bioXXmed AG

Darmstadt

ISIN DE000A0KFRJ1 /​ WKN A0KFRJ

Hiermit laden wir unsere Aktionärinnen und Aktionäre ein zu der

am Freitag, den 04. August 2023, 11:00 Uhr,

im Best Western Plus Plaza Hotel Darmstadt,
Am Kavalleriesand 6, 64295 Darmstadt,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

 

Teilnahmerecht

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft unter der nachfolgend benannten Adresse anmelden und für die bei der Gesellschaft ein besonderer, durch das depotführende Institut ausgestellter Nachweis des Anteilsbesitzes eingereicht wird.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 14. Juli 2023, 0.00 Uhr (MESZ), (sog. Nachweisstichtag) zu beziehen und muss der Gesellschaft zusammen mit der Anmeldung unter der nachfolgenden Adresse bis spätestens 28. Juli 2023, 24.00 Uhr (MESZ), zugehen.

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen der Textform (§ 126b BGB) und müssen in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein.

Adresse:

bioXXmed AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag.

Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich, d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts.

Entsprechendes gilt für den Erwerb oder Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt.

Üblicherweise übernehmen die depotführenden Institute die erforderliche Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises des Anteilsbesitzes nach entsprechender Beauftragung für ihre Kunden. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir daher die Aktionäre, sich möglichst frühzeitig an ihr jeweiliges depotführendes Institut zu wenden und eine Eintrittskarte für die Teilnahme an der Hauptversammlung bei ihrem depotführenden Institut anzufordern. Die erforderliche Anmeldung und die Übersendung des Nachweises des maßgeblichen Anteilsbesitzes werden in diesem Fall durch das depotführende Institut vorgenommen.

Stimmrechtsvertretung

Jede Stückaktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme.

Die Aktionäre, die nicht an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, auch durch z.B. einen Intermediär, einen Stimmrechtsberater oder eine Vereinigung von Aktionären, ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind rechtzeitige Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.

Vollmachten, die nicht nach Maßgabe des § 135 AktG an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere nach Maßgabe des § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person erteilt werden, bedürfen der Textform.

Ein Formular zur Vollmachtserteilung befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte oder kann bei oben genannter Adresse angefordert werden.

Als besonderen Service bieten wir unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Diese Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall ihrer Bevollmächtigung ausschließlich weisungsgebunden aus und sind ohne konkrete Weisung des Aktionärs nicht zur Stimmrechtsausübung befugt. Ebenso wenig nehmen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter Aufträge zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen.

Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, benötigen hierzu eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung, die bei dem depotführenden Institut beantragt werden kann.

Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung steht den Aktionären unter der Internetadresse

https:/​/​bioxxmed.ag/​hauptversammlung/​

zum Download zur Verfügung.

Die Vollmachten und Weisungen für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, die im Vorfeld der Hauptversammlung erteilt werden, sind bis spätestens 03. August 2023, 24:00 Uhr (MESZ), unter der oben genannten Adresse eingehend zurückzusenden.

Später unter der oben genannten Adresse eingehende Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können nicht mehr berücksichtigt werden.

Am Tag der Hauptversammlung können die Aktionäre noch bis zu dem vom Versammlungsleiter festgelegten Zeitpunkt am An- und Abmeldeschalter Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen.

Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft gemäß § 134 Absatz 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Vollmachten, die nicht an Intermediäre bzw. gemäß § 135 Absatz 8 AktG insoweit gleichgestellte Personen oder Vereinigungen (insbesondere Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater), sondern an Dritte erteilt werden, bedürfen der Textform. Werden Intermediäre bzw. diesen gemäß § 135 Absatz 8 AktG insoweit gleichgestellte Personen oder Vereinigungen (insbesondere Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater) bevollmächtigt, haben diese die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten (§ 135 Abs. 1 Satz 2 AktG). Wir empfehlen unseren Aktionären, sich bezüglich der Form der Vollmachten mit den Genannten abzustimmen.

Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber der Gesellschaft oder dem Bevollmächtigten erfolgen. Für die Erklärung einer Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft, ihren Widerruf und die Übermittlung des Nachweises einer erklärten Vollmacht beziehungsweise deren Widerrufs an die Gesellschaft steht die oben genannte Adresse zur Verfügung.

Erfolgt die Erteilung oder der Nachweis einer Vollmacht oder deren Widerruf durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft postalisch, so muss diese aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 3. August 2023, 24:00 Uhr, unter der vorstehend genannten Adresse zugehen. Eine Übermittlung an die Gesellschaft ist am Tag der Hauptversammlung am An- und Abmeldeschalter oder per E-Mail an die E-Mail-Adresse

anmeldestelle@computershare.de

noch bis zum Ende der Hauptversammlung möglich, im Rahmen der Abstimmung spätestens jedoch bis zu dem vom Versammlungsleiter festgelegten Zeitpunkt.

