GORE German Office Real Estate AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

GORE German Office Real Estate AG

Frankfurt am Main

ISIN: DE000A0Z26C8
WKN: A0Z26C

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Hiermit laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am

Donnerstag, den 9. September 2021 um 11:00 Uhr (MESZ)

als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter)

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung unserer Gesellschaft ein.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes (AktG) sind die Geschäftsräume
der

PREOS Global Office Real Estate & Technology AG in der Bockenheimer Landstraße 2-4,

60306 Frankfurt am Main.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten
die virtuelle Hauptversammlung nicht vor Ort in den Geschäftsräumen der PREOS Global Office Real Estate & Technology AG in der
Bockenheimer Landstraße 2-4, 60306 Frankfurt am Main, verfolgen können.

Die Hauptversammlung wird für unsere Aktionäre und ihre Bevollmächtigten über das
Investor-Portal der Gesellschaft live im Internet unter

https:/​/​www.gore-ag.de/​de/​investor-relations/​#Hauptversammlung

übertragen. Die entsprechenden Zugangsdaten werden den Aktionären, die im Aktienregister
der Gesellschaft eingetragen sind, zusammen mit den Anmeldeunterlagen übersandt. Die
Stimmrechtsausübung erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung
an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft. Nähere Erläuterungen hierzu finden Sie
nachstehend unter Abschnitt II „Weitere Angaben zur Einberufung“.

I.
Tagesordnung

 
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der GORE German Office Real Estate AG
und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020

Zu Punkt 1 der Tagesordnung wird kein Beschluss gefasst, da sich dieser auf die Zugänglichmachung
und Erläuterung der vorbezeichneten Unterlagen beschränkt und eine Beschlussfassung
der Hauptversammlung über den festgestellten Jahresabschluss und den Bericht des
Aufsichtsrats gesetzlich nicht vorgesehen ist. Der Vorstand und, soweit der Bericht
des Aufsichtsrats betroffen ist, der Aufsichtsrat werden die zugänglich gemachten
Unterlagen im Rahmen der Hauptversammlung erläutern. Die Aktionäre haben die Gelegenheit,
im Rahmen ihres Fragerechts im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen hierzu zu stellen.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr
2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern
des Vorstands für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr
2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern
des Aufsichtsrats für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers
für das Geschäftsjahr 2021

Der Aufsichtsrat schlägt vor, zu beschließen:

Die Warth & Klein Grant Thornton AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Düsseldorf
und Zweigniederlassung in Leipzig wird zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer
für das Geschäftsjahr 2021 sowie zum Abschlussprüfer für eine etwaige prüferische
Durchsicht verkürzter Abschlüsse und Zwischenberichte sowie unterjähriger Finanzberichte
in den Geschäftsjahren 2021 und 2022 bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung
bestellt.

II.
Weitere Angaben zur Einberufung

 
1.

Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Die Hauptversammlung wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe des Gesetzes
über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht
zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 (BGBl. I S.
569, 570), zuletzt geändert durch Art. 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des
Restschuldverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-,
Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrechts sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22.
Dezember 2020 (BGBl. I S. 3328), („COVID-19-Gesetz“) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer
Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter)
abgehalten.

Die gesamte Hauptversammlung wird am Donnerstag, den 9. September 2021, ab 11:00 Uhr (MESZ) live in Bild und Ton in unserem Investor-Portal, welches unter der Internetadresse

https:/​/​www.gore-ag.de/​de/​investor-relations/​#Hauptversammlung

zu erreichen ist, übertragen. Die entsprechenden Zugangsdaten werden den Aktionären,
die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, zusammen mit den Anmeldeunterlagen
übersandt. Darüber hinaus können Aktionäre nach den unten näher beschriebenen Bestimmungen
persönlich oder durch Bevollmächtigte ihr Stimmrecht per Briefwahl oder durch die
Bevollmächtigung eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters ausüben
sowie Fragen stellen und einen Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären.

Die Übertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton sowie die Einräumung des Stimmrechts,
des Fragerechts und der Möglichkeit zum Widerspruch berechtigen die Aktionäre und
ihre Bevollmächtigten nicht zur Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer
Kommunikation im Sinne von § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG (keine Online-Teilnahme).

Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ist ausgeschlossen.
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich
im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2021 als virtuelle Hauptversammlung
nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung
sowie bei den Rechten der Aktionäre. Wir bitten die Aktionäre in diesem Jahr daher
um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur Hauptversammlung,
zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.

