QUANTRON AG
Gersthofen
EINLADUNG
zur ordentlichen Hauptversammlung der QUANTRON AG
am 21. März 2024
Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,
wir laden Sie herzlich ein zu unserer
ordentlichen Hauptversammlung
der QUANTRON AG mit Sitz in Gersthofen
am Donnerstag, den 21. März 2024, um 14:00 Uhr
in den Geschäftsräumen der
QUANTRON AG
Koblenzer Straße 2
86368 Gersthofen / GERMANY
| I. |
Tagesordnung |
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2022 (einschließlich des Lageberichts) sowie des Berichts des Aufsichtsrates über das Geschäftsjahr 2022 Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss zum 31. Dezember 2022 (einschließlich des Lageberichts) bereits gebilligt; der Jahresabschluss (einschließlich des Lageberichts) für das Geschäftsjahr 2022 ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Eine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung entfällt daher nach den gesetzlichen Bestimmungen. Die vorgenannten Unterlagen liegen ab dem Tag der Einberufung der Hauptversammlung in den Geschäftsräumen der QUANTRON AG, Koblenzer Straße 2, 86368 Gersthofen / GERMANY, zur Einsichtnahme durch die Aktionäre aus. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich eine Abschrift dieser Unterlagen zugesandt. Ferner werden die Unterlagen in der Hauptversammlung zugänglich sein und erläutert werden. |
| 2. |
Beschluss über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitglieder des Vorstands für diesen Zeitraum zu entlasten. |
| 3. |
Beschluss über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum zu entlasten. |
| 4. |
Beschluss über die Vergütung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Gemäß § 12 Abs. 1 Satz 1 der Satzung der QUANTRON AG kann den Mitgliedern des Aufsichtsrats für ihre Tätigkeit von der Hauptversammlung eine Vergütung bewilligt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen der Hauptversammlung vor, dass den Mitgliedern des Aufsichtsrates für ihre Tätigkeit im Geschäftsjahr 2022 keine Vergütung bewilligt und deshalb wie folgt beschlossen wird: Den Mitgliedern des Aufsichtsrats wird für ihre Tätigkeit im Geschäftsjahr 2022 keine Vergütung gewährt. |
| 5. |
Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, Herrn Wirtschaftsprüfer Peter Tress, Werner-von-Siemens-Straße 6, 86159 Augsburg zum Abschlussprüfer – und, sofern gesetzlich erforderlich, zum Konzernabschlussprüfer – für das am 31. Dezember 2023 endende Geschäftsjahr zu bestellen. |
| 6. |
Beschlussfassung über Änderungen der Satzung der QUANTRON AG betreffend die Zusammensetzung des Aufsichtsrats Die Zahl der Mitglieder des Aufsichtsrats soll von sieben auf zukünftig neun Mitglieder erhöht werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen der Hauptversammlung daher vor, § 8 Abs. 1 der Satzung der QUANTRON AG (Zusammensetzung, Amtszeit) zu ändern und wie folgt neu zu fassen: „(1) Der Aufsichtsrat besteht aus neun Mitgliedern.“ |
| 7. |
Wahlen zum Aufsichtsrat Die Amtszeit sämtlicher amtierender Aufsichtsratsmitglieder endet mit Beendigung dieser Hauptversammlung am 21. März 2024, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2022 beschließt. Herr Marc Niefer ist aufgrund Niederlegungserklärung vom 19. September 2023 bereits vor Ablauf seiner Amtszeit aus dem Aufsichtsrat der QUANTRON AG ausgeschieden. Der Aufsichtsrat setzt sich bislang gemäß §§ 95, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG sowie § 8 Abs. 1 der Satzung der QUANTRON AG in seiner derzeitigen Fassung aus sieben Mitgliedern zusammen. Mit Eintragung im Handelsregister der unter Tagesordnungspunkt 6 der Hauptversammlung zu beschließenden Satzungsänderung in § 8 Abs. 1 der Satzung der QUANTRON AG wird sich der Aufsichtsrat gemäß §§ 95, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG sowie § 8 Abs. 1 der (neuen) Satzung der QUANTRON AG aus neun von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern zusammensetzen. Deshalb ist zum einen eine Neuwahl (Unterpunkt a) für die sieben bislang zu besetzenden Aufsichtsratspositionen und zum anderen eine Ergänzungswahl (Unterpunkt b) für die zwei aufgrund der zu beschließenden Satzungsänderung unter Tagesordnungspunkt 6 neu hinzugekommenen Aufsichtsratspositionen erforderlich. Gemäß § 8 Abs. 2 der Satzung der QUANTRON AG erfolgt die Wahl der Aufsichtsratsmitglieder, soweit die Hauptversammlung bei der Wahl nicht einen kürzeren Zeitraum beschließt, längstens für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt. Hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, nicht mitgerechnet. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. |
| a) |
Der Aufsichtsrat schlägt daher folgenden Beschluss vor: Die nachfolgend unter Ziffer 1 bis einschließlich Ziffer 7 genannten Personen werden mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung und für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2027 beschließt, in den Aufsichtsrat gewählt:
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| b) |
Der Aufsichtsrat schlägt weiter folgenden Beschluss vor: Die nachfolgend unter Ziffer 8 bis einschließlich Ziffer 9 genannten Personen werden mit Wirkung ab dem Zeitpunkt der Eintragung der unter Tagesordnungspunkt 6 zu beschließenden Satzungsänderung in das Handelsregister und für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2027 beschließt, in den Aufsichtsrat gewählt:
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| II. |
Weitere Angaben und Hinweise |
| 1. |
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und insbesondere die Ausübung des Stimmrechts Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Rechte der Aktionäre im Zusammenhang mit der Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, sind gemäß § 13 Abs. 5 der Satzung der QUANTRON AG nur diejenigen Aktionäre – selbst oder durch Bevollmächtigte – berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind und sich rechtzeitig vor der Hauptversammlung angemeldet haben. Die Anmeldung muss in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs) in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und ist der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des 14. März 2024 (24:00 Uhr) an nachfolgende Adressen zu übermitteln: Anmeldestelle: Per Post unter der Anschrift: QUANTRON AG oder elektronisch per E-Mail an hauptversammlung@quantron.net. Im Falle einer E-Mail geben Sie bitte Ihren vollständigen Namen und Ihre Anschrift an. Um den rechtzeitigen Erhalt der Anmeldung für die Hauptversammlung sicherzustellen, werden die Aktionäre gebeten, möglichst frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung, adressiert an die Anmeldestelle, Sorge zu tragen. Für die Zahl der einem Aktionär zustehenden Stimmrechte ist der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt oder blockiert. Aktionäre können daher über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung zur Hauptversammlung weiter im Rahmen der satzungsgemäßen Einschränkungen frei verfügen. |
| 2. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten In der Hauptversammlung kann das Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten ausgeübt werden. |
| a) |
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Die Erteilung und der Widerruf der Vollmacht können sowohl durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft als auch durch Erklärung gegenüber dem zu Bevollmächtigenden erfolgen. Für die Erteilung und den Widerruf der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft sowie die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber dem Bevollmächtigten erklärten Vollmacht bzw. deren Widerruf stehen nachfolgend genannte Adressen zur Verfügung: Per Post unter der Anschrift: QUANTRON AG oder elektronisch per E-Mail an hauptversammlung@quantron.net. Im Falle einer E-Mail geben Sie bitte Ihren vollständigen Namen und Ihre Anschrift an. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf bzw. der entsprechende Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können bis zum Tag der Hauptversammlung unter der oben genannten Anschrift oder unter der oben genannten E-Mail-Adresse erfolgen. Am Tag der Hauptversammlung können die Vollmacht, ihr Widerruf bzw. der entsprechende Nachweis auch am Eingang zur Hauptversammlung übergeben werden. Eine persönliche Teilnahme des Aktionärs an der Hauptversammlung gilt ohne Weiteres als Widerruf der einem Dritten zu diesen Aktien erteilten Vollmacht. Für den Fall, dass ein Aktionär mehr als eine Person bevollmächtigt, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall einer Bevollmächtigung sind die Eintragung des Aktionärs im Aktienregister am Tag der Hauptversammlung und eine form- und fristgerechte Anmeldung des Aktionärs erforderlich. |
| b) |
Ergänzend bieten wir unseren Aktionären an, ihre Stimmrechte aus angemeldeten Aktien in der Hauptversammlung durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter ausüben zu lassen. Die Stimmrechtsvertreter können bereits vor der Hauptversammlung bevollmächtigt werden. Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter wird den Aktionären auf Anforderung durch die Gesellschaft übermittelt. Die Stimmrechtsvertreter sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu dem jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegt. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine zu diesem Tagesordnungspunkt erteilte Weisung für jede Einzelabstimmung. Die Stimmrechtsvertreter stehen daneben nur für die Abstimmung über Anträge und Wahlvorschläge zur Verfügung, zu denen es mit dieser Einberufung oder später bekanntgemachte Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat nach § 124 Abs. 3 AktG oder von Aktionären nach §§ 122 Abs. 2, 124 Abs. 1 AktG gibt oder die nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich gemacht und in der Hauptversammlung berücksichtigt werden; liegen den Stimmrechtsvertretern jeweils keine ausdrücklichen Weisungen vor, geben sie zu diesen Punkten keine Stimme ab. Die Stimmrechtsvertreter nehmen keine Aufträge zu Wortmeldungen, zum Stellen von Fragen oder Anträgen von Aktionären oder zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegen. Die Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können in Textform per Post an QUANTRON AG oder elektronisch per E-Mail an hauptversammlung@quantron.net erteilt, geändert oder widerrufen werden. Bei Vollmachts- und Weisungserteilung, Änderung oder Widerruf per E-Mail geben Sie bitte Ihren vollständigen Namen und Ihre Anschrift an. Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, ihre Änderung oder ihr Widerruf müssen bis spätestens Donnerstag, den 21. März 2024 um 12:00 Uhr bei der Gesellschaft eingegangen sein. Alternativ können am Tag der Hauptversammlung Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch noch am Eingang zur Hauptversammlung in Textform erteilt, geändert oder widerrufen werden. Ihre Erteilung, Änderung oder Widerruf müssen jedoch spätestens bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmung festgelegten Zeitraum erfolgt sein. Auch diejenigen Aktionäre, die einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht und Weisungen erteilen wollen, müssen sich form- und fristgerecht anmelden und am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister als Aktionär eingetragen sein. |
| 3. |
Rechte der Aktionäre Den Aktionären stehen im Vorfeld der Hauptversammlung und in der Hauptversammlung unter anderem folgende Rechte zu. |
| a) |
Ergänzungsverlangen zur Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG Aktionäre, deren Anteile allein oder zusammen den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals oder allein oder zusammen den anteiligen Betrag von 500.000 EUR erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung – der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen -, also bis spätestens zum Ablauf des 25. Februar 2024 (24:00 Uhr), zugehen. Jedem verlangten neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beigefügt werden. Der Antragsteller hat nachzuweisen, dass er seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien ist und die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag hält. Bei der Berechnung der Aktienbesitzzeit ist § 70 AktG zu beachten. Derartige Ergänzungsverlangen sind ausschließlich an folgende Adresse zu richten: QUANTRON AG |
| b) |
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG Aktionäre können zudem Gegenanträge zu den Vorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung an die Gesellschaft stellen sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern machen. Nach § 126 Abs. 1 AktG sind Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung den in § 125 Abs. 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten unter den dortigen Voraussetzungen zugänglich zu machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung der Gesellschaft – der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen -, also bis spätestens zum Ablauf des 06. März 2024 (24:00 Uhr), einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an die folgende E-Mail-Adresse: hauptversammlung@quantron.net oder per Post an: QUANTRON AG übermittelt hat. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht zugänglich gemacht. Ein Gegenantrag braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände nach § 126 Abs. 2 S. 1 AktG vorliegt; die Begründung braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG brauchen nicht begründet zu werden. Sie müssen nur zugänglich gemacht werden, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person enthalten. Im Übrigen gelten die vorgenannten Ausführungen zu (Gegen-)Anträgen nach § 126 AktG sinngemäß. Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die der Gesellschaft vorab übermittelt worden sind, sind in der Hauptversammlung nur dann vom Versammlungsleiter zu beachten, wenn sie dort mündlich gestellt werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt. Aktionäre, die in der Hauptversammlung Gegenanträge stellen oder Wahlvorschläge unterbreiten, die nicht vorab übermittelt wurden, werden gebeten, diese zusätzlich schriftlich beim Versammlungsleiter vorzulegen. |
| c) |
Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen. Der Vorstand ist berechtigt, in bestimmten, in § 131 Abs. 3 AktG geregelten Fällen die Auskunft zu verweigern. |
| 4. |
Hinweis zum Datenschutz für Aktionäre und ihre Vertreter Der Schutz der Daten unserer Aktionäre und deren rechtskonforme Verarbeitung haben für uns einen hohen Stellenwert. In unseren Datenschutzhinweisen haben wir alle Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten übersichtlich an einer Stelle zusammengefasst. Die Datenschutzhinweise finden Sie unter dem folgenden Link:
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Gersthofen, im Februar 2024
QUANTRON AG
Der Vorstand