Ergänzungsverlangen zur Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 Euro erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der bioXXmed AG zu richten und muss der Gesellschaft bis zum Ablauf des 10. Juli 2023, 24.00 Uhr (MESZ), zugegangen sein.

Bitte richten Sie ein entsprechendes Verlangen an die folgende Adresse:

bioXXmed AG
Vorstand
Riedstraße 2
64295 Darmstadt

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten (§ 122 Absatz 2, § 122 Absatz 1 Satz 3 AktG sowie § 70 AktG).

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG

Aktionäre können in der Hauptversammlung Anträge und ggf. auch Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung stellen, ohne dass es hierfür vor der Hauptversammlung einer Ankündigung, Veröffentlichung oder sonstigen besonderen Handlung bedarf.

Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG nebst Begründung und Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG werden einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter der Internetadresse

https:/​/​bioxxmed.ag/​hauptversammlung/​

zugänglich gemacht, wenn sie der Gesellschaft bis zum Ablauf des 20. Juli 2023, 24.00 Uhr (MESZ) unter der Adresse

bioXXmed AG
Riedstraße 26
4295 Darmstadt
E-Mail: kontakt@bioxxmed.ag

zugehen und die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht der Gesellschaft zur Zugänglichmachung nach § 126 bzw. § 127 AktG erfüllt sind. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Diese Einberufung der Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen, Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, soweit diese nach § 126 bzw. § 127 AktG zugänglich zu machen sind, sowie weitere Informationen stehen auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​bioxxmed.ag/​hauptversammlung/​

zur Verfügung.

Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Die bioXXmed AG verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten der Aktionäre und Teilnehmer. Sie erreichen die bioXXmed AG unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

Riedstraße 2
64295 Darmstadt
Telefon +49 6151 951 581 2
E-Mail kontakt@bioxxmed.ag

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. (c) DS-GVO. Die Verarbeitung ist erforderlich, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen und einen rechtmäßigen und satzungsgemäßen Ablauf der Verhandlungen und Beschlüsse der Hauptversammlung sicherzustellen und damit rechtliche Pflichten der bioXXmed AG zu erfüllen.

Im Rahmen der Anmeldung und Teilnahme werden Name und Vorname, Anschrift des Aktionärs sowie vom jeweiligen Aktionär ggf. benannten Aktionärsvertreters, ggf. Versandadresse, ggf. E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Eintrittskarte, die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten erhoben und verarbeitet. Bei der Stimmabgabe sowie im Hinblick auf eingereichte Fragen, Stellungnahmen, Anträge oder Widersprüche werden weitere Daten verarbeitet. Im Falle eines Antrags auf Ergänzung der Tagesordnung, bei Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen müssen personenbezogene Daten unter Einhaltung der aktienrechtlichen Bestimmungen veröffentlicht werden.

Soweit die personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären und/​oder etwaigen Aktionärsvertretern im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt das depotführende Institut die personenbezogenen Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter an die bioXXmed AG.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter ist für deren Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter erfolgt ausschließlich für die Abwicklung der Hauptversammlung und auch insoweit nur in dem zur Erreichung dieses Zwecks erforderlichen Maße. Wenn personenbezogene Daten ausnahmsweise für andere als diese Zwecke verarbeitet werden sollen, werden die Betroffenen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab darüber informiert.

Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Aufbewahrungsfristen im Zusammenhang mit Hauptversammlungen betragen regelmäßig bis zu 3 Jahre. Längere Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren können sich aus handels- oder steuerrechtlichen Anforderungen ergeben. Darüber hinaus können Daten bspw. aufbewahrt werden, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen die bioXXmed AG geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren). Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert.

Die Dienstleister der bioXXmed AG, welche zum Zwecke der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der bioXXmed AG solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der bioXXmed AG. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt (z.B. Einsichtnahme in das Teilnehmerverzeichnis, vgl. § 129 Abs. 4 AktG). Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf die vorgenannten Erläuterungen verwiesen. Weitere Empfänger können bspw. auch Behörden im Rahmen gesetzlicher Mitteilungspflichten sein.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Betroffene das Recht, Auskunft über ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DS-GVO, Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 16 DS-GVO, Löschung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DS-GVO, Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 18 DS-GVO und Übertragung bestimmter personenbezogener Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format auf sich oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit) gemäß Art. 20 DS-GVO zu verlangen. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Betroffene auch das Recht, Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen ihrer personenbezogenen Daten einzulegen. Diese Rechte können unentgeltlich über die o.g. Kontaktmöglichkeiten geltend gemacht werden.

Betroffene haben auch die Möglichkeit, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren; die für die bioXXmed AG zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
Telefon: 0611-1408 0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Online-Formular: https:/​/​datenschutz.hessen.de/​service/​beschwerde-uebermitteln