2.

Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung

Zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Investor-Portal und zur Ausübung
der weiteren Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere
des Stimmrechts, sind gemäß § 13 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre
– persönlich oder durch Bevollmächtigte – berechtigt, die sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung
angemeldet haben und zum Zeitpunkt der virtuellen Hauptversammlung für die angemeldeten
Aktien im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind.

Die Anmeldung muss der Gesellschaft bis spätestens Donnerstag, den 2. September 2021, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs), in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache unter einer der nachstehenden
Kontaktmöglichkeiten zugehen

GORE German Office Real Estate AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 89 30903 74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

oder unter Nutzung des Investor-Portals unter der Internetadresse

https:/​/​www.gore-ag.de/​de/​investor-relations/​#Hauptversammlung

gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren erfolgen.

Für die Nutzung des Investor-Portals ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Die
notwendigen Zugangsdaten für die Nutzung des Investor-Portals werden mit den Anmeldeunterlagen
übersandt.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt gemäß § 67 Absatz 2 Satz 1 AktG nur als Aktionär,
wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Das Recht zur Verfolgung der virtuellen
Hauptversammlung und die Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts setzen damit auch
voraus, dass eine Eintragung als Aktionär im Aktienregister noch am Tag der virtuellen
Hauptversammlung besteht. Hinsichtlich der Anzahl der einem Aktionär zustehenden Stimmrechte
ist der am Tag der virtuellen Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand
maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden allerdings im Zeitraum vom 2. September 2021, 24:00 Uhr (MESZ) (technisch maßgeblicher Bestandsstichtag, auch „technical record date“) bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung keine Umschreibungen im Aktienregister
vorgenommen. Daher entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der
virtuellen Hauptversammlung dem Stand nach der letzten Umschreibung am 2. September 2021, 24:00 Uhr (MESZ).

Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung nicht blockiert;
Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin
frei verfügen.

Ist ein Intermediär im Aktienregister eingetragen, so kann er das Stimmrecht für Aktien,
die ihm nicht gehören, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben.

3.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimme in Textform (§ 126b BGB) oder im Wege elektronischer
Kommunikation („Briefwahl“) abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen
am Tag der virtuellen Hauptversammlung im Aktienregister eingetragenen Aktionäre berechtigt,
die rechtzeitig entsprechend den oben unter Ziffer 2. „Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung“ genannten Voraussetzungen angemeldet sind.

Die Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen hinsichtlich der Briefwahlstimmen können
bis spätestens Mittwoch, den 8. September 2021, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs), postalisch, per E-Mail oder per Telefax unter Verwendung des den Anmeldeunterlagen
beigefügten Briefwahlformulars an die oben unter Ziffer 2. „Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung“ genannten Kontaktmöglichkeiten erfolgen, soweit sich die jeweiligen Aktionäre bis
spätestens Donnerstag, den 2. September 2021, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs), angemeldet haben.

Zur Ausübung des Stimmrechts steht ferner das Investor-Portal unter der Internetadresse

https:/​/​www.gore-ag.de/​de/​investor-relations/​#Hauptversammlung

zur Verfügung, über das eine Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am
9. September 2021
möglich sein wird. Bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung
am 9. September 2021 kann im Investor-Portal eine durch Verwendung des Briefwahlformulars
oder über das Investor-Portal vorgenommene Stimmabgabe auch geändert oder widerrufen
werden.

Gehen bei der Gesellschaft auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende
Stimmabgaben für ein und dieselbe Aktie ein, werden diese Stimmabgaben jeweils unabhängig
vom Eingangszeitpunkt in folgender Reihenfolge der Übermittlungswege als verbindlich
behandelt: (1) Investor-Portal, (2) E-Mail (3) Telefax und (4) Papierform.

Gehen bei der Gesellschaft Stimmabgaben (Briefwahlstimmen) und Vollmachtserteilungen
bzw. Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter gleichzeitig
ein, werden die Briefwahlstimmen vorrangig berücksichtigt.

Wird bei der Briefwahl zu einem Tagesordnungspunkt keine ausdrückliche oder eindeutige
Stimme abgegeben, so wird dies für diesen Tagesordnungspunkt als Enthaltung gewertet.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne
dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine
Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe
für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Die vorstehenden Ausführungen gelten für die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl durch
einen Bevollmächtigten entsprechend.

