Sachsenmilch Aktiengesellschaft
Leppersdorf
Wertpapierkennnummer: A0DRXC und A0DRXD
ISIN: DE 000A0DRXC4 und DE 000A0DRXD2
Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der am Donnerstag, den 9. September 2021, um 10:00 Uhr (MESZ), in den Geschäftsräumen der Sachsenmilch Leppersdorf GmbH, An den Breiten, 01454 Wachau OT Leppersdorf, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung, die als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten stattfindet, eingeladen.
Für die Aktionäre und deren Bevollmächtigte (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Versammlung. Nähere Informationen zur virtuellen Hauptversammlung, insbesondere zur Übertragung in Bild und Ton für Aktionäre der Sachsenmilch Aktiengesellschaft sowie zur Stimmrechtsausübung und den weiteren Aktionärsrechten, finden Sie im Abschnitt Weitere Angaben und Hinweise zur Einberufung im Anschluss an die Tagesordnung.
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft, Leppersdorf.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 sowie des Vorschlags des Vorstands über die Verwendung des Bilanzgewinns Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den Jahresabschluss festgestellt hat und damit eine Feststellung durch die Hauptversammlung entfällt. |
||||||||||||
| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzergebnisses des Geschäftsjahres 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss des Geschäftsjahres 2020 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 291.580,70 wie folgt zu verwenden:
|
||||||||||||
| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen. |
||||||||||||
| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen. |
||||||||||||
| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Landaubogen 10, 81373 München, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 zu wählen. |
||||||||||||
| 6. |
Wahlen zum Aufsichtsrat Die Amtszeit der Aufsichtsratsmitglieder Theobald Müller und Wilfried Neuß endet mit Beendigung der heutigen ordentlichen Hauptversammlung. Der Aufsichtsrat ist gemäß § 9 Abs. 1 der Satzung, §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 Satz 1 AktG aus drei Mitgliedern zusammenzusetzen. Die Hauptversammlung ist nicht an Wahlvorschläge gebunden. Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung vor, für eine satzungsgemäße Amtsperiode erneut zu weiteren Mitgliedern des Aufsichtsrates zu wählen:
|
||||||||||||
| 7. |
Beschlussfassung über die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre der Sachsenmilch AG auf die Unternehmensgruppe Theo Müller S.e.c.s., Luxemburg, gegen Gewährung einer Barabfindung (aktienrechtlicher Squeeze-Out) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen auf Verlangen der Unternehmensgruppe Theo Müller S.e.c.s., mit Sitz in Luxemburg, als Hauptaktionär der Gesellschaft, vor, folgenden Beschluss zu fassen:
|
Ergänzende Angaben zu Tagesordnungspunkt 7
Von der Einberufung der Hauptversammlung an sind
| ― |
der Entwurf des Übertragungsbeschlusses, |
| ― |
die Jahresabschlüsse der Gesellschaft für die Geschäftsjahre 2020, 2019 und 2018, |
| ― |
der Übertragungsbericht des Hauptaktionärs sowie |
| ― |
der Prüfungsbericht des gerichtlich bestellten Wirtschaftsprüfers über die Angemessenheit der festgesetzten Barabfindung |
über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.sachsenmilchag.de
unter dem Menüpunkt „Hauptversammlung“ zugänglich. Die vorstehend genannten Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung am 9. September 2021 über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich sein.
Weitere Angaben und Hinweise zur Einberufung
Nicht-börsennotierte Gesellschaften sind in der Einberufung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung, der Tagesordnung sowie der Adressen für die Anmeldung und den Anteilsnachweis sowie der Adressen für eventuelle Ergänzungsverlangen, Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge verpflichtet. Nachfolgende weitere Hinweise erfolgen freiwillig, um den Aktionären die Verfolgung der Übertragung der virtuellen Hauptversammlung zu erleichtern.
Durchführung der Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten
Der Vorstand der Sachsenmilch Aktiengesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten. Grundlage der virtuellen Hauptversammlung ist das Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Artikel 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, Bundesgesetzblatt I 2020, S. 570), zuletzt geändert durch Art. 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 (Bundesgesetzblatt I 2020, S. 3328) (nachfolgend „COVID-19 Gesetz“).
Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation als Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
Möglichkeiten für Aktionäre, die Hauptversammlung zu verfolgen
Voraussetzung für eine Verfolgung der Übertragung ist die ordnungsgemäße Anmeldung unter Nachweis der Berechtigung. Die Bild- und Tonübertragung der gesamten virtuellen Hauptversammlung erfolgt am 9. September 2021 ab 10:00 Uhr (MESZ) live über den Online-Service der Gesellschaft unter der Internetseite
https://www.sachsenmilchag.de
unter dem Menüpunkt „Hauptversammlung“.
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre erhalten von der Anmeldestelle ihre persönlichen Zugangsdaten. Der Zugang zum Online-Service der Gesellschaft ist bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung möglich. Ausführliche Informationen können die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten über das Informationsblatt einsehen. Diese Informationen stehen den Aktionären und ihren Bevollmächtigten im Internet unter
www.sachsenmilchag.de
unter dem Menüpunkt „Hauptversammlung“ zur Verfügung. Des Weiteren erhalten die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten diese auch in Schriftform zusammen mit den Zugangskarten übersandt. Falls Aktionäre und ihre Bevollmächtigten mehrere Zugangskarten mit unterschiedlichen Zugangskarten-Nummern und zugehörigen Zugangspasswörtern erhalten haben, müssen die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten die Vorgänge für jede Zugangskarte wiederholen.
Adressen für die Anmeldung und den Anteilsnachweis
Wir geben folgende Adresse für die Anmeldung zur Hauptversammlung und den Nachweis des Anteilsbesitzes an:
|
Sachsenmilch Aktiengesellschaft |
|
|
oder Telefax: +49 9628 92 99 871 |
Adressen für eventuelle Ergänzungsverlangen, Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge
Folgende Adresse steht für eventuelle Ergänzungsverlangen, Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge zur Verfügung:
|
Sachsenmilch Aktiengesellschaft |
|
|
oder Telefax: +49 3528 434 760 |
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege der Zuschaltung und für die Ausübung des Stimmrechts
Zur Verfolgung der Übertragung der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich mindestens sechs Tage vor der virtuellen Hauptversammlung, das ist der 2. September 2021, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft unter der oben stehenden Adresse anmelden und ihren Anteilsbesitz nachweisen.
Zum Nachweis des Anteilsbesitzes ist eine in deutscher oder englischer Sprache erstellte Bescheinigung des depotführenden Instituts über den Anteilsbesitz notwendig (Textform reicht aus). Der Nachweis muss sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der virtuellen Hauptversammlung, das ist der 19. August 2021, 0:00 Uhr (MESZ), beziehen („Nachweisstichtag“). Der Nachweis über nicht in Girosammelverwahrung befindliche Aktien kann auch von der Gesellschaft oder einem Kreditinstitut gegen Einreichung der Aktien ausgestellt werden. Entscheidend für die Rechtzeitigkeit von Anmeldung und Nachweis ist der Zugang.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Berechtigung zur Verfolgung der Übertragung der virtuellen Hauptversammlung und der Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur der, der den Nachweis des Anteilsbesitzes rechtzeitig erbracht hat. Eine ordnungsgemäße Anmeldung vorausgesetzt ist für die Verfolgung der Übertragung der virtuellen Hauptversammlung und den Umfang des Stimmrechts daher ausschließlich der Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag entscheidend. Veränderungen des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag haben auf die Verfolgung der Übertragung der virtuellen Hauptversammlung und den Umfang des Stimmrechts keine Auswirkungen. Personen, die zum Nachweisstichtag keine Aktien besitzen oder Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erwerben, können ihre Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung nur ausüben, soweit sie sich hierzu durch den Veräußerer bevollmächtigen lassen. Für eine eventuelle Dividendenberechtigung hat der Anteilsbesitz zum Nachweiszeitpunkt keine Bedeutung. Eine Sperre für die Veräußerung von Aktien nach dem Nachweiszeitpunkt besteht nicht.
Aktionäre, die rechtzeitig eine Eintrittskarte für die Verfolgung der Übertragung der virtuellen Hauptversammlung über ihr depotführendes Institut angefordert haben, brauchen nichts weiter zu veranlassen. Die erforderliche Anmeldung und der Nachweis des maßgeblichen Anteilsbesitzes werden in diesen Fällen durch das depotführende Institut vorgenommen. Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären von der Anmeldestelle Zugangskarten für den Online-Service der Gesellschaft mit persönlichen Zugangsdaten (Zugangskarten Nummer und Zugangscode) für die Verfolgung der Übertragung der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Über den Online-Service der Gesellschaft haben Aktionäre auch die Möglichkeit Dritte zu bevollmächtigen. Sofern Dritte bevollmächtigt werden, erhalten die Bevollmächtigten eigene Zugangsdaten zur Verfolgung der Übertragung. Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten müssen sich mit den jeweiligen Zugangsdaten einloggen.
