 UferHallen AGBerlinEinladung zur ordentlichen HauptversammlungWir laden hiermit die Aktionäre der UferHallen AG mit dem Sitz in Berlin zu deram Dienstag, den 29. Juni 2021 um 10:00 Uhrin den Geschäftsräumen derAugustus Management & Architecture GmbH,
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Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der UferHallen AG zum 31. Dezember 2019 und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 |
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Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2019 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 1.306.946,38 wie folgt zu verwenden: |
| TOP 3: |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
| TOP 4: |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
Unterlagen zur Hauptversammlung
Ab der Einberufung der Hauptversammlung liegen die folgenden Unterlagen in den Geschäftsräumen am Sitz der UferHallen AG, Uferstraße 8-11, 13357 Berlin, zur Einsichtnahme der Aktionäre aus:
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Zu Tagesordnungspunkt 1: der festgestellte Jahresabschluss der UferHallen AG zum 31. Dezember 2019 und der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019. |
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Zu Tagesordnungspunkt 2: der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns aus dem Geschäftsjahr 2019. |
Auf Verlangen erhält jeder Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der vorstehenden Unterlagen. Diese Unterlagen liegen auch während der Hauptversammlung aus.
Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung
Zur Ausübung von Rechten der Aktionäre im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts ist nach § 14 Abs. 1 der Satzung unserer Gesellschaft jeder Aktionär berechtigt, sofern er sich rechtzeitig angemeldet hat. Die Anmeldung muss der Gesellschaft spätestens am 25. Juni 2021 (24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) und gemäß § 14 Abs. 2 der Satzung schriftlich oder in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache wie folgt zugehen:
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Per Post unter folgender Anschrift: UferHallen AG |
oder
| b) |
per E-Mail unter folgender E-Mail Adresse: hauptversammlung@uferhallen.de |
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt nach § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Für die Ausübung und die Anzahl der einem Teilnahmeberechtigten zustehenden Stimmrechte sowie weiterer Rechte im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich.
Hinweis zum Umschreibestopp im Aktienregister
Erwerber von Aktien, deren Umschreibungsanträge nach dem Anmeldeschlusstag (25. Juni 2021, 24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) bei der Gesellschaft eingehen, werden aus organisatorischen Gründen bis zum Schluss der Hauptversammlung nicht in das Aktienregister eingetragen (Umschreibestopp). Sie können daher aus eigenem Recht keine Rechte im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung aus diesen Aktien ausüben. In diesem Fall bleiben sämtliche Rechte bis zur Umschreibung noch bei dem für die betreffenden Aktien im Aktienregister eingetragenen Aktionär. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge so zeitnah wie möglich zu stellen.
Die Aktien werden durch die Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt oder blockiert. Aktionäre können über ihre Aktien daher auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin gemäß den Bestimmungen der Satzung verfügen.
Virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre
Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats gemäß § 1 Abs. 2 des Gesetzes über die Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 (COVID-19-Gesetz) in Verbindung mit der Verordnung zur Verlängerung von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (BGBl. 2020 I 2258) entschieden, dass die ordentliche Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre sowie ihrer Bevollmächtigten abgehalten wird. Die virtuelle Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Vorstands und des Vorsitzenden des Aufsichtsrats in den Geschäftsräumen der Augustus Management & Architecture GmbH, Rosa-Luxemburg-Straße 14, 10178 Berlin, statt.
Die gesamte virtuelle Hauptversammlung wird online in Bild und Ton übertragen. Für die Verfolgung der Bild- und Tonübertragung ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Die notwendigen Angaben zur Teilnahme an der Bild- und Tonübertragung über einen virtuellen Meetingraum werden Ihnen übersandt, nachdem Sie sich für die Hauptversammlung angemeldet haben.
Stimmabgabe durch elektronische Kommunikation (Briefwahl)
Aktionärinnen und Aktionäre können ihre Stimmen im Wege elektronischer Kommunikation abgeben, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen (Briefwahl). Dies setzt ebenfalls eine Anmeldung voraus.