4.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Die Aktionäre können ihre Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung
auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung
oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall bedarf es einer
rechtzeitigen Anmeldung durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten entsprechend
den oben unter Ziffer 2. „Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung“ genannten Voraussetzungen und – zum Zeitpunkt der virtuellen Hauptversammlung –
einer Eintragung des Aktionärs für die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Eine Bevollmächtigung, ihr Widerruf
und der Nachweis der Bevollmächtigung können bis spätestens Mittwoch, den 8. September 2021, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs),
postalisch, per E-Mail oder per Telefax an die oben unter Ziffer 2. „Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung“ genannten Kontaktmöglichkeiten erfolgen, soweit sich die jeweiligen Aktionäre bis spätestens Donnerstag, den 2. September 2021, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des
Zugangs),
angemeldet haben. Bitte verwenden Sie hierfür das den Anmeldeunterlagen beigefügte
Vollmachtsformular. Ferner steht insoweit das Investor-Portal unter der Internetadresse

https:/​/​www.gore-ag.de/​de/​investor-relations/​#Hauptversammlung

zur Verfügung, über das die Erteilung und Änderungen der Vollmacht, ihr Widerruf und
der Nachweis der Bevollmächtigung bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am
9. September 2021,
möglich sein werden.

Bevollmächtigte haben sich durch Vorlage einer Vollmacht in Textform (§ 126b BGB)
auszuweisen. Ausgenommen davon sind Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater
und die übrigen in § 135 AktG genannten Bevollmächtigten, für die die gesetzlichen
Regelungen gemäß § 135 AktG gelten; bitte wenden Sie sich an den betreffenden Intermediär,
die betreffende Aktionärsvereinigung, den betreffenden Stimmrechtsberater oder die
betreffende sonstige in § 135 AktG genannte Person oder Institution, um Näheres zu
erfahren.

Bevollmächtigte können ebenfalls weder physisch noch im Wege elektronischer Kommunikation
im Sinne von § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen.
Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der
Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter ausüben.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder
mehrere von diesen zurückweisen.

Gehen auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen
ein, werden – jeweils unabhängig vom Eingangszeitpunkt – zunächst die über das Investor-Portal
abgegebenen Erklärungen, danach die per E-Mail abgegebenen Erklärungen, danach die
per Telefax abgegebenen Erklärungen und zuletzt Erklärungen in Papierform berücksichtigt.

Gehen bei der Gesellschaft Stimmabgaben (Briefwahlstimmen) und Vollmachtserteilungen
bzw. Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter gleichzeitig
ein, werden die Briefwahlstimmen vorrangig berücksichtigt.

5.

Verfahren für die Stimmabgabe durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Aktionäre haben auch die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch von der Gesellschaft benannte
Stimmrechtsvertreter ausüben zu lassen. Auch in diesem Fall bedarf es einer rechtzeitigen
Anmeldung entsprechend den oben unter Ziffer 2. „Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung“ genannten Voraussetzungen und – zum Zeitpunkt der virtuellen Hauptversammlung –
einer Eintragung des Aktionärs für die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft.

Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich
auf Grundlage der vom Aktionär oder dessen Bevollmächtigten erteilten Weisungen aus.
Die hierzu notwendigen Vollmachten und Weisungen können Aktionäre in Textform (§ 126b
BGB) erteilen. Die Erteilung sowie Änderungen hinsichtlich der Vollmacht und Weisungen
an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können bis spätestens Mittwoch, den 8. September 2021, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs),
postalisch, per E-Mail oder per Telefax an die oben unter Ziffer 2. „Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung“ genannten Kontaktmöglichkeiten erfolgen, soweit sich die jeweiligen Aktionäre bis spätestens Donnerstag, den 2. September 2021, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des
Zugangs),
angemeldet haben. Außerdem steht auch insoweit das Investor-Portal unter der Internetadresse

https:/​/​www.gore-ag.de/​de/​investor-relations/​#Hauptversammlung

zur Verfügung, über das die Erteilung sowie Änderungen hinsichtlich der Vollmacht
und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am
9. September 2021
möglich sein werden.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne
dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine
Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für
jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Bitte beachten Sie, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter weder
im Vorfeld noch während der virtuellen Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen
entgegennehmen können. Ebenso wenig nehmen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
Aufträge oder Weisungen zu Wortmeldungen, zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse
oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen.

