeutige Weisungen erteilen, und dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter weder im Vorfeld noch während der Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegennehmen können. Ebenso wenig können die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter Weisungen zu Wortmeldungen, zu Erklärungen zu Protokoll, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegennehmen und – mit Ausnahme der Ausübung des Stimmrechts – auch keine sonstigen Aktionärsrechte wahrnehmen. Soweit keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung erteilt worden ist, enthalten sich die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zu den entsprechenden Beschlussgegenständen der Stimme oder nehmen nicht an der Abstimmung teil; dies gilt immer auch für sonstige Anträge. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Die Erteilung einer solchen Vollmacht mit Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist im Vorfeld der Hauptversammlung mittels des Vollmachts- und Weisungsformulars möglich, das die Aktionäre, die sich form- und fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet haben (wie oben unter Abschnitt IV.2 beschrieben), zusammen mit der Eintrittskarte für die Hauptversammlung erhalten. Das entsprechende Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
zum Download bereit. Die Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sowie die Erteilung von Weisungen, die Änderung und der Widerruf der Bevollmächtigung oder der Weisungen müssen der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache spätestens bis zum 11. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ), an eine der folgenden Kontaktmöglichkeiten zugehen:
Nach Ablauf des 11. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ), ist die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bzw. der Widerruf der Vollmacht oder die Änderung oder der Widerruf von Weisungen nur noch möglich, indem Aktionäre das den Stimmunterlagen beigefügte Formular ausfüllen und spätestens bis zur Eröffnung der Abstimmung in der Hauptversammlung am 12. Juni 2024 an der Ein- und Ausgangskontrolle abgeben. Die Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter schließt eine persönliche Teilnahme an der Hauptversammlung nicht aus. Möchte ein Aktionär trotz bereits erfolgter Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter selbst oder durch einen anderen Bevollmächtigten teilnehmen und seine Aktionärsrechte ausüben, so gelten die persönliche Teilnahme beziehungsweise Teilnahme durch einen Bevollmächtigten und die Ausübung der Aktionärsrechte als Widerruf der Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Während der Hauptversammlung können vor Ort Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter anderem durch Nutzung des auf der Eintrittskarte dafür vorgesehenen Formulars erteilt werden. Gehen bei der Gesellschaft im Zusammenhang mit der Erteilung, der Änderung und dem Widerruf einer Vollmacht oder Weisung auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und ist für die Gesellschaft nicht erkennbar, welche dieser Erklärungen zuletzt erfolgt ist, werden diese Erklärungen in folgender Reihenfolge der Übermittlungswege als verbindlich behandelt: (1) E-Mail und (2) Papierform. Auch im Fall der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind eine form- und fristgerechte Anmeldung und der form- und fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes (wie oben unter Abschnitt IV.2 beschrieben) erforderlich. |
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7. |
Weitere Rechte der Aktionäre gemäß § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG
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8. |
Datenschutzrechtliche Betroffeneninformationen für Aktionäre und ihre Bevollmächtigten Wenn sich Aktionäre zur Hauptversammlung anmelden und ihre Aktionärsrechte in Bezug auf die Hauptversammlung ausüben oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, erhebt die Gesellschaft personenbezogene Daten über die Aktionäre und/oder ihre Bevollmächtigten, um den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Ausübung ihrer Rechte in Bezug auf die Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten als verantwortliche Stelle unter Beachtung der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung – „DS-GVO“) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit den personenbezogenen Daten und zu den Rechten der Aktionäre und/oder ihrer Bevollmächtigten gemäß der DS-GVO sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
zugänglich. |
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9. |
Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft Diese Einladung zur Hauptversammlung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sind ab der Einberufung der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
veröffentlicht. Dort werden nach der Hauptversammlung auch die festgestellten Abstimmungsergebnisse veröffentlicht. |
Martinsried/Planegg, im Mai 2024
Formycon AG
Der Vorstand