September 25, 2020

POLIS Immobilien AG – Hauptversammlung 2015

POLIS Immobilien AG
Berlin
WKN 691330
ISIN DE0006913304

Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre ein zu der
am 19. Juni 2015 um 10.00 Uhr
im Ludwig Erhard Haus (Großer Vortragssaal), Fasanenstr. 85, 10623 Berlin,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung.

Tagesordnung
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2014, des Lageberichts und des Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2014

Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen (§§ 172 und 173 Aktiengesetz) ist zum Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt.
2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Der im festgestellten Jahresabschluss der POLIS Immobilien AG zum 31. Dezember 2014 ausgewiesene Bilanzgewinn in Höhe von EUR 5.585.150,98 wird in voller Höhe auf neue Rechnung vorgetragen.“
3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2014

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Den im Geschäftsjahr 2014 amtierenden Mitgliedern des Vorstands wird Entlastung für diesen Zeitraum erteilt.“
4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2014

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Den im Geschäftsjahr 2014 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats wird Entlastung für diesen Zeitraum erteilt.“
5.

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2015

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Die Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Berlin wird zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2015 bestellt.“

Vorlagen

Ab Einberufung der Hauptversammlung liegen insbesondere die folgenden Unterlagen in den Geschäftsräumen der Gesellschaft am Sitz der POLIS Immobilien AG, Rankestraße 5/6 in 10789 Berlin zur Einsicht der Aktionäre aus und werden jedem Aktionär auf Verlangen unentgeltlich und unverzüglich in Abschrift überlassen:

Zu Tagesordnungspunkt 1

Jahresabschluss der POLIS Immobilien AG zum 31. Dezember 2014 nebst Lagebericht

Konzernabschluss zum 31. Dezember 2014 nebst Lagebericht

Gewinnverwendungsvorschlag des Vorstands gemäß § 170 Abs. 2 AktG

Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2014 sowie

Erläuterungen des Vorstands gemäß § 176 Abs. 1 AktG

Die vorgenannten Unterlagen können außerdem im Internet unter www.polis.de im Bereich Investor Relations/Hauptversammlung eingesehen werden.

Grundkapital und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt EUR 110.510.000,00 und ist eingeteilt in 11.051.000 Aktien. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt 11.051.000. Diese Angaben beziehen sich auf den Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Einberufung im Bundesanzeiger.

Bedingungen für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts

Die Teilnahmebedingungen bestimmen sich nach den §§ 121 ff. AktG und §§ 24 f. der Satzung. Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die angemeldet sind und ihre Teilnahmeberechtigung nachgewiesen haben. Die Anmeldung muss spätestens am 12. Juni 2015, 24.00 Uhr, unter folgender Adresse

POLIS Immobilien AG
c/o UniCredit Bank AG
CBS51GM
80311 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 – 5400 2519
E-Mail: hauptversammlungen@unicreditgroup.de

zugehen. Die Anmeldung kann schriftlich oder in Textform erfolgen und kann auch per Telefax oder E-Mail übermittelt werden. Aktionäre weisen ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung durch eine in deutscher Sprache in Textform erstellte und auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung (d. h. 29. Mai 2015, 0.00 Uhr) bezogene Bescheinigung ihres Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut nach. Diese Bescheinigung muss bei der vorgenannten Adresse spätestens am 12. Juni 2015, 24.00 Uhr, zugehen.

Stimmrechtsvertretung

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Die Vollmacht ist in Textform (§ 126b BGB) zu erteilen. § 135 AktG bleibt unberührt. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann der Gesellschaft auch per E-Mail unter folgender E-Mail-Adresse übermittelt werden: hauptversammlung@polis.de. Zusammen mit der Eintrittskarte sowie auf Verlangen wird den Aktionären ein Formular zur Erteilung der Stimmrechtsvollmacht übersandt. Ein Vollmachtsformular steht auch zum Download unter www.polis.de im Bereich Investor Relations/Hauptversammlung bereit.