Gehen auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen
ein, werden – jeweils unabhängig vom Eingangszeitpunkt – zunächst die über das Investor-Portal
abgegebenen Erklärungen, danach die per E-Mail abgegebenen Erklärungen, danach die
per Telefax abgegebenen Erklärungen und zuletzt Erklärungen in Papierform berücksichtigt.

Gehen bei der Gesellschaft Stimmabgaben (Briefwahlstimmen) und Vollmachtserteilungen
bzw. Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter gleichzeitig
ein, werden die Briefwahlstimmen vorrangig berücksichtigt.

6.

Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Absatz 2 AktG i.V.m. § 1 Absatz
3 Satz 4 COVID-19-Gesetz

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den
anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 des Grundkapitals (dies entspricht 500.000 Aktien)
erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht
werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss
der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der virtuellen Hauptversammlung, also spätestens
am Mittwoch, den 25. August 2021, 24:00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zugehen:

GORE German Office Real Estate AG
– Vorstand –
Bockenheimer Landstraße 17-19
60325 Frankfurt am Main

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag
des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur
Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. § 70 AktG findet Anwendung. Im
Übrigen ist § 121 Absatz 7 AktG entsprechend anzuwenden.

Bekanntmachung und Zuleitung von Ergänzungsverlangen erfolgen in gleicher Weise wie
bei der Einberufung.

Ein etwaiger, mit dem ordnungsgemäß gestellten Ergänzungsverlangen übermittelter,
zulässiger Beschlussantrag wird in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als
sei er in der Hauptversammlung nochmals gestellt worden, wenn der antragstellende
Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist und er zum Zeitpunkt
der virtuellen Hauptversammlung für die angemeldeten Aktien im Aktienregister der
Gesellschaft als Aktionär eingetragen ist.

7.

Gegenanträge und Wahlvorschläge (§ 126 Absatz 1 AktG und § 127 AktG)

Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/​oder
Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge zur Wahl
des Abschlussprüfers übersenden. Gegenanträge (nebst etwaiger Begründung) und Wahlvorschläge
zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt sind ausschließlich an eine der folgenden Kontaktmöglichkeiten
zu richten:

GORE German Office Real Estate AG
z.Hd. Jörg Reinhardt
Bockenheimer Landstraße 17-19
60325 Frankfurt am Main
E-Mail: info@gore-ag.de

Die Gesellschaft wird alle Gegenanträge zu einem Vorschlag des Vorstands und/​oder
des Aufsichtsrats zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 Absatz 1 AktG
und Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs, ggf.
einer Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung im Internet unter

https:/​/​www.gore-ag.de/​de/​investor-relations/​#Hauptversammlung

zugänglich machen, wenn sie der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Versammlung,
also spätestens am Mittwoch, den 25. August 2021, 24:00 Uhr (MESZ), unter einer der oben genannten Kontaktmöglichkeiten zugehen. Anderweitig adressierte
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bleiben unberücksichtigt.

Von einer Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft
insbesondere absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Absatz 2 Nr.
1 bis 7 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen
Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Eine Begründung eines Gegenantrags braucht
nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.
Wahlvorschläge von Aktionären braucht der Vorstand außer in den Fällen des § 126 Absatz
2 AktG auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn diese nicht die Angaben nach § 124
Absatz 3 Satz 4 AktG (Angabe von Namen, ausgeübtem Beruf und Wohnort der vorgeschlagenen
Kandidaten zur Abschlussprüferwahl) enthalten.

Auch nach §§ 126 Absatz 1, 127 AktG zugänglich gemachte Gegenanträge und Wahlvorschläge
finden in der Hauptversammlung grundsätzlich nur dann Beachtung, wenn sie während
der Hauptversammlung mündlich gestellt werden. Aufgrund der Durchführung der Hauptversammlung
als virtuelle Hauptversammlung mit Stimmrechtsausübung nur im Wege der Briefwahl oder
der Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
besteht dazu jedoch keine Möglichkeit. Gemäß § 1 Absatz 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz gelten
nach §§ 126 Absatz 1, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge
jedoch als in der Versammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag
unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet
ist.

8.

Fragerecht der Aktionäre gemäß § 1 Absatz 2 Satz 1 Nr. 3, Absatz 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet haben, und ihre Bevollmächtigten haben
das Recht, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen.