Stimmrecht / Stimmrechtsvertreter
Die Stimmrechtsausübung durch Aktionäre und ihre Bevollmächtigten ist gemäß dem Covid-19-Gesetz nur im Wege der elektronischen Kommunikation als Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter möglich.
Verfahren für die Stimmabgabe im Wege der elektronischen Kommunikation als Briefwahl
Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können ihre Stimme im Wege der elektronischen Kommunikation als Briefwahl abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet haben.
Die Stimmabgabe über den Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse
https://www.sachsenmilchag.de
unter dem Menüpunkt „Hauptversammlung“ ist ab dem 19. August 2021, 0:00 Uhr (MESZ), bis zum Ende der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 9. September 2021 möglich.
Bis zum Ende der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 9. September 2021 kann im Online-Service der Gesellschaft eine durch Verwendung des Stimmrechtsvertreterformulars oder über den Online-Service vorgenommene Stimmabgabe auch geändert oder widerrufen werden. Einzelheiten zur Stimmabgabe über den Online-Service der Gesellschaft können die Aktionäre dem dort hinterlegten Informationsblatt entnehmen.
Wird das Stimmrecht für ein und dieselbe Aktie sowohl durch Verwendung des Stimmrechtsvertreterformulars als auch über den Online-Service der Gesellschaft ausgeübt, wird unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge ihres jeweiligen Eingangs bei der Gesellschaft ausschließlich die über den Online-Service der Gesellschaft abgegebene Stimme als verbindlich behandelt.
Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte
Aktionäre können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Vereinigung von Aktionären oder ein Kreditinstitut, ausüben lassen. Die Erteilung einer Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Auch in diesem Fall ist eine rechtzeitige Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Bevollmächtigte können ebenfalls nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Kommunikation als Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. Sofern Dritte bevollmächtigt werden, erhalten die Bevollmächtigten eigene Zugangsdaten für den Online-Service der Gesellschaft. Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht ist auf der Zugangskarte für den Online-Service der Gesellschaft (Rückseite), die den Aktionären nach der oben beschriebenen Form und fristgerechter Anmeldung übermittelt wird, abgedruckt. Die Vollmachtserteilung kann auch über den Online-Service der Gesellschaft vorgenommen werden. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Verfahren für die Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Den Aktionären steht für die Ausübung ihres Stimmrechts auch ein von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter zur Verfügung. Dieser übt das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage, der vom Aktionär erteilten, Weisungen aus. Auch in diesem Fall ist eine ordnungsgemäße Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Die Vollmacht und die Erteilung von Weisungen bedarf der Textform und kann bis spätestens 7. September 2021, 24:00 Uhr (MESZ), postalisch, per E-Mail oder per Telefax an die nachstehende Adresse übersandt werden (bei einer postalischen Übersendung ist das Eingangsdatum maßgebend). Für die Vollmachtserteilung mit Weisungen an den Stimmrechtsvertreter kann der Vordruck auf der Zugangskarte zum Online-Service der Gesellschaft verwendet werden.
|
Sachsenmilch Aktiengesellschaft |
|
|
oder Telefax: +49 9628 92 99 871 |
Die Vollmachtserteilung kann auch über den Online-Service der Gesellschaft vorgenommen werden. In diesem Fall ist die Vollmachtserteilung mit Weisungen während der virtuellen Hauptversammlung bis zum Ende der Abstimmung möglich.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 AktG oder § 127 AktG
Jeder Aktionär ist gemäß § 126 AktG berechtigt, Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung zu übersenden. Solche Anträge sind unter Angabe des Namens des Aktionärs und einer Begründung ausschließlich an die folgende Anschrift zu richten:
|
Sachsenmilch Aktiengesellschaft |
|
|
oder Telefax: +49 3528 434 760 |
Die mindestens 14 Tage vor der Versammlung, das ist der 25. August 2021, 24:00 Uhr (MESZ), dort eingegangenen ordnungsgemäßen Gegenanträge werden einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.sachsenmilchag.de
unter dem Menüpunkt „Hauptversammlung“ zugänglich gemacht. Anderweitig adressierte oder verspätet eingegangene Anträge werden nicht zugänglich gemacht. Die Gesellschaft ist unter den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Voraussetzungen nicht verpflichtet, einen Gegenantrag und dessen Begründung zugänglich zu machen.
