Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG

Berlin

ISIN: DE0005659700

Sehr geehrte Aktionäre,

hiermit laden wir Sie zu unserer ordentlichen Hauptversammlung ein. Diese findet am Mittwoch, dem 31. Mai 2017, um 10:30 Uhr, im Max Delbrück Communications Center (MDC.C) auf dem Campus Berlin-Buch, Robert-Rössle-Str. 10, 13125 Berlin, statt.

Tagesordnung

1.	Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts der Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG zum 31. Dezember 2016, des vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts zum 31. Dezember 2016, des Berichts des Aufsichtsrates über das Geschäftsjahr 2016 sowie des erläuternden Berichts des Vorstandes zu den Angaben nach § 289 Abs. 4, § 315 Abs. 4 HGB für das Geschäftsjahr 2016 Die zu diesem Tagesordnungspunkt vorzulegenden Unterlagen können im Internet unter www.ezag.de > Investoren > Hauptversammlung eingesehen werden. Da der Aufsichtsrat sowohl den Jahresabschluss als auch den Konzernabschluss bereits gebilligt hat, findet zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung statt.
2.	Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2016 erzielten Bilanzgewinn in Höhe von Euro 3.585.827,72 wie folgt zu verwenden: Ausschüttung einer Dividende von Euro 0,66 je dividendenberechtigter Stückaktie: Euro 3.490.188,90 Einstellung des Restbetrages in die Gewinnrücklagen: Euro 95.638,82. Die vorstehend genannte Dividendensumme sowie der in die Gewinnrücklagen einzustellende Restbetrag basieren auf dem zum Zeitpunkt der Einberufung vorhandenen dividendenberechtigten Grundkapital in Höhe von Euro 5.288.165,00, eingeteilt in 5.288.165 nennwertlose Stückaktien. Die zum Zeitpunkt der Einberufung von der Gesellschaft gehaltenen 4.818 eigenen Aktien sind dagegen nicht dividendenberechtigt. Die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien kann sich bis zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns ändern. In diesem Fall wird der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Abstimmung gestellt, der unverändert eine Dividende von Euro 0,66 je dividendenberechtigter Stückaktie sowie einen entsprechend angepassten Gewinnvortrag vorsieht.
3.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2016 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung zu erteilen.
4.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2016 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung zu erteilen.
5.	Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2017 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Katharina-Heinroth-Ufer 1, 10787 Berlin, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2017 zu bestellen. Der Aufsichtsrat schlägt zudem vor, die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Katharina-Heinroth-Ufer 1, 10787 Berlin, zum Prüfer für eine etwaige Durchsicht des Abschlusses und des Zwischenlageberichts für das erste Halbjahr des Geschäftsjahres 2017 sowie von sonstigen unterjährigen (verkürzten) Abschlüssen und Zwischenlageberichten für das Geschäftsjahr 2017 sowie des unterjährigen verkürzten Abschlusses und Zwischenlageberichts für das erste Quartal 2018 zu wählen, wenn und soweit diese einer derartigen Durchsicht unterzogen werden.
6.	Beschlussfassung über Änderungen der Satzung zur Ermächtigung des Aufsichtsrates zur Regelung der Vertretungsbefugnis der Vorstandsmitglieder sowie zur Neuregelung des Entsenderechts Die derzeit gültige Satzung der Gesellschaft sieht in § 8 vor, dass der Aufsichtsrat ermächtigt ist, jedem Vorstandsmitglied die Befugnis zur Alleinvertretung einzuräumen. Nicht vorgesehen ist bislang die Ermächtigung des Aufsichtsrats, Vorstandsmitglieder von den Beschränkungen des § 181 2. Alternative BGB (Verbot der Mehrfachvertretung) zu befreien. Um die Flexibilität des Aufsichtsrats bei der Ausgestaltung der Vertretungsbefugnis der Vorstandsmitglieder zu erhöhen, soll die Ermächtigung des Aufsichtsrats entsprechend erweitert werden. Ferner soll das in § 5 Abs. 1 Satz 6 der Satzung für die Herren Dr. Andreas Eckert und Jürgen Ziegler verankerte Entsendrecht für je ein Mitglied des Aufsichtsrats aufgehoben werden. Stattdessen soll der Aktionärin Eckert Wagniskapital und Frühphasenfinanzierung GmbH, Panketal, das Recht eingeräumt werden, zwei Mitglieder in den Aufsichtsrat zu entsenden. Herr Dr. Andreas Eckert und Herr Jürgen Ziegler haben der Gesellschaft gegenüber bereits ihr Einverständnis zur Aufhebung des ihnen zustehenden Entsenderechts erklärt. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, die folgenden Satzungsbestimmungen wie folgt zu ändern und neu zu fassen: a) § 8 der Satzung der Gesellschaft wird aufgehoben und insgesamt wie folgt neu gefasst: „§ 8 Vertretung (1) Die Gesellschaft wird gerichtlich und außergerichtlich, wenn nur ein Vorstandsmitglied bestellt ist, durch dieses vertreten. Sind zwei oder mehr Vorstandsmitglieder bestellt, so wird sie durch zwei Vorstandsmitglieder gemeinschaftlich oder durch ein Vorstandsmitglied in Gemeinschaft mit einem Prokuristen vertreten. (2) Der Aufsichtsrat kann einem oder mehreren Mitgliedern des Vorstands die Befugnis zur Einzelvertretung erteilen. (3) Der Aufsichtsrat kann Vorstandsmitglieder von den Beschränkungen des § 181 BGB in den durch § 112 AktG gezogenen Grenzen befreien.“ b) § 5 Abs. 1 Satz 6 der Satzung wird ersatzlos gestrichen. In § 9 der Satzung wird folgender Absatz 2 neu eingefügt: „(2) Solange die Eckert Wagniskapital und Frühphasenfinanzierung GmbH, Panketal, Aktionärin der Gesellschaft ist, hat sie das nicht übertragbare Recht, zwei der auf die Anteilseigner entfallenden Mitglieder in den Aufsichtsrat der Gesellschaft zu entsenden (Entsenderecht). Für den Fall, dass die Eckert Wagniskapital und Frühphasenfinanzierung GmbH, Panketal, nicht mehr Aktionärin der Gesellschaft ist, ruht das Entsenderecht. Das Entsenderecht kann der Gesellschaft gegenüber durch eine Erklärung in Textform, aus der sich das zu entsendende Mitglied des Aufsichtsrats ergibt, ausgeübt werden.“ Der derzeitige § 9 Abs. 2 wird zu § 9 Abs. 3, der derzeitige § 9 Abs. 3 wird zu § 9 Abs. 4, der derzeitige § 9 Abs. 4 wird zu § 9 Abs. 5 und der derzeitige § 9 Abs. 5 wird zu § 9 Abs. 6.
7.	Wahlen zum Aufsichtsrat Das Mitglied des Aufsichtsrats Prof. Dr. Nikolaus Fuchs hat gegenüber dem Aufsichtsrat und dem Vorstand der Gesellschaft in Übereinstimmung mit § 9 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft erklärt, sein Amt zum Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung am 31. Mai 2017 niederzulegen. Es ist beabsichtigt, für das ausscheidende Mitglied des Aufsichtsrats ein neues Mitglied in den Aufsichtsrat zu wählen. Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich nach § 96 Abs. 1 AktG ausschließlich aus von den Aktionären bestimmten Mitgliedern zusammen. Er besteht gemäß § 9 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft aus sechs Mitgliedern. Der Aufsichtsrat schlägt vor, mit Wirkung ab der Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 31. Mai 2017 für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021 beschließt, Herrn Albert Rupprecht, Mitglied des Bundestags, bildungs- und forschungspolitischer Sprecher der CDU/CSU-Fraktion im deutschen Bundestag, wohnhaft in Waldthurn, zum Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft zu wählen. Herr Albert Rupprecht nimmt derzeit keine Mandate in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen wahr. Ferner schlägt der Aufsichtsrat vor, für den Fall der Wahl von Herrn Albert Rupprecht zum Mitglied des Aufsichtsrats Frau Susanne Becker, Rechtsanwältin, wohnhaft in Hohen-Neuendorf zum Ersatzmitglied des Aufsichtsrats für den Fall zu wählen, dass Herr Albert Rupprecht vor Ablauf seiner Amtszeit aus dem Aufsichtsrat ausscheidet. Frau Susanne Becker nimmt derzeit folgende Mandate in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen wahr: Eckert & Ziegler BEBIG SA, Seneffe (Belgien)