Fragen sind aus organisatorischen Gründen bis spätestens Mittwoch, den 8. September 2021, 11:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs), ausschließlich über das Investor-Portal unter der Internetadresse

https:/​/​www.gore-ag.de/​de/​investor-relations/​#Hauptversammlung

einzureichen. Auf anderem Wege oder später eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt.
Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.
Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt. Der Vorstand behält sich vor,
Fragen vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu beantworten. Der Vorstand wird
nur Fragen von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten beantworten, sofern die betreffenden
Aktionäre zum Zeitpunkt der virtuellen Hauptversammlung für die angemeldeten Aktien
im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind.

Darüber hinaus stehen den Aktionären und ihren Bevollmächtigten weder das Auskunftsrecht
gemäß § 131 AktG noch ein Rede- oder Fragerecht in und während der virtuellen Hauptversammlung
zu.

9.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung (§ 245
Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Absatz 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz) wird Aktionären oder
Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch
gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation zu erklären.
Der Widerspruch kann ausschließlich per E-Mail an die E-Mail-Adresse

hvwiderspruch@gore-ag.de

ab dem Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter
unter Angabe der Aktionärsnummer erklärt werden. Eine anderweitige Form der Übermittlung
von Widersprüchen ist ausgeschlossen.

10.

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des Investor-Portals
und dortigen Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Aktionäre eine Internetverbindung
und ein internetfähiges Endgerät. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung
optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden
Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.

Wird zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung ein
Computer genutzt, werden ferner ein Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer benötigt.

Für den Zugang zum internetgestützten Investor-Portal der Gesellschaft benötigen Aktionäre
Zugangsdaten, die ihnen mit den Anmeldeunterlagen unaufgefordert zugesendet werden.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung der Stimmrechte durch technische
Probleme zu vermeiden, wird empfohlen – soweit möglich – die Stimmrechte bereits vor
Beginn der virtuellen Hauptversammlung auszuüben. Gleiches gilt für die Erteilung
von Vollmachten und Weisungen.

Weitere Einzelheiten zum Investor-Portal und zu den Anmelde- und Nutzungsbedingungen
erhalten die Aktionäre zusammen mit den Anmeldeunterlagen.

11.

Unterlagen

Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der folgenden
zugänglich zu machenden Unterlagen übersandt:

Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2020 und

Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020.

Diese Unterlagen sind bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung auch auf der Internetseite
der Gesellschaft unter

https:/​/​www.gore-ag.de/​de/​investor-relations/​#Hauptversammlung

verfügbar. Ferner werden dort nach der Hauptversammlung die Abstimmungsergebnisse
veröffentlicht.

III.
Informationen zum Datenschutz nach Artikel 13, 14 und 21 Datenschutz-
Grundverordnung (DS-GVO) für Aktionäre

 

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sowie deren rechtskonforme Verarbeitung haben
für uns einen hohen Stellenwert. Deshalb möchten wir Sie mit dieser Datenschutzerklärung
über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die GORE German Office Real
Estate AG im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der
virtuellen Hauptversammlung und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen
der Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“) zustehenden Rechte informieren.

Wir führen die ordentliche Hauptversammlung am 9. September 2021 als virtuelle Hauptversammlung
ohne die physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten durch. Die Aktionäre
und ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung aber per Bild- und Tonübertragung
über das Investor-Portal verfolgen, das durch unseren Dienstleister Computershare
Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstr. 61, 80687 München, ausschließlich in unserem
Auftrag und nach unserer Weisung betrieben wird.

 
1.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die GORE German
Office Real Estate AG mit Sitz in Frankfurt am Main, vertreten durch ihren Vorstand
Jörg Reinhardt. Sie erreichen die GORE German Office Real Estate AG und ihren Vorstand
unter:

GORE German Office Real Estate AG
Bockenheimer Landstraße 17-19
60325 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 2714 74 038
E-Mail: info@gore-ag.de
2.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir und woher erhalten wir diese?

Wenn Sie als Aktionär oder Aktionärsvertreter die virtuelle Hauptversammlung verfolgen
oder wenn wir mit Ihnen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung Kontakt aufnehmen,
verarbeiten wir als Verantwortliche die folgenden von Ihnen oder Dritten (z. B. Kreditinstituten)
erhaltenen personenbezogenen Daten:

Persönliche Daten (z. B. Vor- und Nachname, ggf. Titel, ggf. Geburtsname, Geburtsdatum,
Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Adresse sowie andere Kontaktdaten wie die E-Mail-Adresse),

Aktionärsdaten (z. B. Aktionärsnummer, Aktionärskategorie, Anlagedatum),

Informationen zu Ihrem Aktienbestand (Registrierungs- und Vorgangsdatum, Aktienanzahl),

Verwaltungsdaten (z. B. Zugangsdaten für das Investor-Portal, Nennung im Teilnehmerverzeichnis).