Die Stimmabgabe durch elektronische Kommunikation erfolgt per E-Mail an die E-Mail-Adresse
hauptversammlung@uferhallen.de
Die Stimmabgabe per E-Mail ist bis zu dem Zeitpunkt möglich, zu dem der Versammlungsleiter angekündigt hat, dass die Abstimmung über die Tagesordnungspunkte zeitnah geschlossen werde. Für einen Widerruf der Stimmabgabe durch Briefwahl gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den Fristen entsprechend. Auch Stimmrechtsvertreter können sich der Briefwahl bedienen.
Stimmrechtsvertretung
Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in Fällen der Bestellung eines Bevollmächtigten muss sich der Aktionär rechtzeitig zur Hauptversammlung anmelden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB).
Fragerecht im Wege elektronischer Kommunikation
Aktionärinnen und Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten haben gemäß § 1 Abs. 2 Nr. 3 COVID-19-Gesetz ein Fragerecht im Wege elektronischer Kommunikation. Zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen bis zum 28. Juni 2021, 24:00 Uhr, der Gesellschaft an die E-Mail-Adresse
hauptversammlung@uferhallen.de
übermitteln. Mit der Frage bzw. den Fragen ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem entweder der Name, das Geburtsdatum und die Adresse des Aktionärs oder die Aktionärsnummer angegeben werden. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.
Möglichkeit zum Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung
Unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung können die Aktionärinnen und Aktionäre, die ihr Stimmrecht im Wege der (elektronischen) Briefwahl oder per Vollmachtserteilung ausgeübt haben, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären. Widersprüche sind über die E-Mail-Adresse
hauptversammlung@uferhallen.de
zu übermitteln und sind ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich. Mit dem Widerspruch ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem entweder der Name, das Geburtsdatum und die Adresse des Aktionärs oder die Aktionärsnummer angegeben werden.
Datenschutzinformationen für Aktionäre der Gesellschaft und deren Vertreter
Wir nehmen den Schutz der personenbezogenen Daten unsere Aktionäre und Aktionärsvertreter sehr ernst. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Die UferHallen AG ist für die Datenverarbeitung Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze.
Kategorien personenbezogener Daten
Die UferHallen AG verarbeitet insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter: Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten (Anschrift, Telefon- und Faxnummer, E-Mail Adresse), Informationen über die Aktien (z.B. Aktienanzahl, Besitzart der Aktien) und Verwaltungsdaten (Eintrittskartennummer, Stimmkartennummer).
Für welche Zwecke und auf Basis welcher Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet?
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Diese umfassen insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und die Abwicklung von Hauptversammlungen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben oder aktien-, handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Absatz 1 lit. c) DSGVO.
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO.
An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten weiter?
Wir bedienen uns zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters sowie zur Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung externer Dienstleister wie z.B. Rechtsanwälten, Aktienregisterservice-Gesellschaften, HV-Agenturen, IT-Dienstleistern oder Dienstleistern für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen.
Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.
Soweit Sie an der Hauptversammlung teilnehmen, können andere Aktionäre und Aktionärsvertreter die im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen.
Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dies gilt nicht, soweit uns gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten (z.B. nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung) zu einer fortdauernden Speicherung der Daten verpflichten.
Die im Aktienregister gespeicherten Daten werden während der Haltedauer gespeichert und nach vollständiger Veräußerung Ihrer Anteile auf Grundlage der gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten gespeichert. Sofern rechtliche Ansprüche von Ihnen geltend gemacht werden oder von der UferHallen AG erhoben werden, führt dies zu einer weiteren Speicherung der personenbezogenen Daten, um die Ansprüche klären und/oder durchsetzen zu können. Auf Basis der gesetzlichen Verjährungsregelungen kann dies zu einer Speicherung der Daten von bis zu dreißig Jahren führen. Für die personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen anfallen, beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.
Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Sie können von der UferHallen AG nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Schließlich haben Sie das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung berechtigter Interessen aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. Die UferHallen AG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Bei Beschwerden können Sie sich zudem an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden.
Berlin, im Juni 2021
UferHallen AG
Der Vorstand