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Die Gesellschaft hat zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 5.292.983 auf den Inhaber lautende Stückaktien ohne Nennwert ausgegeben. Jede Stückaktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme.

Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung hält die Gesellschaft 4.818 eigene Aktien, aus denen der Gesellschaft allerdings gemäß § 71b AktG keine Stimmrechte zustehen. Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt die Gesamtzahl der stimmberechtigten Aktien somit 5.288.165 Stück.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung anmelden und zudem ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen.

Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen der Gesellschaft bis spätestens am 24. Mai 2017, 24.00 Uhr, unter der nachfolgenden Adresse zugehen:

Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Anmeldung zur Hauptversammlung hat in Textform (§ 126 b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zu erfolgen.

Für den Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts reicht ein in Textform (§ 126 b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut aus. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung (Nachweisstichtag), also auf den Beginn des 10. Mai 2017, zu beziehen.

Der Nachweisstichtag ist der maßgebende Stichtag für die Ermittlung der Aktionärseigenschaft im Hinblick auf die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts. Gemäß § 123 Abs. 3 Satz 6 AktG gilt im Verhältnis zur Gesellschaft für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis der Aktionärseigenschaft zum Nachweisstichtag erbracht hat.

Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt. Aktionäre können deshalb auch nach erfolgter Anmeldung frei über ihre Aktien verfügen. Maßgeblich für das Stimmrecht ist allerdings der Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag.

Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Berechtigungsnachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Bestehen auch an diesem Zweifel, kann die Gesellschaft die Berechtigung des Aktionärs zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts zurückweisen.