Wenn Sie unser Investor-Portal im Internet besuchen, erheben wir Daten über Zugriffe
auf unser Investor-Portal. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beim
Besuch unserer Internetseite gilt die dort unter dem Link

https:/​/​www.gore-ag.de/​de/​datenschutz/​

jeweils zum Tag des Abrufs gültige Datenschutzerklärung.

Schließlich verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen
und sonstigen Verlangen von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten, die in Bezug auf
die Hauptversammlung eingereicht werden, sowie zu Ihrem Abstimmverhalten.

3.

Zu welchen Zwecken und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze.
Maßgeblich sind hierbei die Regelungen der DS-GVO, des BDSG, des AktG sowie aller
weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften.

Über das Investor-Portal können Sie unter anderem Ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten
erteilen, Weisungen an den Stimmrechtsvertreter übermitteln oder Fragen einreichen.
Um das Investor-Portal nutzen zu können, müssen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten einloggen.
Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung Ihrer Rechte erscheinen dann in Form
von Schaltflächen und Menüs auf der Benutzeroberfläche des Investor-Portals.

Die Verarbeitung der oben genannten Zugangsdaten in Bezug auf das Investor-Portal
ist erforderlich, um das Investor-Portal technisch bereitstellen zu können sowie zur
Missbrauchserkennung, Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung eines reibungslosen
Ablaufs der auf Grundlage des COVID-19-Gesetzes beruhenden virtuellen Hauptversammlung.

Darüber hinaus verarbeiten wir die unter Ziffer 2. beschriebenen personenbezogenen
Daten, um die Anmeldung der Aktionäre zur virtuellen Hauptversammlung (z. B. Prüfung
der Teilnahmeberechtigung, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses) abzuwickeln und
den Aktionären das Verfolgen der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung ihrer
Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Widerruf
von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen. Insbesondere verarbeiten wir auch Ihr
Abstimmverhalten im Rahmen der Briefwahl, sofern Sie oder Ihr Vertreter Ihr Stimmrecht
postalisch, per E-Mail, per Telefax oder über die Abstimmungsfunktion im Investor-Portal
ausüben, um die ordnungsgemäße Beschlussfassung und Wertung von Stimmen zu gewährleisten.
Diese Verarbeitung ist für die ordnungsgemäße Durchführung der virtuellen Hauptversammlung
nach §§ 118 ff. AktG zwingend erforderlich.

Insofern haben wir ein berechtigtes Interesse, Ihnen das Investor-Portal als Service
für Aktionäre und Aktionärsvertreter bereitzustellen, da vor dem Hintergrund des COVID-19-Gesetzes
eine Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre durchgeführt wird. Rechtsgrundlage
ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO. Die GORE German Office Real Estate AG ist
zudem nach § 121 AktG zur Durchführung einer Hauptversammlung verpflichtet. Zur Durchführung
der Hauptversammlung ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener
Daten erforderlich. Ohne entsprechende Angaben sind Ihre Anmeldung zur Hauptversammlung,
ein Verfolgen der Hauptversammlung und eine Ausübung von Aktionärsrechten im Zusammenhang
mit der Hauptversammlung nicht möglich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist folglich
Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) der DS-GVO.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten
wollen, werden wir Sie darüber zuvor im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen informieren
und, sofern erforderlich, Ihre Einwilligung einholen.

4.

An welche Empfänger werden Ihre Daten von uns ggf. weitergegeben?

Im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung
beauftragen wir einen externen Dienstleister zur Organisation der Hauptversammlung,
für Druck und Versand der Hauptversammlungsunterlagen sowie für die Durchführung der
Hauptversammlung (im Wesentlichen die technische Infrastruktur für die Übertragung,
Abstimmungen und Dokumentation der Hauptversammlung).

Der beauftragte Dienstleister erhält von uns ausschließlich solche personenbezogenen
Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und
er verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DS-GVO ausschließlich
nach unserer Weisung.

