BEST-RMG Reisen Management AG

Filderstadt

Einladung zur virtuellen ordentlichen Hauptversammlung

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

hiermit laden wir Sie zur virtuellen ordentlichen Hauptversammlung der BEST-RMG Reisen Management AG mit Sitz in Filderstadt am

Dienstag, den 04. Mai 2021 um 09:30 Uhr

ein.

Die ordentliche Hauptversammlung findet als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten statt. Ort der (virtuellen) Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes sind die zu diesem Zweck angemieteten Räume im Mövenpick Hotel Stuttgart Airport, Flughafenstraße 50, 70629 Stuttgart. Für die Aktionäre und deren Bevollmächtigte besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Versammlung.

Die gesamte Versammlung wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020, zuletzt geändert durch Gesetz vom 22. Dezember 2020 (fortan: „COVID-19-Gesetz“), für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder deren Bevollmächtigte im Internet unter der Internetadresse

https:/​/​best-reisen.genolive.de/​

im passwortgeschützten Internetservice (fortan: HV-Online-Portal), in Bild und Ton übertragen.
Bitte beachten Sie auch die Hinweise am Ende dieser Einladung.

TAGESORDNUNG

Wir bitten unsere Aktionärinnen und Aktionäre um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung, Teilnahme und der Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten, da es grundlegende Unterschiede zwischen dieser virtuellen Hauptversammlung und der Präsenz-Hauptversammlung gibt.

Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und Übertragung im Internet

Die Hauptversammlung wird gem. § 1 Abs. 2 des COVID-19-Gesetzes ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung in Stuttgart abgehalten. Es ist deshalb keine persönliche Teilnahme von Aktionären oder Aktionärsvertretern an der Hauptversammlung möglich.

Die Aktionäre können über das HV-Online-Portal der Gesellschaft die virtuelle Hauptversammlung über Bild- und Tonübertragung verfolgen und ihr Stimmrecht über elektronische Kommunikation sowie Vollmachtserteilung ausüben. Auch das Fragerecht sowie weitere Rechte lassen sich elektronisch im HV-Online-Portal ausüben.

Das HV-Online-Portal ist angemeldeten Aktionären über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​best-reisen.genolive.de/​

zugänglich. Die Aktionäre erhalten nach ihrer Anmeldung ihre persönliche Anmeldebestätigung mit dem Link „Zur digitalen Versammlung“, mit dem Sie am 04. Mai 2021 um 09:30 Uhr direkt zur Hauptversammlung 2021 gelangen sowie einen QR-Code, den Sie mit Ihrem Smartphone oder Tablet einscannen, um von dem Gerät aus an der Veranstaltung teilzunehmen. Um zu prüfen, ob Ihr Endgerät kompatibel ist, können Sie im Vorfeld einen Technik-Check durchführen.

Die Aktionäre melden sich mit ihrem personalisierten Zugangscode und dem Link zum HV-Online-Portal an, den sie per E-Mail-Einladung erhalten.

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind alle am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragenen und rechtzeitig angemeldeten Aktionäre der Gesellschaft oder deren schriftlich bevollmächtigte Vertreter berechtigt.

Bitte beachten Sie, dass juristische Personen (z. B. GmbHs) hinsichtlich Teilnahme- und Stimmrecht von deren Geschäftsführern vertreten werden, eine rechtsgeschäftliche Bevollmächtigung also nicht notwendig ist. Es besteht jedoch die Möglichkeit, die Vertretung durch einen rechtsgeschäftlichen Bevollmächtigten (z. B. Prokuristen) auszuüben.

Rechtsgemeinschaften – z. B. Gesellschaftsformen wie die GbR – werden durch einen rechtsgeschäftlichen Bevollmächtigten vertreten.

Einzelfirmen werden durch den Inhaber vertreten. Es besteht die Möglichkeit, die Vertretung des Inhabers durch einen rechtsgeschäftlichen Bevollmächtigten auszuüben.

Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte ausüben lassen. Für alle Fälle der rechtsgeschäftlichen Bevollmächtigung gilt:

Der Bevollmächtigte muss der Gesellschaft seine Vertretungsmacht durch Vorlage einer Vollmacht nachweisen. Dies gilt auch für Prokuristen.

Gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform. Aktionäre können ihre Vollmacht mit dem unverbindlichen Vollmachtsvorschlag auf der Anmeldeseite des HV-Online-Portals bis 27. April 2021 (24:00 Uhr MESZ) erteilen.

Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung sind eine fristgerechte Anmeldung bis zum 27. April 2021 (24:00 Uhr MESZ) und ein Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Stimmrechtsausübung

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der virtuellen Versammlung sind gemäß § 14 Abs. 1 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich im HV-Online-Portal bis spätestens Dienstag, 27. April 2021 (24:00 Uhr MESZ) anmelden.

Nur rechtzeitig angemeldeten Aktionären und Vertretern darf die Teilnahme und das Stimmrecht gewährt werden. Der Aktionär hat den Nachweis der ordnungsgemäßen und rechtzeitigen Anmeldung zu erbringen.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge, Wahlvorschläge und sonstige Anfragen von Aktionären zur Hauptversammlung sind über das HV-Online-Portal zu richten oder schriftlich unter:

BEST-RMG Reisen Management AG, Rita-Maiburg-Str. 6, 70794 Filderstadt

Die bis zum Ablauf des 19. April 2021 (24:00 Uhr MESZ) auf dem HV-Online-Portal eingegangenen Gegenanträge und Wahlvorschläge werden den anderen Aktionären auf dem HV-Online-Portal zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls auf dem HV-Online-Portal veröffentlicht.

Ein Gegenantrag und seine Begründung sowie ein Wahlvorschlag brauchen unter den Voraussetzungen des § 126 Abs. 2 Satz 1 AktG nicht zugänglich gemacht zu werden, die Begründung eines Gegenantrags gemäß § 126 Abs. 2 Satz 2 AktG nicht, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Wahlkandidatur

Anlässlich dieser Hauptversammlung werden turnusmäßig zwei Mitglieder des Aufsichtsrates sowie vier Beiräte für die Regionen 03, 05, 06 und 07 gewählt. Sie würden uns die Vorbereitung der Wahlen erleichtern, wenn Sie uns auf dem im HV-Online-Portal vorgesehenen Feld Ihre Kandidatur mitteilen würden.

Fragerecht der Aktionäre im Wege der elektronischen Kommunikation

Gemäß § 1 Abs. 2, Nr. 3 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären und Aktionärsvertretern ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Dazu haben der Vorstand und der Aufsichtsrat gemäß § 1 Abs. 2 S. 2 COVID-19-Gesetz vorgegeben, dass diese Fragen bis spätestens am 03.05.2021, 09:30 Uhr bei der Anmeldung über das HV-Online-Portal einzureichen sind.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Fragen am Tag der Hauptversammlung beim Punkt Wortmeldungen kurz vor den Abstimmungen über das HV-Online-Portal mittels Livestream (Bild und Tonübertragung) oder per Chat-Nachricht unter dem Reiter „Wortmeldungen“ zu stellen. Später eingehende Fragen können nicht berücksichtigt werden.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung

Gemäß § 245 Nr. 1 Aktiengesetz, § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz soll Aktionären, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, auch ohne persönliche Anwesenheit in der Hauptversammlung die Möglichkeit eingeräumt werden, Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung einzulegen. Widersprüche können ausschließlich elektronisch über das HV-Online-Portal unter „Wortmeldungen“ zur Niederschrift erklärt werden. Entsprechende Erklärungen sind ab Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich. Gemäß § 1 Abs. 7 COVID-19-Gesetz ist eine Anfechtung der Beschlüsse nur bei vorsätzlich begangenen Verstößen möglich, aber nicht z. B. bei technischen Problemen des Aktionärs.

Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung

Angemeldete Aktionäre oder deren Bevollmächtigte können die gesamte Hauptversammlung am 04. Mai 2021 ab 09:30 Uhr (MESZ) live im Internet in Bild und Ton im passwortgeschützten HV-Online-Portal unter

https:/​/​best-reisen.genolive.de/​

unter „Zur digitalen Versammlung“, „jetzt eintreten“ verfolgen.

Für die Freischaltung der Internetübertragung über das passwortgeschützte HV-Online-Portal ist die fristgemäße Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung spätestens am 27. April 2021 (24:00 Uhr MESZ) erforderlich.

Hinweis zum Datenschutz

Wenn Sie sich für die virtuelle Hauptversammlung anmelden, Ihr Stimmrecht ausüben, Fragen stellen oder Widerspruch einlegen, erheben wir personenbezogene Daten über Sie und/​oder über Ihren Bevollmächtigten. Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die BEST-RMG Reisen Management AG verarbeitet Ihre Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung 2021 und zu Ihren Rechten gemäß der DSGVO finden Sie im HV-Online-Portal oder auf der Webseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.best-reisen.de/​datenschutz.html