Für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Abschlussprüfern oder zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern gelten die vorstehenden Ausführungen sinngemäß mit der Maßgabe, dass der Wahlvorschlag nicht begründet werden muss (§ 127 AktG).
Die Gesellschaft ist über die vorgenannten, bei den Gegenanträgen aufgeführten Gründe hinaus nicht verpflichtet, Wahlvorschläge zugänglich zu machen, wenn diese nicht den Namen der vorgeschlagenen Person, den ausgeübten Beruf und den Wohnort enthalten, oder wenn bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern keine Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten beigefügt sind.
Gemäß § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz gelten solche Gegenanträge im Sinne von § 126 AktG und Wahlvorschläge im Sinne von § 127 AktG als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.
Fragerecht der Aktionäre
Auf Grundlage des Covid-19-Gesetzes ist den Aktionären und ihren Bevollmächtigten in der virtuellen Hauptversammlung zwar kein Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG, jedoch das Recht einzuräumen, Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation zu stellen. Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen. Der Vorstand kann zudem festlegen, dass Fragen spätestens einen Tag vor der virtuellen Hauptversammlung einzureichen sind. Hiervon hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats Gebrauch gemacht. Etwaige Fragen sind bis zum Ablauf des 7. September 2021, 24:00 Uhr (MESZ), im Wege elektronischer Kommunikation über den Online-Service der Gesellschaft unter
https://www.sachsenmilchag.de
unter dem Menüpunkt „Hauptversammlung“ einzureichen. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt.
Erklärung von Widersprüchen zu Protokoll
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können gemäß dem Covid-19-Gesetz Widerspruch gegen einen Beschluss der virtuellen Hauptversammlung erklären. In Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG wird auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung verzichtet. Über den Online-Service der Gesellschaft unter
https://www.sachsenmilchag.de
unter dem Menüpunkt „Hauptversammlung“ kann am Tag der virtuellen Hauptversammlung ab deren Beginn bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten ein Widerspruch erklärt werden.
Information zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung
Die Gesellschaft nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen als unserem Aktionär bzw. eines gesetzlichen oder bevollmächtigten Vertreters im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unserer virtuellen Hauptversammlung verarbeiten und welche Rechte Ihnen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten zustehen.
Wir führen die Hauptversammlung im Jahr 2021 als präsenzlose Versammlung unter Verwendung von Fernkommunikationsmitteln (virtuelle Hauptversammlung) mit der Möglichkeit zur Teilnahme im Wege der elektronischen Zuschaltung (Teilnahme) durch. Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können daher nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können die gesamte Hauptversammlung aber per Bild- und Tonübertragung über das Aktionärsportal verfolgen, über das auch die elektronische Zuschaltung erfolgt. Das Aktionärsportal wird durch unseren Dienstleister C-HV AG, Gewerbepark 10, 92289 Ursensollen, ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung betrieben.
1. Wer ist der für die Verarbeitung Verantwortliche?
|
Verantwortlicher für die Verarbeitung ist die: |
|
|
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: |
|
|
Sachsenmilch Aktiengesellschaft |
2. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
|
Im Zusammenhang mit der Durchführung unserer virtuellen Hauptversammlung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten unserer Aktionäre:
|
|||||||||||||||||
|
Zudem verarbeiten wir den Namen, die Anschrift und ggf. die E-Mail-Adresse des vom Aktionär gegebenenfalls bevollmächtigten Vertreters. |
|||||||||||||||||
|
Sofern Sie mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zusätzlich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Beantwortung des jeweiligen Anliegens erforderlich sind, wie z.B. die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer. |
|||||||||||||||||
|
Wenn Sie unser Aktionärsportal im Internet besuchen, erheben wir Daten über Zugriffe auf unser Aktionärsportal. Folgende Daten und Geräteinformationen werden in den Webserver-Log-Files protokolliert:
|
Ihr Browser übermittelt diese Daten automatisch an uns, wenn Sie unser Aktionärsportal besuchen.
