cycos AG

Alsdorf

– Wertpapier-Kenn-Nr. 770020/ISIN DE0007700205 –

 

Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre,

wir laden Sie ein zur

ordentlichen Hauptversammlung
der cycos AG
am Freitag, den 29. April 2016, 10:00 Uhr,

im forum M, Buchkremerstraße 1–7, 52062 Aachen

 

Tagesordnung:

1.	Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 30. September 2015, des Lageberichts für die cycos AG sowie des Berichts des Aufsichtsrates über das Geschäftsjahr 2014/2015 Die genannten Unterlagen können in den Geschäftsräumen am Sitz der cycos AG, Joseph-von-Fraunhofer-Straße 5, 52477 Alsdorf, und im Internet unter der Adresse http://www.cycos.com/de/hauptversammlung eingesehen werden. Auf Verlangen wird jedem Aktionär gegen Nachweis seiner Aktionärseigenschaft auch eine Abschrift der vorgenannten Unterlagen unverzüglich und kostenlos zugesandt.
2.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstandes im Geschäftsjahr 2014/2015 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.
3.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates im Geschäftsjahr 2014/2015 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.
4.	Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Warth & Klein Grant Thornton AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Düsseldorf zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2015/2016 zu bestellen.
5.	Beschlussfassung über Änderung von § 1 Absatz 3 der Satzung (Geschäftsjahr) Im Hinblick auf die Übernahme der Unify-Gruppe durch die Atos SE und die Schaffung eines integrierten Konzerns mit dieser soll das derzeit vom 1. Oktober bis zum 30. September des Folgejahres dauernde Geschäftsjahr der cycos AG mit Wirkung ab dem 1. Januar 2017 auf das Kalenderjahr umgestellt werden. Für den Zeitraum vom 1. Oktober 2016 bis zum 31. Dezember 2016 soll ein Rumpfgeschäftsjahr gebildet werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, die Satzung der Gesellschaft wie folgt zu ändern: § 1 Absatz 3 der Satzung wird wie folgt neu gefasst: „§ 1 Firma, Sitz und Geschäftsjahr …. (3) Das Geschäftsjahr der Gesellschaft ist ab dem 1. Januar 2017 das Kalenderjahr. Der Zeitraum vom 1. Oktober 2016 bis zum 31. Dezember 2016 ist ein Rumpfgeschäftsjahr. Das am 1. Oktober 2015 begonnene Geschäftsjahr 2015/2016 endet am 30. September 2016.“ § 1 Absatz 1 und 2 bleiben unverändert.

Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Stimmrechtsausübung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, deren Anmeldung und Berechtigungsnachweis der Gesellschaft unter der Adresse

cycos AG c/o Computershare Operations Center 80249 München Telefax: +49 (0) 89 30903-74675 E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

bis spätestens am 22. April 2016 (24.00 Uhr) zugegangen sind. Der Berechtigungsnachweis hat nach der Satzung der Gesellschaft in Form eines in deutscher oder englischer Sprache in Textform erstellten Nachweises des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kreditinstitut, einen deutschen Notar oder eine Wertpapiersammelbank zu erfolgen. Bezugspunkt für den Berechtigungsnachweis ist nach der Satzung der Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), d.h. der 8. April 2016 (0.00 Uhr).

Bedeutung des Nachweisstichtags

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei nach der Satzung der Gesellschaft ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich. Entsprechendes gilt für den Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird dieser Nachweis nicht oder nicht in gehöriger Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär zurückweisen.

Stimmrechtsvertretung

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch die depotführende Bank, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch dann sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Ein Vollmachtsformular erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte.

Wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung oder eine diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126 b BGB). Im Falle einer Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder diesen gleichgestellten Personen sind in der Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.

Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Der Nachweis kann auch unter der E-Mail-Adresse hauptversammlung@cycos.com übermittelt werden.

Außerdem bieten wir unseren Aktionären an, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Die Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist in Textform zu erteilen und muss in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts enthalten. Ohne die Erteilung von Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Zur Erteilung der Vollmacht und der Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter kann das Vollmachtsformular verwendet werden, welches die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte erhalten. Auch im Falle einer Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters ist der fristgerechte Zugang der Anmeldung und des Berechtigungsnachweises nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Der Nachweis der Bevollmächtigung kann auch unter der E-Mail-Adresse hauptversammlung@cycos.com übermittelt werden.

Rechte der Aktionäre

Den Aktionären stehen im Vorfeld sowie während der Hauptversammlung unter anderem die folgenden Rechte zu:

1.	Recht auf Ergänzung der Tagesordnung Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (dies entspricht 390.890 Stückaktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss der Gesellschaft bis zum Ablauf des 4. April 2016 unter der nachfolgend genannten Adresse zugehen: cycos AG Hauptversammlung 2016 Joseph-von-Fraunhofer-Straße 5 52477 Alsdorf
2.	Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären Wenn ein Aktionär Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat stellen oder Wahlvorschläge unterbreiten möchte, sind diese ausschließlich an folgende Adresse zu richten: cycos AG Hauptversammlung 2016 Joseph-von-Fraunhofer-Straße 5 52477 Alsdorf Fax-Nr.: +49 (2404) 901-395 E-Mail: hauptversammlung@cycos.com Gegenanträge sind zu begründen, Wahlvorschläge hingegen nicht. Die mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also spätestens bis zum Ablauf des 14. April 2016, unter einer dieser Adressen eingegangenen und zugänglich zu machenden Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir im Internet unter http://www.cycos.com/de/hauptversammlung veröffentlichen. Anderweitig adressierte oder nach Fristablauf eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse einsehbar sein.
3.	Auskunftsrecht des Aktionärs Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Unternehmens und der in den Abschluss einbezogenen Unternehmen zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht.

Unterlagen zur Hauptversammlung

Die zu Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen liegen in den Geschäftsräumen der cycos AG, Joseph-von-Fraunhofer-Straße 5, 52477 Alsdorf, aus. Auf Verlangen wird den Aktionären unverzüglich eine Abschrift der Unterlagen zugesandt. Außerdem werden diese Unterlagen auch in der Hauptversammlung zur Einsichtnahme ausgelegt. Darüber hinaus stehen diese Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http://www.cycos.com/de/hauptversammlung

zur Einsichtnahme und zum Herunterladen bereit.

Die Einladung zur Hauptversammlung ist im Bundesanzeiger vom 18. März 2016 veröffentlicht.