Konkret handelt es sich um folgenden Dienstleister:

Computershare Deutschland GmbH & Co. KG
Elsenheimerstr. 61, 80687 München
Tel.: +49 89 309030
Telefax: +49 89 30903 74675
E-Mail: contact@computershare.de

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können Ihre im Teilnehmerverzeichnis enthaltenen
Daten einsehen, dies auch noch bis zu zwei Jahre nach der Versammlung.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden,
erfolgt durch uns eine Bekanntmachung dieser Gegenstände unter Angabe des Namens des
Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften.
Auch Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir gemäß den aktienrechtlichen
Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Gesellschaft
zugänglich machen, sofern die Voraussetzungen vorliegen. Sofern ein Aktionär ferner
von der Möglichkeit Gebrauch macht, im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen einzureichen
und die Fragen in der Hauptversammlung behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich
unter Nennung des Namens des Aktionärs. Der Name kann daher von anderen, die Hauptversammlung
verfolgenden Personen zur Kenntnis genommen werden, damit diese sich auch unter Einbeziehung
personenbezogener Interessenlagen eine sachgerechte Meinung bilden können. Die Datenverarbeitung
in Form der Datenweitergabe ist dementsprechend zur Wahrung berechtigter Interessen
nach Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO geboten. Der Nennung Ihres Namens können
Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Nähere
Informationen hierzu finden Sie nachstehend unter Ziffern 8. f.

Schließlich kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre personenbezogenen Daten weiteren
Empfängern zu übermitteln, wie etwa bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen
nach den Bestimmungen des Aktiengesetzes, oder an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher
Mitteilungspflichten (z. B. an Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden). Rechtsgrundlage
sind Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) und lit. f) DS-GVO.

Im Übrigen geben wir Informationen nur weiter, sofern gesetzliche Bestimmungen dies
erlauben oder Sie eingewilligt haben, wobei eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung
für die Zukunft widerrufen werden kann. Unter diesen Voraussetzungen können auch z.
B. Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte Empfänger sein. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
ist in diesen Fällen Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a) oder lit. f) DS-GVO. Im Übrigen
geben wir Sie betreffende personenbezogene Daten nicht an Dritte weiter.

5.

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir speichern Ihre oben genannten Daten grundsätzlich bis zu zwei Jahre nach Beendigung
der Hauptversammlung, sofern wir nicht aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten
zu einer darüber hinausgehenden Speicherung der Daten verpflichtet sind oder im Einzelfall
die Verarbeitung zu anderen Zwecken erforderlich ist. Solche Zwecke können etwa die
Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die
Hauptversammlung sein.

6.

Werden Ihre Daten für eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall oder Profiling
verwendet?

Wir nutzen weder Verfahren zur automatisierten Entscheidung im Einzelfall noch Profiling.

7.

Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir unterhalten angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen,
um Ihre personenbezogenen Daten vor unbeabsichtigter, unrechtmäßiger oder unbefugter
Zerstörung, Verlust, Veränderung, Offenlegung oder Verwendung zu schützen.

8.

Welche Rechte stehen Ihnen nach dem Datenschutzrecht zu?

Ihnen stehen nach dem Datenschutzrecht die folgenden Rechte zu:

das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten
Daten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art. 15 DS-GVO);

das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Vervollständigung unvollständiger
Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DS-GVO);

das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Recht
auf Löschung, Art. 17 DS-GVO);

das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung,
Art. 18 DS-GVO);

das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie einem Verantwortlichen
bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format
zu erhalten, und zudem diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung
durch den Verantwortlichen zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20
DS-GVO);

das Recht, der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen
(Widerspruchsrecht, Art. 21 DS-GVO), dazu siehe nachfolgende Ziffer 9.; sowie

Ihre erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen, Art. 7 Absatz 3
DS-GVO. Dies hat zur Folge, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten,
die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Dies gilt
nicht, sofern die Verarbeitung auf Grundlagen anderer Vorschriften (z. B. Art. 6 Absatz
1 Satz 1 lit. f) DS-GVO) erlaubt ist.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde
zu beschweren (Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34
und 35 BDSG. Im Einzelfall können auch weitere gesetzliche Ausnahmen einer Ausübung
Ihrer Rechte entgegenstehen.

9.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben,
jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund
von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. e) DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse)
und Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer
Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs-
oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an

info@gore-ag.de

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr im vorgenannten
Sinne verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die
Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder
die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

 

Frankfurt am Main, im August 2021

GORE German Office Real Estate AG

Der Vorstand

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