Außerdem nutzen wir sog. Web-Storage-Funktionen. Hierfür werden kleine Textdateien im lokalen Speicher Ihres Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt und dort gespeichert. Im Rahmen der Session-Storage-Technik erheben wir nach Ihrem Login Informationen über den jeweiligen Authentifizierungs-Token (d.h. Ihre „virtuelle“ Eintrittskarte) und Ihre Sitzungsdaten (sog. Session-Daten) einschließlich der Erteilung der Zustimmung zu unseren Nutzungsbedingungen. Hierdurch werden Sie als Benutzer wiedererkannt, wenn Sie während einer aktiven Sitzung auf eine andere Seite des Portals wechseln, auf unsere Website zurückkehren oder die Seite neu laden müssen. Außerdem nutzen wir die sog. Local-Storage-Funktion, um den Zeitstempel Ihres Logins zu speichern, was aus Sicherheitsgründen einen automatischen Logout nach 30 Minuten Inaktivität ermöglicht. Mit Schließen des Browsers werden diese Daten automatisch gelöscht. In Ihrem Browsermenü finden Sie Informationen, wie Sie das Zulassen von Web-Storage-Objekten auf technischem Wege unterbinden können und mit welcher Einstellung Sie von Ihrem Browser über die Platzierung eines neuen Web-Storage-Objekts informiert werden. Beachten Sie bitte, dass möglicherweise einige Funktionen unserer Internetseite im Falle deaktivierter Web-Storage-Objekte nicht mehr zur Verfügung stehen.
Schließlich verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und sonstigen Verlangen von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten, die in Bezug auf die Hauptversammlung eingereicht werden, sowie zu Ihrem Abstimmverhalten.
3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Vorschriften der DSGVO, des BDSG, des Aktiengesetzes (AktG) sowie weiterer einschlägiger Rechtsvorschriften.
Über das Aktionärsportal können Sie unter anderem Ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Um das Aktionärsportal nutzen zu können, müssen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (Aktionärsnummer und Passwort), die Sie mit Ihrer Stimmrechtskarte erhalten, einloggen. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung Ihrer Rechte erscheinen dann in Form von Schaltflächen und Menüs auf der Benutzeroberfläche des Aktionärsportals. Die Nutzung des Aktionärsportals unterliegt den dort abrufbaren Nutzungsbedingungen.
| a. |
Betrieb des Aktionärsportals Die Verarbeitung der oben genannten Zugriffsdaten und Geräteinformationen in Webserver-Log-Files sowie der Einsatz der Web-Storage-Elemente ist erforderlich, um das Aktionärsportal technisch bereitstellen zu können sowie zur Missbrauchserkennung, Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der virtuellen Hauptversammlung. Insofern haben wir ein berechtigtes Interesse, Ihnen das Aktionärsportal als Service für Aktionäre und Aktionärsvertreter bereitzustellen, um Ihre Aktionärsrechte auf nutzerfreundliche Art und Weise ausüben und an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen zu können. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. |
| b. |
Identitätsüberprüfung Wenn Sie sich im Aktionärsportal anmelden, verarbeiten wir Ihre Anmeldeinformationen (Aktionärsnummer und Passwort), um Ihre Berechtigung, als Aktionär oder Aktionärsvertreter an der virtuellen Hauptversammlung teilzunehmen oder vorbereitende Maßnahmen zu treffen, überprüfen zu können. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung unserer aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO. |
| c. |
Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre und Aktionärsvertreter an der virtuellen Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses, Versand von Stimmrechtskarten) abzuwickeln und den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Widerruf von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen. Insbesondere verarbeiten wir auch Ihr Abstimmverhalten, sofern Sie oder Ihr Vertreter Ihr Stimmrecht während der virtuellen Hauptversammlung oder per Briefwahl über die Abstimmungsfunktion im Aktionärsportal ausüben, um die ordnungsgemäße Beschlussfassung und Wertung von Stimmen in der Hauptversammlung zu gewährleisten. Außerdem verarbeiten wir Informationen über Ihren Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, sofern Sie einen solchen Widerspruch während der Hauptversammlung über die entsprechende Funktion des Aktionärsportals erklären. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit unseren aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG und gegebenenfalls in Verbindung mit § 1 Abs. 2 Nr. 2 und 4 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Covid-19-Gesetz). Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung erforderlich. Wenn Sie uns die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht mitteilen, können wir Ihnen möglicherweise keine Teilnahme an der Hauptversammlung ermöglichen. |
| d. |