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises über den Anteilsbesitz werden den Aktionären über die Anmeldestelle Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, die an der Hauptversammlung teilnehmen wollen, möglichst frühzeitig eine Eintrittskarte bei ihrem depotführenden Institut anzufordern. Die erforderliche Anmeldung und die Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes werden in diesen Fällen durch das depotführende Institut vorgenommen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Die Erteilung einer Vollmacht ist sowohl vor als auch während der Hauptversammlung möglich. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, soweit nicht Kreditinstituten, diesen nach §§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Instituten oder Unternehmen, Aktionärsvereinigungen oder Personen, für die gemäß § 135 Abs. 8 AktG die Regelungen des § 135 Abs. 1 bis 7 AktG sinngemäß gelten, Vollmacht erteilt werden soll.

Aktionäre können für die Erteilung der Vollmacht die Vordrucke auf der Eintrittskarte, die sie nach der Anmeldung erhalten, benutzen. Weitere Einzelheiten zur Nutzung dieser Vordrucke finden sich auf der Eintrittskarte.

Des Weiteren können Aktionäre für die Erteilung und den Widerruf der Vollmacht die Internetseite

https://ip.computershare.de/eckertziegler

benutzen. Diese Internet-Plattform dient gleichzeitig als elektronischer Kommunikationsweg für die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung. Für die Nutzung ist ein Passwort erforderlich, das auf der den Aktionären nach Anmeldung übersandten Eintrittskarte abgedruckt ist. Weitere Informationen zur Nutzung finden sich auf der genannten Internetseite.

Nachweise über die Bevollmächtigung müssen entweder am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten vorgelegt werden oder der Gesellschaft per Post, per Telefax oder elektronisch wie folgt übermittelt werden:

Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG
Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 89 30903-74675
Elektronisch: https://ip.computershare.de/eckertziegler

Als Service bieten wir unseren Aktionären an, sich bei der Ausübung ihres Stimmrechts nach Maßgabe erteilter Weisungen durch einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Dieser übt das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Ohne solche Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Sowohl für die Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters als auch für die Weisungen gelten die vorstehend beschriebenen allgemeinen Regelungen zu Erteilung, Widerruf und Nachweis der Bevollmächtigung. Bei Nutzung der Internetseite

https://ip.computershare.de/eckertziegler

für die Erteilung der Vollmacht und die Übermittlung des Nachweises der Vollmachterteilung sind die Weisungen allerdings in separater Form per Post oder per Fax zu übermitteln.

Für die Bevollmächtigung von Kreditinstituten, diesen nach §§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Instituten oder Unternehmen, Aktionärsvereinigungen oder Personen, für die gemäß § 135 Abs. 8 AktG die Regelungen des § 135 Abs. 1 bis 7 AktG sinngemäß gelten, sowie für den Widerruf und den Nachweis der Bevollmächtigung dieser gelten die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere § 135 AktG, sowie etwaige besondere Regelungen, die von den jeweils zu Bevollmächtigten zu erfragen sind.

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von Euro 500.000,00 erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, wobei der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen ist, spätestens also am 30. April 2017, zugehen.

Ergänzungsverlangen bitten wir, an folgende Adresse zu übermitteln:

Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG
Vorstand
Robert-Rössle-Str. 10
13125 Berlin

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht sowie solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Informationen in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Außerdem werden sie den Aktionären im Internet unter www.ezag.de > Investoren > Hauptversammlung sowie in sonstiger gesetzlicher Weise mitgeteilt.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Aktionäre können Gegenanträge gegen einen Vorschlag der Verwaltung zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung (§ 126 AktG) sowie Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und Abschlussprüfern (§ 127 AktG) übersenden.

Gegenanträge gemäß § 126 AktG, die der Gesellschaft einschließlich einer Begründung mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung an die nachfolgend aufgeführte Adresse übersandt werden, sind unter Angabe des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machen. Ein Gegenantrag und dessen Begründung braucht von der Gesellschaft nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände gem. § 126 Abs. 2 AktG vorliegt. Die Begründung braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Für Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG gelten die vorstehend beschriebenen Bestimmungen des § 126 AktG sinngemäß. Ein Wahlvorschlag bedarf jedoch keiner Begründung. Die Verwaltung braucht einen Wahlvorschlag über die in § 126 Abs. 2 AktG genannten Gründe hinaus nicht zugänglich zu machen, wenn dieser nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des Kandidaten sowie Angaben zu dessen Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen enthält.

Gegenanträge oder Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG sind ausschließlich an folgende Adresse zu richten:

Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG
Investor Relations
Robert-Rössle-Str. 10
13125 Berlin
Telefax: +49 (0)30 94 10 84-112
ir@ezag.de

Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden im Internet unter www.ezag.de > Investoren > Hauptversammlung veröffentlicht, sofern sie der Gesellschaft bis zum 16. Mai 2017 unter vorstehend genannter Adresse zugegangen sind.

Auskunftsrecht

Gemäß § 131 Abs. 1 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft, über die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu den verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstandes der Tagesordnung erforderlich ist.

Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Die gemäß § 124a AktG auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machenden Informationen, insbesondere der Inhalt der Einberufung und die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen, Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.ezag.de > Investoren > Hauptversammlung zur Verfügung.