Wir bieten unseren Aktionären an, zu dieser Hauptversammlung den von der Gesellschaft benannten, an die Weisungen der Aktionäre gebundenen Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Einzelheiten hierzu ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären über die Depotbank zugesandt werden. Darüber hinaus stehen den Aktionären auch unter der Internetadresse www.polis.de im Bereich Investor Relations/Hauptversammlung weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sowie ein Formular zur Erteilung von Vollmacht und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zur Verfügung.

Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären

Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, schriftlich verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Ein solches Verlangen muss der Gesellschaft unter der nachfolgend bekannt gemachten Adresse mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also spätestens am 19. Mai 2015, 24.00 Uhr, zugehen.

Gemäß § 126 Abs. 1 AktG kann jeder Aktionär der Gesellschaft einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung übermitteln. Ein Gegenantrag ist nach näherer Maßgabe von § 126 Abs. 1 und 2 AktG auf der Internetseite zugänglich zu machen, wenn er der Gesellschaft unter der nachfolgend bekannt gemachten Adresse mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also spätestens am 04. Juni 2015, 24.00 Uhr, zugeht.

Jeder Aktionär kann außerdem nach näherer Maßgabe von § 127 AktG einen Wahlvorschlag zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern machen. Ein Wahlvorschlag ist nach näherer Maßgabe von §§ 127, 126 Abs. 1 und 2 AktG auf der Internetseite zugänglich zu machen, wenn er der Gesellschaft unter der nachfolgend bekannt gemachten Adresse mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also spätestens am 04. Juni 2015, 24.00 Uhr, zugeht.

Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären sind ausschließlich an folgende Anschrift zu richten:

POLIS Immobilien AG
Vorstandsbüro
Rankestraße 5/6
10789 Berlin
Telefax-Nr.: +49 (0)30 225 00 299
oder an folgende E-Mail-Adresse
hauptversammlung@polis.de

Anderweitig adressierte Anträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Nähere Informationen zu den Rechten gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1 und 127 AktG stehen den Aktionären unter www.polis.de im Bereich Investor Relations/Hauptversammlung zur Verfügung. Zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden unter der vorgenannten Internetadresse zugänglich gemacht.

Sonstige Hinweise

Gemäß § 121 Abs. 3 Satz 3 Nr. 1 AktG erläutern wir die Bedeutung des Nachweisstichtags im Sinne von § 123 Abs. 3 Satz 3 AktG dahingehend, dass nur diejenigen Personen, die am Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also am 29. Mai 2015, 0.00 Uhr, Aktionäre sind, bei Erfüllung der weiteren satzungsmäßigen und gesetzlichen Teilnahmevoraussetzungen berechtigt sind, an der Hauptversammlung teilzunehmen und ihr Stimmrecht auszuüben. Aktionäre, die ihre Aktien nach dem Nachweisstichtag erwerben, sind nicht zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt.

Wir weisen gemäß § 121 Abs. 3 Satz 3 Nr. 3 AktG darauf hin, dass jedem Aktionär gemäß § 131 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben ist, soweit diese Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Nähere Informationen zu dem Recht gemäß § 131 Abs. 1 AktG stehen den Aktionären unter www.polis.de im Bereich Investor Relations/Hauptversammlung zur Verfügung.

Unter www.polis.de im Bereich Investor Relations/Hauptversammlung sind außerdem die gemäß § 124a AktG zu veröffentlichenden Informationen zugänglich.

Anfragen und Anforderung von Unterlagen

Zur Erleichterung der Vorbereitung der Hauptversammlung und zur Sicherstellung einer möglichst schnellen Reaktion der Gesellschaft auf Anfragen zur Hauptversammlung bitten wir, Anfragen und Anforderungen von Unterlagen ausschließlich zu richten an die

POLIS Immobilien AG
Vorstandsbüro
Rankestraße 5/6
10789 Berlin
Telefax-Nr.: +49 (0)30 225 00 299
oder an folgende E-Mail-Adresse
hauptversammlung@polis.de

Berlin, im Mai 2015

POLIS Immobilien AG

Der Vorstand

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