Ausübung des Fragerechts Sofern Sie als Aktionär von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung über unser Aktionärsportal Fragen einzureichen oder, soweit zugelassen, solche Fragen während der virtuellen Hauptversammlung zu stellen und Ihre Fragen dort behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich unter Nennung Ihres Namens. Dieser kann von anderen Teilnehmern der virtuellen Hauptversammlung zur Kenntnis genommen werden. Diese Datenverarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, den Ablauf der virtuellen Hauptversammlung möglichst an eine physische Hauptversammlung anzugleichen und des berechtigten Interesses der übrigen Hauptversammlungsteilnehmer, den Namen eines Fragestellers zu erfahren, erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. |
| e. |
Verarbeitungen im Rahmen von Stimmrechtsmitteilungen Ferner verarbeiten wir Daten, die uns von Ihnen oder anderen Mitteilungspflichtigen im Rahmen von Stimmrechtsmitteilungen nach dem Wertpapierhandelsgesetz übertragen werden. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen auch in diesen Fällen die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO. |
| f. |
Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten Ergänzend erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. So sind wir etwa dazu verpflichtet, die Vollmachtserklärung bei der Bevollmächtigung des von uns für die Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreters nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren. Auch in diesen Fällen bildet Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO die maßgebliche Rechtsgrundlage. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 c) Datenschutz-Grundverordnung. Daneben verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung der folgenden berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 f) der DSGVO): Organisation und geordnete Durchführung der Hauptversammlung. |
4. Wer bekommt Ihre Daten?
Ihre Daten werden innerhalb der Unternehmensgruppe Theo Müller von den mit der Organisation der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft befassten Mitarbeitern verarbeitet. Innerhalb unserer Unternehmensgruppe werden Ihre Daten an bestimmte Unternehmen übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentralisiert wahrnehmen. Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher externer Dienstleister, die durch Auftragsverarbeitungsverträge datenschutzrechtlich verpflichtet sind, Art. 4 Nr. 8 DSGVO.
Darüber hinaus übermitteln wir Ihre Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens, die Ihre Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten, Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Dies können z. B. die folgenden Kategorien von Verantwortlichen sein: Öffentliche Stellen aufgrund gesetzlicher Vorschriften (z.B. Aufsichtsbehörden).
5. Welche Rechte haben Sie im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten?
Sofern anwendbares Recht oder Verordnung dies zulassen, haben Sie das Recht auf:
| • |
Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten |
| • |
Information über die Herkunft der Daten, den Zweck und das Ende der Verarbeitung, die Details der zur Verarbeitung Verantwortlichen, der Auftragsverarbeiter und der Parteien, denen die Daten offengelegt werden |
| • |
Berichtigung und Aktualisierung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten |
| • |
Datenübertragbarkeit durch das Zugänglichmachen in elektronischer Form |
| • |
Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern diese nicht länger zur Erfüllung der oben benannten Zwecke benötigt werden |
| • |
Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, näher erläutert am Ende dieses Abschnittes |
| • |
Beschwerde bei uns und/oder der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen |
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Um von Ihren Rechten Gebrauch zu machen, kontaktieren Sie uns bitte unter den unter Punkt 1 angegebenen Kontaktdaten.
6. Bin ich verpflichtet die angeforderten personenbezogenen Daten mitzuteilen?
Ja, zur Erfüllung der aktienrechtlichen Anforderungen und um die Ausübung der Aktionärsrechte zu ermöglichen.
7. Wie lange halten wir Ihre personenbezogenen Daten vor?
Wir halten Ihre personenbezogenen Daten so lange vor, wie sich für uns ein Haftungsrisiko aus der anwendbaren Gesetzgebung ergibt. Wir halten Ihre personenbezogenen Daten nicht länger vor als zur Erfüllung der benannten Zwecke notwendig ist.
8. Rückfragen
Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre und Aktionärsvertreter den Datenschutzbeauftragten der Sachsenmilch Aktiengesellschaft unter:
Sachsenmilch Aktiengesellschaft
An den Datenschutzbeauftragten
An den Breiten
01454 Leppersdorf
E-Mail: privacy@muellergroup.com
Leppersdorf, im Juli 2021
SACHSENMILCH AKTIENGESELLSCHAFT
Leppersdorf
– Die Vorstandschaft –